EBC mejora el control presupuestario en un 30 % con Oracle Cloud ERP

La Escuela Bancaria y Comercial (EBC) de México es una institución educativa que ofrece programas de grado y posgrado especializados en negocios. Actualmente cuenta con 11 campus en todo el país y ofrece ocho grados, cinco grados ejecutivos y tres programas de posgrado. Aproximadamente 13 000 estudiantes participan en estos programas y más de 150 000 personas se han graduado de ellos.

Originalmente lanzada como Banking School en 1929, el propósito inicial de la institución era brindar capacitación a los empleados del Banco de México (Banco de México). En 1932, se independizó y adoptó el nombre de Escuela Bancaria y Comercial además de ser es la institución privada de educación superior más antigua del país.

La estrategia de crecimiento de EBC durante los últimos 40 años, que ahora incluye un ambicioso plan de crecimiento para abrir un nuevo campus cada dos años, es desafiante y exige un proceso de planificación muy estratégico.

Además, en su esfuerzo por mantener la excelencia educativa, EBC necesitaba medir el desempeño de todas sus unidades de negocio para saber qué tan exitoso o rentable era cada uno de sus programas. Eso significó obtener información detallada de cada uno de sus campus y titulaciones, junto con sus modalidades (online, presencial o híbrida).

Pero EBC contaba con múltiples sistemas de información (algunos de ellos totalmente manuales) para la gestión de nóminas, contabilidad y compras, entre otros. Los sistemas también estaban desconectados entre sí, lo que no permitía la información centralizada.

Para lograr sus ambiciosos planes de crecimiento, EBC necesitaba una solución integrada que optimizara los procesos internos, redujera los costos y le diera el poder y la flexibilidad para innovar. Eligió Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP).

Además de ser la solución que mejor se adaptaba a las necesidades de EBC, una de las principales razones para elegir Oracle Cloud ERP fue la experiencia de mercado de Oracle y sus consultores, lo que permitió que la tecnología se ajustara adecuadamente a la legislación tributaria mexicana.

Un diferenciador clave es que Oracle Cloud ERP es una solución de software como servicio (SaaS), por lo que Oracle proporciona actualizaciones y mejoras constantes, lo que permite a EBC mantener la mejor tecnología del mercado en todo momento sin enfrentar costosas actualizaciones y procesos de "reimplementación".

Los beneficios que ofrece Oracle comienzan a reflejarse en resultados concretos para la institución. Por ejemplo, el proceso de revisión de la ejecución presupuestaria solía tardar 30 días. Con Oracle Cloud ERP, EBC puede revisar el progreso, el presupuesto comprometido e incluso el presupuesto disponible en un solo día. Obviamente, esto ayuda a que la planificación estratégica de EBC se desarrolle sin problemas, lo que permite a la institución tomar decisiones basadas en información confiable y actualizada.

Antes de utilizar Oracle Cloud ERP, los pagos se realizaban de forma semestral: aunque EBC utilizaba banca digital, el control estaba en las bases de datos de Microsoft Excel. Ahora, las cuentas por pagar están conectadas directamente a los bancos, que las pagan automáticamente a los proveedores, lo que ahorra tiempo y aumenta el control de EBC sobre sus gastos. Además, mientras que antes a EBC tardaba una semana reunir sus pagos mensuales, con Oracle Cloud ERP el proceso se redujo a solo dos días.

Los beneficios generales del ahorro de tiempo y de un mayor y mejor control también se reflejan en el proceso de viajes corporativos del equipo administrativo. Establecer gastos de viaje antes requería correos electrónicos, revisiones de gastos, tarjetas corporativas y solicitudes de viaje, entre otra información. El proceso puede tardar entre 15 días y un mes. Hoy, gracias a la automatización, todo el proceso no lleva más de dos días.

Finalmente, la solución en la nube de Oracle permite a los estudiantes de EBC ver sus estados de cuenta con información segmentada, con un desglose que muestra los pagos realizados por materia, modalidad y campus. En otras palabras, tanto la institución como sus estudiantes pueden monitorear de cerca el desempeño de sus gastos.

En un beneficio adicional de la solución de Oracle, la junta de EBC también pudo ver en detalle qué programas académicos se vieron más afectados por la pandemia de COVID-19 en 2020. Con esta información, la institución pudo rediseñar sus programas, modalidades y estrategias para el 2021.