10 riscuri și soluții comune asociate foilor de calcul pentru companii

Natalie Gagliordi | Strateg de conținut | 5 iunie 2023

În acest articol

Fie că le iubiți, fie că le urâți, foile de calcul nu vor dispărea. Cu toate acestea, deși foile de calcul vor fi în continuare indispensabile, acestea sunt prea des folosite de către utilizatorii din mediul de afaceri pentru a efectua activități de analiză prea complexe ca să poată fi realizate cu ajutorul unei foi de calcul. Multe echipe folosesc în mod obișnuit foile de calcul ca instrument de bază pentru organizarea muncii, gestionarea proiectelor și raportarea datelor. Când vine vorba de analiză, grupurile de afaceri recurg adesea la foile de calcul ca la un coș universal în care adună datele de care au nevoie provenind din nenumărate surse. Utilizarea foilor de calcul pentru o astfel de sarcină generează multă activitate manuală și riscul de eroare umană – ceea ce se poate traduce în oportunități ratate, pe care echipele le-ar fi putut valorifica dacă ar fi avut la dispoziție instrumentul potrivit pentru această sarcină.

Ce sunt riscurile foii de calcul?

Foile de calcul sunt un instrument eficient pentru multe activități de afaceri; cu toate acestea, există riscuri în cazul utilizării incorecte a foilor de calcul pentru sarcini pentru care acestea nu au fost concepute. Atunci când sunt utilizate pentru sarcini care le depășesc capacitățile, foile de calcul pot genera riscuri, inclusiv erori de introducere a datelor, erori de calcul, vulnerabilități de securitate, probleme de scalabilitate și deficiențe de conformitate. Atunci când se utilizează mai multe foi de calcul, datele sunt adesea diseminate în mai multe fișiere, ceea ce îngreunează crearea unei vizualizări unice, consecvente și de încredere la nivelul afacerii, pe care să se poată baza factorii de decizie. Și pentru că, de obicei, în cazul foilor de calcul nu există un proces de guvernanță, este posibil ca factorii de decizie să primească date incorecte din cauza unor erori nesesizate. De asemenea, foile de calcul sunt limitate în ceea ce privește capacitatea lor de a face analize și de a oferi recomandări. Toate aceste probleme combinate pot duce la fenomenul cunoscut sub numele de „infernul foilor de calcul” – un mediu în care foile de calcul se înmulțesc, informațiile devin perimate, iar riscul de eroare umană crește, ceea ce face ca analiza să nu mai prezinte fiabilitate.

Concluzii cheie

  • Foile de calcul devin din ce în ce mai dificil de gestionat pe măsură ce volumul de date crește și pe măsură ce organizațiile trebuie să abordeze problemele legate de guvernanță, securitate, integritatea datelor și conformitate.
  • Foile de calcul sunt limitate în ceea ce privește capacitatea lor de a efectua analize detaliate ale datelor sau de a găsi modele ascunse în interiorul datelor, în special atunci când utilizatorii nu reușesc să actualizeze datele din foaia de calcul.
  • Foile de calcul nu sunt guvernate, putând fi ușor partajate și distribuite, ceea ce sporește riscul apariției unor date eronate sau contradictorii, al accesului neautorizat și al încălcărilor securității datelor. De asemenea, acestea sunt ușor de duplicat, ceea ce generează mai multe versiuni, cu date diferite și concluzii contradictorii.
  • În ceea ce privește analizele, foile de calcul sunt limitate în ceea ce privește prelucrarea datelor nestructurate, cum ar fi înregistrările video sau textele din reclamațiile clienților.

Riscurile foii de calcul explicate

Foile de calcul sunt utilizate în multe domenii și funcționează pentru locul de muncă potrivit, în mod direcționat. Cu toate acestea, utilizarea pe scară largă a foilor de calcul prezintă numeroase riscuri, inclusiv tendința de introducere manuală a datelor și erori de date lipsite de securitate din cauza lipsei controalelor de acces și a partajării lor pe scară largă. Din cauza limitelor de performanță, foile de calcul pot deveni, de asemenea, nescalabile în timp, pe măsură ce o afacere se dezvoltă, rămânând rapid fără resurse atunci când se confruntă cu complexitatea echipelor interfuncționale, cu operațiunile multifațetate și cu nevoia de interacțiune, colaborare și coordonare la nivel înalt.

Foile de calcul sunt adesea opțiunile implicite pe care echipele le folosesc pentru a colecta datele de care au nevoie în timpul realizării analizelor. Problema: foile de calcul sunt ușor de lansat, dar greu de întreținut folosind datele actuale. Adesea, acestea se înmulțesc, astfel încât, în scurt timp, există mai multe versiuni ale acelui set de date inițiale, ceea ce face ca factorii de decizie să își piardă încrederea în date și în concluziile la care au ajuns. Deși foile de calcul gestionează eficient datele numerice, acestea nu sunt potrivite pentru datele nestructurate. Atunci când depind de foile de calcul, multe companii se străduiesc să înțeleagă sensul datelor și pot pierde oportunități de a obține informații utile prin analiza aprofundată a datelor.

10 riscuri comune ale foilor de calcul pentru companii

Foile de calcul sunt utilizate în scopuri comerciale, inclusiv pentru contabilitate, gestionarea datelor și analiza financiară. Deși sunt utile pentru astfel de sarcini, acestea generează riscuri atunci când sunt extinse la scale și capacități mai mari. Foile de calcul pot deveni din ce în ce mai greu de gestionat în cadrul organizațiilor medii sau mari. Problemele legate de guvernanța datelor, securitatea și controlul accesului, integritatea datelor și conformitatea cu reglementările devin din ce în ce mai dificil de abordat odată cu creșterea volumelor de date și a numărului de utilizatori. Iată câteva dintre cele mai frecvente riscuri cu care se confruntă întreprinderile atunci când utilizează foi de calcul:

1. Erori: indiferent dacă este vorba de greșeli cauzate de introducerea manuală a datelor sau de utilizarea unor date învechite, analizele bazate pe foi de calcul sunt predispuse la erori, în special atunci când analizele se bazează pe seturi de date mari și complexe. Chiar și o greșeală mică poate avea consecințe semnificative, mai ales dacă trece neobservată pentru o perioadă lungă de timp. De asemenea, pot fi introduse erori atunci când datele sunt manipulate în scopuri precum cele de analiză.

2. Insecuritatea datelor: foile de calcul pot fi ușor de copiat, partajat și distribuit, ceea ce crește riscul de acces neautorizat sau de încălcare a securității datelor. De asemenea, datele sensibile stocate în foi de calcul pot fi compromise atunci când sunt transferate în alte sisteme pentru sarcini precum analiza și vizualizarea acestora.

3. Scalabilitate limitată: foile de calcul pot gestiona cu ușurință o proliferare a rapoartelor și a utilizatorilor, dar nu sunt echipate pentru a procesa cantități mari de date sau calcule și analize de afaceri complexe, ceea ce generează deficiențe de performanță și erori.

4. Lipsa de transparență: poate fi dificil să se urmărească originea datelor sau să se înțeleagă logica din spatele calculelor dintr-o foaie de calcul, mai ales dacă aceasta a fost creată de altcineva folosind date provenite din mai multe surse.

5. Eficiența fluxului de lucru: din cauza problemelor și limitărilor legate de schimbul de date prin intermediul foilor de calcul, utilizarea acestora poate determina apariția unor procese manuale și repetitive în cadrul unei întreprinderi și îi determină pe angajați să depună eforturi duble în încercarea de a rezolva probleme identice sau similare.

6. Silozuri de lucru: foile de calcul sunt de obicei create și utilizate de către indivizi sau echipe, ceea ce poate genera silozuri de informații și poate provoca inconsecvențe și erori de date.

7. Controlul versiunilor: cu mai mulți utilizatori care editează o singură foaie de calcul, poate fi dificil să se țină evidența celei mai recente versiuni, dacă foaia de calcul este utilizată incorect. Acest lucru poate genera confuzie, iar oamenii pot ajunge să lucreze cu versiuni diferite ale foii de calcul. Foile de calcul pot susține colaborarea în timp real folosind versiunile cloud, dar mulți utilizatori preferă versiunile desktop care generează aceste complicații.

8. Timp irosit: întreținerea și actualizarea foilor de calcul poate consuma timpul angajaților, în special atunci când aceștia au de-a face cu cantități mari de date, ceea ce poate deturna resursele și timpul de la activități de afaceri mai importante.

9. Domeniul limitat de aplicare a datelor: foile de calcul sunt limitate în ceea ce privește gestionarea tipurilor de date importante pentru eforturile de analiză, în special a datelor nestructurate, cum ar fi documentele text de mari dimensiuni.

10. Lipsa de încredere: oricare dintre acești factori îi poate determina pe liderii de afaceri să creadă că informațiile de care depind pentru luarea deciziilor sunt depășite, inexacte sau părtinitoare. Liderii care nu au încredere în datele pe care le dețin vor recurge la un proces decizional bazat pe experiență, în loc să se bazeze cu adevărat pe date.

Cum se abordează gestionarea și atenuarea riscurilor aferente foilor de calcul

Este important ca întreprinderile să analizeze cu atenție riscurile potențiale asociate foilor de calcul și să stabilească mecanisme de control și de prelucrare, pentru a le gestiona. Acest lucru presupune, în general, abordarea modului actual de utilizare a foilor de calcul, luarea de măsuri corective adecvate și punerea în aplicare a celor mai bune practici și a unor politici corporative noi pentru a reduce permanent potențialul de risc. Acest lucru ar putea presupune implementarea de noi aplicații pentru a satisface o nevoie pe care foile de calcul nu o pot acoperi. În continuare sunt prezentate măsurile pe care le puteți lua pentru a reduce riscurile asociate foilor de calcul:

1. Identificați modul în care sunt utilizate foile de calcul: faceți un inventar al modului în care sunt utilizate foile de calcul în organizația dvs., pentru a stabili gradul de risc.

2. Identificați riscurile: evaluați care sunt cele mai semnificative riscuri legate de utilizarea foilor de calcul în organizația dvs. Aceste riscuri pot include erori de introducere a datelor, acces neautorizat, pierderi de date sau informații incomplete sau neactualizate.

3. Implementarea controalelor: implementarea protecției prin parolă, a controlului versiunilor și a validării datelor poate contribui la reducerea riscurilor asociate foilor de calcul.

4. Instruiți personalul cu privire la cele mai bune practici în materie de foi de calcul: asigurați-vă că tot personalul care utilizează foi de calcul este instruit cu privire la tehnici care includ auditul formulelor, verificarea erorilor și controlul versiunilor. Includeți cursuri de formare cu privire la situațiile în care foile de calcul reprezintă un instrument de lucru inadecvat.

5. Revizuiți și testați foile de calcul de importanță critică: foile de calcul utilizate în procesele decizionale critice, cu miză mare, ar trebui să fie auditate în mod regulat pentru a asigura acuratețea și validitatea lor. Deși această abordare nu este practică la scară largă, ea poate contribui la identificarea și corectarea erorilor din sistemele importante înainte ca acestea să provoace daune semnificative.

6. Luați în considerare alternative: În funcție de complexitatea afacerii dvs., luați în considerare alternative la foaia de calcul, cum ar fi software-ul analitic specializat, în special platformele bazate pe cloud, pentru a reduce riscurile asociate cu utilizarea foilor de calcul.

Consecințe reale ale utilizării foilor de calcul

Foile de calcul sunt un instrument util în afaceri, dar pot exista și consecințe grave și costisitoare atunci când acestea sunt utilizate în mod necorespunzător. Greșelile din foaia de calcul nu numai că sunt costisitoare din punct de vedere al timpului și al banilor, dar pot, de asemenea, afecta reputația, ajungându-se uneori până la pierderea locului de muncă. Iată trei exemple din lumea reală.

  • Erori și inexactități: foile de calcul sunt predispuse la erori, în special atunci când se utilizează formule și funcții complexe. Chiar și o mică greșeală într-o formulă poate duce la inexactități semnificative și la erori financiare care pot fi costisitoare. O companie de transport de energie electrică a pierdut odată 24 de milioane de dolari licitând pentru rute de transport de care nu avea nevoie din cauza unor rânduri nealiniate într-o foaie de calcul; a fost „literalmente o eroare de decupare și lipire într-o foaie de calcul Excel”, a declarat președintele companiei. O altă greșeală costisitoare a avut loc în 2005, când un mare producător din Statele Unite a suferit o pagubă de 11 milioane de dolari din cauza unei erori de scriere într-o foaie de calcul.
  • Riscuri de securitate: foile de calcul pot fi vulnerabile la riscuri de securitate, inclusiv la încălcări ale securității datelor și acces neautorizat. Dacă informațiile de afaceri sensibile sunt stocate într-o foaie de calcul, acestea pot fi ușor partajate sau accesate de persoane neautorizate. Acest aspect poate genera prejudicii financiare și reputaționale pentru întreprinderi. În 2021, o agenție guvernamentală din SUA a postat pe un site web intern al Microsoft SharePoint destinat liderilor de rang înalt o foaie de calcul cu informații despre angajați, printre care se număra și situația vaccinării; sindicatul agenției a depus o plângere, ceea ce a dus la eliminarea foii de calcul.
  • Provocări privind conformitatea: foile de calcul pot crea provocări de conformitate pentru companii, în special în domenii cu reglementări foarte stricte, cum ar fi asistența medicală și finanțele. Aceste domenii fac obiectul unor reglementări stricte în ceea ce privește gestionarea datelor, iar foile de calcul ar putea să nu fie în măsură să asigure controalele și monitorizarea necesare. O organizație de sănătate care utilizează o foaie de calcul pentru a gestiona informațiile despre pacienți poate întâmpina dificultăți în respectarea reglementărilor HIPAA din Statele Unite.

Alternative la foi de calcul

Foile de calcul vor avea întotdeauna locul lor. Dar, dacă încercați să descoperiți informații valoroase în datele dvs. folosind tehnici precum combinarea mai multor surse de date sau descoperirea iterativă cu ajutorul capacităților de învățare automată pentru a găsi tipare ascunse în interiorul datelor, o foaie de calcul nu vă va rezolva problema. De asemenea, dacă folosiți o foaie de calcul pentru a monitoriza starea proiectului, probabil că există un instrument de management de proiect special creat pentru acest scop și care reprezintă o opțiune mai bună. Desigur, toate aceste opțiuni necesită bani, în timp ce utilizarea unei foi de calcul nu va genera costuri suplimentare, ceea ce reprezintă o mare parte din puterea lor de atracție. Dar, dacă este posibil să existe un articol bugetar, iată câteva alternative la utilizarea foilor de calcul:

  • Software de management de proiect: folosit în diverse domenii de activitate, software-ul de management al proiectelor le permite întreprinderilor să planifice și să gestioneze proiecte, să atribuie sarcini și să urmărească progresul în mod mai dinamic și mai ușor de vizualizat decât prin intermediul foilor de calcul. Software-ul poate furniza actualizări în timp real cu privire la stadiul proiectului și la alocarea resurselor.
  • Sistemele de planificare a resurselor companiei (ERP): întreprinderile de dimensiuni medii și mari folosesc software ERP pentru a integra mai multe funcții de activitate, cum ar fi finanțele, bugetarea, vânzările și gestionarea stocurilor, într-o singură platformă. Sistemele ERP oferă capacități avansate de raportare și analiză și pot face procesele de afaceri mai transparente și mai eficiente în comparație cu monitorizarea datelor financiare pe foi de calcul.
  • Sistemele de baze de date: bazele de date și sistemele de gestionare a bazelor de date permit întreprinderilor să stocheze, să gestioneze și să recupereze cantități mari de date. O bază de date poate gestiona structuri de date complexe și poate oferi capacități avansate de interogare a datelor, dincolo de ceea ce poate furniza o foaie de calcul. Dar, în funcție de arhitectură și de sistem, preluarea tuturor datelor necesare dintr-o bază de date în vederea analizării lor poate fi un proces lent, care necesită expertiză specializată în DBA.
  • Platforma de analiză: o platformă de analiză include hardware, software, instrumente și utilități care le permit întreprinderilor să colecteze și să analizeze cantități mari de date din diverse surse. Aceste instrumente oferă capacități avansate de analiză, inclusiv de vizualizare a datelor și de analiză predictivă.
  • Software dedicat de analiză: un software de sine stătător conceput special pentru analiza datelor vă permite să extrageți și să pregătiți rapid datele pentru vizualizări și informații, iar utilizatorii de afaceri pot obține o vizualizare coerentă și sigură a datelor pentru a-și susține procesul decizional.

Treceți de etapa foilor de calcul și reduceți riscurile cu Oracle

Deși foile de calcul pot fi un instrument eficient pentru multe situații de utilizare, este important ca întreprinderile să le recunoască limitele și riscurile potențiale atunci când sunt utilizate pentru analiză. Pentru a atenua aceste riscuri, întreprinderile ar trebui să adopte o cultură bazată pe analiză, construită în jurul datelor de încredere, și să ia în considerare implementarea unor instrumente alternative cu mai multe funcții și care oferă securitate și guvernanță sporite.

O platformă de analiză securizată poate oferi o funcționalitate mai mare decât o foaie de calcul și poate reduce nevoia de exporturi de date prin centralizarea logicii dispersate între fișiere fizice, aducând această funcționalitate într-o locație accesibilă, bine guvernată, pe care toată lumea o poate utiliza. Oracle Analytics oferă toate capacitățile de prelucrare a datelor de care oamenii au nevoie pentru a combina seturi de date interne și de la terți și pentru a le valorifica în cadrul unui proces de afaceri care poate fi monitorizat, partajat și reprodus. Oferind cele mai recente tehnologii de analiză a datelor, inclusiv inteligența artificială, machine learning și procesarea limbajului natural, Oracle Analytics este o soluție completă de analiză care poate contribui la luarea unor decizii mai bune de către compania dvs. pe baza unor date mai precise și mai actuale – date pe care liderii dvs. de afaceri le înțeleg și în care au încredere.

Gartner Magic Quadrant pentru platformele de analiză și de suport decizional

Întrebări frecvente despre riscurile privind foile de calcul

Care sunt dezavantajele utilizării unei foi de calcul?

Principalele dezavantaje ale foilor de calcul sunt insecuritatea datelor, scalabilitatea limitată și vulnerabilitatea la erorile umane costisitoare.

Care sunt neajunsurile utilizării foilor de calcul pentru analize?

Foile de calcul sunt dificil de gestionat și nu dispun de funcții de gestionare a datelor, ceea ce le face inadecvate pentru analize complexe, care utilizează mai multe surse de date.

Ce exemple de probleme comune ale foilor de calcul cunoașteți?

Printre erorile comune ale foilor de calcul se numără erorile de copiere și lipire și datele perimate din cauza actualizărilor efectuate manual.

Aflați de ce este Oracle lider în The Forrester WaveTM: Augmented Business Intelligence Platforms, Q2 2023