10 خطوات للتبديل بسلاسة بين مورّدي أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية

قد تحتاج مؤسسات الرعاية الصحية إلى استبدال أنظمة السجل الصحي الإلكتروني (EHR) لديها لعدد من الأسباب، سواء كان ذلك بسبب اندماج حديث، أو للحصول على أحدث الميزات، أو للاستفادة من نموذج الحوسبة السحابية. بغضّ النظر عن السبب، فإن استبدال نظام أساسي كهذا ليس بالأمر السهل على الإطلاق. تهدف هذه المقالة إلى تقديم مخطط يمكن لمؤسسات الرعاية الصحية اتباعه لتسهيل عملية الانتقال وتعظيم الفوائد المحتملة.

ما أسباب تبديل مورّدي السجلات الصحية الإلكترونية؟

من المؤكد أن تبديل أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية ليس الخيار سهلاً. سيكون الأطباء وموظفو الدعم قد اعتادوا على النظام القديم، حتى مع عيوبه. لكن في كثير من الحالات، لا يكون أمام مؤسسات الرعاية الصحية خيار.

غالبًا ما تتطلب عمليات اندماج موفري خدمات الرعاية الصحية من المؤسسات الاختيار بين أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) الحالية المختلفة أو الانتقال إلى نظام آخر أكثر حداثة. في حالات أخرى، قد تجد مؤسسة الرعاية الصحية أن مورّد السجلات الصحية الإلكترونية الحالي غير قادر على دعم خططها، إما لأن المورّد لا يبتكر بالسرعة الكافية، أو لأن النظام لا يمكنه التوسع إلى المستوى الذي تحتاجه المؤسسة. أو قد لا يتمتع نظام السجلات الصحية الإلكترونية الحالي لديها ببساطة بقدرة كافية على التوافق مع بوابة المرضى أو أنظمة علوم الحياة أو المختبرات أو جدولة العاملين أو المالية أو سلسلة التوريد أو أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية الأخرى.

10 خطوات لتبديل مورّد السجلات الصحية الإلكترونية بسلاسة

يمكن لمؤسسات الرعاية الصحية تسهيل عملية الانتقال إلى أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) من خلال اتباع مجموعة من الخطوات العملية، مثل إشراك أصحاب المصلحة المناسبين وتحديد أهداف النظام الجديد ووضع ميزانية وإجراء تقييم شامل للمورّدين. تابع القراءة لمعرفة المزيد عن هذه الخطوات الرئيسية وغيرها.

1. إنشاء فريق مخصص للانتقال إلى السجل الصحي الإلكتروني

   يجب أن يضم فريق التحويل إلى نظام السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) لديك أشخاصًا رئيسيين من مختلف أنحاء المؤسسة، بما في ذلك الأطباء والممرضون وموظفو الدعم والإداريون وممثلون عن أقسام الشؤون المالية والموارد البشرية وتقنية المعلومات. تذكّر أن لدى المجموعات المختلفة أولويات مختلفة بناءً على مسؤولياتها. من الضروري ضمان الاستماع إلى جميع وجهات نظرهم.

2. تقييم قيود نظام السجلات الصحية الإلكترونية الحالي وحدد التحديات

   أجرِ تقييمًا مفصلاً لأسباب الحاجة إلى التغيير؛ فسيُسترشد بهذا السرد في إعداد قائمة متطلبات طلب تقديم العروض للنظام الجديد. هل يجعل نظام السجلات الصحية الإلكترونية الحالي لديك إدخال المعلومات الجديدة أمرًا صعبًا، ما يؤدي إلى قضاء الأطباء وقتًا طويلاً في "العمل خارج ساعات الدوام"، وهو ما قد يسهم في الإرهاق المهني؟ هل يمكن لنظامك الحالي التوسع بشكل كافٍ لاستيعاب النمو الذي تتطلع إليه مؤسستك؟ هل تتماشى مخطط منتجات المورّد مع الرؤية الإستراتيجية لمؤسستك؟ (على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك ترغب في الاستفادة من التقنيات الجديدة، مثل الذكاء الاصطناعي لنسخ المحادثات بين الطبيب والمريض، فهل تتضمن مخطط منتجات المورّد إضافة هذا النوع من الميزات في المستقبل القريب؟)

3. تحديد أهداف واضحة ووضع أهداف لنظام السجلات الصحية الإلكترونية الجديد

   بالإضافة إلى إجراء تحليل الفجوات في الخطوة 2، ينبغي لأعضاء فريق الانتقال تخصيص وقت للبحث في أفضل الممارسات الحالية للسجلات الصحية الإلكترونية (EHR) للمساعدة على ضمان ألا يقتصر النظام الجديد على تلبية الاحتياجات الحالية فحسب، بل من المرجح أيضًا أن يلبّي الاحتياجات المستقبلية. على سبيل المثال، هل سيتوافق النظام الجديد تشغيليًا مع تطبيقات الشؤون المالية والموارد البشرية وتطبيقات الأعمال الأخرى في مؤسستك؟ هل سيدعم التدخلات السريرية المتنقلة؟

4. تخطيط موازنتك ومواردك المالية لعملية التحويل

   ينبغي أن تكون مؤسستك واقعية بشأن تكلفة نظام السجلات الصحية الإلكترونية الجديد. من الاعتبارات الرئيسية ما إذا كانت مؤسستك ستكون في وضع أفضل عند نقل تكلفة النظام الجديد إلى سطر من أسطر الموازنة التشغيلية، كما هو الحال مع الخدمات السحابية أو الخدمات المستضافة، بدلاً من إدراجها ضمن سطر النفقات الرأسمالية، كما هو الحال مع التثبيت داخل مقر المؤسسة الذي يتطلب استثمارًا مقدمًا في الخوادم والشبكات ووحدات التخزين وغيرها من المعدات، بالإضافة إلى الدعم المستمر من فريق تقنية المعلومات. اعلم أن عملية التحويل نفسها ستكلّف مؤسستك وقتًا بينما يقيّم الموظفون النظام الجديد ويتعلمونه، فضلاً عن تكاليف الفرصة البديلة الناتجة عن انخفاض الإنتاجية إلى أن يعتاد المستخدمون تمامًا على النظام الجديد.

5. إجراء بحث شامل عن المورّدين واختيارهم

   قم بتعيين مجموعة مختارة من موظفي تقنية المعلومات، وموظفي الأعمال والأطقم الطبية لإجراء بحث شامل حول مورّدي أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية المختلفين والعروض التي يقدمونها. أجرِ مقارنة شاملة. اسأل المستخدمين الحاليين لتلك الأنظمة من السجلات الصحية الإلكترونية (EHR)، وليس فقط الجهات المرجعية التي يقدّمها كل مورّد، عن تجاربهم في التنفيذ والتدريب والميزات والتحديثات والدعم المستمر. استبعد من التقييم المورّدين الذين يجعلون التوافق مع أنظمة المورّدين الآخرين أمرًا صعبًا. قد ترغب مؤسستك في توحيد نظام السجل الصحي الإلكتروني لديها واستخدام مورّد واحد فقط، لكن الواقع أنها قد تظل بحاجة إلى الاعتماد على مورّدين متخصصين لعمليات سير عمل ووظائف معينة، مثل الصحة السلوكية أو علم الأورام. ادعُ المورّدين لتقديم عروض حول أنظمتهم، واطرح عليهم أسئلة تفصيلية بشأن عوامل مثل التوافق وقابلية التوسع ومخطط المنتج. تأكد قدر الإمكان من أن مورّدك يشارك مؤسستك الرؤية نفسها للمستقبل.

6. توحيد عمليات سير العمل

   تعمل أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية الحديثة في السحابة، إما باستضافتها لدى موفر خدمات سحابية أو باعتبارها عروضًا خالصة من البرامج كخدمة (SaaS). تدمج هذه الأنظمة أفضل الممارسات في المجال لعمليات موفري الرعاية والعمليات الإدارية، ما يقلّل أو يلغي الحاجة إلى تخصيصات مكثّفة. ومع ذلك، قد ترغب مؤسستك في امتلاك القدرة على "توسيع" تطبيقها السحابي الجاهز، على سبيل المثال، من خلال تهيئة مهام سير عمل فريدة وعمليات الموافقة، أو تخصيص واجهة المستخدم على مستوى الحقول والقوائم والصفحات، أو إنشاء لوحات معلومات جديدة للمؤسسة أو لفِرق أو أفراد محددين. تتيح أفضل أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية هذه الأنواع من الامتدادات، مع تمكين مستخدمي الأعمال من إنشاء امتدادات أكثر تعقيدًا باستخدام أدوات التطوير منخفضة التعليمات البرمجية.
   
   تتيح الحلول المستضافة درجة أكبر من التخصيص مقارنة بحلول البرامج كخدمة (SaaS)، كما أنها تعفي موظفي تقنية المعلومات في مؤسستك من الحاجة إلى صيانة النظام وترقيته مع توفر ابتكارات جديدة.

7. ترحيل البيانات

   بالإضافة إلى اعتماد واجهات وعمليات سير عمل جديدة، ستحتاج مؤسستك أيضًا إلى نقل البيانات من النظام القديم إلى النظام الجديد. تميل المؤسسات المختلفة إلى تسمية أنواع البيانات بطرق مختلفة، ولا سيما عند استخدام أنظمة مخصصة بدرجة كبيرة، لذلك غالبًا ما تتضمن هذه العملية إعادة تصنيف البيانات أو إعادة تسميتها وفقًا لتصنيف النظام الجديد، والذي ينبغي أن يستند إلى أفضل الممارسات في المجال.

8. تنفيذ النظام واختباره والاستعداد لإطلاقه.

   اعمل مع مورّدك (وشريك التنفيذ لديك) لتنفيذ نظام السجلات الصحية الإلكترونية الجديد، وربما على مراحل. في البداية، سيتم اختبار الوظائف الأساسية للنظام باستخدام بيانات افتراضية، ولكن في النهاية سيتعين اختباره باستخدام بيانات المرضى الفعلية، حيث سيتم اكتشاف معظم الأخطاء. تساعد البرامج التجريبية على تحديد ما إذا كان نظام السجلات الصحية الإلكترونية الجديد قابلاً للتطبيق في الظروف الواقعية، بينما تختبر البرامج الاختبارية منهجية التنفيذ. أنشئ جدولاً زمنيًا لعملية الإطلاق والتدريب، وأشرك أصحاب المصلحة والمستخدمين المتمرسين لإجراء اختبارات مكثفة للنظام الجديد. ابدأ في إعداد الموظفين لعملية الانتقال.

9. إجراء التدريب للموظفين

   حدد أولاً من سيستخدم السجل الصحي الإلكتروني، ثم حدد أجزاء النظام التي يجب تدريبهم عليها بناءً على أدوارهم. ثم ابدأ بتحديد المستخدمين الأكثر ارتياحًا للتعامل مع التقنية ليصبحوا مستخدمين متقدمين، ويساعدوا لاحقًا على تدريب زملائهم. يمكن لمؤسستك الاستفادة من مجموعة متنوعة من برامج التدريب، بما في ذلك الدروس التعليمية عبر الإنترنت، والتدريب العملي الفعلي من مورّد النظام أو شريك التنفيذ، والجلسات الجماعية التفاعلية، لتمكين الموظفين من التعلم من الخبراء وزملائهم على حد سواء. في النهاية، انقل التدريب إلى أيدي المستخدمين المتقدمين الذين يعرفون كيف كانت تتم الأمور سابقًا وما قد يكون مربكًا أو مشتتًا بشكل خاص لزملائهم.

10. قدّم الدعم بعد التنفيذ وحسّن النظام باستمرار

    يُعد الحصول على تأييد المستخدمين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي تطبيق لنظام السجل الصحي الإلكتروني. نأمل أن تكون المشاورات الأولية مع أصحاب المصلحة قد أسفرت عن سجل صحي إلكتروني يلبّي متطلبات الأعمال لجميع الأطراف، ولكن حتى في أفضل الحالات، تتطلب الأنظمة الجديدة من الموظفين تعلّم عمليات جديدة وتفرض عليهم التخلي عن العادات القديمة. خطط لتوفير دعم من المورّد في الموقع لبضعة أسابيع، ودعم مستمر من المستخدمين المتقدمين في مؤسستك لمدة شهرين على الأقل، إلى أن يعتاد المستخدمون تمامًا على النظام الجديد. ينبغي للمورّدين تقديم دعم عن بُعد طويل الأمد أيضًا.

انتقل إلى Oracle Health EHR بثقة

Oracle Health EHR يساعد موفري الرعاية على التعامل مع بعضٍ من أصعب تحديات المجال، بما في ذلك تحديد الفحوصات التي تساعد في الحفاظ على صحة مجموعات المرضى، واستهداف مَن يحتاجون إلى مواعيد متابعة، ودمج البيانات المنقّاة والمجمّعة من موفري الرعاية الصحية المختلفين لإنشاء سجل مريض كامل ودقيق. يعمل Oracle Health EHR على Oracle Cloud Infrastructure ما يعزّز أمن بيانات الصحة الحساسة التي يخزّنها. يُطبّق أيضًا الذكاء الاصطناعي على أكثر مهام موفري الرعاية شيوعًا للمساعدة على تعزيز إنتاجية الأطباء ودعم اتخاذ القرار. اطّلع على كتابنا الإلكتروني لمعرفة المزيد عن السوق.

الأسئلة الشائعة حول تبديل مورّدي السجلات الصحية الإلكترونية

ما المقصود بترحيل السجلات الصحية الإلكترونية (EHR)؟

ترحيل السجل الصحي الإلكتروني هو عملية الانتقال من نظام سجل صحي إلكتروني إلى آخر.

ما السبب الأكثر شيوعًا لتغيير الأنظمة الأساسية لمورّدي السجلات الصحية الإلكترونية؟

تغيّر معظم مؤسسات الرعاية الصحية الأنظمة الأساسية للسجلات الصحية الإلكترونية لأن نظامها الحالي مكلف للغاية من حيث الصيانة. سبب آخر هو دمج الأنظمة الأساسية بعد عملية استحواذ.

ما المدة التي يستغرقها التحويل إلى سجل صحي إلكتروني جديد؟

بحسب حجم المؤسسة، قد يستغرق الأمر من ثمانية أشهر إلى ما يقارب عامين من تاريخ توقيع العقد وحتى تنفيذ المرحلة الأولى من نظام جديد للسجل الصحي الإلكتروني.

^{*يهدف المحتوى إلى توضيح الاتجاه العام لمنتجاتنا. إنه مُخصص لأغراض معلوماتية فحسب، ولا يجوز دمجها في أي عقد. إنه ليس التزامًا بتقديم أي مادة أو رمز أو وظيفة، ويجب عدم الاعتماد عليه في اتخاذ قرارات الشراء. قد يتغير تطوير أي ميزات أو وظائف موضَّحة لمنتجات Oracle وإصدارها وتوقيتها وتسعيرها ويظل وفقًا إلى تقدير شركة Oracle وحدها.}