Automatisering van gedeelde services

Automatisering van gedeelde services
RPA is in opkomst voor gedeelde services

Dee Houchen,
Senior Director van ERP Solutions bij Oracle @DeeHouchen


Gedeelde services zijn toe aan een nieuw uiterlijk

Bedrijven zijn altijd op zoek geweest naar meer betaalbare gedeelde services. Waarom zouden ze tenslotte investeren in een kostenplaats die beperkte strategische waarde heeft voor de bedrijfsvoering?

In de afgelopen jaren is grote vooruitgang geboekt, en zijn veel eenvoudige processen gecentraliseerd of uitbesteed, maar bij de tijd en het geld die zijn vereist om deze activiteiten uit te voeren, valt het rendement voor het bedrijf in het niet.  

De bots doen van zich spreken

Robotic Process Automation

Waarom leidt Robotic Process Automation tot geheel nieuwe gedeelde services?

Dé manier om kosten van gedeelde services te verlagen, is om de administratieve processen leaner en efficiënter te maken. Daardoor is dit de ideale proeftuin voor automatisering. 

En dan belanden we automatisch bij Robotic Process Automation (RPA of procesautomatisering via robots). RPA krijgt momenteel veel aandacht voor gedeelde services, omdat bedrijven hiermee eenvoudige, zich steeds herhalende taken kunnen systematiseren. Dit betekent niet dat de medewerkers voor gedeelde services zullen worden vervangen door mechanische robots zoals die in de fabricage worden gebruikt. In plaats daarvan worden administratieve taken overgenomen door virtuele bots (softwarematige robots), die zijn geprogrammeerd om menselijke toetsaanslagen op een computer na te bootsen. Ze kunnen die taken namelijk veel sneller en nauwkeuriger én goedkoper uitvoeren. 

Automatisering is natuurlijk geen nieuw aspect voor de financiële afdeling. Veel bedrijven maken al gebruik van geïntegreerde OCR (Optical Character Recognition) voor het invoeren van leveranciersfacturen in ERP-systemen, in plaats van dit handmatig te moeten uitvoeren. CEO's willen activiteiten die geen toegevoegde waarde bieden echter steeds verder terugdraaien in dit tijdperk van economische onzekerheid. En ze verwachten van de CFO dat deze nieuwe mogelijkheden voor kostenbesparingen blootlegt.

 

'Administratieve taken worden overgenomen door virtuele bots (softwarematige robots), die zijn geprogrammeerd om menselijke toetsaanslagen op een computer na te bootsen. Ze kunnen die taken namelijk veel sneller en nauwkeuriger én goedkoper uitvoeren.'

Voor veel bedrijven vormt de mogelijkheid om verouderde systemen tot het laatste toe te gebruiken en kosten te besparen een aantrekkelijke optie, en RPA is hiervoor ideaal geschikt. Bovendien worden steeds meer kosten bespaard naarmate meer transacties door bedrijven worden geautomatiseerd, dus de toegevoegde waarde van het toepassen van RPA op zoveel mogelijk processen is groot.

Nog niet alles wordt geautomatiseerd...

Robotic Process Automation

Waarom leidt Robotic Process Automation tot geheel nieuwe gedeelde services?

Bedrijven zijn al jaren op zoek naar het walhalla van 'lights off-processen', die volledig zijn geautomatiseerd, voor routinematige taken, en met de komst van AI (Artificial Intelligence of kunstmatige intelligentie), chatbots en andere vormen van automatisering is dat niet langer een onbereikbaar ideaal.

Maar eerlijk gezegd is een volledige lights off-toestand nog ver weg. Hoewel bepaalde gespecialiseerde uitbesteders succes behalen met RPA, modderen de meeste bedrijven nog voort met een onsamenhangende verzameling processen en data en handelt elke afdeling eenvoudige taken op een totaal verschillende manier af. Tenzij ze serieus werk maken van het standaardiseren van deze processen, zal hun investering in RPA alleen maar nóg sneller tot een nóg grotere wanboel leiden.

AI toevoegen aan het geheel

De sterkste business cases ontstaan wanneer RPA mogelijkheden gaat ontwikkelen voor automatisch leren. Dan wordt deze functionaliteit voor gedeelde services verheven tot een zichzelf steeds verbeterend mechanisme dat processen voortdurend evalueert en aanbevelingen doet over hoe deze in realtime kunnen worden verbeterd.

 

'Het ware potentieel van RPA komt aan het licht wanneer deze menselijke besluitvorming beïnvloedt ten behoeve van de organisatie.'

Met andere woorden: het ware potentieel van RPA komt aan het licht wanneer deze menselijke besluitvorming beïnvloedt ten behoeve van de organisatie. Oracle ERP Dynamic Discounting is een van de eerste voorbeelden van dit concept in de praktijk. De toepassing controleert de facturen van leveranciers en markeert de facturen die een korting voor snelle betaling bieden, zodat de financiële teams betaling hiervan prioriteit kunnen verlenen.

Het back-office nieuwe stijl

Robotic Process Automation

Waarom leidt Robotic Process Automation tot geheel nieuwe gedeelde services?

Automatisering en AI helpen bedrijven hun kosten voor gedeelde services terug te dringen, maar stellen de teams van HR en Finance ook in staat om zich te richten op activiteiten met hogere toegevoegde waarde, zoals bedrijfspartnerschappen. Vanuit de bestuurskamer klinkt al langer de roep om meer strategisch denken vanuit het back-office: hoe groter het aantal processen dat wordt geautomatiseerd, hoe meer tijd en energie medewerkers van HR en Finance kunnen besteden aan het vormen van de toekomst van het bedrijf.

De timing hiervan valt ook samen met een periode waarin veel bedrijven hun back-officesystemen naar de cloud migreren. Een nieuwe aanpak voor gedeelde services vormt een natuurlijke aanvulling op het grotere geheel van deze IT-transformatie.

De tijd zal leren hoe groot de rol van RPA zal zijn bij gedeelde services. Maar naarmate de technologie geavanceerder en betaalbaarder wordt, doen bedrijven er goed aan om hun huidige aanpak op de schop te nemen.

Het is tevens de moeite waarde te evalueren welke invloed RPA kan hebben op de vaardigheden van medewerkers die gedeelde services verzorgen. Bepaalde bedrijven kunnen besluiten om taken op hoger niveau opnieuw intern uit te voeren, terwijl andere mogelijk besluiten te investeren in het uitbreiden van de vaardigheden bij off-shore centra via nieuwe technologieën. Hoe het ook zij, het back-office nieuwe stijl wordt werkelijkheid.


Meer informatie