Oracle stroomlijnt het crediteurensysteem in de cloud, waardoor de sluitingstijd met 30% wordt verkort

Het Oracle Source-to-Settle-team (S2S) beheert alle processen voor inkoop, accounts en terugbetaling van onkostendeclaraties in Oracle wereldwijd. Jaarlijks verwerken de meer dan 500 medewerkers van het team miljarden dollars aan facturen en betalingen in vijf internationale centra.

Oracle S2S houdt toezicht op een breed scala aan complexe workflows, waaronder contractonderhandelingen, inkoop en relaties met leveranciers, due diligence van leveranciers en intercompany-betalingen. Het team vertrouwde op verschillende niet-verbonden systemen en processen om toezicht te houden op de taken van de crediteurenadministratie (AP).

Oracle S2S wilde de overkoepelende AP-processen sneller laten werken en met betere zichtbaarheid en efficiëntie profiteren van een krachtige cloudinfrastructuur met een volledige suite bedrijfsapplicaties.

Oracle S2S besloot om optimaal gebruik te maken van Oracle Cloud Infrastructure en Oracle Cloud Applications, waaronder Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Cloud Supply Chain Management (SCM) en Oracle Cloud Human Capital Management (HCM). Het team had de bewezen functionaliteit, beveiliging en schaalbaarheid van Oracle op ondernemingsniveau nodig. Een volledige Oracle-stack en -workflow zou het handmatige werk van leveranciers en teamleden verminderen zonder in te boeten op financiële controles, nauwkeurigheid of beveiliging, en tegelijkertijd het onderhoud en beheer vereenvoudigen.

Met behulp van Oracle Cloud Infrastructure en Oracle Cloud Applications heeft Oracle S2S end-to-end AP-processen geautomatiseerd, verbonden en versneld, van het gestroomlijnde maken van facturen tot het uitvoeren van workflows die bankvalidatie en leveranciersbetalingen ondersteunen.

Het enkele wereldwijde betalingsplatform leverde een aantal aantoonbare verbeteringen op voor zowel externe als intercompany-betalingsprocessen. Na de migratie was 96% van de betalingsvolumes no-touch. En voor 51% van alle transacties was er geen enkele manuele tussenkomst, helemaal van de ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke betaling.

Daarnaast worden door Oracle S2S de algemene rapportagemogelijkheden van het platform gebruikt om de maandelijkse AP-tijd tot afsluiting met 30% te verminderen, wat jaarlijks 240 uur bespaart. Teamleden voeren ook een zachte afsluiting uit waarmee ze eventuele AP-problemen van tevoren kunnen detecteren.

De nieuwe geïntegreerde en efficiënte Oracle-stack maakt grotere hoeveelheden maandelijkse en jaarlijkse transacties mogelijk dan voorheen. Jaarlijks maakt het systeem 11.000 verwerkingsuren overbodig en wordt de snelheid waarmee betalingen worden gebatcht met 15% verhoogd. Dit stelt het wereldwijde AP-platform in staat om voor 16 miljard dollar 174.000 betalingen aan leveranciers te verrichten.

Het aantal elektronische facturen is sinds de ingebruikname met 7% gestegen, waardoor het jaarlijkse factureringsproces 6160 uur korter is geworden. Momenteel wordt 68% van alle facturen digitaal ontvangen, wat een vermindering van 5000 uur voor intercompany-factuurprocessen mogelijk maakt. Het team vereffent nu 3 miljard dollar in 1600 intercompany-betalingen.

Bovendien vergoedt Oracle S2S 103 miljoen dollar voor 462.000 onkostendeclaraties per jaar, wat een besparing van 2080 uur oplevert. Omdat het systeem flexibel is, kan het ook aangepaste facturen en unieke betalingsverzoeken herkennen en verwerken.

Volledig ingebedde financiële en transactiecontroles helpen bij het creëren van nauwkeurige afstemmingsprocessen. Het systeem signaleert afwijkingen tussen inkooporders en geautoriseerde betalingen en betaalt alleen facturen uit die zijn goedgekeurd voor uitgave. De Oracle-stack ondersteunt ook de scheiding van taken tussen factuur- en betalingsanalisten, met driemaandelijkse audits om de beste beveiligingspraktijken te versterken.