ما المقصود بإدارة المشتريات؟

على مدى عقود، كان الهدف الرئيس لقسم المشتريات بسيطًا: الشراء بسعر أرخص. لكن أصبح الآن التركيز المُفرد على التكلفة مسؤولية إستراتيجية، بالنظر إلى أن تأخير الشحن أو الفشل المُفاجئ للمورِّدين يمكن أن يؤدي إلى وقف عمليات الشركة. حاليًا، لا تتعلق إدارة المشتريات ذات المستوى العالمي بحفظ نسبة قليلة من أمر الشراء، بالرغم من أن هذا هو بالتأكيد أحد الأهداف. بل يتعلق الأمر بتصميم قيمة طويلة الأجل، وتخفيف المخاطر، ودعم الابتكار من خلال علاقات إستراتيجية بالمورِّدين التي تعزز الأعمال بأكملها.

يشرف المتخصصون في إدارة المشتريات على العملية الشاملة التي تنطوي على إنشاء تلك القيمة، بدايةً من تقييم المورِّدين وصولاً إلى إدارة العقود. عند تنفيذها بنجاح، يمكن للمؤسسات الاعتماد على مديري المشتريات لديها في توفير الوقت والمال وبناء علاقات قوية مع المورِّدين.

ما المقصود بالمشتريات؟

يشير مصطلح المشتريات إلى الوظيفة الحرجة المتمثلة في شراء السلع والخدمات والأعمال اللازمة لتشغيل المؤسسة من مصادر خارجية. إنها عملية تشاركية تستلزم اختيار البائعين بشكل إستراتيجي لتوفير أفضل قيمة مع تلبية متطلبات الشركة أيضًا. تتضمن عملية المشتريات عادةً التعرُّف على الاحتياجات وتحديد المتطلبات وتزويد المورِّدين واتفاقيات التفاوض وإدارة العقود والعلاقات. يمكن للمشتريات الفعَّالة تحسين ربحية المؤسسات من خلال تقليل التكاليف وزيادة الجودة إلى أقصى حد وإدارة المخاطر بشكل استباقي في سلسلة التوريد.

ما المقصود بإدارة المشتريات؟

تمثل إدارة المشتريات الرقابة التنظيمية على عملية المشتريات وتحسينها ومعالجتها. في حين يمثل الشراء نفسه الوظيفة الأساسية، تركز إدارة المشتريات أيضًا على الخطوات قبل المعاملة الفعلية وبعدها. وتشمل هذه تحليل الاحتياجات والأولويات التنظيمية، وتحديد التحديات اللوجستية والعملية، والتحقق من المورِّدين، وتقييم جودة المخرجات المحتملة، وبناء علاقات بالمورِّدين والحفاظ عليها. عبر إدارة المشتريات، تواصل المؤسسات الإشراف على الأجزاء المتحركة الكثيرة من المشتريات، بما في ذلك التقييمات الجارية لخرائط طريق البائعين والمتطلبات الداخلية

النقاط الرئيسة

• تشير إدارة المشتريات إلى الرقابة على عملية الشراء من البداية إلى النهاية، فضلاً عن المراجعة الداخلية للحسابات الجارية وبناء العلاقات الخارجية.
• يختلف الشراء عن إدارة المشتريات في أن الشراء لا يركز سوى على مرحلة المعاملات في العملية.
• يمكن أن تضمن الإدارة القوية للمشتريات تمتع المؤسسات بمشتريات دقيقة وفي الوقت المناسب وحريصة على التكلفة.
• نظرًا إلى أن إدارة المشتريات تعزز العلاقات بالمورِّدين، فإنها تنشئ إمكانية التسليم المرن والتسعير المُنخفض والتعاون في المنتجات.
• يمكن للأتمتة والذكاء الاصطناعي تحسين إدارة المشتريات من خلال عناصر مثل الرقابة على سير عمل العقود، والتوريد الإستراتيجي، والإخطارات حول المخزون، والرؤى القائمة على التحليلات من بيانات المورِّدين وتصنيف الإنفاق.

شرح إدارة المشتريات

تمتد إدارة المشتريات إلى أبعد من المعاملات البسيطة وتتضمن عناصر متعددة داخل المؤسسة وخارجها. من الضروري فهم المصطلحات الرئيسة للمشتريات.

• الأتمتة: تؤتمت أدوات إدارة المشتريات اليوم الوظائف المختلفة، بما في ذلك إدارة سير العمل وإنشاء التحليلات من البيانات المُجمعة. نظرًا إلى تطور المشتريات باستمرار، يمكن تبسِّط الأتمتة والذكاء الاصطناعي من كفاءة إدارة المشتريات وتسريعها وتحسينها.
• العقد: يمثل العقد اتفاقية قانونية بين المشتري والبائع تحدد شروط المعاملة. يكون مديرو المشتريات مسؤولون عن التفاوض حول تفاصيل العقد، مثل السعر وجداول التسليم والرسوم والخصومات والتعويضات والعقوبات والشروط الأخرى.
• الحاجة: الاحتياجات الفردية للمؤسسة أو القسم المطلوب تلبيتها من خلال عملية شراء خارجية. قد يكون هذا في أجهزة أو برامج أو مواد أو خدمات أو إمدادات تشغيلية.
• أمر الشراء: بعد اعتماد طلب شراء، يمكن تعميمه في أمر شراء، وهو الذي يعتمد المعاملة للمورِّد. يوضح هذا تفاصيل الصفقة والشروط التي يوافق عليها الطرفان. تسهِّل سجلات أوامر الشراء المُتسقة التدقيق والتحليل المالي، مثل تكلفة البضائع المُباعة، وقد تكون هذه العملية بمساعدة الذكاء الاصطناعي.
• طلب الشراء: يُعد طلب الشراء مُستند داخلي يُستخدم لطلب شراء البضائع أو الخدمات. ينشئ الموظف عادةً طلب للحصول على موافقة من المُشرفين أو رؤساء الأقسام، الذين يوافقون على وجود حاجة مشروعة وموازنة للشراء. بمجرد الموافقة، ينتقل طلب الشراء إلى قسم المشتريات أو الشراء.
• العلاقة: ينمي مديرو المشتريات الجيدون علاقات قوية وطويلة الأجل مع المورِّدين. توفر هذه العلاقات بشكل مثالي فُرصًا للتفاوض على شروط العقد، والحصول على أسعار أو خصومات خاصة، مع تعزيز التعاون لدعم المنتجات والخدمات الجديدة.
• المورِّد: سمثل المورِّد هو البائع الذي يوفر البضائع أو الخدمات اللازمة لتلبية متطلبات المؤسسة. على الرغم من أن المشتريات تنطوي غالبًا على سلع مادية، إلا أن المورِّدين قد يقدمون أيضًا خدمات مثل الحراسة أو توريد الأطعمة أو البرامج القائمة على السحابة.

لماذا تُعد إدارة المشتريات مهمة؟

تُعد إدارة المشتريات مهمة لأن عملية المشتريات تمس المجالات الحيوية للمؤسسة—المجالات التي تؤثر على سلامتها المالية وقدرتها على الابتكار والمنافسة. تُعد العلاقات مع البائعين والخدمات اللوجستية لسلسلة التوريد والأصول القانونية للعقود والتكاليف وإمكانية التتبع والامتثال والاعتبارات الداخلية من بين العديد من الأجزاء المُتغيرة. توفر إدارة المشتريات مرجعية واحدة لإدارة عملية المشتريات والإشراف عليها مع البحث عن طُرق لتعزيز العلاقات وخفض التكاليف واستكشاف المنتجات/الخدمات الجديدة وتحسين الجودة.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح الإدارة الفعَّالة للمشتريات إمكانية تحرُّك المؤسسات بسرعة عند ظهور حالات عاجلة، مثل الزيادة المفاجئة في الطلب أو التعريفات الجديدة أو إغلاق مورِّد لفترة طويلة.

كيف تعمل إدارة المشتريات؟

تعمل إدارة المشتريات بشكل أفضل باعتبارها ممارسة مُخصصة تركِّز على كل من العمليات الداخلية والعلاقات الخارجية، مع ممارسات راسخة للتحسين من سير العمل اللازم للحصول على السلع والمواد اللازمة للمؤسسة للعمل مع الحفاظ على الجودة والبقاء في حدود الموازنة.

تبدأ بتحديد السلع أو الخدمات اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة. بمجرد القيام بذلك، ينبغي تحديد مواصفات أو متطلبات واضحة للمنتجات أو الخدمات المطلوبة. تتمثل الخطوة التالية في تقييم المورِّدين والسعي إلى الحصول على أفضل مصادر مناسبة من جانب التكلفة والجودة والجدول الزمني. بعد اختيار المورِّدين، يشرف المديرون على عملية الشراء وتتبع الخدمات اللوجستية للتسليم والدفع. ثم يبقى مديرو المشتريات على اتصال دائم مع البائعين لبناء العلاقات والتفاوض على المزيد من الخصومات ومناقشة المشكلات أو فُرص التعاون.

يجب أن يتواصل مديرو المشتريات أيضًا مع موظفي تكنولوجيا المعلومات حول الطُرق التي يمكن بها للأتمتة والذكاء الاصطناعي تحسين المشتريات. على سبيل المثال، يمكن للأنظمة المؤتمتة تتبع جميع العقود المُعلقة للتنبيه حول التواريخ الرئيسة والتغييرات في الأسعار وعوامل أخرى.

6 مراحل في عملية المشتريات

تقدم الأتمتة والذكاء الاصطناعي فُرصًا لتبسيط عناصر هذه الخطوات ودمجها وتحسينها، لكن إليك نظرة عامة على العملية:

1. تحديد الاحتياجات الداخلية: يجب أن تتضمن خطة المشتريات الخاصة بالقسم الموازنات وخرائط طريق المورِّدين والاحتياجات المُتوقعة قصيرة وطويلة الأجل.
   
2. تقييم المورِّدين المُحتملين: عند تقييم المورِّدين، تنظر المؤسسات في العوامل العملية، مثل التكلفة والقدرة على تقديم الجودة والكميات المطلوبة. مع ذلك، تُعد العوامل غير المادية أيضًا مُفتاحًا للعلاقات الناجحة، بما في ذلك الموقع وأسلوب الاتصال والمرونة، على سبيل المثال، في حالات الطوارئ أو التسعير المُجمع.
   
3. التفاوض على العقود: عند اختيار مورِّد مُفضل، يمكن للمؤسسات بعد ذلك التركيز على نقاط التفاوض. توازن الفِرق التكلفة والجدول الزمني وغيرها من الشروط المُحددة لتلبية الاحتياجات العملية مع بناء علاقات عمل طويلة الأجل.
   
4. معالجة الخدمات اللوجستية للمشتريات: مع تحديد المورِّد وتوقيع العقد، يمكنك بعد ذلك التركيز على طلبات الشراء وأوامر الشراء والفواتير وغيرها من الوثائق اللازمة لتتبع المدفوعات واستيفاء المعاملات. يساعد وكلاء الذكاء الاصطناعي بشكل أكبر هنا.
   
5. التسليم والتقييم النهائيين: عند استلام المواد أو الخدمات، تتحقق الفِرق من أن المورِّد قد أوفى بالتزاماته. تُعد الجودة، وحُسن التوقيت، ودقة الطلب كلها أولويات. في حال حدوث أخطاء، توفر الاستجابة نقطة إثبات حول سلامة المورِّد وقدرات الدعم.
6. مرحلة ما بعد التسليم: يتولى مديرو المشتريات مسؤولية تنمية العلاقات مع المورِّدين وتقييم حالة العقود والمخزون وتحليل البيانات لتحقيق أوجه الكفاءة.

مزايا إدارة المشتريات الفعَّالة

يمكن للمؤسسات أن تقع في فخ تجاهل الإدارة الفعَّالة للمشتريات من أجل نهج يكون أكثر تركيزًا على الخدمات اللوجستية للشراء. يفتقد هذا النهج إلى المزايا الطويلة الأجل لإستراتيجية شاملة وسليمة لإدارة المشتريات، مما يعود بالفائدة في نهاية المطاف على المؤسسات على الصعيدين المالي والعملي. فيما يلي بعض المزايا الأكثر شيوعًا للإدارة الفعَّالة للمشتريات:

• توفير التكاليف: تؤدي الإدارة الفعَّالة للمشتريات إلى توفيرات في التكاليف من خلال تمكين المؤسسات من التفاوض على أسعار وشروط عقود مُفضلة للمورِّدين، وغالبًا من خلال الشراء المُجمع والطلبات المُجمعة التي تستفيد من الخصومات على الحجم. يساعد استخدام البائعين من القوائم المُفضلة الأقسام في الوصول إلى هذه الأسعار التي تم التفاوض عليها ويساعد في منع الإنفاق غير المنضبط.
  
  على أساس متواصل، يمكن لتحليل أنماط الإنفاق أن يكشف عن فُرص للتخلص من التكرار واختيار خيارات أكثر فعالية من جانب التكلفة. تساعد مواءمة المشتريات مع الطلب الفعلي في تقليل فائض المخزون وتكاليف الاحتفاظ ذات الصلة.
• تحسين الكفاءة: تتحسِّن الإدارة الفعَّالة للمشتريات من الكفاءة من خلال تبسيط العمليات وأتمتتها، وتقليل المهام اليدوية وأوقات الموافقة، مع تمكين تنسيق أفضل مع المورِّدين. تساعد الإجراءات الموحدة والبيانات المركزية الفِرق من خلال تسهيل اتخاذ القرارات بسرعة وتقليل الأخطاء وتحسين الامتثال، في حين تسمح الرؤية الأفضل بشأن أنشطة المشتريات للمؤسسات بالاستجابة بشكل أسرع إلى الاحتياجات المُتغيرة والحفاظ على العمليات المستمرة مع تأخيرات أقل.
• الحاجة: الاحتياجات الفردية للمؤسسة أو القسم المطلوب تلبيتها من خلال عملية شراء خارجية. قد يكون هذا في أجهزة أو برامج أو مواد أو خدمات أو إمدادات تشغيلية.
• ضمان الجودة: في كل مرة تبدأ فيها المؤسسة التعامل مع مورِّد جديد، تتم إعادة تعيين ضمان الجودة بشكل أساس. يُعد هذا أحد الأسباب التي تجعل الإدارة الفعَّالة للمشتريات أمرًا بالغ الأهمية في وضع معايير ومواصفات واضحة وعمليات اختيار صارمة للمورِّدين وشروط عقود قوية. من خلال تعزيز علاقات قوية مع المورِّدين وتنفيذ مراقبة مستمرة لضمان الجودة، يمكن لفِرق المشتريات التعامل مع المشكلات على الفور وتعزيز التحسين المستمر.
• تخفيف المخاطر: يسير تخفيف المخاطر إلى جانب ضمان الجودة. تعمل الإدارة الفعَّالة للمشتريات على تقليل المخاطر من خلال إنشاء عمليات واضحة ومُتسقة لاختيار المورِّدين والتفاوض بشأن العقود ومراقبة الامتثال، والتي تقلل جميعها—على الرغم من أنها لا تستبعد—احتمال فشل المورِّدين أو اضطرابات التسليم أو عمليات الشراء غير المطابقة. من خلال تعزيز علاقات قوية مع المورِّدين، باستخدام تحليل الإنفاق، والحفاظ على سجلات كاملة ويمكن الوصول إليها، يمكن للمؤسسات تحديد المخاطر المحتملة ومعالجتها بسرعة، مثل إعسار المورِّدين أو مشكلات الجودة أو الانتهاكات التنظيمية.
• علاقة أقوى مع المورِّدين: تؤدي العلاقة القوية طويلة الأجل مع المورِّد إلى العديد من المزايا المذكورة أعلاه، مثل الكفاءة اللوجستية وضمان الجودة. كما تفتح الباب أمام التعاون والشراكات الفريدة المبنية من الخبرة، بما في ذلك المشاركة المُبكرة في برامج مثل تلك التي تقدم حجمًا أو خصومات أخرى، كما تنظر أولاً في التكرارات المُحسنة للمنتجات، والمساهمات التعاونية حول إمكانيات الخدمة الجديدة.
• تحسين الامتثال: نظرًا إلى أن إدارة المشتريات تنشئ علاقات بكميات معروفة، إذ تؤدي غالبًا إلى مسار أسهل للالتزام التنظيمي والمؤسسي. يمكن أن تصبح عوامل مثل بروتوكولات المورِّدين والتعرض إلى المواد الخطرة والتأثير البيئي كميات معروفة مع مورِّدين موثوقين وتم التحقق منهم.
• زيادة الشفافية: تزيد الإدارة القوية للمشتريات من الشفافية عبر سجلات الشراء المركزية والعمليات الموحدة واستخدام الأتمتة لتتبع المعاملات والموافقات، وذلك بشكل مثالي على الفور. تساعد هذه الوثائق الواضحة والمُتسقة في الحفاظ على كل خطوة من خطوات دورة الشراء مرئية لأصحاب المصلحة، مما يتيح رقابة ومساءلة وقابلية تدقيق أفضل.
  
  نتيجة إلى ذلك، يمكن للمؤسسات الكشف عن المخالفات بسهولة أكبر، ومنع الإنفاق غير المصرح به، والحفاظ على الامتثال إلى السياسات الداخلية واللوائح الخارجية. تُعد الشفافية أيضًا أمرًا أساسًا للمؤسسات التي تركز على الاستدامة والتوريد الأخلاقي، إذ يُعد إنشاء وثائق ومسارات ورقية قابلة للتكرار أمرًا مهمًا.
• تعزيز عملية صُنع القرار: تدعم الإدارة الفعَّالة للمشتريات عملية صنع القرار من خلال توفير بيانات دقيقة وشاملة في الوقت المناسب حول المورِّدين والعقود وأنماط الإنفاق والجودة واتجاهات التسعير وغير ذلك الكثير، مما يسمح للفِرق بتقييم الخيارات بشكل موضوعي وتحديد المخاطر واختيار الحلول الأكثر فعالية من جانب التكلفة وموثوقية. يمكن أن تساهم هذه البيانات في أدوات التحليلات لتعزيز الرؤى التي تعزز الخيارات الإستراتيجية—خاصةً إذا كانت المؤسسات مُجهزة لدمج البيانات للوصول عبر الأقسام باستخدام مستودع سحابي.

طريقة تحسين إدارة المشتريات: 6 نصائح

تمثل إدارة المشتريات عملية مُعقدة مع قيود وفُرص فريدة لكل مؤسسة. تختلف الجدولة والموازنة والتكنولوجيا والثقافة والإمكانات الداخلية من موقف إلى موقف، مما يفسح المجال لمجموعة واسعة من الفرص لتحسين إدارة المشتريات.

تشتمل أفضل الممارسات الشائعة للإدارة الفعَّالة للمشتريات على ما يلي:

1. الاستفادة من التكنولوجيا: تمتلئ إدارة المشتريات بالخطوات التي يمكن أن تستفيد من الأتمتة والذكاء الاصطناعي. على سبيل المثال، يمكن للأتمتة إدارة عمليات سير العمل للشراء مع دمج السجلات، بالإضافة إلى الإشراف على العقود للتحقق من أشياء مثل التوقيعات وتواريخ انتهاء الصلاحية. بالمثل، يمكن للذكاء الاصطناعي فحص بيانات المورِّدين المُجمعة وتحديد فرص التفاوض على الخصومات.
   
2. تنفيذ العمليات الموحدة: يُعد إنشاء معايير المشتريات استثمارًا في الوقت والمال والموارد. مع ذلك، فإن مردود وضع سياسات واضحة للمشتريات وسير العمل يمكن أن يبقى لسنوات. ينتج عن هذا النهج أيضًا أرباحًا فورية في التكلفة من الكفاءة وقابلية التكرار، ومن منظور أكبر، يستدعي إلى التحليل من أي قسم يحتاج إلى فحص البيانات.
   
3. تجنب تراخ المورِّدين: مع وجود الكثير من المسؤوليات والمهام لمديري المشتريات، يمكن أن ينتهي الأمر بعلاقات مورِّدين غير جادة. مع ذلك، يمكن أن يؤدي تجنب تراخ المورِّدين إلى تحسين الأسعار وزيادة المرونة وفُرص للتعاون أو التوسُّع. قد يؤدي المديرون الذين يحافظون على اتصال مُنتظم بالبائعين مع تقييم مقاييس الجودة والتكلفة أفضل بخصوص نقاط التفاوض، مثل أسعار المنافسين.
   
4. تدريب فِرق المشتريات: تتطلب الإدارة الفعَّالة للمشتريات مساهمة الموظفين. يجب على المديرين التفوق في عدد من المهارات خارج إدارة سير العمل؛ المهارات الشخصية، مثل التفاوض وبناء العلاقات، وهي بنفس أهمية مراقبة الأسعار وإدارة العقود. تتطلب كل هذه العناصر تدريبًا مُناسبًا لتحسين أداء الفريق.
   
5. مراقبة الأداء وتحسينه: من خلال تتبع مقاييس الشراء، مثل فترة تسليم المورِّد ومعدل العيوب للمورِّد وتباين الأسعار وتوافر البائع ووقت الاستجابة للمشتريات الطارئة، يمكنك بهذا تحسين عملية الشراء داخليًا وخارجيًا. يمكن لهذه البيانات دعم المفاوضات مع تسليط الضوء على الوقت الذي قد يحين فيه تغيير البائعين.
6. دمج البيانات في مستودعات: يعد تتبع مجموعة من البيانات، مثل سجل المورِّدين وطلبات الشراء وأوامر الشراء وتحليل الإنفاق والفواتير وبيانات الخدمات اللوجستية أمرًا بالغ الأهمية لتقييم نجاح إدارة المشتريات. مع ذلك، يمكن إعاقة التحليل إذا كانت هذه البيانات موجودة تطبيقات متباينة أو حتى غير مُتوافقة. من خلال توحيد البيانات ودمجها وغالبًا في السحابة، يمكن للأقسام الوصول بسهولة إلى البيانات لتقييمها، حتى تغذية البيانات في منصات التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي للحصول على رؤى مؤتمتة.

الأتمتة وإدارة المشتريات

يمكن أن تُمثل الأتمتة تغييرًا في قواعد اللعبة في تبسيطها إدارة المشتريات وتحسينها. عند التكامل المدروس، يمكن للأتمتة تسريع سير العمل، وتحسين الدقة من خلال تقليل المساهمات البشرية، وتقليل المخاطر من خلال التتبع المستمر لمقاييس المورِّدين وأدائهم. فيما يلي بعض المجالات الرئيسة لإدارة المشتريات التي تستفيد من الأتمتة:

• الشراء: يمكن للمؤسسات إنشاء معايير لطلبات الشراء وأوامر الشراء، وإنشاء سير عمل قائم على النموذج مع مشغلات آلية للإجراءات والإخطارات. يمكن للتحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي استيعاب هذه البيانات لإنتاج توصيات بالشراء للمساعدة في التفاوض على الأسعار والتسليمات والجدولة. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي المساعدة في تقديم المشورة للموظفين بشأن سياسات المشتريات أثناء الشراء.
• المورِّدون: تعتمد جودة علاقات المورِّدين دائمًا تقريبًا على قوة التفاعلات البشرية. مع ذلك، فإن الوصول إلى هذه المرحلة أسهل بكثير في ظل استخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي. على سبيل المثال، يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي التوليدي في التوصية بالمورِّدين المؤهلين وإنشاء ملخصات للتفاوض واستبيانات حول تأهيل المورِّدين تلقائيًا. من خلال تسجيل بيانات المورِّدين، يمكن للمؤسسات الحصول على معلومات مركزية بشأن الإجراءات والرؤى التي تدعم العلاقة البشرية في نهاية المطاف.
• العقود: نظرًا إلى أن العقود تحتوي على العديد من الأجزاء المتغيرة—بما في ذلك الشروط والموقِّعين وتواريخ انتهاء الصلاحية وأتمتة الامتثال—يمكن أن تساعد الأتمتة مديري المشتريات في البقاء على اطلاع بمتغيرات العقد لتقليل الفحوص اليدوية لعناصر محددة داخل كل مستند.
• الإنفاق: من خلال تصنيف الشراء تلقائيًا، يصبح لمديري المشتريات كم هائل من المعلومات لتحليلها أثناء سعيهم لتحسين الإنفاق. يمكن أن تؤدي الرؤى الناتجة عن هذا التحليل إلى مفاوضات تستند إلى البيانات أو حتى قرار تبديل البائعين أو إضافتهم. يمكن للذكاء الاصطناعي اتخاذ هذه الخطوة الإضافية باستخدام التحليلات لإنتاج رؤى حول أنماط الإنفاق والتوصيات حول مجموعة من مبادرات المشتريات.

اختيار حل بشأن إدارة المشتريات

يُعد قرار المؤسسة بإصلاح عملية المشتريات استثمار له أهداف قصيرة وطويلة الأجل. يجب تحليل العديد من العوامل على سبيل المثال، التكنولوجيا؛ يصبح لدى الشركات مخاوف بشأن أشياء مثل سهولة التكامل وخريطة طريق لبائعي البرامج. فيما يلي العناصر الرئيسة التي يجب مناقشتها قبل اختيار حل لإدارة المشتريات:

• الميزات: ما عمليات إدارة المشتريات التي تعطيها مؤسستك الأولوية؟ يصبح لكل فريق مزيج مختلف من العناصر الأساس، والعناصر المرغوب بها، والعناصر التي يمكن العمل بدونها، وتتطور هذه القوائم بمرور الوقت. لتحديد أفضل ما يُناسب المؤسسة، يجب موازنة كل حل لمزيج من الوظائف، مثل بوابات المورِّدين وإدارة سير العمل وتحليل الإنفاق؛ والتكنولوجيا، مثل الذكاء الاصطناعي والأتمتة وتطبيق الأجهزة المحمولة؛ والاعتبارات العملية، مثل سهولة الاستخدام وسهولة تكامل البيانات وواجهات برمجة التطبيقات.
• سجل المورِّدين: فكِّر في عوامل مثل سمعة المجال وسنوات العمل وأمان البيانات وجودة الدعم الفني ونموذج استضافة البرامج. يمكن للمؤسسات أيضًا فحص مقاييس مثل رضا العملاء والاحتفاظ بهم. يمكن أن يعزز هذا التحليل الذكي المجمع قرار التوقيع مع البائع مع توفير نقاط تفاوض مُحتملة.
• إمكانات البيانات: في عالم قائم على البيانات، تُعد قدرة الحل على جمع المعلومات وحلها أمرًا بالغ الأهمية. هل يمكن للمنصة مزامنة البيانات عبر الاتصالات؟ هل يوفر وصولاً سهلاً للسماح بالتعاون عبر الأقسام؟ هل تُعد أداة ثنائية الاتجاه تجمع المعلومات مع مجموعة من منتجات المكاتب الخلفية، أم تُنشئ مستودع آخر؟
• المساهمون الداخليون: ليس فريق المشتريات فحسب الذي يستفيد من برامج إدارة المشتريات فحسب؛ بل يوجد مساهمين آخرين لديهم على الأقل رغبة في فهم إمكانات الأنظمة التي يتم النظر فيها. يشمل هذا المديرين الذين يتلقون مواد الاستيفاء، مثل التصنيع والأقسام التشغيلية ذات الصلة، مثل حسابات المدفوعات. وبالطبع، يرغب قسم تكنولوجيا المعلومات في المشاركة، لأن هذا الفريق هو الذي ينشئ تكاملات مع الأنظمة الأخرى. يمكن لكل من أصحاب المصلحة هؤلاء تقديم رؤى قيّمة حول قرار البائع النهائي.
• المساهمون الخارجيون: تمتلك المؤسسات الخارجية اهتمامات في عملية الشراء. يمكن لفِرق التقييم استشارة المورِّدين وشركات الخدمات اللوجستية والمساهمين الخارجيين الآخرين حول التوصيات والتنسيقات المُفضَّلة وتوافق بوابة المورِّدين وعوامل أخرى من هذا القبيل.
• خريطة طريق المنصة: حتى إذا كان المنصة مُناسبة حاليًا، فقد يتغير ذلك خلال خمس سنوات. تتمثل أفضل طريقة للتغلب على ذلك في أن تنظر المؤسسات في خرائط الطريق الخاصة بها، سواء من الناحية التشغيلية أو من منظور تكنولوجيا المعلومات، ثم فحص خرائط الطريق من موفري الحلول المحتملين. تُعد عوامل مثل الميزات الجديدة المُخططة وسِجل المرونة والتوسع المتوقع كلها مهمة في صُنع القرار، لذا يجب إجراء إصلاحات المشتريات مرة واحدة فقط.

أتمتة المشتريات باستخدام أنظمة Oracle

يُعد Oracle Fusion Cloud Procurement حل مُتكامل قائم على السحابة لإدارة علاقات المورِّدين من التوريد إلى التسوية. يتميز Oracle Fusion Cloud Procurement بوجود الذكاء الاصطناعي والأتمتة لتحسين العمليات وإنتاج الرؤى، مما يُساعد في زيادة هوامش التوفير والربح إلى أقصى حد من خلال تحسين إدارة علاقات المورِّدين وتبسيط عمليات الشراء.

الأسئلة الشائعة حول إدارة المشتريات

ماذا يُقدم مدير المشتريات؟
يشرف مدير المشتريات على عملية الحصول على المواد التشغيلية والتصنيع اللازمة بالكامل من البداية إلى النهاية. يشمل هذا التحقق من المورِّدين المحتملين، وبناء تلك العلاقات، والإشراف على عملية الشراء، ومراجعة نقاط العقود، وتتبع الخدمات اللوجستية. قد تكون عملية المشتريات بسيطة مثل اختيار الأصناف من دليل للشراء، أو قد تكون مُعقدة بقدر الاجتماع مع المورِّدين لإجراء مفاوضات طويلة حول السعر والجداول والعوامل المهمة الأخرى.

كيف تختلف المشتريات عن الشراء؟
تُعد المشتريات جزءًا من عملية المشتريات. تشمل المشتريات العملية بأكملها، والتي تتضمن تحديد ما يجب شراؤه، وتحديد المتطلبات، والتحقق من المورِّدين، والتفاوض على العقود، وإدارة علاقات المورِّدين، بينما يعالج الشراء الخدمات اللوجستية الفعلية للمعاملة. تشتمل المشتريات على السياق، مثل الموازنة والجدول وعلاقة المورِّدين. تتضمن المشتريات مسائل مثل الطلبات والوثائق والدفع.