AVC migra a Oracle Cloud y amplía la capacidad de ventas de las cinco principales empresas del Grupo Aval

Aval Valor Compartido (AVC) es una empresa colombiana que ofrece soluciones y servicios tecnológicos, operativos y administrativos al Banco de Bogotá, Banco de Occidente, Banco Popular, Banco AV Villas y Porvenir, el mayor administrador de fondos de pensiones en Colombia — cinco de las empresas más relevantes del Grupo Aval, el conglomerado financiero más grande del país, con más de 190 empresas y 90 mil empleados. AVC nació en 2024 con el reto de centralizar la gestión financiera, administrativa y operativa de estas entidades — buscando maximizar su crecimiento y mejorar el bienestar de sus clientes — y con la ambición de posicionarse como un líder dentro del grupo en todos los temas de tecnología. Aval Valor Compartido (AVC) es una empresa colombiana que ofrece soluciones y servicios tecnológicos, operativos y administrativos al Banco de Bogotá, Banco de Occidente, Banco Popular, Banco AV Villas y Porvenir, el mayor administrador de fondos de pensiones en Colombia — cinco de las empresas más relevantes del Grupo Aval, el conglomerado financiero más grande del país, con más de 190 empresas y 90 mil empleados. AVC nació en 2024 con el reto de centralizar la gestión financiera, administrativa y operativa de estas entidades — buscando maximizar su crecimiento y mejorar el bienestar de sus clientes — y con la ambición de posicionarse como un líder dentro del grupo en todos los temas de tecnología. La nueva empresa también tiene como propósito convertirse en un hub de conocimiento, compartiendo aprendizajes sobre lo que funciona y lo que no en términos tecnológicos, resolviendo problemas comunes entre las entidades del conglomerado, mejorando continuamente sus operaciones. Sin embargo, la empresa enfrentaba desafíos con su infraestructura tecnológica de servidores, bases de datos y sistemas de gestión de relaciones con el cliente, ya que estas se habían implementado de manera aislada — es decir, cada empresa del grupo había llevado a cabo su propio despliegue y configuración, lo que generaba grandes retos en términos de sinergias y economías de escala, ya que estas se perdían debido a la falta de integración. Así que los líderes de AVC, en el ámbito del Centro de Excelencia de CRM para el Grupo Aval, decidieron buscar una solución que maximizara las sinergias, la seguridad y la excelencia operativa de las empresas del grupo, con el fin de impulsar su competitividad y crecimiento sostenible.

La empresa mantiene una relación de larga data con Oracle, utilizando una solución implementada hace casi 25 años (PeopleSoft), que ha sido altamente personalizada y ha evolucionado significativamente desde entonces. Así que, entre los líderes de AVC, existía una clara visión de proteger la inversión realizada a lo largo de los años, lo que implicaba modernizar esa solución con tecnologías de vanguardia o adoptar nuevas herramientas. En ese contexto, la migración a Oracle Cloud Infrastructure (OCI) les pareció el paso más natural, ya que se alineaba con su visión de continuidad de la colaboración que tenían con Oracle, mientras Oracle les brindaba mayor confianza para avanzar.

AVC ha logrado reducir costos y obtener una proyección más realista de estos. Eso porque, con Oracle Cloud Infrastructure (OCI), sus líderes pueden visualizarlos en tiempo real, analizar su comportamiento y, con base en ello, tomar decisiones más informadas y estratégicas. También tienen mayor visibilidad de los procesos CRM de las entidades que utilizan la solución, pudiendo monitorear todo el stack tecnológico en tiempo real, desde la base de datos hasta las aplicaciones en ejecución, incluyendo los usuarios habilitados, entre otros elementos. AVC ha logrado reducir costos y obtener una proyección más realista de estos. Eso porque, con Oracle Cloud Infrastructure (OCI), sus líderes pueden visualizarlos en tiempo real, analizar su comportamiento y, con base en ello, tomar decisiones más informadas y estratégicas. También tienen mayor visibilidad de los procesos CRM de las entidades que utilizan la solución, pudiendo monitorear todo el stack tecnológico en tiempo real, desde la base de datos hasta las aplicaciones en ejecución, incluyendo los usuarios habilitados, entre otros elementos. Contar con esta visibilidad integrada en una única consola representa una gran ventaja. Antes, para obtener esa visualización, era necesario movilizar hasta 40 personas de equipos de diferentes áreas operativas. Otro beneficio importante está relacionado con la posibilidad de escalar y desescalar su infraestructura de cómputo, lo que les permite evitar costos excesivos. En momentos en que su base de datos estaba colapsada y sus clientes necesitaban mayor capacidad de cómputo, lograron triplicar su capacidad en cuestión de minutos, pasando de 12 a 36 cores de forma rápida y eficiente. Una vez escalada la capacidad, la base de datos se estabilizó y el sistema volvió a su funcionamiento normal. Al cabo de una hora, redujeron su capacidad nuevamente, ajustándose a las necesidades del momento. Antes, tenían que adquirir nuevos servidores, instalarlos y configurarlos, lo que podría tardar hasta seis meses. Contar con la flexibilidad de aumentar o reducir las capacidades de procesamiento es importante porque permite a AVC gestionar de manera mucho más eficiente su presupuesto y los costos asociados. La empresa también ha simplificado procesos. Colaboradores con un conocimiento relativamente general pueden realizar tareas muy complejas. Un ejemplo de esto es cuando necesitaban habilitar en las bases de datos autónomas la replicación a una base de datos de contingencia, lo cual se logró en una tarde para las cinco principales empresas del Grupo Aval. Antes, esto hubiera tomado meses y muchos días de planificación, además de coordinar a las cinco entidades dentro del grupo para llevarlo a cabo. Además, AVC está utilizando todas las capacidades de OCI en los aspectos más estratégicos del negocio. Un ejemplo de esto es la solución de CRM, que ha sido un apalancador clave para las ventas dentro del grupo. Sus colaboradores ahora cuentan con datos fidedignos y actualizados de los clientes, y pueden usar esa información para mejorar los procesos de marketing, optimizar las estrategias de venta, captar nuevos clientes y mejorar la postventa. En todos estos casos, es crucial disponer de información precisa y ágil para garantizar que los servicios se brinden de manera eficiente y efectiva. En ese sentido, la solución CRM proporciona una vista holística de los clientes de las empresas del grupo, lo que les permite comprender mejor su perfil y necesidades.

Llevar a cabo un proyecto de esta magnitud, gestionando soluciones con registros de más de 20 años provenientes de diversas entidades, representaba un desafío enorme — para tener una idea, algunas de las entidades del Grupo Aval tenían hasta 700 millones de registros, lo que implicaba desafíos significativos en términos de latencia, transferencia de datos y seguridad. Subir esa información a la nube de manera exitosa y segura requería superar todos estos retos. ​Para garantizar que eso ocurriera bien, la migración se desarrolló por etapas, todas ellas, desde el soporte hasta el go live, acompañadas por equipos ​multidisciplinarios de Oracle Consulting trabajando desde varios países.​ Eso ha sido fundamental para que se cumplieran los tiempos y el proyecto se concluyera dentro de los plazos​.