Importanța departamentului de resurse umane (HR) în domeniul medical
Margaret Lindquist | Strateg de conținut în domeniul medical | 23 martie 2023
La baza oricărui sistem de sănătate se află oamenii, personalul medical și auxiliar direct responsabil pentru îngrijirea și satisfacția pacienților. Departamentul de resurse umane din domeniul medical are în răspundere angajarea și integrarea persoanelor respective, promovarea pozitivității și compasiunii la locul de muncă, sprijinirea angajaților în dezvoltarea carierei și asigurarea faptului că organizațiile lor și membrii acestora respectă o serie de politici și reglementări privind siguranța, confidențialitatea, instruirea și altele. Pentru a face față acestor provocări dificile, în condițiile deficitului imens de personal, epuizării accentuate a angajaților și creșterii costurilor cu forța de muncă, departamentele HR din domeniul medical sunt obligate să creeze programe și politici inovatoare și eficiente.
Ce este departamentul HR în domeniul sănătății?
Departamentele HR ale organizațiilor din domeniul medical au responsabilitățile HR tipice, cum ar fi recrutarea, angajarea și consilierea conducerii superioare în privința pachetelor salariale și beneficiilor necesare atragerii și reținerii celor mai buni angajați. Pe de altă parte, se confruntă cu provocări deosebit de dificile, specifice domeniului de activitate. Sunt responsabile pentru comunicarea și monitorizarea numeroaselor reglementări federale și la nivel de stat privind certificările, siguranța, confidențialitatea ș.a.m.d. Fac angajări într-un domeniu în care concurența pentru angajați este acerbă, iar candidații au nenumărate opțiuni. Supraveghează zilnic o forță de muncă aflată frecvent în situații stresante și căreia trebuie să i se asigure protecția fizică și sprijin moral. Colaborează cu departamentul IT pentru a proteja confidențialitatea datelor despre pacienți și angajați. Colaborează cu managerii pentru optimizarea programării personalului, astfel încât să se evite epuizarea acestuia, și creează programe pentru îmbunătățirea îngrijirii și satisfacției pacienților – de exemplu, prin introducerea unor sisteme de compensare și acordare de bonusuri prin care se realizează un echilibru între calitatea superioară a serviciilor oferite și sumele plătite de pacienți.
Concluzii cheie
- Departamentele HR din domeniul medical trebuie să creeze, să monitorizeze și să pună în aplicare programe de instruire și dezvoltare a angajaților, nu doar pentru a respecta legislația, ci și pentru a pregăti o forță de muncă excelentă, în condițiile unei lipse acute de asistenți medicali, medici și alți profesioniști din domeniul sănătății, accentuată de pandemia de COVID-19.
- Crearea și menținerea unei culturi organizaționale pozitive reprezintă cheia atragerii noilor angajați, motivării celor actuali și promovării inovării. De asemenea, pot îmbunătăți îngrijirea și satisfacția pacienților – angajații care sunt mulțumiți de cultura lor organizațională și se simt apreciați la locul de muncă acordă o prioritate mai mare îngrijirii pacienților.
- Departamentul HR are sarcina de a crea programe de instruire și a asigura participarea la acestea, în cadrul unui proces complex de integrare și dezvoltare profesională a angajaților. Diferența dintre un angajat slab instruit și unul bine instruit poate fi o chestiune de viață sau de moarte pentru pacienți.
Explicarea activității de resurse umane în domeniul medical
Managerii HR din domeniul medical au toate responsabilitățile colegilor din alte domenii, plus multe altele, specifice domeniului lor. Printre acestea se numără gestionarea unei rate foarte mari a fluctuației de personal, oferirea de asistență pentru sănătatea mintală și fizică a angajaților, monitorizarea conformității acestora cu certificarea și măsurarea succesului organizației pe baza nivelului de îngrijire și de satisfacție a pacienților (spre deosebire de performanța financiară).
Un departament HR din domeniul medical concepe practici de angajare menite să asigure atragerea în organizația sa a celor mai bine calificați candidați și conlucrează cu conducerea superioară pentru a crea pachete atractive de compensații și stimulente, în contextul competitivității extrem de mari de pe piața muncii. Se asigură că angajații sunt la curent cu certificările obligatorii prin lege. Urmărește tendințele tehnologice, pentru a se asigura că angajații dispun de instrumentele și sistemele HR de care au nevoie. Poate cel mai important, este responsabil pentru promovarea unei culturi a muncii pozitive, în care angajații colaborează între ei, se simt confortabil împărtășindu-și problemele managementului și se simt apreciați pentru munca lor importantă – un mediu ideal pentru reducerea ratei de fluctuație a personalului și oferirea celei mai bune îngrijiri medicale a pacienților.
Importanța HR în domeniul medical
Într-un domeniu în care angajații sunt foarte greu de angajat, de reținut și de instruit, importanța departamentului HR nu poate fi trecută cu vederea. Departamentele HR din domeniul medical trebuie să facă față complexității reglementărilor guvernamentale și contractelor sindicale, precum și creșterii constante a costurilor cu forța de muncă. De asemenea, se confruntă cu provocări unice legate de siguranța fizică, stresul la locul de muncă și lipsa de personal. Este extrem de important ca aceste departamente să își ajute organizațiile să facă față acestor provocări, concentrându-se asupra a patru aspecte principale.
Sprijinirea angajaților
Având în vedere volumul imens de feedback pe care îl colectează un departament HR prin sondaje, grupuri tematice, programe de instruire și alte mijloace, acesta are cea mai mare posibilitate de a sprijini angajații sub toate aspectele, de la compensații până la programul de lucru și sănătate. Astfel, nu doar că transmite conducerii superioare doleanțele și nevoile angajaților, ci se asigură și de faptul că aceasta nu ignoră acțiunile forței de muncă, inclusiv fluctuațiile de personal neobișnuit de mari și activitățile sindicale.
Reducerea ratei de fluctuație a personalului
Nu există modul perfect în care organizațiile din domeniul medical să poată reduce fluctuația de personal, dar toate trebuie să facă acest prim pas: să analizeze motivele pentru care părăsesc angajații organizația, în special cei cu performanțe înalte, și să stabilească modalitățile prin care i-ar fi putut reține. Evaluați acțiunile respective în comparație cu lista celor mai bune practici, inclusiv programul de lucru flexibil, oportunitățile generoase de instruire și promovare, tehnologia care automatizează activitățile de rutină și salariul mai bun. Pe lângă analiza datelor din interviurile luate la părăsirea organizației, întrebați angajații actuali ce le place la organizație și ce cred că se poate îmbunătăți, pentru a-i ajuta să mențină un echilibru real între viața profesională și cea privată și să se simtă apreciați pentru munca importantă și solicitantă pe care o depun. Conform cercetărilor Centrului național pentru informații biotehnologice din SUA, printr-o cultură a pozitivității la locul de muncă se poate crește motivația angajaților, reduce absenteismul și influența pozitiv relația dintre pacient și medic.
Menținerea conformității
Departamentul HR din domeniul medical trebuie să se asigure că organizația sa respectă o serie de legi specifice acestui domeniu. În SUA, aceste legi includ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA, privind protecția datelor despre pacienți), Emergency Medical Tratament and Labor Act (EMTALA, care le impune spitalelor să trateze toți pacienții care vin la camera de gardă, chiar dacă nu pot plăti), Patient Safety and Quality Improvement Act (PSQIA, privind protecția lucrătorilor din domeniul sănătății care raportează erori medicale și condiții de muncă nesigure) și Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH, privind promovarea utilizării tehnologiei pentru îmbunătățirea calității, siguranței și eficienței îngrijirii medicale). De asemenea, mai există numeroase reglementări care sunt valabile pentru anumite tipuri de medici. De exemplu, în Massachusetts, terapeuții respiratori trebuie să finalizeze un curs de 15 ore o dată la doi ani. Este responsabilitatea HR să se asigure că sunt comunicate cerințele pentru diverse posturi și că angajații le cunosc. De asemenea, departamentul HR colaborează îndeaproape cu echipa juridică a organizației pentru a crea și a aplica programe de instruire a angajaților privind modul în care pot respecta legislația și evita chemarea în judecată.
10 practici excelente pentru departamentele de resurse umane din domeniul medical
HR din domeniul medical înseamnă mult mai mult decât angajarea și concedierea personalului sau gestionarea beneficiilor și a statelor de plată. Domeniul sănătății trece prin mari schimbări, datorită creșterii numărului de reglementări guvernamentale, fluctuației de personal tot mai mari și noilor metode bazate pe tehnologie pentru furnizarea și monitorizarea serviciilor medicale. În consecință, managerii HR trebuie să creeze strategii, programe și politici noi. Iată 10 practici excelente.
1. Oferiți oportunități de instruire și avansare în carieră
Instruirea angajaților noi și continuarea instruirii celor existenți sunt imperative pentru domeniul medical. Diferența dintre un angajat slab instruit și unul bine instruit poate fi o chestiune de viață sau de moarte. Departamentul HR trebuie să creeze programe de instruire și să asigure participarea la acestea, în cadrul unui proces complex de integrare și dezvoltare profesională a angajaților. Beneficiile sunt diverse, de la conformitatea cu legislația de bază până la rate mai mari de reținere a angajaților și îmbunătățirea îngrijirii pacienților. Utilizarea unui software care le reamintește angajaților de termenele limită pentru noile cursuri de instruire și îi ajută să își urmărească progresele este esențială.
2. Oferiți opțiuni de lucru flexibile
Potrivit raportului „Future Health Index 2022”, principala doleanță a lucrătorilor din domeniul sănătății este să aibă un program de lucru flexibil. Angajatorii o pot îndeplini în mai multe moduri, inclusiv prin opțiuni de muncă la distanță, dacă rolul permite, oferindu-le angajaților mai mult control asupra programului de lucru, și prin utilizarea de software pentru stabilirea programului, astfel încât angajații să poată face schimb de tură dintr-o aplicație instalată pe dispozitivul lor mobil. Și cele mai recente aplicații de programare pentru managementul capitalului uman (HCM) pot filtra turele disponibile în funcție de certificările și experiența unui anumit lucrător.
3. Acordați prime de instalare
În contextul deficitului de personal din orice domeniu, două treimi dintre spitale acordă prime de instalare pentru a recruta medici talentați, asistenți medicali și alți profesioniști, arată un sondaj realizat de agenția de recrutare Avant Healthcare Professionals. Așadar, considerabil mai multe decât înainte de pandemie, când mai puțin de 40% au raportat că folosesc astfel de prime. O primă de instalare medie pentru infirmieri este de aproximativ 15.000 USD, conform unei analize a listelor de posturi disponibile. Aceste prime reprezintă cel mai bun argument în cazul în care candidații oscilează între locurile de muncă oferite de doi angajatori. În unele cazuri, primele de instalare sunt esențiale pentru atragerea candidaților, mai ales dacă aceștia nu pot accepta o ofertă din cauza costurilor relocării.
4. Creați cele mai bune pachete salariale de pe piață
Cele mai bune pachete salariale de pe piață înseamnă mai mult decât salariu și prime. Angajații își doresc și alte beneficii de bază, cum ar fi asigurare medicală și stomatologică, asigurare de viață, concediu plătit și un plan de economii pentru pensie. Dar mai există și alte mijloace de compensare, cum ar fi abonamentele la o sală de fitness, rambursarea taxelor de școlarizare, resursele de planificare financiară, subvențiile pentru îngrijirea copiilor și beneficiile pentru navetiști. Primul pas pentru liderii organizațiilor din domeniul medical este să discute cu angajații pentru a le cunoaște prioritățile. Răspunsurile lor vă pot surprinde.
5. Evidențiați cultura
Crearea și menținerea unei culturi organizaționale pozitive reprezintă cheia atragerii candidaților, reținerii angajaților și promovării inovării. Astfel, angajații care sunt mulțumiți de cultura lor organizațională și se simt apreciați vor acorda o prioritate mai mare îngrijirii pacienților. Mai mult, cercetările efectuate de Serviciul național de sănătate din Regatul Unit arată că o cultură organizațională disfuncțională în domeniul medical a determinat creșterea ratei mortalității în rândul pacienților. Printre măsurile pe care le pot lua organizațiile din domeniul medical pentru a-și îmbunătăți cultura organizațională se numără crearea unui proces de orientare profesională cuprinzător și atractiv, instituirea unui program de mentorat, recunoașterea și recompensarea realizărilor angajaților (atât mari, cât și mici) și promovarea unui dialog deschis cu conducerea superioară prin intermediul sondajelor și întâlnirilor de team-building sau strategice.
6. Adoptați tehnologii și automatizarea
O serie de tehnologii transformă asistența medicală, având capacitatea de a reduce costurile și a îmbunătăți satisfacția medicilor, experiențele pacienților și rezultatele îngrijirii medicale. Unele dintre noile tehnologii, cum ar fi telemedicina, dispozitivele portabile și aplicațiile de sănătate pentru dispozitive mobile, pun în legătură directă medicii și pacienții, în timp ce aplicațiile mobile de programare și management al forței de muncă automatizează activitățile administrative și le permit angajaților să creeze trasee personalizate pentru carieră. Este de datoria departamentului HR să colaboreze strâns cu departamentul IT pentru a se asigura că angajații beneficiază de instruirea de care au nevoie pentru a utiliza aceste instrumente noi.
7. Luați măsuri pentru prevenirea epuizării
Fenomenul de epuizare (burnout) în rândul lucrătorilor din domeniul medical este la un nivel mai înalt ca oricând, conform unui sondaj recent al Fundației Washington Post/Kaiser Family Foundation. 55% dintre lucrătorii din domeniul medical au raportat simptome de epuizare (mintală și fizică, din cauza stresului cronic la locul de muncă), cel mai mare procent, 69%, fiind al celor cu vârsta cuprinsă între 18 și 29 de ani. Pentru reducerea stresului angajaților, angajatorii din domeniul medical le oferă acestora acces pe bază de cerere la programul de lucru, pentru a-i ajuta să-și echilibreze viața profesională și cea privată. Aceștia concep strategii și mecanisme de asistență pentru cazurile de epuizare a angajaților – de exemplu, limitarea numărului de ture prelungite (cele de peste 12 ore), permiterea ca angajații să ia o pauză la câteva ore și oferirea de încăperi pentru dormit. Unele spitale au instituit chiar și un sistem al „tovarășilor de oboseală”, adică angajați care își monitorizează reciproc semnele de epuizare. De asemenea, organizațiile din domeniul medical le oferă angajaților posibilitatea de a împărți o tură sau a face schimb de tură cu un coleg. Unele organizații pun la dispoziția angajaților resurse de sănătate digitale, pe care le pot accesa în privat. De asemenea, își instruiesc managerii în privința conducerii empatice, încurajându-i să interacționeze cu angajații mai des, nu doar cu ocazia controalelor de rutină.
8. Oferiți siguranța locului de muncă
Unsprezece dintre cele mai sigure 20 de locuri de muncă sunt în domeniul medical, arată cele mai recente clasamente realizate de U.S. News & World Report Best Jobs, în fruntea listei aflându-se posturile de terapeut respirator, tehnician cardiovascular și epidemiolog. Așadar, menținerea locului de muncă nu este o grijă majoră pentru cei aflați la apogeul carierei. În schimb, pentru lucrătorii din domeniul sănătății care nu sunt cadre medicale, siguranța locului de muncă nu este atât de mare, ceea ce reprezintă o oportunitate pentru departamentul HR de a le oferi programe de instruire și dezvoltare profesională pentru a le facilita mobilitatea în carieră în cadrul organizației în funcție de nevoile diferitelor departamente.
9. Permiteți echipelor să se autoadministreze
Angajații din echipele care se administrează singure își împart responsabilitatea planificării și executării sarcinilor pentru realizarea obiectivelor specifice, supervizarea lor fiind redusă sau inexistentă. Conform acestui model, membrii echipei se supervizează reciproc, asigurând astfel calitatea muncii. Deși o echipă care se autoadministrează nu are niciun șef, ierarhia și responsabilitățile există. Lucrătorii cu anumite abilități preiau rolul de lider în cazul sarcinilor importante. Printre avantajele autoadministrării echipelor se numără faptul că motivația angajaților este mai mare, iar costurile sunt mai mici. În plus, potrivit Journal of Health Organization and Management, echipele autoadministrate alocă resursele mai eficient și, prin urmare, au mai multă flexibilitate privind modul de a rezolva sarcinile și problemele.
10. Rămâneți la curent cu legile și conformitatea
Departamentul HR din domeniul medical trebuie să colaboreze strâns cu departamentul juridic al organizației lor pentru a fi la curent cu o serie de legi și reglementări specifice domeniului de activitate, inclusiv cu HIPAA, menționată mai sus, care protejează confidențialitatea datelor despre pacienți, EMTALA, care le impune spitalelor să trateze toți pacienții care vin la camera de gardă, chiar dacă nu pot plăti, și PSQIA, care protejează lucrătorii din domeniul sănătății după ce raportează condiții de muncă nesigure. Pe lângă aceste legi federale, există o serie de legi și cerințe pentru licențele necesare anumitor roluri, care diferă de la un stat la altul. Sancțiunile pentru nerespectarea acestora includ acționarea în justiție și amenzi considerabile.
Mențineți motivația personalului medical și reduceți fluctuația de personal cu Oracle Cloud HCM
Concurența acerbă pentru atragerea talentelor, creșterea salariilor și cerințele tot mai numeroase ale angajaților pentru echilibrul dintre viața personală și cea profesională – acestea sunt doar câteva dintre provocările cu care se confruntă departamentele HR din domeniul medical în fiecare zi. Organizațiile din domeniul medical utilizează capacități specifice domeniului integrate în Oracle Fusion Cloud Human Capital Management pentru a automatiza și îmbunătăți procesul de angajare, a simplifica programarea personalului, a asigura instruirea necesară personalului și a ajuta lucrătorii să comunice între ei și cu conducerea – toate acestea contribuind la obiectivul final, îmbunătățirea îngrijirii medicale a pacienților. Și, deoarece aceste servicii HCM sunt furnizate în cloud, personalul le poate accesa de oriunde s-ar afla – la birou, pe coridor, acasă sau pe stradă.
Întrebări frecvente despre importanța HR în domeniul medical
Ce atribuții are un departament de resurse umane din domeniul medical?
Pe lângă procesele de angajare, de gestionare a beneficiilor și de încetare a contractelor de muncă de care se ocupă orice departament HR, cele din domeniul medical trebuie să gestioneze și conformitatea cu toate reglementările guvernamentale și cerințele pentru certificare, problemele privind siguranța muncii și epidemia de epuizare a angajaților la toate nivelurile organizației.
Ce face departamentul HR al unui spital?
Activitatea departamentul HR al unui spital este cea tipică: recrutare, angajări și consilierea conducerii superioare în privința pachetelor salariale și beneficiilor. Responsabilitățile departamentului HR al unui spital mai includ urmărirea și punerea în aplicare a reglementărilor guvernamentale privind instruirea, siguranța, confidențialitatea etc.; colaborarea cu IT pentru a proteja fișele pacienților și crearea unor procese disciplinare pentru ca angajații care au un comportament necorespunzător să fie trași la răspundere, iar litigiile să fie soluționate echitabil.
Cu ce probleme se confruntă un departament de resurse umane din domeniul medical?
Principala provocare pentru un departament HR din domeniul medical este recrutarea și reținerea talentelor, mai ales a medicilor și asistenților medicali specialiști, dat fiind deficitul de personal în acest domeniu. Alte probleme sunt gestionarea solicitărilor de mărire a salariului și atenuarea epuizării personalului.