Automatiserade kontoavstämningar
Accounts Reconciliation
Att skapa balans i böckerna utan handpålagor

Miguel Vergara, affärsutvecklare at Oracle, följ på Twitter: @EPM_insight


Hur man får ihop siffrorna utan att bli en excel-zombie.

Intel

Kontoavstämning är en kritisk process som blivit allt mer komplex. Snabbt skiftande legala rapporteringskrav och ett ökande behov från verksamheten av korrekt och aktuell finansiell information har gjort att efterlevnadskontroll (compliance) blivit en allt tuffare uppgift för ekonomiavdelningen. Ställs frågan till finanschefer är förväntningen att arbetsbördan kommer att öka – eller åtminstone vara konstant – de kommande åren.

Ändå använder 60 procent av bolagen manuella system för kontoavstämning. Detta leder ofta till en process som involverar alltifrån mail, telefonsamtal och fysiska möten och som i sin tur resulterar i en frustrerande oklar verifieringskedja och onödiga fel. För organisationer som har många verksamheter och arbetar på flera marknader med olika redovisningsprinciper blir ineffektiviteten ett faktum.

Många organisationer arbetar därför aktivt med att automatisera all kontoavstämning för att slippa många av dessa utmaningar. Automatiserade processer har en mycket tydlig verifieringskedja, vilket resulterar i större transparens och noggrannhet. Denna extra nivå av stringens gör det mycket enklare att hålla koll på vad som händer och snabbar på bokslutsprocessen rejält. Automation hjälper också förbättra datasäkerheten eftersom känslig information inte längre skickas runt obevakad under kontoavstämningens arbetsflöde.

Exempelvis har Amazon, ett av världens största e-handelsföretag, nyligen automatiserat 16 000 månatliga avstämningar efter att tidigare enbart använt ett kalkylblad och skött inmatningen manuellt. Efter en implementation av ett automatiserat system över hela företaget, från analys vid bokslut till certifierade finansiella rapporter, har bolaget nu lyckats automatisera 80 procent av processen och kan göra sitt bokslut på runt en timme.

Ett annat företag, Forum Energy Technologies, som säljer produkter till oljeindustrin, har 104 disparata huvudböcker och 4200 konton att hantera vid varje bokslut. Företaget skötte tidigare detta via e-post och bad varje affärsenhet att manuellt bekräfta med ett ”ja” eller ”nej” om siffrorna stämde. Sedan de automatiserade sina kontoavstämningar för bara hälften av sina huvudböcker, har företaget lyckats minska bokslutet med två dagar. Finans har mer tid för viktigare saker som att t.ex. förbättra kassaflödet istället.

Automatisering av kontoavstämning resulterar också i en mer uppdaterad syn på datahantering. När de använde sina tidigare manuella system, fick cheferna på Amazon två lägesrapporter om avstämningsprocessen per månad - som var och en tog flera dagar att förbereda. Nu när processen är automatiserad, kan chefer få statusrapporter i realtid när de behöver dem. För ekonomiavdelningen har detta också inneburit en rejäl lättnad. De behöver inte tillbringa dagar med att bearbeta kalkylblad för att leverera dessa uppdateringar.

Denna transparens gör det också lättare för beslutsfattare att identifiera vilka delar av verksamheten som är mest (eller minst) effektiva och lyfta eventuella problem snabbare. Det gör det också möjligt för dem att upptäcka flaskhalsar i arbetsflödet och hantera dessa frågor mer effektivt, vilket i sin tur påskyndar bokslutsprocessen.

Nästa steg i utvecklingen av kontoavstämningar är förstås en övergång till molnet. Detta skulle göra finansteam ännu mer flexibla i arbetet och hjälpa dem att fokusera på de konton som verkligen betyder något. Integrering av processen med back office-systemen förbättrar flexibiliteten i bolagets övriga molntjänster och ger tillgång till data från både affärs- och projektstyrningssystem. Det om något hjälper finansgrupper att bättre hantera arbetsflöden över hela verksamheten.

Det går inte att fly undan behovet av transparenta redovisningsprocesser som uppfyller allt hårdare lagkrav. Som nämnts tidigare är finanschefer mycket medvetna om att arbetsbördan lär fortsätta att stiga. Att hålla jämna steg med alla regelförändringar och interna krav kräver en mer modern och noggrann process för finansiella bokslut. Ett nytt förhållningssätt som garanterar att verksamheten kan prestera sitt bästa utan att bromsas av föråldrade processer. Detta är värt att tänka på! Hur länge skall redovisningsavdelningen jobba dag och natt för att få ihop siffrorna?


The Oracle Cloud for Finance blog, brought to you in association with Intel®

Intel® and the Intel logo are trademarks of Intel Corporation in the U.S. and/or other countries.


Läs mer om