Ce este ERP pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM)?

Pentru multe întreprinderi mici și mijlocii (IMM), alegerea unei soluții de planificare a resurselor companiei (ERP) poate părea o sarcină dificilă. Dar totul se rezumă la întrebarea: sistemul actual sprijină realizarea obiectivelor de afaceri ale companiei? Sau este un obstacol?

Pentru a continua să se dezvolte, IMM trebuie să evolueze de la foile de calcul, soluțiile software on-premises și soluțiile limitate la puncte din cloud. Pentru a avea succes în mediul digital de astăzi, care se transformă rapid și se extinde la nivel global, IMM trebuie să adopte o ERP modernă pentru finanțe și operațiuni. Dar ce este o „ERP modernă”? Și este aceasta o soluție pentru IMM?

Ce impact au tacticile de distragere a atenției asupra obiectivelor strategice ale IMM

Obiectivul principal al multor IMM este de a deveni, în cele din urmă, companii mai mari. Această aspirație poate necesita achiziții, extinderea în noi zone geografice la nivel regional, național sau global, adăugarea sau modernizarea unor produse sau servicii, metode de distribuție suplimentare sau adoptarea unor noi modele de afaceri, cum ar fi abonamentele sau franciza. Pentru majoritatea întreprinderilor mijlocii, strategia de dezvoltare este o abordare multiplă, care implică mai multe combinații ale tuturor acestor activități. Dar, indiferent de planul de acțiune, capacitatea de execuție rapidă este esențială pentru realizarea - și chiar depășirea - obiectivelor de dezvoltare.

Totuși, obiectivele strategice ale unei companii sunt blocate adesea de realitate, adică de aplicațiile și tehnologiile învechite, care consumă resursele IT și afectează productivitatea lucrătorilor.

De exemplu, atunci când IMM are mai multe aplicații software on-premises pentru a-și desfășura activitatea, personalul și partenerii IT trebuie să desfășoare activități importante, dar banale, cum ar fi backupurile de date, planificarea și testarea recuperării în caz de dezastru, corecții de securitate și o mulțime de actualizări și upgrade-uri. Aceste activități distrag permanent atenția departamentului IT (intern sau contractat) de la activități mai strategice, care ar putea ajuta compania să inoveze și să își dezvolte activitatea.

De aceea, IMM adoptă tot mai mult o abordare mai largă, „cu accent pe cloud". Cu aplicațiile ERP în cloud, IMM transferă responsabilitățile privind planificarea recuperării în caz de dezastru, gestionarea datelor, corecțiile, actualizare și majoritatea celorlalte activități IT tactice către furnizorul de cloud. Astfel, importante resurse IT devin disponibile pentru obiective strategice mai importante. În plus, datorită cloudului, IMM se pot dezvolta având încredere că furnizorul lor de cloud are grijă ca datele și sistemele lor să fie disponibile și securizate în permanență.

ERP în cloud ca avantaj competitiv și factor egalizator

Prin trecerea principalelor activități financiare și operaționale de la o abordare tactică la una strategică, IMM care adoptă metoda de ERP în cloud obțin două avantaje suplimentare:

Provocări și oportunități ERP pentru IMM

Întreprinderile mici și mijlocii se confruntă cu aceleași presiuni financiare și de personal ca și cele mai mari. Cu toate acestea, IMM cântăresc și prioritizează problemele în mod diferit, deoarece obiectivele lor finale se axează pe creșterea cotei de piață, utilizarea inovației pentru dezvoltarea serviciilor și produselor, extinderea geografică rapidă și evitarea întreruperii activității, încercând totodată să recruteze și să angajeze cele mai bune talente și alte resurse. Protejarea profiturilor și evitarea problemelor legate de fluxul de capital sunt mai importante pentru IMM decât pentru concurenții lor mai mari, deoarece IMM au la dispoziție mai puține resurse financiare și umane, dar prioritățile lor se axează pe dezvoltare, flexibilitate și inovare.

Deși veniturile și costurile pun presiune pe IMM, principalul lor motiv de îngrijorare îl reprezintă îndeplinirea obiectivelor de dezvoltare. De ce? Deoarece, deși dezvoltarea este, în general, un semn pozitiv pentru orice companie, succesul pe termen lung este cel mai important pentru IMM, care trebuie să aibă capacitatea de a crea o bază solidă pentru a se dezvolta rapid prin inovare și pentru a-și crește cota de piață. Evitarea greșelilor este cheia. Și asumarea riscului operațional - care poate compromite definitiv șansele de dezvoltare. De aceea, este la fel de important ca un IMM să se asigure că dispune de sisteme IT back-end care vor putea să îi susțină dezvoltarea viitoare.

Așadar, ERP în cloud devine esențială pentru orice IMM care dorește să se dezvolte. Pentru majoritatea companiilor, dar în special pentru IMM, finanțarea cheltuielilor de capital (CapEx) este limitată. Atunci când IMM utilizează un plan ERP axat pe cloud, capacitățile lor financiare și operaționale funcționează cu un model de finanțare lunară a cheltuielilor operaționale (OpEx), care cresc odată cu dezvoltarea, dar consumă doar ce trebuie, atunci când trebuie. În loc să implementeze sau să gestioneze sisteme on-premises care se bazează pe fonduri CapEx inițiale limitate și abrupte, IMM se pot dezvolta și pot achita ERP după nevoi. Acest lucru eliberează CapEx pentru investițiile esențiale, în echipamente noi, unități noi și activități de cercetare și dezvoltare care vizează îndeplinirea obiectivelor de dezvoltare ale IMM. Iar toate acestea devin și mai importante atunci când fondurile Cap-Ex sunt necesare pentru modernizarea sistemelor on-premises învechite prin numeroase personalizări, integrări și date.

De asemenea, IMM trebuie să facă față provocării privind distribuirea eficientă a informațiilor financiare. Adesea, elementele fundamentale ale unui sistem de contabilitate al IMM utilizează procese care au evoluat de la foi de calcul manuale, pe suport de hârtie. Această lipsă a colaborării financiare conduce, de asemenea, la izolarea funcțiilor de business. Dar, dacă un IMM își transformă operațiunile cu ERP în cloud, procesele financiare se simplifică. Mai important, se stabilește o versiune de referință pentru contabilitate și date în întreaga companie. Acest lucru poate fi reprezenta un avantaj competitiv față de alte IMM și companii mai mari concurente care se luptă cu sisteme financiare disparate.

În mediul nostru de afaceri cu ritm foarte rapid, capacitatea de a genera rapoarte predefinite, precum și crearea cu ușurință a rezultatelor ad hoc nu este doar un lucru bun de avut, ci este o cerință critică pentru software-ul de sisteme de management financiar. Adăugați cerințe pentru analize detaliate ale datelor, vizualizare informații, vizibilitate operațională sporită și rapoarte narative, iar companiile vor descoperi rapid că soluțiile software ERP trebuie să funcționeze cu ușurință cu sistemele de raportare avansate, cum ar fi soluțiile de management al performanțelor companiei (EPM).

Totuși, intrarea în cloud poate părea descurajatoare pentru un IMM. Pentru multe IMM, dezvoltarea are loc uneori mai rapid decât era planificat, fapt pentru care acestea nici nu știu exact cum pot să utilizeze soluția ERP în cloud.

Soluțiile în cloud complexe oferă funcționalități cu mult superioare celor ale sistemelor on-premises care datează din secolul trecut. Vestea bună este, însă, că, din cauza multitudinii de funcții și funcționalități ale aplicațiilor software ca serviciu (sau SaaS), foarte puține companii - indiferent de dimensiune - încep cu o suită completă de soluții ERP în cloud; majoritatea adaugă funcționalități în funcție de nevoi.

Nevoile clienților, în permanentă schimbare, sunt, de asemenea, o forță perturbatoare pentru IMM, deoarece utilizatorii business se așteaptă - dacă nu chiar impun - ca aplicațiile lor de lucru să fie similare, dacă nu superioare, celor folosite în interes personal. Acesta este un alt domeniu în care soluția ERP modernă în cloud oferă avantaje clare pentru IMM. Deoarece soluția ERP în cloud este realizată, de obicei, cu aceleași tehnologii moderne care le oferă clienților experiențe excelente în aplicațiile pentru desktop și dispozitive mobile, IMM le pot oferi instantaneu experiențe îmbunătățite angajaților și clienților lor.

9 semne că sistemul ERP nu poate susține dezvoltarea

Tehnologiile noi, de ultimă generație, precum AI, machine learning, roboții de chat și automatizarea proceselor, schimbă modul în care funcționează sistemele financiare. Atunci când migrați la un sistem ERP bazat pe cloud, puteți accesa funcționalitățile oferite de aceste tehnologii pentru a obține eficiență și a vă îmbunătăți procesul decizional.

De unde știți, însă, că actualul sistem ERP nu este adecvat pentru dezvoltare? Pentru a afla dacă soluția ERP existentă este depășită, răspundeți la următoarele întrebări despre situația financiară și operațională actuală din back-office:

1. Datele sunt descărcate și reintroduse manual în alte sisteme, în special în foi de calcul Excel?
2. Liniile de business au încredere în date și există o singură sursă de informații?
3. Procesul decizional stagnează deoarece datele sunt puse la îndoială sau nu sunt vizualizate în timp real?
4. Foile de calcul sunt utilizate mai mult decât sistemul ERP actual?
5. Închiderea financiară pare să dureze o veșnicie (săptămâni întregi)?
6. Echipele dvs. pot accepta noi modele de venituri sau metode de planificare, finanțare și prognozare?
7. Sistemul ERP este o încrengătură de soluții disparate de la diferiți furnizori, cu mai multe integrări interne sau de la terți?
8. Numărul plângerilor privind experiența clienților crește?
9. Vă confruntați cu: Cheltuieli extrem de mari pentru sistemul ERP? Expirarea asistenței pentru produsul ERP actual? Necesitatea unui upgrade urgent al ERP?

Obiectivele ERP pentru IMM

Pentru majoritatea IMM, dezvoltarea și cota de piață sunt obiectivele prioritare, asupra cărora se focalizează întreaga activitate, dar nu sunt singurele - nici pe departe. Un alt obiectiv important este rentabilitatea. Chiar dacă IMM își cresc adesea profiturile datorită scalării și volumului vânzărilor, tot este imperios necesar să cunoască toate costurile privind produsele și serviciile oferite, să gestioneze bine cheltuielile, să evalueze procedurile și procesele de achiziții directe și indirecte și să lucreze cu bugete stabilite prin intermediul prognozelor, planificării și analizelor continue.

Întreprinderile mici și mijlocii nu își pot permite să rămână în urmă, având în vedere că, în același mediu de afaceri, concurenții utilizează mijloace noi, cum ar fi aplicațiile mobile, comerțul electronic, Big Data și AI. Modernizarea sistemelor de business rămâne o responsabilitate continuă pentru IMM. Adoptarea noilor tehnologii le va permite să concureze pe o piață în continuă schimbare.

Serviciul clienți este la fel de important pentru IMM. Creșterea profitabilă menținând sistemele actuale și actualizate ajută la furnizarea atât a cadrului, cât și a guvernanței pentru fiecare afacere IMM. Modernizarea sistemelor software le permite companiilor cu o abordare orientată către client să ia în calcul necesitățile clienților lor în procesul decizional și investiții. Modul exact de a deservi cel mai bine clienții va diferi în funcție de companie, dar, de obicei, este o combinație între marcă, produse, servicii și/sau o caracteristică unică pe care ar putea să o aibă o companie în domeniul său.

Principalii factori ai succesului ERP pentru întreprinderile mici și mijlocii

Întreprinderile mici și mijlocii se străduiesc să aibă un sistem ERP modern, cu cele mai bune funcționalități. Pentru orice IMM care se axează pe performanțe financiare și pe dezvoltare, iată principalele cerințe pe care trebuie să le îndeplinească un sistem ERP modern. Acestea reprezintă un punct de pornire excelent pentru orice discuție privind implementarea unui ERP modern:

• Aplicații financiare de bază care includ registrul general, obligațiile de plată (AP) și creanțele (AR), pentru urmărirea cheltuielile în raport cu încasările, bilanțul contabil, raportarea profitului și pierderilor și ciclul comandă - plată (OTC) al clienților și achiziție - plată (P2P) al furnizorilor.
• Procese lider în domeniu pentru integrarea soluțiilor suplimentare pentru managementul proiectelor, managementul forței de muncă și activitățile HR de bază.
• Un sistem clar și auditabil pentru gestionarea calculării costurilor produselor, menținerea unui repository comun pentru KPI și rapoarte și controlul securității prin accesul angajaților la sistem în funcție de rol.
• Funcționalități pentru monitorizarea conformității cu reglementările, calității datelor și stării tuturor sistemelor.
• Procese interfuncționale și proceduri standardizate între operațiuni, serviciul clienți, logistică, finanțe și vânzări, pentru a susține colaborarea în timp real între departamente sau divizii.
• Finanțe integrate nativ cu CRM, comerțul electronic, portaluri cu autoservire pentru clienți și furnizori, planificare și bugetare, analiză de afaceri, gestionarea comenzilor, planificarea lanțului de aprovizionare, producție și alte capacități, după caz.

Soluții software de ERP pentru IMM

În ceea ce privește motivele pentru care companiile își pot schimba sau moderniza sistemele ERP, există mulți factori determinanți. În fruntea listei se află utilizarea celor mai recente caracteristici și funcții.

Pe măsură ce afacerea crește pentru un IMM, gestionarea unui volum crescut de tranzacții, viteza accelerată a informațiilor și noile cerințe de proces pot necesita adăugarea de funcționalități. Ușurința în utilizare este cheia pentru implicarea angajaților și se află pe locul al doilea pe listă. Prioritatea este ca soluția ERP să își facă treaba, dar să fie totodată ușor și intuitiv de utilizat.

Pe baza ofertei lor de afaceri, flexibilitatea IMM ar trebui să permită rentabilitatea și dezvoltarea - două obiective de business esențiale. Flexibilitatea este la fel de importantă pentru soluția de planificare a resurselor companiei în sine, precum și pentru implementarea acesteia.

Pe scurt, dacă un sistem ERP nu corespunde nevoilor actuale ale companiei dvs., este momentul să îl schimbați. Companiile aflate în această situație trebuie să își schimbe întreaga strategie și toate sistemele IT, dacă doresc să își atingă obiectivele. O abordare ERP bazată pe cloud - furnizorul oferind asistență privind dezvoltarea și integrarea - este cea mai bună soluție viabilă. Opțiunile variază, dar accentul pe flexibilitate și securitate este o abordare înțeleaptă.

Soluții financiare pentru întreprinderile mici și mijlocii

Adoptarea ERP începe, de obicei, cu soluții financiare. La fel ca întreprinderile mari, IMMai nevoie de un mijloc de a urmări cheltuielile, încasările, bilanțurile și profiturile/pierderile generate, precum și funcționalitatea registrului general. Patru dintre cele mai comune procese ERP pe care le adoptă IMM inițial includ obligațiile de plată, creanțele, registrul general și statul de plată. Obligațiile de plată și creanțele sunt două procese pe care IMM le utilizează pentru a se conecta cu clienții și furnizorii. Creanțele se referă la procesul comandă - plată în cazul clienților (preluarea comenzii, livrarea produsului sau serviciului, facturarea și colectarea plății). Obligațiile de plată gestionează tranzacțiile cu furnizorii.

Obligațiile de plată sunt cheia procesului de achiziție - plată sau aprovizionare - decontare, presupune comandarea de bunuri sau servicii de la un furnizor și include emiterea de chitanțe, procesarea facturilor și plățile. Registrul general este coloana vertebrală a oricărui sistem contabil.

Alte domenii de soluții care câștigă, de asemenea, importanță în ceea ce privește managementul financiar al IMM includ gestionarea cheltuielilor, achizițiile, inventarul și managementul proiectelor.

Aplicații administrative și funcționale

Pe lângă aplicațiile financiare comune, sistemul ERP al IMM ar trebui să includă aplicații administrative și funcționale de bază.

Funcționalitatea HR de bază poate face parte, de asemenea, din anumite sisteme ERP; acesta este un alt domeniu pe care IMM l-ar putea externaliza inițial. Pe măsură ce se dezvoltă, acestea pot căuta o soluție HR care se integrează bine în ERP.

Software-ul pentru managementul de bază al forței de muncă le permite companiilor să prognozeze cererea de manoperă și volumul de lucru; să definească și să asigneze programări pentru îndeplinirea obiectivelor de business; să capteze datele privind orele lucrate, absențele și alte date privind forța de muncă; să urmărească respectarea programărilor și productivitatea și să respecte legislația privind forța de muncă și regulile de plată. Întrucât cerințele privind managementul și raportarea forței de muncă devin tot mai complexe, utilizarea unei soluții de management al forței de muncă sau pentru timp și manoperă integrate în sistemul ERP poate fi următorul pas.

În plus, companiile de toate dimensiunile concurează pentru soluțiile în cloud de recrutare care îmbunătățesc nu doar procesul de angajare, ci și experiența generală a angajaților - care contribuie la retenția acestora. Împreună, aceste soluții de management al angajaților cresc nevoia de aplicații complexe, care lucrează împreună pentru recrutare, orientare, dezvoltarea carierei, state de plată și beneficii.

Procesele de bază ale controlul funcționării

În afară de aplicațiile financiare de contabilitate și administrative, există multe alte funcționalități legate de controale, procese, vizibilitate și integrare pe care în special IMM ar trebui să le adopte.

Deși IMM indică, de obicei, că obiectivul lor general este să se dezvolte, rentabilitatea și controlul costurilor au o mare importanță, deoarece nimeni nu poate funcționa cu încredere fără a-și supraveghea cheltuielile. La un moment dat, IMM nici nu mai pot supraviețui, dacă nu își cunosc cheltuielile și nu le pot controla.

Cu soluția ERP bazată pe cloud, IMM pot obține un sistem de business integrat care le oferă organizațiilor un sistem de înregistrare unitar, complet și auditabil. Soluțiile ERP în cloud facilitează comunicarea și colaborarea prin eliminarea silozurilor de date și a proceselor deconectate. Un repository central pentru parametrii de performanță și KPI - disponibil la cerere - sprijină această abordare. Punerea informațiilor la dispoziția cui trebuie, în funcție de rol și responsabilități, reprezintă, de asemenea, o metodă de control. Asigurarea accesului persoanelor potrivite la informațiile de care au nevoie este esențială, deoarece acestea pot lua astfel decizii informate, în timp util.

Întrucât organizațiile cresc și se extind, trebuie să dispună de canalele ideale pentru fluxul de informații. Soluțiile ERP integrează diferite departamente (operațiuni, serviciu clienți, logistică, vânzări și financiar). Având departamente strâns integrate cu un model de date comun, se elimină timpul pierdut cu verificarea și corectarea erorilor între silozurile care existau anterior. Rezultatul este un flux mai rapid de informații și o colaborare îmbunătățită între departamente.

De ce să alegeți cloudul pentru soluția dvs. ERP?

Atunci când liderii IMM aleg sistemul ERP de care au nevoie pentru a gestiona cât mai bine finanțele și operațiunile, opiniile vor fi împărțite inițial, în funcție de vechimea, instruirea, domeniul și rolul fiecărui angajat. Cu toate acestea, până la urmă, concluzia unanimă va fi aceeași, că opțiunea ideală este reprezentată de o soluție ERP modernă. Pentru multe IMM, o soluție ERP bazată pe cloud este opțiunea ideală. Prin standardizarea pe o singură platformă a mai multor departamente, soluția ERP în cloud rezolvă probleme de integrare pentru organizațiile care au probleme cu fuzionarea soluțiilor învechite sau mai performante.

ERP în cloud simplifică integrarea în funcția financiară și în diferitele linii de afaceri. Mai mult, soluțiile ERP în cloud pot ajunge direct la client, oferind baza necesară pentru a oferi caracteristicile de autoservire pe care le iubesc clienții.

IMM trebuie să aibă flexibilitatea necesară pentru a se extinde în funcție de necesități. Acestea aleg adesea cloudul deoarece oferă o soluție ERP care se scalează cu ușurință. De asemenea, tranziția la cloud elimină majoritatea costurilor pentru gestionarea sistemelor ERP on-premises. IMM au nevoie de o soluție care să poată fi ușor integrată și să evite actualizările costisitoare, precum și de o soluție care să ofere securitate constantă și durabilă pentru toate datele lor.

La fel de important este și faptul că o soluție ERP în cloud reduce nevoia menținerii unui personal IT care să asigure „supraviețuirea”. Acest lucru permite IMM să își utilizeze resursele IT pentru activități mai strategice, axate pe extinderea pieței și alte inițiative de business.

Pentru a face față concurenței, o întreprindere mică sau mijlocie are nevoie de mai mult decât o soluție ERP on-premises. Are nevoie de cele mai bune practici integrate, funcționalități actualizate și de cele mai noi tehnologii de transformare, furnizate printr-o infrastructură cloud globală lider în domeniu. Suita ERP în cloud de la Oracle este cea mai complexă și mai scalabilă soluție disponibilă astăzi, fiind considerată lider de piață de către cei mai importanți analiști. Oracle Cloud ERP este soluția ideală pentru IMM, cu peste 8.500 de clienți la nivel global, de toate dimensiunile, din toate domeniile în care se utilizează procesele ERP esențiale. Cu Oracle Cloud ERP, IMM câștigă un avantaj competitiv care ajută organizațiile să își crească prezența pe piață și rentabilitatea.