12 provocări importante pentru departamentul HR în domeniul sănătății, care trebuie rezolvate în 2023

1. Managementul personalului

Într-un raport din 2021, Asociația Colegiilor Medicale Americane a dezvăluit că SUA s-ar putea confrunta cu un deficit de 124.000 de cadre medicale până în 2034. Raportul estimează un deficit de aproape 50.000 de medici primari și până la 77.000 de specialiști.

Tehnologia poate ajuta echipele HR să gestioneze managementul personalului. Sistemele de management al capitalului uman (HCM) bazate pe cloud oferă furnizorilor de servicii medicale o vizualizare în timp real a cerințelor actuale și viitoare de personal, în timp ce sistemele de planificare a resurselor din cloud ale companiilor le ajută să planifice bugete pentru a menține sau a crește nivelul personalului. De asemenea, tehnologia poate îmbunătăți furnizarea serviciilor HR – de exemplu, permițând candidaților la un loc de muncă să candideze pentru posturi libere pe dispozitivele lor mobile, ceea ce accelerează procesul de verificare a solicitanților, de programare a interviurilor și de realizare a ofertelor, înaintea concurenței, pe o piață extrem de dinamică.

2. Epuizarea

Clinica Mayo definește epuizarea ca o formă de stres legată de muncă – „o stare de epuizare fizică sau emoțională care implică, de asemenea, un sentiment redus de realizare și pierdere a identității personale.” Într-un sondaj efectuat de Asociația Medicală Americană, jumătate dintre respondenți, inclusiv 56% dintre asistenții medicali, au admis că au cel puțin un simptom de epuizare. O treime au raportat niveluri ridicate de anxietate sau depresie, iar 25% dintre medicii intervievați au declarat că intenționează să renunțe la practica lor în termen de doi ani.

Pentru a reduce epuizarea, echipele HR din domeniul sănătății trebuie să asigure sănătatea și bunăstarea angajaților în valorile de bază ale organizației lor. De asemenea, pentru a transpune aceste valori în practică, departamentul HR trebuie să adopte analizele de date pentru a îmbunătăți planificarea, personalul și programul de lucru, răspunzând la întrebări precum: Câte resurse și paturi au fost consumate în ultimele trei luni? Cât de probabil este ca pacienții să se întoarcă la spital sau să își prelungească internarea? Și cum se poate evita penuria de resurse în timpul sezonului gripal de vârf? De asemenea, analizele pot ajuta echipele HR să identifice factorii care îi determină pe angajați să rămână sau să plece. Dincolo de analize, tehnologiile digitale îi ajută pe angajați să rămână conectați și să reducă stresul, ajutându-i să gestioneze mai ușor și mai eficient activitățile de rutină – inclusiv verificarea programului de lucru, accesarea înregistrărilor personale și efectuarea sondajelor privind satisfacția în muncă – oricând, oriunde și pe orice dispozitiv.

3. Păstrarea angajaților

Deficitul de personal și epuizarea angajaților au un impact negativ asupra păstrării angajaților. În Statele Unite, rata medie de părăsire a organizației de către angajații din spitale, în 2021, a fost de 25,9%, o creștere de 6,4 procente față de anul precedent, potrivit companiei pentru managementul personalului din domeniul medical – NSI. În ultimii cinci ani, spitalele și-au schimbat personalul, în medie, cu peste 100%.

În 2021, rezilierea voluntară a reprezentat 95,5% din fluctuația de personal din spitale. Spre deosebire de domeniile în care liniile de producție pot fi închise sau un anumit procent din comenzi pot fi refuzate, domeniul sănătății trebuie să asigure completarea schimburilor pentru a asigura asistența medicală a pacienților. Dacă lipsa de personal duce la ore suplimentare obligatorii, angajații solicită angajatorilor condiții de muncă mai bune, aleg șomajul temporar sau chiar pensionarea anticipată. Tinerii medici își părăsesc locurile de muncă de două ori mai rapid decât medicii în vârstă, iar aproape o treime din asistenții medicali nou angajați pleacă în termen de un an, conform studiului NSI.

Pentru a îmbunătăți retenția, echipele HR trebuie să treacă dincolo de mărirea salariilor și îmbunătățirea programului de lucru. Unele organizații din domeniul sănătății încearcă să creeze o cultură mai atractivă, inclusiv relaxarea codului vestimentar. Calvert Health System, un spital din Maryland, a lansat un program care folosește un algoritm software pentru identificarea și rezolvarea problemelor la locul de muncă. Programul permite angajaților să raporteze în mod anonim probleme precum încălcarea regulilor, erorile medicale și conflictele de personal, oferind o mulțime de informații care ajută departamentul HR să rezolve problemele, înainte ca acestea să dăuneze retenției.

4. Programul de lucru și managementul

Când angajații din domeniul asistenței medicale sunt suprasolicitați sau simt că nu au niciun cuvânt de spus privind programul lor, rezultatul este adesea epuizarea, îngrijirea superficială a pacienților și o rată ridicată de părăsire a organizației. Ajutând echipele din cadrul companiei să gestioneze mai bine programul de lucru, departamentul HR poate ajuta, de asemenea, la păstrarea talentelor.

În mod tradițional, companiile din domeniul sănătății au utilizat foi de calcul pentru a gestiona programul de lucru al personalului – un proces manual incomod. În prezent, software-ul pentru programarea asistenței medicale simplifică procesul, economisind timp și îmbunătățind experiența angajaților. Angajații primesc notificări automate privind programul de lucru, inclusiv mesaje despre modificările acestuia, pe dispozitivele lor mobile. Cel mai bun software permite angajaților să solicite pauze sau să își schimbe turele cu un coleg. Managerii pot crea programări zilnice sau săptămânale în câteva minute. Analizele programului de lucru pot indica managerilor momentele în care un membru al personalului este suprasolicitat – de exemplu, prin identificarea membrilor echipei care ratează în mod constant pauzele sau lucrează peste programul normal – și pot oferi informații care să ajute organizațiile să-și îmbunătățească condițiile generale de lucru.

5. Îmbunătățirea satisfacției pacienților

Satisfacția pacienților este o problemă a departamentului HR, deoarece este strâns legată de performanța angajaților. Dacă medicii întârzie în mod sistematic la programări, asistenții medicali tratează pacienții cu superficialitate sau personalul din front-desk nu este eficient atunci când stabilește programări sau răspunde la întrebări, satisfacția pacientului fiind afectată. Un studiu realizat de Institutul Național de Sănătate a arătat că 39% dintre oameni au evitat să meargă la medic din cauza experiențelor anterioare neplăcute.

Prin intermediul sondajelor, întâlnirilor în grupuri mici sau funcțiilor de feedback integrate în sistemele lor HCM, departamentul HR trebuie să identifice problemele principale care afectează performanțele angajaților, indiferent dacă includ un program de lucru prelungit, salariul redus, tehnologia învechită sau alți factori. Prin remedierea problemelor care afectează satisfacția angajaților, departamentul HR poate contribui la creșterea satisfacției pacienților.

6. Menținerea conformității înregistrărilor

Departamentul HR este responsabil pentru definirea politicilor și procedurilor de respectare a conformității cu reglementările care guvernează datele pacienților. În conformitate cu Healthcare Insurance Portability and Accountability Act, domeniul sănătății din SUA trebuie să îndeplinească standarde stricte pentru colectarea datelor despre pacienți, stocarea înregistrărilor, accesul la înregistrări și multe altele. Nerespectarea acestor măsuri poate duce la amenzi de până la 1,5 milioane USD pe an.

Departamentul HR trebuie să contribuie prin crearea unei culturi a conformității, colaborând îndeaproape cu echipa IT și cea juridică a organizației, pentru protejarea înregistrărilor medicale. Cu ajutorul departamentului HR, o organizație din domeniul sănătății poate decide cine trebuie să aibă acces la informațiile sensibile, ce se întâmplă atunci când un angajat încalcă o politică și unde vor fi păstrate și actualizate politicile și procedurile, în funcție de necesități. Prin stabilirea unor abordări inteligente privind conformitatea cu reglementările, inclusiv instruirea pentru toți angajații, departamentul HR ajută la protejarea organizației împotriva sancțiunilor financiare și a proceselor, ușurând efortul administrativ general.

7. Instruirea și dezvoltarea

Un program cuprinzător de instruire și dezvoltare oferă avantaje multiple, inclusiv o reținere mai mare a personalului, o conformitate juridică îmbunătățită și o mai bună îngrijire a pacienților. Dar, potrivit Asociației pentru Dezvoltarea Talentelor, în medie, lucrătorii din domeniul sănătății petrec cu 34% mai puțin timp pe an cu instruirea decât angajații din alte domenii, datorită naturii muncii în schimburi și a diversității sporite de roluri, abilități și certificări.

Având în vedere gravitatea deficitului de personal și a epuizării angajaților, organizațiile din domeniul sănătății trebuie să investească în toate tipurile de instruire și dezvoltare. Instruirea în domeniul securității și conformității cu reglementările este benefică pentru toți angajații. Instruirea specializată pentru cadrele medicale și administratori îmbunătățește asistența pacienților și experiența angajaților. Planurile de dezvoltare bine definite oferă angajaților oportunități de carieră realizabile. Este deosebit de important ca angajații din spitale și din alte locuri de muncă 24/7 să aibă acces la instrumente de instruire funcțională, oricând și oriunde au nevoie de ele. Tehnologia poate juca un rol important în acest domeniu, de la asigurarea accesibilității instruirii și dezvoltării, de pe orice dispozitiv, la asigurarea unui sistem de urmărire online care să trimită alerte automate, atunci când se apropie termenele limită pentru instruire.

8. Siguranța pacienților și a angajaților

În majoritatea cazurilor, cauzele siguranței necorespunzătoare a pacienților sunt neintenționate sau pot fi rezultatul instruirii insuficiente a angajaților sau nerespectării procedurilor. Prin rezolvarea unor provocări importante din domeniul sănătății – deficitul de personal, epuizarea, programul prelungit și instruirea necorespunzătoare – departamentul HR poate contribui, de asemenea, la îmbunătățirea siguranței și bunăstării pacienților.

Siguranța angajaților este amenințată de riscurile inerente ale locului de muncă. Potrivit Biroului de Statistică a Muncii din SUA, personalul medical se confruntă cu un risc ridicat de rănire la locul de muncă, cum ar fi tăieturile provocate de obiectele ascuțite, expunerea la substanțe chimice și medicamente și afecțiuni ale spatelui, cu peste 600.000 de angajați răniți în fiecare an. Amenințarea continuă a COVID-19 și a altor boli infecțioase ridică considerabil mizele. În plus, riscul agresiunilor la locul de muncă împotriva angajaților din domeniul asistenței medicale este de patru ori mai mare decât cel al angajaților din alte domenii, potrivit rapoartelor Administrației pentru Sănătate și Securitate în Muncă din SUA (OSHA). Pe lângă siguranța fizică și bunăstarea emoțională este o provocare. Un studiu a arătat că unul din patru angajați din domeniul sănătății au experimentat sau au observat niveluri de stres emoțional la locul de muncă.

Nu există nicio soluție magică. Departamentul HR este responsabil pentru instruirea noilor angajați cu privire la standardele de siguranță stabilite de OSHA și de propria organizație, precum și de asigurarea unui mediu de lucru sigur de către manageri. Departamentul HR trebuie să examineze și să actualizeze cu regularitate politicile și procedurile de siguranță și să colaboreze cu echipa de management al infrastructurii pentru a evalua riscurile potențiale de la locul de muncă.

9. Compensații competitive

Managerii HR întâmpină multe obstacole în căutarea medicilor, asistenților medicali și personalului administrativ de top. Profesioniștii din domeniul medical semnează adesea contracte necompetitive care necesită o perioadă lungă de preaviz, înainte de eliberarea locului de muncă. Dacă unitatea dvs. medicală este situată într-o zonă îndepărtată, este posibil ca personalul de care aveți nevoie cel mai mult – medici specialiști și asistenți medicali – să nu fie interesat să se mute acolo.

Din aceste motive și din multe altele, este esențial să oferim un pachet atractiv de remunerare și beneficii, evaluat în raport cu cele oferite de concurenții direcți. În plus față de o ofertă salarială, cel puțin echivalentă cu cea a concurenței, angajatorii din domeniul sănătății trebuie să ofere, de asemenea, beneficii standard, cum ar fi o asigurare de sănătate, inclusiv stomatologică și oftalmologică, precum și un plan de economii pentru pensii de 401(k) sau un altul. Dar acestea sunt doar elementele de bază. În funcție de posturile pe care doresc să le ocupe angajații, echipele HR din domeniul sănătății trebuie să se gândească la extinderea beneficiilor pentru a include servicii plătite de îngrijire a copiilor, programe de sănătate mintală, abonamente la sală, acordarea unor rambursări pentru împrumuturile studenților și beneficii pentru navetiști, precum acoperirea costurilor cu transportul public.

10. Îmbunătățirea brandului angajatorului

Este mai ușor ca niciodată pentru cei care caută un loc de muncă să găsească angajatori, datorită Glassdoor și altor surse online, fapt care prezintă atât o provocare, cât și o oportunitate pentru furnizorii de servicii medicale. Pentru a convinge cele mai bune talente să se alăture organizației lor, echipele HR din domeniul sănătății trebuie să colaboreze cu departamentul de marketing, pentru a crea un brand convingător al angajatorului.

Experții avertizează că brandingul de succes este brandingul onest. Cum este de fapt să lucrați în organizația dvs.? De ce sunt îndrăgostiți angajații de organizația dvs. și ce face aceasta pentru a le îmbunătăți constant activitatea? Un sfat: permiteți angajaților să vă spună povestea – povestea lor, de fapt – descriind nu numai ceea ce fac, ci și modul în care se simt atunci când vin la birou. Dacă mediul dvs. de lucru este alert, includeți acest aspect în povestire, pentru a atrage candidații care sunt motivați de entuziasm. Dacă ați reușit să păstrați angajații la niveluri mai mari decât media, asigurați-vă să comunicați motivele pentru care aceștia rămân, indiferent dacă motivele sunt stabilitatea, managementul atent, activitatea incitantă, legăturile strânse între colegi sau un alt factor.

11. Costurile cu forța de muncă și salariile

Creșterea costurilor cu forța de muncă se adaugă provocărilor financiare cu care se confruntă sistemele de sănătate din SUA. Un raport al Kaufman Hall (PDF) arată că aceste costuri cu forța de muncă din domeniu au crescut cu mai mult de o treime de la debutul COVID-19. Forța de muncă aflată sub contract este un motiv important, reprezentând acum 11% din costurile totale cu forța de muncă din sistemele de sănătate. Salariile medii pe oră pentru asistenții medicali cu contract au crescut dramatic, cu 106% între 2019 și 2022.

Există o serie de modalități prin care angajatorii din domeniul sănătății pot reduce costurile cu forța de muncă și cu salariile, oferind în același timp compensații competitive. Analizați orele suplimentare și plățile primelor, precum plata dublă și plata triplă, pentru a identifica departamentele care efectuează de regulă plăți suplimentare. Verificați structura de management și reduceți posturile, acolo unde este posibil. Acest lucru nu numai că va economisi bani, dar va arăta și angajaților din prima linie că managementul nu este scutit de măsuri de reducere a costurilor. Poate cel mai important, atunci când este posibil, reduce dependența de angajații sub contract – serviciile de asistență medicală ambulante și alți lucrători temporari – care de obicei primesc o primă de piață și sunt scumpi de înlocuit.

12. Fiți la curent cu cele mai recente tehnologii

Tehnologia transformă domeniul sănătății la fel ca pe oricare altul. Medicii și cadrele medicale practicante consultă acum pacienții de la distanță, în special pe cei în vârstă și pe cei foarte contagioși, economisind timp și îmbunătățind siguranța. Înregistrările medicale au fost digitalizate de mult timp, iar personalul clinic poate colecta date, uneori în timp real, de la dispozitivele portabile sau încorporate ale pacienților.

Cu toate acestea, deoarece tehnologia medicală a continuat să avanseze, mulți angajați din domeniul sănătății nu au ținut pasul cu anumite sisteme, care au avut o curbă de învățare abruptă. Echipele HR trebuie să asigure instruirea obligatorie privind noile sisteme medicale și să ofere timpul necesar angajaților pentru a participa și finaliza aceste cursuri. Angajarea unor persoane pasionate de tehnologie poate fi o idee bună, deși pe o piață restrânsă a muncii, angajatorii nu pot fi întotdeauna pretențioși.