كيفية اختيار حل إدارة مدفوعات البناء: السلامة المالية لسلسلة التوريدات

في مدونة بعنوان "ثماني قضايا يجب أن تكون في مقدمة الاهتمام عند التفكير في حل لإدارة مدفوعات الإنشاءات"، كررنا المقولة المعروفة بأن المال هو الملك في الإنشاءات التجارية.

ومع ذلك، يقدم المتعاقدون من الباطن أموالاً مقدمًا لدفع أجور العمال والمواد قبل أن يدفع لهم المتعاقد العام مقابل العمل المنجز. في حالة "الدفع عند الاستلام" أو حتى "السداد إذا تم الاستلام"، يمكن أن يستغرق هذا الدفع أسابيع للوصول. وفي هذه الأثناء، يحتاج المتعاقدون من الباطن إلى تلبية متطلبات الرواتب، وشراء المواد، والاستثمار في أعمالهم.

تتخلص Oracle Textura من العملية اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً وغير الفعالة عن طريق تبسيط وأتمتة عمليات تحرير الفواتير، والموافقات، والتوافق وإدارة التنازلات عن الامتياز، والصرف. وهذا يقلل بالفعل أوقات السداد من خلال تحقيق مكاسب في الكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمتعاقدين العموميين الذين يرغبون في تقديم مدفوعات مبكرة استخدام Textura Payment Accelerator الاختياري لتشغيل تلك البرامج باستخدام مهام سير عمل تحرير الفواتير والسداد الحاليين، بحيث يتلقى المتعاقدون من الباطن المدفوعات بشكل أسرع وبتوقيت مؤكد.

كما يقول كريس دانر، مدير المشروعات الأول في GW Real Estate:

"ما يلفت انتباه المتعاقدين من الباطن تلقائيًا هو إخبارهم أنه مع Oracle Textura سيتم السداد لهم قبل أسبوع مما يتوقعون عادةً. إنهم متحمسون حقًا عندما يسمعون ذلك."

الهدف هو أن يتم الدفع للجميع بأسرع وقت ممكن وبأكبر قدر من الكفاءة، من المالك إلى المتعاقد العام إلى المتعاقد من الباطن إلى المستويات الفرعية والموردين. دعنا نرَ كيف يدعم Oracle Textura هذه العملية.

تقليل وقت السداد من خلال مكاسب الكفاءة

يتمثل العائق الأول والأكبر أمام السداد السريع والفعال في متاهة رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والتسليمات، والتوقيعات، والرفض، وإعادة الإرسال، وفحص مستندات التوافق، وفهم الأوراق غير القياسية للمتعاقدين من الباطن، وما إلى ذلك. يبدو الأمر كالمخطط الانسيابي هذا (الشكل 1). وهذا فقط لعملية السحب. ثم أضف عدة عشرات من الخطوات الأخرى لإدارة التوافق، وتأجيلات الحجز، والصرف. وهذا عكس الكفاءة.

في تجربتنا مع العملاء على مر السنين، يمكن أن يكون هناك ما يصل إلى 80 خطوة في العملية الشاملة من تحرير الفواتير إلى الصرف. اضرب ذلك في 20 إلى 30 متعاقدًا من الباطن شهريًا لكل مشروع، وستحصل على عملية غير فعالة مع الكثير من الأشخاص الذين يبذلون الكثير من الوقت الإضافي لإنجاز كل ذلك كل شهر وسداد مستحقات المتعاقدين من الباطن.

بدلاً من ذلك، مع Oracle Textura، يملأ المتعاقدون من الباطن التقدم المكتمل فقط مقابل جدول قِيم متفق عليه مسبقًا. وهذا يمنع المتعاقد من الباطن من زيادة الفواتير لأي بند ومن تحرير الفواتير لبنود خارج الاتفاقية.

ومن هناك، يقوم Oracle Textura بإنشاء فاتورة بناءً على المبالغ المقدمة، ما يضمن عدم وجود عدم تطابق في الأرقام، ويولد جميع المستندات الداعمة اللازمة لكل وظيفة محددة، وينتج تأجيلات حجز مشروطة من نفس البيانات، مطابقة للمبالغ المقدمة.

بالإضافة إلى ذلك، ينشئ Oracle Textura تأجيلاً غير مشروط للحجز، والذي يتم توقيعه مقدمًا من قِبل المتعاقد من الباطن. وهذا وحده يزيل العملية بأكملها لتتبع تأجيلات الحجز والتوقيعات لاحقًا في العملية.

تتم إزالة التوقيع على التأجيل غير المشروط للحجز حتى يتم إرجاع إيصال ACH. وهذا يبني الثقة بين المتعاقد العام والمتعاقد من الباطن إذ يمكن للمتعاقد العام رؤية التأجيل ويعرف أنه تم التوقيع عليه ولكنه لا يستطيع الحصول على التوقيع حتى يتم السداد. يفهم المتعاقد من الباطن أن التوقيع محتجز، لذلك لا يجد مشكلة في توقيع تأجيل الحجز مقدمًا.

يتم جمع جميع التوقيعات في هذا الوقت، ما يعني عدم وجود ذهاب وإياب لاحقًا مع المتعاقدين العموميين الذين يطلبون من المتعاقدين من الباطن مستندات أو توقيعات.

يتم توجيه جميع المعلومات المناسبة تلقائيًا للموافقات. لا يضيع الوقت في البريد، أو البريد الإلكتروني، أو التدخلات اليدوية.

يتم الاحتفاظ بمعلومات التوافق من قِبل كل متعاقد من الباطن، وتُستخدم هذه المعلومات بواسطة Oracle Textura لتقييم حالة التوافق تلقائيًا. يمكن إرسال إشعارات تلقائيًا للسماح للمتعاقدين من الباطن بحل مشكلات التوافق قبل تقديم الفاتورة. وهذا يزيل نقطة أخرى بها احتمالية للتوقف.

يقدم Oracle Textura المدفوعات إلكترونيًا بتنسيق ACH. سيحتفظ المتعاقدون من الباطن بمعلوماتهم المصرفية في ملفهم التعريفي دون الحاجة إلى تتبع المتعاقد العام لتلك المعلومات.

لم تعد المحاسبة بحاجة إلى التحقق المزدوج من الأرقام مقابل العقود، ولا تحتاج مجموعات التوافق إلى اتخاذ خطوة في السلسلة نظرًا لأن الضوابط والتوازنات مدمجة بالفعل في العملية. يحتاج مديرو المشروعات فقط إلى التحقق من مخزن Oracle Textura المركزي لجميع المعلومات الضرورية للموافقات. يتم تقديم فواتير معتمدة ومتوافقة للمراقبين ليقوموا بالصرف منها. يمكن لجميع الأطراف أن تطمئن إلى أن الشيكات الحقيقية لم تتم طباعتها أو صرفها أو إيداعها أو تسويتها.

بينما قد تختلف تجربتك، نقدر أنه بالنسبة لعميل نموذجي، يمكن أن ينخفض عدد الخطوات المطلوبة للعملية بأكملها من حوالي 80 إلى أقل بكثير من 30.

كما يقول آدم نيكرسون، مدير الحسابات المالية لشركة Alston Construction: "إذا عدنا إلى النظام اليدوي القديم، أقدر أنني سأحتاج إلى ثلاثة محاسبين مشروعات لكل محاسب الآن. ومع سرعة نمونا، فإن ذلك يعني الكثير من التوظيف والمصروفات ذات الصلة التي يمكننا تجنبها."

تقليل وقت السداد ببرامج السداد المعجلة

في بعض الأحيان، حتى عندما تكون عملية السداد فعالة قدر الإمكان، قد ترغب في تقديم مدفوعات مبكرة ويمكن التنبؤ بها للمتعاقدين من الباطن للمساعدة في تدفقاتهم النقدية والحفاظ على استمرارية مشروعاتك. لكن محاولة تشغيل برامج السداد المعجلة يدويًا تتطلب جهدًا كبيرًا، خاصةً إذا كنت تحاول تشغيل البرامج عبر مشروعات متعددة.

تُعد Oracle Textura Payment Accelerator ميزة اختيارية ضمن خدمة Oracle Textura Payment Management Cloud Service تمكّنك من إعداد وتشغيل برامج السداد المعجلة ضمن مهام سير عمل إدارة السداد الحالية في Oracle Textura. يلخص هذا الفيديو التوضيحي الإمكانات.

يُعد مسرع السداد امتدادًا بسيطًا لمهام سير عملك الحالية مع تكاملات مماثلة للنظام المحاسبي الخاص بك. دون مغادرة Oracle Textura، يمكنك ببساطة الانتقال إلى Oracle Textura Payment Accelerator لإعداد حسابات السداد الخاصة بك، أو إدارة برامجك، أو إضافة برامج إلى أي من مشروعاتك.

يمكنك استخدام مصادر تمويل داخلية أو خارجية لتمويل برامجك. بعد ذلك، يمكنك دعوة المتعاقدين من الباطن للتسجيل عندما يقبلون عقدهم أو لاحقًا عندما يدخلون فاتورتهم. بمجرد التسجيل، يمكن لشركاء التجارة لديك تلقي السداد في أقرب وقت بموافقتك على الفاتورة وصرفها، بدلاً من الانتظار بعد أن يموّل المالك المبلغ المسحوب ذلك الشهر. يوفر هذا مدفوعات أسرع بأسابيع محتملة ويمنح المتعاقدين من الباطن يقينًا بشأن توقيت السداد.

يقول بول كراندال، مدير الحسابات المالية في Catamount Constructors: "يُعد تقديم مصدر نقدي منخفض التكلفة، غير مرتبط بالدين، ويمكن التنبؤ به لشركاء التجارة لدينا طريقة رائعة لمساعدتهم على تحسين تدفقاتهم النقدية. نحن نقدر إعداد وتشغيل Textura Payment Accelerator المرنين والقابلين للتكوين. تمامًا مثل العرض الأساسي، Payment Accelerator فعال للغاية. يمكننا تشغيل برامج السداد المبكر على نطاق واسع دون توظيف المزيد بشكل متناسب."

ساهم مايكل كولاسا، استشاري المبيعات الرئيسي في Oracle Construction and Engineering، في هذه القصة.

تجمع منصة Oracle Smart Construction Platform بين التطبيقات المعتمدة على الصناعة وبيئة بيانات مشتركة ونظام اتصال مشترك بين الشركاء لمساعدة الملاك وفِرق التسليم على العمل معًا وتحسين الأداء باستمرار. تربط المنصة الفِرق والبيانات، وتُزامن العمل، وتمكّن الأفراد من اتخاذ قرارات مستنيرة واستباقية. عزِّز الأداء باستخدام حلول Oracle Construction and Engineering المثبتة من أجل الجدولة، وإدارة المحافظ، وإدارة مشروعات البناء، وعناصر التحكم في المشروعات، وإدارة مدفوعات البناء، والمزيد.