Ce este planificarea vânzărilor și operațiunilor (S&OP)?

Planificarea vânzărilor și operațiunilor (S&OP) este un proces de planificare integrat care aliniază cererea, oferta și planificarea financiară și este gestionat ca parte din planificarea generală a companiei. S&OP este creat și executat pentru a sprijini conducerea companiei să ia decizii privind aprobarea unui plan de materiale și financiar fezabil și rentabil.

Planul de vânzări și operațiuni utilizează cererea totală¹ la nivel global ca punct de pornire și compară cererea preconizată cu oferta disponibilă sub aspectul resurselor - cum ar fi mașinile și forța de muncă - și capacitatea materială. Nivelul de analiză și compromisurile prezentate le permit echipelor de conducere să înțeleagă criteriile de decizie și să ajungă la un consens privind planul cu care ar trebui să meargă înainte compania lor.

Planul de vânzări și operațiuni face parte din planificarea strategică, dar și din cea tactică. Strategic, informațiile despre modul în care se poate schimba cererea în anumite zone geografice sau pentru anumite produse pot influența decizii privind, de exemplu, creșterea (sau scăderea) capacității de producție, nevoia de creștere (sau de reducere) a forței de muncă sau managementul furnizorilor pe termen lung. Mai tactic, procesul S&OP creează un plan de producție, aprobat de conducerea executivă, care se utilizează pentru crearea unui program principal și a unui plan de cerințe privind materialele (MRP).

Procese similare sau foarte puțin diferite au fost create de-a lungul anilor, sub diverse denumiri convenționale. Planificarea integrată a companiei (IBP) și planificarea conectată sunt două exemple. În fiecare, rolul finanțelor poate fi considerat mai proeminent, însă finanțele sunt întotdeauna componenta omniprezentă, deoarece un plan fezabil și profitabil trebuie aprobat de conducerea executivă.

Procesul S&OP ia în considerare orizonturile de planificare de 18 până la 36 de luni, analizând planurile săptămânale pe termen scurt, planurile lunare pe termen mediu și, uneori, planurile anuale după un an de la data planificării.

Provocările planificării vânzărilor și operațiunilor

S&OP este, în mare parte, un proces de colaborare la nivel de companie, efectuat în mod recurent, cu participanți din finanțe, operațiuni, marketing, vânzări și alte grupuri, după nevoi. Pe lângă provocarea coordonării și comunicării în cadrul acestui grup divers în timpul ciclului de planificare, principalele provocări ale planificării vânzărilor și operațiunilor sunt:

1) Crearea de rapoarte exacte și recurente privind cererea și oferta de resurse esențiale, pentru a sprijini procesul decizional

2) Pregătirea unei analize preliminare care să recunoască modificările cererii sau ofertei care vor necesita management înainte de aprobarea planului

3) Crearea unei prezentări succinte a criteriilor decizionale și a impactului deciziilor asupra principalilor indicatori de performanță, cum ar fi serviciul pentru clienți, costurile lanțului de aprovizionare și veniturile

4) Planificarea introducerii de noi produse, încheierea duratei de viață a produselor existente sau încorporarea (sau cesionarea) de noi produse și/sau linii de produse vândute, ca urmare a unei fuziuni sau achiziții (M&A)

5) Transformarea seturilor mari de date din mai multe sisteme în informații concrete de sprijin decizional pentru raportare

Tendințe în planificarea vânzărilor și operațiunilor

Majoritatea companiilor rulează software pentru planificarea resurselor companiei (ERP) și își îmbunătățesc planificarea materialelor și a resurselor prin utilizarea unui software pentru managementul lanțului de aprovizionare (SCM) care poate fi configurat pentru planificarea și gestionarea provocărilor specifice ale lanțului de aprovizionare.

Totuși, mulți planificatori încă utilizează foi de calcul pentru S&OP, datorită, parțial, accesului ușor la software-ul pentru foi de calcul și flexibilității acestuia. Tehnologia bazată pe foi de calcul nu poate profita, însă, de tehnologia avansată modernă, cum ar fi inteligența artificială (AI), și este limitată în ceea ce privește cantitatea de date pe care o poate prelucra. Problemele suplimentare cu foile de calcul, ca mecanism securizat de distribuire a datelor companiei, creează provocări suplimentare legate de această metodă.

Iată, în continuare, și alte tendințe curente care trebuie urmărite înainte de planificarea vânzărilor și operațiunilor:

1) Cum sunt încorporate în S&OP tehnologiile emergente precum AI și Internet of Things (IoT)

2) Convergența datelor de planificare și execuție pentru a susține actualizările mai frecvente ale planurilor și pentru a îmbunătăți capacitatea unei companii de a reacționa la întreruperile lanțului de aprovizionare și de a gestiona riscurile

3) Sistemele de sprijin care permit analiza flexibilă și rapidă a segmentelor planurilor privind lanțul de aprovizionare - de exemplu, produse (sau familii de produse) în faze similare ale ciclului de viață, produse cu surse de aprovizionare similare, produse cu caracteristici comune sau profiluri de cerere

4) Cum se pot stabili procese și tehnologii pentru a sprijini colaborarea și vizibilitatea pe mai multe niveluri

S&OP, machine learning și AI

Tehnologiile AI și machine learning sunt utilizate mai frecvent și cu mai mult succes pentru a sprijini unele dintre deciziile automatizabile din cadrul S&OP. De exemplu, machine learning se utilizează pentru estimarea capacității disponibile de îmbunătățire a planificării promoțiilor sau pentru descoperirea rapidă și recomandarea menținerii planificării extrem de stabile și mature a produselor, reducând astfel ciclurile de analiză.

Există mai multe aplicații SCM în curs de dezvoltare, care pot utiliza tehnologia IoT pentru a îmbunătăți rezultatele S&OP. De exemplu, IoT s-ar putea utiliza în mentenanța predictivă, oferindu-le managerilor informații privind motivele și momentele scoaterii sau reintroducerii în uz a capacităților și care trebuie să fie planul de rezervă, pentru asigurarea continuității.

Soluțiile de analize avansate, implementate pentru a lucra împreună cu execuția lanțului de aprovizionare în logistică, producție și gestionarea comenzilor, sporesc disponibilitatea informațiilor, oferindu-le managerilor din lanțul de aprovizionare criterii de decizie corelate cu performanța planificării. Acest lucru, la rândul său, reduce latența deciziilor, care s-ar fi putut baza pe situațiile din trecut pentru ajustarea următorului ciclu S&OP.

Ce urmează în planificarea vânzărilor și operațiunilor

Nu există nicio regulă conform căreia S&OP trebuie efectuată lunar. Aceste îndrumări datează de cel puțin 20 de ani, când nu erau disponibile instrumente moderne de analiză a datelor și de suport decizional. În acest context, era necesară o echipă care, în toate cele patru săptămâni, trebuia să colecteze, fuzioneze, analizeze și raporteze datele necesare suportului decizional pentru S&OP.

Astăzi, companiile pot profita de tehnologiile de ultimă generație pentru a îmbunătăți prognozele și deciziile în cadrul proceselor din lanțul de aprovizionare.

Progresele tehnologice ne informează că planificatorii S&OP trebuie să analizeze foarte bine modul în care funcționează procesul în compania lor. Explorarea răspunsurilor la întrebări precum „Cum și când trebuie să colaborez cu departamentul IT?” Trebuie să căutăm expertiză externă pentru cele mai bune practici și conceperea proceselor? Ce companii sunt lideri în S&OP în domeniul nostru? Când este cazul ca o companie să facă o astfel de investiție?