Cum să urmăriți cheltuielile de afaceri în 6 pași simpli

Jim Hearson | Strateg de conținut | 14 iunie 2024

Probabil cunoașteți expresia „trebuie să cheltuiești bani pentru a face bani”. Dar pentru a oferi companiei dvs. o șansă mai mare de a obține un profit la o marjă acceptabilă, directorul financiar trebuie să urmărească îndeaproape unde sunt cheltuiți acești bani. Cheltuielile de business pot include numeroase costuri, cum ar fi consumabilele de birou, călătoriile angajaților, mesele sau alte forme de divertisment, abonamentele la știri sau surse de date și formarea angajaților. Aceste cheltuieli se pot acumula, astfel încât, dacă le puteți urmări cu exactitate, puteți economisi timp și bani, care pot fi direcționați către creșterea viitoare. În același timp, automatizarea sarcinilor de rutină legate de gestionarea cheltuielilor economisește timp angajaților, astfel încât echipa financiară se poate concentra pe activități mai strategice, managerii pot aproba sau respinge rapid aprobările de cheltuieli ale angajaților, iar angajații își pot depune rapid cheltuielile și se pot întoarce la muncă.

Care sunt cheltuielile de business?

Cheltuielile de business sunt costurile de bază asociate cu conducerea unei companii. Aceste cheltuieli sunt o componentă esențială a situațiilor financiare, în special a contului de profit și pierdere, unde sunt deduse din venituri ca parte a determinării profitului net sau a pierderii nete pentru o anumită perioadă. Orice listă a ceea ce constituie o cheltuială de business este lungă și variată, incluzând salarii și beneficii, chirie, IT, marketing, materii prime, asigurări și taxe juridice. Aici, ne concentrăm mai mult pe cheltuielile zilnice pe care angajații le acumulează, genul de costuri pentru care angajații depun un raport de cheltuieli la managerul lor pentru a obține aprobarea și rambursarea. Un considerent cheie pentru o cheltuială de business este dacă aceasta poate fi dedusă din venituri pentru a reduce venitul impozabil al unei companii.

În Statele Unite, Internal Revenue Service folosește expresia „obișnuite și necesare” atunci când vorbește despre cheltuielile de business aplicabile, iar aceasta este o regulă generală bună în țările din întreaga lume. Adică, dacă costurile sunt obișnuite sau normale pentru industria în care se află o societate și sunt necesare pentru ca aceasta să își îndeplinească funcțiile cheie, acestea ar trebui să fie acceptate ca cheltuieli de business.

Concluzii cheie

  • Urmărirea cu exactitate a cheltuielilor de business este imperativă pentru toate întreprinderile, pentru monitorizarea fluxului de numerar, raportarea veniturilor, evaluarea furnizorilor, declararea impozitelor și multe altele.
  • Numai costurile „obișnuite și necesare” au potențialul de a fi deductibile fiscal.
  • Monitorizarea cheltuielilor pe tot parcursul anului economisește timp în sezonul fiscal și permite luarea de măsuri rapide în cazul în care costurile cresc.
  • Directorul financiar joacă un rol crucial în stabilirea politicilor privind cheltuielile de business, inclusiv aprobările și limitele de cheltuieli.
  • Aplicațiile financiare pot economisi timp și efort considerabil pentru angajați în depunerea, aprobarea și procesarea cheltuielilor, precum și în reducerea erorilor umane.

Urmărirea cheltuielilor de business explicată

Odată ce directorii financiari stabilesc ce se consideră a fi o cheltuială de business, următorul lucru pe care trebuie să îl facă este să țină evidența acestora în principalele activități de cheltuieli. Urmărirea cu exactitate a cheltuielilor de business este esențială pentru elaborarea bugetului, pentru activitățile de achiziții publice, cum ar fi negocierea tarifelor și a reducerilor, pentru gestionarea fluxului de numerar și pentru raportarea financiară și contabilitatea fiscală. Urmărirea în timp util a cheltuielilor de business ajută echipele financiare să identifice din timp variațiile față de buget, ajutând compania să ia măsurile necesare. Astfel de acțiuni ar putea consta într-o schimbare tactică a politicii, cum ar fi limitarea deplasărilor în interes de serviciu, sau ar putea consta în căutarea unui nou furnizor de consumabile de birou, mai accesibil. Companiile publice care trebuie să raporteze câștiguri în fiecare trimestru au nevoie de urmărirea la timp a cheltuielilor de business pentru a evita surprinderea investitorilor cu profituri și marje mai mici. Toate companiile trebuie să urmărească îndeaproape cheltuielile de business pentru a evita o criză de numerar.

Directorul financiar joacă un rol crucial în stabilirea politicilor privind cheltuielile de business. De exemplu, aprobările sunt un element esențial în urmărirea cheltuielilor de business. Elementele politicii includ limitele de cheltuieli dincolo de care o cheltuială trebuie să fie aprobată în prealabil și nivelul de conducere care trebuie să aprobe aceste cheltuieli. Echipele financiare trebuie să găsească echilibrul corect în ceea ce privește politicile privind cheltuielile de business, făcându-le suficient de riguroase pentru a menține controlul și a furniza informațiile necesare, dar nu atât de consumatoare de timp și de împovărătoare încât respectarea lor să reducă productivitatea angajaților. Software-ul poate juca un rol esențial în îmbunătățirea productivității pentru aprobarea cheltuielilor de business, oferind departamentului de finanțe posibilitatea de a crea reguli de aprobare care automatizează aprobările de rutină și creează fluxuri de lucru pentru excepții sau cheltuieli suspecte care justifică o examinare mai atentă.

Urmărirea consolidată a cheltuielilor de business este importantă și pentru că întreprinderile pot obține economii majore de costuri prin achiziționarea anumitor bunuri de la mai puțini furnizori, ceea ce le permite să obțină reduceri de volum. Urmărirea exactă a cheltuielilor de business oferă departamentelor de achiziții informațiile de care au nevoie pentru a încheia acest tip de contracte de volum.

Beneficiile urmăririi cheltuielilor

Beneficiile urmăririi cheltuielilor de business se împart în patru domenii cheie: elaborarea bugetului, deduceri fiscale, flux de numerar și economii. Mai multe detalii veți găsi mai jos.

Bugetare

Fiecare companie trebuie să fie atentă la bugetul său, iar urmărirea îndeaproape a cheltuielilor de business ajută atât la stabilirea, cât și la respectarea bugetelor. În prezent, majoritatea șefilor de echipă și de departament sunt responsabili pentru respectarea bugetelor, iar prin urmărirea periodică a cheltuielilor, aceștia pot elimina orice cheltuială excesivă. Cu fiecare ciclu de bugetare care trece, echipele de planificare și analiză financiară (FP&A) pot obține informații despre modelele de cheltuieli și pot ajusta bugetele viitoare pentru a le reflecta mai exact. În cazul în care, prin urmărirea cheltuielilor, devine evident că o cheltuială devine un cost prea mare, o companie poate investiga opțiuni de furnizori cu costuri mai mici sau schimbări în politică. De exemplu, în cazul în care costurile de călătorie ale angajaților cresc vertiginos, compania ar putea institui o politică care să solicite aprobarea prealabilă a managerului unui angajat – sau chiar a managerului managerului – înainte ca un angajat să poată rezerva o călătorie.

Deduceri fiscale

Un alt motiv important pentru care companiile trebuie să urmărească îndeaproape cheltuielile de business necesare și obișnuite este acela că majoritatea sunt deductibile fiscal – adică, companiile pot scădea aceste cheltuieli din venitul lor brut, reducând astfel suma impozitelor locale, regionale și federale pe care le plătesc pentru acel venit. De obicei, deducerile fiscale includ salariile, beneficiile standard ale angajaților, materiile prime și alte intrări de produse, chiria pentru proprietățile comerciale, amortizarea activelor comerciale, publicitatea, costurile de transport, cheltuielile de călătorie, formarea profesională, rechizitele de birou, software-ul, primele de asigurare, cheltuielile cu dobânzile, creanțele neperformante și chiar o varietate de impozite în sine.

Fluxul de numerar

Deoarece fluxul de numerar este esențial pentru sănătatea financiară a unei companii, echipele financiare responsabile de gestionarea numerarului au nevoie de o urmărire precisă și la timp a cheltuielilor de business. Sarcina lor este să monitorizeze îndeaproape ce bani intră din bunurile și serviciile vândute de companiile lor și – mai relevant pentru această discuție – ce bani ies. Cheltuielile de deplasare și divertisment (sau T&E) pentru ca angajații să se întâlnească cu clienții și cu colegii de muncă pot însemna o cheltuială de numerar semnificativă și foarte variabilă în cazul în care nu există politici și așteptări adecvate. Atâta timp cât aceste cheltuieli sunt urmărite cu exactitate, scăzute din intrările la fel de exacte, directorul financiar poate fi încrezător că compania nu va fi prinsă fără banii necesari pentru a-și plăti facturile și că prognozele sale privind fluxul de numerar reflectă cu adevărat situația financiară actuală a companiei. Prin urmărirea cheltuielilor de business în momentul în care acestea apar, departamentul de finanțe poate lua măsuri imediate – fie prin reducerea costurilor, creșterea împrumuturilor sau alte măsuri – pentru a îmbunătăți fluxul de numerar, dacă este necesar, în loc să aștepte până când cifrele au fost consolidate săptămâni sau luni mai târziu, când este deja prea târziu.

economii

În legătură cu cele de mai sus, dacă o companie știe exact ce cheltuiește aproape în timp real, aceasta poate adopta practici financiare mai agile, profitând de oportunitățile de a căuta opțiuni cu costuri mai mici, de a renegocia contracte pentru a obține reduceri de volum sau de a amâna achizițiile atunci când anumite prețuri sunt în creștere. Urmărirea cu exactitate a cheltuielilor de business pe măsură ce acestea se produc facilitează, de asemenea, reducerea dublărilor, atât neintenționate, cât și frauduloase. De exemplu, s-ar putea ca managerii din diferite unități de marketing să se fi abonat la diferite servicii de fotografii de arhivă, în timp ce ar obține o ofertă mai bună consolidându-și utilizarea cu un singur furnizor.

6 pași pentru urmărirea cheltuielilor de business

Suntem cu toții de acord că urmărirea cheltuielilor de business este în interesul companiilor dintr-o mulțime de motive. Dar care sunt elementele de bază de care au nevoie directorii financiari pentru a beneficia de avantajele urmăririi eficiente a cheltuielilor?

1. Stabilirea conturilor de business și a relațiilor bancare

Relațiile bancare, inclusiv cu furnizorii de carduri de credit pentru întreprinderi, oferă o bază pentru eforturile de urmărire a cheltuielilor de business. Integrarea cardurilor de credit profesionale cu sistemele de gestionare a cheltuielilor înseamnă că cheltuielile angajaților înregistrate pe aceste carduri pot fi introduse automat în sistem, reducând erorile și economisind timpul angajaților și al echipelor financiare. Unele sisteme ERP integrează chiar servicii bancare în aplicație, astfel încât echipele de achiziții pot accesa finanțarea și plățile direct în aplicație pentru tranzacțiile B2B. Aceste societăți bancare furnizează, de asemenea, fondurile reînnoibile de capital de lucru necesare pentru gestionarea datoriilor și creanțelor. Deoarece banii și datele necesare pentru gestionarea cheltuielilor de business trec prin acești furnizori de servicii financiare, o colaborare puternică și bine integrată aduce mari beneficii. Prin stabilirea unor astfel de relații bancare, companiile pot obține mai ușor împrumuturi pentru achiziții mai mari în vederea extinderii business-ului, achiziționării de echipamente specializate sau finanțării unei campanii de marketing.

2. Evidența chitanțelor și a facturilor

Companiile ar trebui să urmărească chitanțele și facturile de business pe măsură ce acestea apar. Prin monitorizarea chitanțelor și a facturilor, aceștia pot prognoza nevoile de numerar și își pot ajusta cheltuielile în funcție de necesități, pot monitoriza respectarea politicii privind cheltuielile, pot răspunde la audituri, pot respecta reglementările privind raportarea financiară și pot păstra lucrurile relativ simple atunci când vine sezonul fiscal.

Companiile ar trebui să urmărească chitanțele și facturile de business pe măsură ce acestea apar. Prin monitorizarea chitanțelor și a facturilor, aceștia pot prognoza nevoile de numerar și își pot ajusta cheltuielile în funcție de necesități, pot monitoriza respectarea politicii privind cheltuielile, pot răspunde la audituri, pot respecta reglementările privind raportarea financiară și pot păstra lucrurile relativ simple atunci când vine sezonul fiscal.

3. Alegerea unui sistem de contabilitate

Sistemele software de contabilitate variază în mărime și domeniu de aplicare, de la foi de calcul și software rudimentar de contabilitate și fiscalitate până la suite sofisticate de aplicații pentru întreprinderi. În general, companiile mari, multinaționale și cu creștere rapidă vor avea nevoie de aplicații financiare integrate cu funcții avansate de raportare și analiză a datelor care să acopere unele sau mai multe dintre următoarele domenii: gestionarea obligațiilor de plată și a creanțelor, integrarea planificării financiare și a bugetării, controlul cheltuielilor de numerar, automatizarea sarcinilor financiare de rutină și sprijinirea prognozelor de numerar – toate acestea în timp ce gestionează mai multe monede, elimină duplicarea și frauda și ajută companiile să gestioneze riscurile financiare. Din ce în ce mai mult, aceste sisteme de gestionare a cheltuielilor vor încorpora inteligența artificială în aplicație, sprijinind activități precum introducerea și reconcilierea facturilor și plăților pentru a îmbunătăți precizia. Un sistem financiar bazat pe cloud este de obicei mai scalabil decât un sistem la sediu, ceea ce înseamnă că poate răspunde la creșteri ale cererii, cum ar fi închiderea trimestrială sau depunerea declarațiilor fiscale. De asemenea, este, în general, mai ușor de implementat, de actualizat cu funcții noi și de integrat cu aplicații de inventariere, lanț de aprovizionare, achiziții și alte aplicații (în special atunci când face parte dintr-o suită).

4. Integrarea software-ului cu conturile

Utilizarea unui software de contabilitate fără conectarea acestuia la conturile bancare ale companiei este ca și cum ați deține o mașină sport, dar nu ați scoate-o niciodată la drum: Sigur, viața de zi cu zi va fi mai bună decât înainte, dar nu veți beneficia de întregul potențial al investiției. Cu cât mai multe sisteme și instituții sunt conectate, cu atât software-ul va fi mai puternic. Majoritatea aplicațiilor financiare includ măsuri de protecție pentru a preveni utilizarea necinstită. De ce să introduceți manual datele când acestea pot fi încărcate automat la intervale stabilite? De ce să vă conectați separat la un cont bancar de business când sistemul poate efectua tranzacții?

5. Alegerea între contabilitatea de trezoriere și contabilitatea pe bază de acumulare

De fapt, aceasta nu este neaparat o alegere, deoarece întreprinderile mari – inclusiv toate societățile cotate la bursă – trebuie să utilizeze contabilitatea pe bază de acumulare pentru cheltuieli (și venituri). Cu toate acestea, merită să înțelegeți clar cele două abordări contabile în ceea ce privește cheltuielile. Acestea pot fi înregistrate fie atunci când au loc (metoda contabilității pe bază de acumulare), fie atunci când au fost plătite (metoda contabilității de trezoriere). Aceste înregistrări pot avea loc în același timp, cum ar fi atunci când o societate plătește în numerar pentru materiale de producție de la un angrosist. Dar atunci când sunt implicate carduri de credit, facturi și comenzi de achiziție, există un decalaj între momentul în care bunurile și serviciile sunt prestate și plătite.

Cea mai simplă variantă este contabilitatea de trezorerie, în care cheltuielile de business sunt înregistrate în contabilitate numai după ce banii au fost plătiți furnizorului. Acest tip de sistem de contabilitate este ușor de întreținut și oferă o indicație foarte clară a cantității de bani care se află în bancă la un moment dat. Din acest motiv, startup-urile și întreprinderile mici se bazează uneori pe acest sistem. Cu toate acestea, s-ar putea să nu ofere o imagine reală a situației financiare a companiei. O companie poate acumula o mulțime de cheltuieli pe credit, în timp ce este plătită în numerar pentru vânzări, astfel încât să pară că are o situație financiară bună, deși nu este cazul. Acesta este motivul pentru care principiile contabile general acceptate (GAAP) utilizează contabilitatea pe bază de acumulare.

Contabilitatea pe bază de acumulare înregistrează tranzacțiile în momentul în care acestea au loc, dar înainte ca banii să fie transferați. Astfel, un restaurant ar înregistra imediat costul de achiziționare a ingredientelor (obligații de plată), chiar dacă acestea sunt achiziționate pe credit. Această metodă de contabilitate ajută la evitarea creșterilor și scăderilor financiare bruște, rezultând o imagine mai exactă a sănătății financiare a societății.

6. Revizuirea periodică a cheltuielilor de business

Software-ul de contabilitate poate produce rapoarte lunare și trimestriale care oferă informații despre ce se cheltuiește și unde, dar poate oferi și informații în timp real despre cheltuieli. Fiecare dintre aceste seturi de analize oferă posibilitatea de a monitoriza cheltuielile pe măsură ce acestea apar și de a începe să construiți planul bugetar pentru anul următor. De exemplu, un director financiar al unei companii farmaceutice observă că suma pe care o cheltuiește pentru deplasări și divertisment ale echipei sale de vânzări este în creștere de câteva luni. Compania poate răspunde prin renegocierea relațiilor cu companiile aeriene și hotelurile preferate, prin trecerea mai multor ședințe de vânzări la videoconferințe sau prin crearea unor noi procese de preaprobare pentru cheltuielile de divertisment costisitoare.

Urmăriți toate datele financiare ale business-ului dvs. într-un singur loc: Oracle Fusion Cloud Accounting Hub

Oracle Fusion Cloud Accounting Hub, parte a suitei de aplicații Oracle Cloud Financials, unifică și standardizează datele financiare din diferite sisteme sursă, inclusiv sistemele ERP ale altor furnizori. Acesta permite companiilor să își simplifice procesele financiare, să aplice în mod consecvent politicile contabile și să îndeplinească mai multe cerințe de raportare. Cu Oracle Financials, informațiile colectate din datele înregistrate din toate tranzacțiile financiare pot contribui la creșterea preciziei prognozelor, la susținerea gestionării riscurilor și a conformității și la fundamentarea procesului decizional. Platforma, care acceptă mai multe monede și limbi, permite companiilor să automatizeze peste 80 % din procesele lor financiare cu ajutorul unor analize bazate pe inteligență artificială în continuă evoluție.

Oracle Financials face parte din Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), integrând achiziții, managementul proiectelor, lanțul de aprovizionare și alte capabilități. Recunoscut de analiști drept unul dintre cele mai bune sisteme ERP atât pentru întreprinderile centrate pe servicii, cât și pentru cele centrate pe produse, Oracle Cloud ERP se află în prima linie pentru a ajuta companiile să obțină un avantaj competitiv.

Întrebări frecvente privind urmărirea cheltuielilor de business

Ce tipuri de cheltuieli de business sunt deductibile fiscal?
Costurile obișnuite și necesare pentru funcționarea unei întreprinderi sunt, în general, permise ca costuri de business deductibile fiscal. Aceste costuri includ chiria, salariile și beneficiile, încălzirea și luminile, marketingul, costul bunurilor vândute, echipamentele specializate, costurile extraordinare de călătorie și multe altele.

Ce tipuri de cheltuieli nu sunt deductibile fiscal?
Nu toate costurile de business pot fi clasificate ca fiind obișnuite și necesare și, prin urmare, deductibile fiscal. Cheltuielile zilnice de călătorie ale angajaților, cum ar fi naveta la și de la birou, nu sunt deductibile. Regulile variază în funcție de regiune.

Cinci moduri de a îmbunătăți planificarea în cadrul companiei dumneavoastră

Vedeți exemple reale de strategii de planificare ale companiilor în ceea ce privește finanțele, marketingul, forța de muncă și multe altele.