Ce este Workforce Management (WFM)?
O soluție de gestionare a forței de muncă (WFM) este o soluție software care ajută organizațiile să fluidizeze și să automatizeze procesele care gestionează timpul angajaților, să-și organizeze și să-și implementeze eficient forța de muncă, să permită autoservirea angajaților și a managerilor și să asigure siguranța angajaților.
Gestionarea eficientă a forței de muncă cuprinde toate activitățile necesare pentru a menține o forță de muncă productivă și rentabilă. Aceasta acoperă toate sarcinile și procesele implicate în proiectele eficiente de repartizare a personalului, pentru a asigura disponibilitatea mixului de activități potrivit - la momentul și la costul potrivit. Include și urmărirea automată a orelor pentru toți angajații (inclusiv lucrătorii în schimburi contingente și orare) și administrarea absențelor și a concediilor, în funcție de legile locale privind forța de muncă și de cerințele de raportare.
Oferind instrumente integrate care se extind dincolo de activitățile tradiționale de conformitate și automatizare, echipele HR pot deveni mai strategice în ceea ce privește modul de furnizare a valorii pentru restul companiei. Pe măsură ce companiile și angajatorii au început să-și automatizeze urmărirea timpului, le-au crescut și utilizarea modelării forței de muncă și a analizelor în timp real. Sistemele de resurse umane de vârf din prezent nu reprezintă o variantă între instrumente și sisteme de informații moștenite, ci sisteme strategice, conectate și integrate care îndeplinesc cerințele companiilor digitale moderne.
Componente soluție WFM
O soluție WFM tipică va include caracteristici care ajută la urmărirea orelor și manoperei, la programarea lucrătorilor și la gestionarea absențelor. Pe lângă aceste procese fundamentale, soluțiile de management al forței de muncă pot fi extinse pentru a include sănătatea și siguranța forței de muncă.
Timpul și forța de muncă
Un sistem de management al timpului vă oferă vizibilitate și control asupra celei mai costisitoare și mai valoroase resurse, oamenii. De asemenea, asigură respectarea legilor muncii sau a acordurilor de sindicat.
Timpul și forța de muncă (3:54)
Gestionare absențe
O aplicație care vă permite să gestionați absenteismul angajaților și să respectați reglementările globale privind concediul. O aplicație de management al absențelor vă oferă posibilitatea de a reduce efectele asociate cu absenteismul, cum ar fi costurile și riscurile crescute și productivitatea redusă.
Sănătatea și securitatea forței de muncă
Această aplicație permite organizațiilor să gestioneze cu ușurință și eficient incidentele de securitate și sănătate din domeniul mediului. Îmbunătățește siguranța generală a companiei dvs., prin simplificarea și automatizarea întregului proces, inclusiv raportarea, captarea informațiilor critice și descoperirea cauzelor principale ale incidentelor.
Care sunt provocările soluțiilor tradiționale de gestionare a forței de muncă?
Fiecare afacere este unică și are propriul set de provocări. Soluția dvs. de management al forței de muncă trebuie să abordeze aceste probleme. Printre cele mai comune provocări legate de managementul forței de muncă (WFM) se numără:
Urmărirea timpului
Urmărirea orelor afectează aproape fiecare angajat dintr-o organizație. Una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă clienții în privința timpurilor de nișă și sistemelor de manoperă simultane este latența sau lipsa integrității datelor provenite din sistemul lor HR principal. În mod tradițional, urmărirea timpului a fost confuză, lentă și predispusă la greșeli, ceea ce poate duce la costuri inutile ale statului de plată și la sarcini administrative suplimentare. Și mai rău este impactul asupra moralului angajaților când staturile de plată sunt incorecte. Nicio companie nu dorește să ajungă în instanță sau să aibă publicitate proastă, deoarece și-au plătit angajații incorect sau nu au respectat legea.
Angajați reprezentați
Angajații reprezentați se bucură, în general, de salarii semnificativ mai mari și de beneficii mai bune decât angajații nereprezentați. Respectarea acestor reglementări poate fi foarte dificilă pentru unele organizații din cauza complexității regulilor pentru senioritate, titular, eligibilitate, beneficii, absență și plata drepturilor. Gestionarea regulilor pentru contracte poate deveni dificilă fără o soluție completă de gestionare a forței de muncă.
Sistem de management al absențelor
Lipsa unui sistem fiabil de management al absențelor poate duce la creșterea costurilor și a riscurilor și la scăderea productivității. Organizațiile trebuie să abordeze cerințele diverse și complexe care rezultă din administrarea politicilor privind absențele din întreaga lume. Sistemele de management al absențelor sunt adesea verificate de regulile și interfețele cu utilizatorul unice, necesare pentru diferite țări și regiuni.
Multe organizații consideră foarte greu să obțină notificări privind incidentele privind sănătatea și securitatea la timp. Angajații sunt nesiguri cu privire la faptul dacă ar trebui să-și notifice organizarea unor greșeli apropiate sau a unor condiții nesigure. Multe organizații nu dispun de instrumente simple, intuitive, care încurajează raportarea și minimizează obstacolele cu care angajații pot raporta despre incidentele trecute sau potențiale. În cele din urmă, organizațiile sunt trase la răspundere pentru politicile de sănătate și securitate, așadar este în interesul lor să implementeze procese moderne, eficiente de management al sănătății și securității.
Cele mai importante 10 beneficii ale managementului forței de muncă
1. Urmărirea automată a prezenței
Software-ul de management al forței de muncă automatizează monitorizarea prezenței, optimizând acuratețea datelor și reducând erorile de salarizare. Cu o soluție completă de management al forței de muncă, organizațiile pot oferi mai multor tipuri de angajați o modalitate ușoară și intuitivă de a raporta cu exactitate și în timp real orele lucrate și absențele.
2. Productivitatea îmbunătățită a forței de muncă
Un sistem de management al forței de muncă reduce procesele manuale și vă permite să gestionați mai bine o gamă completă de politici care reglementează timpul și prezența. Cu o vizibilitate îmbunătățită a orelor lucrate, a disponibilității angajaților și a incidentelor de siguranță, productivitatea generală a forței de muncă se îmbunătățește, iar managerii se pot asigura că sunt acoperite nevoile de personal și pot reacționa rapid dacă lucrurile se schimbă.
3. Un loc de muncă mai sigur
Un sistem de management al forței de muncă vă poate ajuta să promovați o cultură a siguranței și conformității forței de muncă, ajutându-vă în același timp să gestionați mai eficient incidentele de sănătate și siguranță în domeniul mediului. Prin raționalizarea și automatizarea protocoalelor de sănătate și siguranță – de la raportarea incidentelor la capturarea informațiilor critice – organizațiile se pot asigura că informațiile sunt corecte și pot încuraja angajații să raporteze problemele de sănătate și siguranță.
4. Costuri reduse
Pe măsură ce productivitatea forței de muncă crește, costurile de management al forței de muncă pot scădea ca urmare a unor procese mai simplificate, ceea ce înseamnă mai puțin timp petrecut cu sarcinile administrative. O mai mare vizibilitate asupra disponibilității angajaților și a orelor bugetate asigură acuratețea și corectitudinea evidenței orelor lucrate și a absențelor, reducând cheltuielile de personal care apar din cauza unor elemente precum orele suplimentare suprasolicitarea forței de muncă.
5 Implicarea angajaților
Instrumentele de management al forței de muncă pot optimiza angajamentul angajaților, ajutându-i să se simtă mai productivi la locul de muncă și să realizeze un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată prin creșterea flexibilității programului de lucru. Prin cunoașterea sentimentelor angajaților în momentul respectiv și prin utilizarea feedbackului și a preferințelor angajaților pentru a influența funcțiile de management al forței de muncă, cum ar fi programarea, organizațiile pot, de asemenea, să le ofere angajaților o voce și să îmbunătățească responsabilizarea acestora.
6. Programare flexibilă
Multe organizații se străduiesc să gestioneze programul angajaților – mai exact, să asocieze aptitudinile de lucru cu cerințele companiei, pentru a maximiza productivitatea și a minimiza costurile. Soluțiile de management al forței de muncă oferă instrumente care le permit managerilor să creeze programări care aliniază forța de muncă cu cererea anticipată (prognozată), oferindu-le angajaților libertatea de a-și administra programările cu ajutorul instrumentelor de self-service.
7. Securitate
Unele soluții de management al forței de muncă utilizează dispozitive de colectare a datelor biometrice (de exemplu, scanere de amprente) pentru a ponta angajații, ceea ce ajută la eliminarea „pontajului în echipă” – practica prin care un lucrător ponta în locul altuia. În plus, accesul la un pontaj web în funcție de locație poate garanta că angajații înregistrează orele de pontaj doar din locul în care ar trebui să lucreze. Sistemele securizate de management al forței de muncă au, de asemenea, un sistem integrat de machine learning care monitorizează activitățile suspecte și anomaliile din datele de management al forței de muncă, pentru a preveni erorile sau tranzacțiile frauduloase care ajung în sistemul de salarizare.
8. Informații de afaceri
Companiile pot lua decizii de activitate mai bune pentru viitor, cu date organizaționale și departamentale centralizate într-un singur sistem de management al forței de muncă. Instrumentele de management al forței de muncă permit organizațiilor să monitorizeze performanța globală a companiei prin raportare în timp real.
9. Acces de oriunde
Soluțiile de management al forței de muncă permit organizațiilor să vină în întâmpinarea angajaților acolo unde se află pentru a-i ajuta să lucreze mai eficient. Accesul de oriunde le permite angajaților să execute sarcini rapid și ușor de pe dispozitivele lor mobile, inclusiv să înregistreze orele de intrare și de ieșire, să schimbe turele, să solicite timp liber și să acceseze informații cum ar fi fluturașii de salariu și W2.
10. Mai puține erori
Sistemele de management al forței de muncă reduc la minimum erorile umane prin intermediul funcțiilor automate de pontaj și prezență. Automatizarea asigură acuratețea, eliminând greșelile de introducere a datelor făcute cu ajutorul instrumentelor de raportare pe cont propriu a timpului. De exemplu, prin utilizarea automatizării robotizate a proceselor, un sistem inteligent poate detecta modificările retroactive care ar putea avea un impact asupra modului în care ar fi trebuit să fie calculat timpul unui angajat, iar apoi poate recalcula automat timpul unui angajat și trimite automat modificările la salarizare. Alertele inteligente de conformitate pot, de asemenea, să asigure înregistrarea corectă a timpului unui angajat și respectarea programului de lucru al acestuia.
Care sunt provocările soluțiilor tradiționale de management al forței de muncă?
Îmbunătățiți productivitatea forței de muncă
Un sistem de management al forței de muncă reduce procesele manuale și vă permite să oferiți o mai bună gestionare a unei game complete de politici care reglementează timpul și prezența. Cu o vizibilitate îmbunătățită asupra orelor lucrate, a disponibilității angajaților și a incidentelor de siguranță, o productivitate globală a forței de muncă se îmbunătățește, iar managerii se pot asigura că necesitățile de personal sunt acoperite și pot răspunde rapid dacă lucrurile se schimbă.
Reduceți costurile și complexitatea
Pe măsură ce productivitatea forței dvs. de muncă crește, costurile de management al resurselor umane încep să scadă, din cauza proceselor mai fluidizate, ceea ce înseamnă mai puțin timp petrecut pe activitățile administrative. O mai mare vizibilitate a disponibilității angajaților și a orelor bugetate asigură precizia și autenticitatea orelor lucrate și a absențelor luate, reducând cheltuielile cu personalul.
Oferiți date exacte și punctuale
Cu o soluție complexă de administrare a forței de muncă, puteți oferi tuturor tipurilor de lucrători o modalitate simplă și intuitivă de a raporta cu precizie orele lucrate și absențele. Un set extins de instrumente de administrare a orelor vă permite să automatizați validările și să alertați lucrătorii când există încălcări ale conformității.
Creați un loc de muncă mai sigur
Un sistem de management al forței de muncă vă poate ajuta să promovați o cultură a siguranței și conformității forței de muncă, ajutându-vă în același timp să gestionați mai eficient incidentele de sănătate și siguranță în domeniul mediului. Fluidizând și automatizând întregul proces - de la raportarea incidentelor la captarea informațiilor critice – asigură acuratețea informațiilor și încurajează angajații să raporteze problemele de sănătate și siguranță.
Considerații cheie pentru alegerea celei mai bune soluții de management al forței de muncă
Pentru adoptarea cu succes a soluțiilor de management al forței de muncă, organizațiile trebuie să poată aplica următoarele cele mai bune practici:
Simplificați munca angajaților
Oferiți introducerea și administrarea self-service a orelor pe dispozitivele pe care le utilizează angajații. Reduceți erorile și personalul HR gratuit, permițând angajaților să își introducă propriile date despre timp și prezență prin intermediul fișelor de pontaj sau al altor procese de utilizare cu autoservire. Introducerea simplă, receptivă pentru dispozitive mobile sau un asistent digital pentru introducerea orelor și absențelor, ajută angajații să înregistreze orele lucrate. O soluție bună de gestionare a concediilor oferă control deplin asupra definirii regulilor și politicilor care guvernează absenteismul în cadrul organizațiilor. Configurați rapid condițiile perioadei, eligibilitatea, acumularea, definițiile drepturilor și specificațiile plăților pentru a crea planuri de concedii. Și configurați validările absențelor, regulile de reportare, sarcinile administrative și afișarea aparițiilor pentru a crea tipuri de concedii.
Simplificați pentru manageri și HR
Soluțiile moderne, flexibile pentru managementul timpului și al forței de muncă și al concediilor pot fi configurate în funcție de cerințele companiei și ale forței de muncă, astfel încât managerii să poată reduce impactul absențelor neplanificate și să gestioneze timpul prin excepții. Alertele de conformitate opresc potențialele încălcări înainte ca acestea să apară. Acestea pot fi trimise prin mesaje text pentru o notificare mai rapidă. Un motor de reguli și șabloane configurabile permite managerilor să proiecteze fișe de pontaj pentru fiecare lucrător – fără a implica departamentul IT.
Simplificați conectarea datelor angajaților din companie
Deși un sistem pentru timp și manoperă oferă multe beneficii în sine, atunci când un astfel de sistem este integrat cu programarea, statul de plată, registrul general, managementul proiectelor și sistemele HR de bază, beneficiile cresc. Într-adevăr, organizațiile care integrează orele și participarea cu statul de plată constată o reducere a erorilor de procesare a statului de plată și de urmărire a timpului. Oferiți o integrare strânsă cu sistemele de salarizare și de management al timpului. Bazându-se pe datele din sistemele de salarizare, de timp și de manoperă și din sistemele HCM de bază, o soluție robustă de gestionare a concediilor conectează punctele de lucru între schimbările survenite în concediu și calculele de plată. Angajații pot programa concedii printr-un self-service sau direct într-o fișă de pontaj. În orice caz, rezultatul este același: vizibilitate completă asupra gestionării timpului și a concediilor.
Viitorul managementului forței de muncă
Piețele în schimbare, un mediu reglementat sporit și o forță de muncă din ce în ce mai diversificată și dispersată au făcut ca activitatea managementului forței de muncă să fie mai complexă și mai importantă. Fără o tehnologie integrată de management al forței de muncă, organizațiile vor vedea că rezultatele finale au de suferit, deoarece nu au abilitatea de a accesa informațiile strategice necesare pentru a stabili unde este necesară modificarea și pentru a alinia activitățile HR la obiectivele de afaceri.
Managementul eficient al forței de muncă cuprinde managementul timpului și al forței de muncă, managementul concediilor și al sănătății și siguranței – fiind complet integrat cu funcțiile HR și alte date financiare de bază – pentru a oferi precizie, simplitate și informații într-o activitate care a fost dificilă odată. Rezultatul este o forță de muncă implicată, productivă și conectată, dornică să contribuie la succesul organizației.