Universidad de los Andes agiliza sus procesos de compras con Oracle

La Universidad de los Andes es una institución académica de educación superior fundada en 1948 y gracias a sus pilares de alta calidad, es una de las organizaciones más reconocidas de toda Colombia.

Hoy cuenta con una amplia oferta de programas, entre los que destacan las ciencias de la salud, derecho, administración, economía, humanidades e ingenierías. Con su extensa cartera de pregrados, posgrados, maestrías, especializaciones y cursos de educación continua de alto estándar, la universidad prepara profesionales aptos para tomar los puestos más importantes de las diferentes industrias.

Por esta razón, la Universidad de los Andes tiene como misión ser una de las instituciones líderes en educación superior en todo el continente y fue allí donde enfrentó el desafío de obtener una herramienta capaz de organizar sus procesos, automatizarlos y volverlos más eficientes, para así poder enfocar sus esfuerzos en perfeccionar el aprendizaje del estudiante nacional e internacional.

Según su Programa de Desarrollo Integral, la Universidad debe funcionar bajo sus promesas de formación, bienestar e impacto significativo para 2025 usando como base la transformación digital y los servicios de Oracle fueron la solución que necesitaban para lograr este propósito.

Al tener varias ramas de operación y, en consecuencia, considerables inversiones financieras, la institución tuvo que asegurarse de contar con un sistema de compras efectivo y la solución Supply Chain Management (SCM) de Oracle le ofreció las mejores alternativas para centralizar sus procesos de orden de compra.

Una de las razones de peso por las que la Universidad prefirió este sistema fue por su funcionamiento en la nube, puesto que solicitaban una plataforma que no perdiese servicio y soporte conforme pasen los años.

Persiguiendo su misión, la compatibilidad del SCM con el módulo de autoservicio para los usuarios de la Universidad fue un atractivo especial que representó para la administración una cualidad extra para elegirla. Adicionalmente, la organización optó por un sistema cuya interfaz amigable e intuitiva le permitiese una revisión más dinámica de todos sus servicios de compra.

Desde el primer día de funcionamiento del SCM, la Universidad de los Andes evidenció mejoras de tiempo en todos sus procedimientos de compra. Ahora, en cuanto la institución recibe las solicitudes de sus usuarios, esta puede realizar los escalamientos internos de aprobación y ejecución de la orden en un menor tiempo.

Además, el uso del portal de proveedores mejoró la comunicación de la Universidad con su cadena, recortando de su flujo de trabajo la actualización manual de las solicitudes, gracias a la presentación omnicanal de la información.

Esta presentación de la información en tiempo real es viable gracias al funcionamiento de la herramienta en la nube, que también le ahorró a la institución la inversión en el mantenimiento y soporte de sus soluciones antiguas.

De igual manera, la adaptabilidad del sistema SCM a las aplicaciones nativas, le permitió al equipo informático de la organización construir el módulo de autoservicio que brinda a la comunidad una fluida experiencia de creación de solicitudes, viendo actualizaciones de todo el ciclo de compra de inicio a fin.

En conexión con su adaptabilidad, la facilidad de visualización y trazabilidad de la información del sistema posibilitó que todas las áreas involucradas en el proceso de compra, como cuentas por pagar, tesorería y los proveedores pudieran estar al tanto del estado de la orden, reduciendo la posibilidad de errores.

Así mismo, el poder contar con una plataforma licenciada, reconocida y con un costo del mercado competitivo, logró que la entidad redujera sus gastos en infraestructura informática sin descuidar funcionalidades. En síntesis, la Universidad de los Andes, al transformar su plataforma de gestión y administración de compras, consiguió concretar un flujo más rápido y preciso de solicitudes cumpliendo con una parte fundamental de sus visiones operativas futuras.

La Universidad de los Andes decidió realizar una implementación a largo plazo hacia toda la interfaz de SCM de Oracle, en un trabajo conjunto de un equipo interdisciplinario de la institución y Oracle Consulting, iniciando en septiembre de 2019 y lanzando su operación oficialmente en enero de 2021.

Este proceso se logró al transferir los datos e instalar las funcionalidades de compra que necesitaban, siendo los manuales y los recursos escritos de Oracle los que facilitaron su instalación.

El equipo informático de la organización también estuvo a cargo de la implementación de su módulo de autoservicio que funciona en sincronía con la solución de SCM.