本教程向您介绍如何利用 WebCenter Interaction Collaboration 特性更有效地协作开展项目工作。您在 Collaboration 项目中创建并管理任务的方法与您在其他项目管理应用程序中创建和管理任务的方法类似。
在本教程中，您将学习如何创建任务列表、创建任务、分配和声明任务、更新和查看项目状态、将文档附加到任务列表和任务，以及订阅任务列表。
大约 1 个小时
本教程包括下列主题：
|
概述 |
|
前提条件 |
|
创建任务列表 |
|
创建任务 |
|
分配和声明任务 |
|
更新和查看项目状态 |
|
将文档附加到任务列表和任务 |
|
订阅任务列表 |
|
总结 |
将光标置于此图标上可以加载和查看本教程的所有屏幕截图。
（警告：因为此操作会同时加载所有屏幕截图，所以网速较慢时，响应时间可能会比较长。）
注意：此外，您还可以在下列步骤中将光标放在每个单独的图标上，从而仅加载和查看与该步骤相关的屏幕截图。可以通过单击各个屏幕截图将其隐藏。
项目任务是什么？
WebCenter Collaboration 使得门户用户可以方便地对存储于门户并在门户上管理的项目进行协作工作。门户用户协作项目的一个方法是为门户项目定义任务列表，在这些任务列表中创建并管理任务。
本教程将介绍如何执行与项目任务相关的常见操作。我们将使用自身环境中存在的项目作为示例，因此，您在自己的门户上将有所不同。然而，使用我们的示例作为指引，您将能够使用自己的门户项目执行类似的操作。
开始本教程之前，您应该：
| 1. | 确保您的门户中至少有一个项目。该项目不需要有任何定义的任务列表和任务。 |
| 2. | 确保您是该项目的成员 |
| 3. | 确保您已将 My Projects portlet 添加到了一个 My Page 中。（处理项目文档教程描述了这一任务。） |
| 4. | 确保已将要处理的项目添加到 My Project portlet 中。（处理项目文档教程描述了这一任务。） |
| 5. | 确保门户已启动并正在运行。 |
| 6. | 登录到门户。 |
大多数项目都由许多单独的任务组成。当您开始为项目定义任务时，将任务划分到不同的任务列表中是很有帮助的。任务列表是为了完成项目的一个阶段所需的各个任务的列表。您可以将任务列表视作一系列相关任务的容器。
要创建一个任务列表，执行以下步骤：
| A. | 转到项目的 Tasks 页面 |
| B. | 创建新的任务列表 |
作为前提条件，我们假定您自己的一个 My Page 上有一个 My Projects portlet，并且您已将要处理项目添加到该 portlet 中。要转到该项目的 Tasks 页面，执行以下步骤：
| 1. | 在您的 My Page 上，在 My Projects portlet 中单击该项目的名称。（在本示例中，该项目名为 Jazepam Clinical Trials。而您的项目可能另有他名。）
|
将显示该项目的 Overview 页面。Overview 页面提供项目的概要信息：项目描述、一般通知、最近编辑的文档以及最新消息。通过 Overview 页面，您可以很快对该项目有个印象。
|
|
| 2. | 要转至 Tasks 页面，单击 Tasks 选项卡。
|
将显示 Tasks 页面。该页面用于管理与项目有关的任务。（您的 Tasks 页面将有所不同，可能没有列出任何文件夹或任务。）
|
要创建一个新的任务列表，执行以下步骤：
| 1. |
下面是示例项目的 Tasks 页面。您的 Tasks 页面会有不同的内容。
|
|
要创建一个新的任务列表，首先单击工具栏上 Overview 选项卡正下方的 New 按钮旁的向下箭头。
|
|
| 2. |
选择 Task List 选项。
|
将显示 New Task List 窗口。
|
|
| 3. | 键入该任务列表的名称，还可键入一段描述。使用复选框指明是否要在项目的 Calendar 页面中显示此任务列表，任务安排是否可以包括周未和节假日，以及何时向门户用户通知此任务列表。
|
| 4. | 完成后，单击 Finish 按钮。
|
将再次显示项目的 Tasks 页面，您新建的任务列表显示在左窗格中。
|
您已创建了一个任务列表，现在可以在该任务列表中创建一个或多个任务了。执行以下步骤：
| A. | 创建一个任务 |
| B. | 创建多个任务 |
要创建一个任务，执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，确保选中您想为其创建新任务的任务列表。（在本示例中，我们选择 Recruit Participants 任务列表。您的示例可能有所不同。）
|
||||||||||
然后单击 New 旁边的向下箭头，选择 Tasks，再选择 Single。
|
|||||||||||
将显示 New Task 窗口。
|
|||||||||||
| 2. | 键入该任务的名称和（可选的）描述，选择一个时长（完成该任务所需时间）。以 m/d/yyyy 格式键入，或者通过日期选择器选择 Start Date 和 Due Date。
|
||||||||||
| 3. | 指定其他选项，如下：
配置完这些选项后，单击 Finish 按钮。
|
||||||||||
将再次显示项目的 Tasks 页面，右窗格中列出了新建的任务。
|
为了节约时间，您可一步创建多个任务。当您一次创建多个任务时，无法对 New Task 窗口中显示的所有选项进行设置。（如有必要，可稍后再配置这些选项，即在任务创建之后，通过编辑任务属性来设置它们。）
要一次性创建多个任务，执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，确保选中您想为其创建新任务的任务列表。单击 New 向下箭头，选择 Tasks，再选择 Multiple。
|
将显示 Create New Tasks 窗口。在该窗口中，您可以为多个任务配置任务名称、描述、开始日期和到期日期。 该窗口下半部分中的配置选项类似于 New Task 窗口中的选项，但这些选项将应用于该窗口上半部分中列出的所有任务。
|
|
| 2. | 定义新任务并配置选项后，单击 Finish 按钮。
|
回到项目的 Tasks 页面，右窗格中列出了新建的任务。
|
定义了任务列表和任务之后，要将任务分配给具体的门户用户，这很重要，因为这样才能明确每个任务由哪位用户负责完成以及该任务何时到期。可以将一个任务分配给一个或多个门户用户，也可以将一个任务声明为自己的任务。执行以下步骤：
| A. | 在创建任务时分配任务 |
| B. | 在创建任务之后分配任务 |
| C. | 声明任务 |
可以在创建任务时将该任务分配给一个或多个门户用户。执行以下步骤：
| 1. |
在项目的 Tasks 页面的左窗格中，确保选中您要为其创建新任务的任务列表。单击 New 向下箭头，选择 Tasks，再选择 Single。
|
|
将显示 New Task 窗口。
|
|
| 2. |
键入该任务的名称和（可选的）描述，选择一个时长（完成该任务所需时间）。以 m/d/yyyy 格式键入，或者通过日期选择器选择 Start Date 和 Due Date。指定其他选项，如前面主题中所述。 要将此任务分配给一个门户用户，首先单击 Assigned to 链接。
|
|
将显示 Choose Users 窗口。
|
|
| 3. |
要搜索一个或多个用户，单击相应文件夹左侧的加号展开该文件夹。在本示例中，我们展开 Project Members 文件夹。
|
| 4. |
选择您要向其分配此任务的门户用户。单击 Finish 按钮。
|
回到 New Task 窗口，Assigned to 域中显示已经分配了此任务的门户用户。（在本示例中，我们将该任务分配给了 Dmitri。）
|
|
| 5. | 根据需要指定其他选项，然后单击 Finish 按钮。
|
将再次显示项目的 Tasks 页面，其中列出了您新建的任务。在底部的详细信息窗格中，列出分配了该任务的用户。
|
可以在创建任务之后 将该任务分配给一个或多个门户用户。执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 窗口的右窗格中，选择任务。
|
| 2. |
该任务处于高亮显示状态，单击 Assign Tasks 的向下箭头。
|
| 3. |
在 Assign Tasks 下拉菜单中，选择 To Others。
|
|
将显示 Choose Users 窗口。
|
|
| 4. | 要搜索一个或多个用户，单击相应文件夹左侧的加号展开该文件夹。在本示例中，我们展开了 Project Members 文件夹。
|
| 5. | 选择您要向其分配此任务的门户用户。
|
| 6. | 单击 Finish 按钮。
|
将再次显示项目的 Tasks 页面，其中列出了您新建的任务。在底部的详细信息窗格中，列出分配了该任务的用户。
|
您可以在创建任务时或创建任务之后将该任务声明为自己的任务。在本示例中，我们演示如何在创建任务之后声明该任务。执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，选中您要声明的任务所属的任务列表。（在本示例中，我们作为 Dylan 用户登录，选择 Recruit Participants 任务列表。您的示例可能有所不同。）
|
| 2. | 在右窗格中，选择要声明的任务。
|
| 3. | 单击 Assign Tasks 向下箭头，选择 To Me。
|
将再次显示项目的 Tasks 页面，右下方的详细信息窗格中指出该任务已分配给您。
|
要进行有效的项目管理，其要素之一是监视进度。通过门户，任务执行人可轻松显示自己的任务进度，并且门户用户可以随时查看项目的整体状态及其任务列表和各个任务的状态。
任务创建之初，处于 0% 的完成状态（除非创建该任务的门户用户将完成率设置为了一个更高的值）。在开展任务工作的过程中，任务执行人可根据已完成多少工作来更改该任务完成状态（在 0% 到 100% 之间）。完成任务后，任务状态应设置为 100%（已完成）。
门户用户可随时查看项目的整体状态、项目中每个任务列表的状态，以及各个任务的状态。
执行以下步骤：
| A. | 更新任务状态 |
| B. | 查看项目状态 |
| C. | 查看任务列表状态 |
| D. | 查看任务状态 |
保持任务的完成状态是最新的是很重要的事情。通常，负责完成某任务的门户用户可以更新该任务的完成状态。执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，选中您要声明的任务所属的任务列表。（在本示例中，我们作为 Dmitri 用户登录，选择 Recruit Participants 任务列表。您的示例可能有所不同。）
|
| 2. | 在右窗格中，选择要更新状态的任务。
|
| 3. | 右下方的详细信息窗格显示所选任务的属性和历史记录，包括该任务的状态。要更改其完成状态，在 Status 文本框中键入新状态。（如果此文本框不可编辑，则说明您不具有所需权限。）
|
在本示例中，我们将 Status 更改为已完成 25%。您会看到 Task History 部分进行了更新，此时包括了这个状态更改事件。（除了列出状态更改外，Task History 部分还记录任务创建日期以及对任务名称、用户分配、开始日期、到期日期和状态说明的任何更改。）
在左窗格中选中一个任务列表后，您也可以在 Timeline 和 Table 这两个视图中看到每个任务的完成状态。有关这两个视图的详细信息，请参见查看任务列表状态主题。 |
门户用户可以查看项目、任务列表和任务的状态。要查看项目的整体状态，执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，选择该项目。（在本示例中，我们选择 Jazepam Clinical Trials。您的示例可能有所不同。）
|
在左窗格中选中此项目后，右窗格中会显示所有的任务列表、这些任务列表所包含的任务个数、每个任务列表的状态（风险指示器和完成百分率）、开始日期和到期日期。（在本示例中，我们显示 Table 视图。您可以在 Table 视图和 Timeline 视图间进行切换。有关这两个视图的详细信息，请参见查看任务列表状态主题。）
右下方的详细信息窗格中显示此项目中任务列表的数量、项目整体状态、第一个任务的开始日期和最后一个任务的到期日期。 |
门户用户可以查看任务列表的状态。执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，选中您要显示其状态的任务列表。（在本示例中，我们选择 Recruit Participants 任务列表。您的示例可能有所不同。）
|
在右窗格中，您可以看到所选任务列表的所有相关任务。在本示例中，我们显示 Timeline 视图。（如果您以表格格式显示，则显示的是 Table 视图。详情参见后续步骤。） Timeline 视图使用一些任务进度条，这些进度条以日历为背景指示每个任务的开始日期和结束日期。进度条中间的黑条指示相应任务的完成状态。视图中还显示任务之间的相关性。（在本示例中，Call candidates 任务依赖于 Create candidate contact list 和 Prepare recruitment pitch 任务，Summarize results 任务依赖于 Call candidates 任务。）
下方的详细窗格显示任务列表的整体状态（风险指示器和完成百分比）。 |
|
| 2. | 要切换到 Table 视图，单击 Table View 按钮。
|
将显示 Table 视图。Table 视图列出所选任务列表中的任务、每个任务分配给哪些门户用户、任务状态、开始日期及结束日期。
如同 Timeline 视图，下方的详细信息窗格（此图中未显示）显示任务列表的整体状态。 |
|
| 4. | 要切换回 Timeline 视图，单击 Timeline View 按钮。
|
门户用户可以查看各个任务的状态。执行以下步骤：
| 1. | 要查看某任务的状态，从左窗格中选择相应的任务列表，然后在右窗格（Timeline 或 Table 视图）中选中该任务。下方的详细信息窗格以一个风险指示器（绿色、黄色或红色）和完成百分比来显示该任务的状态。
|
将相关文档附加到任务列表或任务可能很有用处，例如，一个文档提供了必需的输入信息，或者一个文档总结了某个任务的结果。为了将一个文档附加到任务或任务列表，首先要使用项目的 Documents 页面将该文档上载到项目中。题为处理项目文档的教程告诉我们如何实现该操作。
一旦将文档上载到项目，您就可以将其附加到一个任务列表或特定的任务。执行以下步骤：
| A. | 将文档附加到任务列表 |
| B. | 将文档附加到任务 |
要将项目文档附加到一个任务列表，执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，选中您要向其附加文档的任务列表。（在本示例中，我们选择 Recruit Participants。您的示例可能有所不同。）
|
| 2. | 在右下方的详细信息窗格中，单击 Attach Documents。
|
将显示 Choose Documents 窗口。
|
|
| 3. | 选择您要附加到任务列表的文档。
|
| 4. | 然后单击 Finish 按钮。
|
回到项目的 Tasks 页面，在右下方的详细信息窗格中，Attachments 旁列出了您刚才附加的文档。
|
|
| 5. | 要打开一个附件，单击其链接。
|
要将项目文档附加到特定任务，执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 窗口的左窗格中，选中您要向其附加文档的任务所属的任务列表。在右窗格（Timeline 或 Table 视图）中，选中该任务本身。然后，在详细信息窗口（右下方），单击 Attach Documents。
|
| 2. | 将显示 Choose Documents 窗口。
|
| 3. | 选中您要附加到所选任务的文档。
|
| 4. | 然后单击 Finish 按钮。
|
| 5. | 回到项目的 Tasks 页面，在右下方的详细信息窗格中，Attachments 旁列出了您刚才附加的文档。
|
| 6. | 要打开一个附件，单击其链接。
|
如果您希望每次某个项目任务列表更改时（例如，状态更新、任务分配）都以电子邮件通知您，您可以订阅 该任务列表。执行以下步骤：
| 1. | 在项目的 Tasks 页面的左窗格中，选中您要订阅的任务列表。（在本示例中，我们选择 Recruit Participants。您的示例可能有所不同。）
|
在右下方的详细信息窗口中，单击 Subscribe 按钮，选择 Immediate Email 或 Summary Email。（如果看不见 Subscribe 按钮，说明您没有订阅项目任务列表的权限。）
|
在本教程中，您学习了如何：
|
创建任务列表 |
|
创建任务 |
|
分配和声明任务 |
|
更新和查看项目状态 |
|
将文档附加到任务列表和任务 |
|
订阅任务列表 |
将光标置于该图标上可以隐藏所有的屏幕截图。