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구매 관리란 무엇인가?

구매 관리(procurement management)는 소싱-결산(source-to-settle) 프로세스라고도 합니다. 여기에는 기업에서 기존 공급 업체 관계를 관리하는 것 뿐 아니라 공식적으로 합의된 계약을 평가, 선택, 완료하는 것이 포함됩니다.

조달은 상호 연관된 다양한 활동을 포괄하는 복잡한 분야입니다. 구매 관리에 포함되는 프로세스는 상품 및 서비스의 거래 구매 및 공급자 지불 청구서 처리를 위한 관련 문서를 제공해 미수금 계좌를 통합하고, 이를 바탕으로 소싱-결산 주기를 완료하는 것 등이 포함됩니다.

 

클라우드 기반 구매 솔루션의 핵심 기능

복잡성과 역동성이 가중되는 시장에서 기업들은 조달 프로세스 개선에 도움을 주는 민첩한 도구가 필요합니다. 전략적 구매 조직에서 점점 도입이 증가하고 있는 클라우드 기반의 통합 소프트웨어 제품군에는 공급업체 관리, 소싱, 계약 관리, 선제적 위험 관리와 트랜잭션 기반의 구매-지불(procure-to-pay) 기능이 결합되어 있습니다.

완전한 구매 솔루션을 갖춘 기업은 필수 정보를 활용하여 의사 결정을 내리는 동시에 진행 중인 활동의 소싱-결산 수명주기 전체를 선제적으로 관리할 수 있습니다. 통합 클라우드 기반 구매 관리 솔루션은 다음으로 구성됩니다.

공급업체 관리

전략적 조달은 협상에 앞서 공급자를 파악하고 적격성을 심사하는 것에서 시작합니다. 또한 공급업체의 자료를 수집, 평가, 모니터링하여 공급업체가 비즈니스 정책을 준수하도록 보장해야 합니다. 구매 관리 소프트웨어를 이용하면 내부 및 외부 설문지와 직접 작성한 프로파일을 통해 공급자 자격에 대한 중요한 정보를 수집할 수 있습니다. 공급업체의 자격 요건, 위험 요소 및 정책 준수 상태를 평가하여 최적의 공급업체를 선정합니다.

클라우드 기반 솔루션을 이용하는 조달 팀은 공급업체 관계를 선제적으로 관리할 수 있습니다. 내장된 소셜 미디어를 사용하여 협상 문서 기획과 작성에서 보다 효율적인 협업과 업무 조율을 달성하십시오. 공급업체 관리, 기능 또는 위험 요소에 영향을 미칠 수 있는 새로운 정보가 제공되면 경고를 받습니다. 공급업체 및 구매 팀은 현재 및 향후 소싱 활동뿐만 아니라 거래에 대한 실시간 가시성을 확보합니다.

발굴

요구사항을 정의하고 공급업체 입찰을 수동으로 컴파일하여 비교하려면 많은 시간이 필요하고 오류가 발생할 여지가 많습니다. 심지어 중요한 구매가 지연될 수 있습니다.

더 스마트한 문서 작성, 협상 참여 및 공급업체 선정을 모범적인 협상 사례에 활용하면 최종 성과를 달성할 수 있습니다. 내장된 소셜 협업은 효과적인 협상 문서 작성을 위한 협업을 간소화합니다. 결정 분석 도구를 사용하면 가격, 품질 및 가치와 같은 미리 결정된 요소를 기반으로 공급업체 입찰을 신속하게 평가할 수 있으므로 고유한 비즈니스 요구 사항에 따라 가능한 최상의 결정에 도달할 수 있습니다.

계약 관리

효과적인 조달 계약 관리가 중요합니다. 프로세스를 수동으로 처리하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 하지만 현대화된 구매 관리 시스템에서는 사전 승인된 구문들의 라이브러리를 안내하는 작성 가이드, 표준 템플릿, 내장된 소셜 미디어 협업을 사용하여 계약서 작성을 간소화합니다.

계약 관리 프로세스의 표준화, 자동화는 양질의 계약서를 신속하게 작성하도록 도와줍니다. 비용을 통제하는 동시에 계약에 대한 완벽한 가시성을 확보할 수 있습니다. 분석에서는 미리 정의된 표준에 따라 제안된 계약서의 편차를 파악합니다. 감사 가능한 워크플로우는 문서 승인을 시행합니다. 전체 추적 및 감사 내역이 포함된 안전하고 검색 가능한 계약 저장소를 통해 사용자는 필요한 항목을 빠르게 찾을 수 있습니다. 조달 팀은 자동화된 갱신 관리 기능을 이용해 사전에 수신한 계약 만료 알림으로 필요한 조치를 미리 취하고 잠재적인 리스크를 피할 수 있습니다.

구매요청

조달-결제 사이클에서 구매 과정을 적절하게 관리하지 않으면 협상에서 절감한 금액을 순식간에 잃게 됩니다. 현대화된 조달 관리 소프트웨어는 비즈니스 정책, 제어 및 승인을 통해 협상된 절감액이 적용될 수 있도록 보장합니다.

소비자처럼 직원이 직접 진행하는 구매 경험은 계약 외 지출을 절감합니다. 사용자에게 친숙한 경험으로 직원들은 쉽고 빠르게 제품 또는 서비스를 찾아보고 쇼핑할 수 있습니다. 교육이 거의 혹은 전혀 필요 없습니다. 강력한 검색 기능, 스마트 양식, 쇼핑 목록 및 개인화된 구매 경험을 통해 비용을 제어하고 비용을 절감하도록 설계된 공급업체 카탈로그 및 구성 가능한 승인 워크플로우를 통해 협상된 가격 및 조건이 자동으로 적용됩니다.

구매

발주서 생성과 같은 일상적인 구매-지불 트랜잭션을 자동화하면 새로운 절약 기회를 찾을 수 있습니다. 클라우드 기반 조달 관리 시스템을 이용해 프로세스를 간소화하는 동시에 협상된 가격을 적용하고 정책 준수를 보장할 수 있습니다. 수동 개입 없이 승인된 요청에서 구매 주문을 생성합니다. 조달 팀에 예외, 상태 및 필요한 작업에 대한 분석 정보를 제공합니다. 내장된 소셜 도구를 사용하여 공급업체와 커뮤니케이션하십시오.

Accounts Payable

공급자 송장 처리는 흔히 수동이고, 오류가 발생하기 쉬우며, 많은 시간이 걸립니다. 완전한 소싱-결산 솔루션은 이 필수 기능을 간소화 및 자동화합니다. 통합된 조달 관리 시스템은 선결제 할인을 활용할 수 있도록 도와주며 인건비를 절감할 수 있습니다. 여기에는 공급업체에서 송장을 전자적으로 전송할 수 있도록 하는 강력한 지급 관리 시스템이 포함되어 있으며, 광학 스캐닝, 머신 러닝, 자동화된 발주서 대조를 이용해 더욱 빠르게 처리됩니다. 라인 레벨 송장 검증은 더 빠른 처리를 위해 완전히 자동화됩니다. 예외는 문서 공유를 통한 소셜 협업과 알림을 통해 관리되어 해결 시간을 단축합니다.

공급업체 관리 개선. 비용 관리. 규제 준수 실시

기업은 소싱-결산 프로세스를 간소화, 자동화 하기 위해 구매 관리 솔루션에 투자합니다. 구매 관리 소프트웨어는 공급업체와 협상한 구매 계약의 비용을 절감함으로써 비용 관리에 중요한 역할을 담당합니다. 지출 관리는 구매 정책을 시행하는 애플리케이션을 통해 승인된 공급자에게 구매를 전달함으로써 이루어집니다. 소싱-결산 솔루션은 또한 보다 효과적인 공급업체 관리 및 계약을 통해 내부 프로세스를 간소화하고 위험을 줄여 구매의 효율성을 향상시킵니다.

구매 관리 시스템이 구매 프로세스를 자동화, 최적화하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

비용 절감

소싱부터 비용을 절감합니다. 잠재적 공급업체를 파악 및 평가하여 상품과 서비스 구매를 위해 협상합니다. 기업의 이러한 활동은 가격 경쟁력과 우수한 품질을 보장합니다. 대부분의 기업에서 협상은 거래를 위해 다수의 공급자가 경쟁하는 입찰 프로세스를 통해 수행됩니다. 비용 절감이 유일한 요소라고 하는 것은 지나친 단순화이지만, 구매 조직을 평가하는 목록에서 가장 상단에 위치하는 항목입니다. 선택된 공급자가 계약서에 서명을 하면 특정 제품이나 서비스에 대해 승인된 공급자가 됩니다. 규정에 따른 지출을 집행하면 비용 절감 효과를 극대화하고 수익성을 개선할 수 있습니다.

지출 관리 강화

많은 기업에서 여전히 겪고 있는 어려움은, 경쟁력 있는 가격이 계약에 명시되지 않은 공급자를 통해 기존 프로세스가 적용되지 않는 구매가 발생하는 것입니다. 이는 일반적으로 "독립(maverick)" 또는 계약 외 지출이라고 합니다. 구매 관리 솔루션은 승인된 공급자로부터 규정에 준하는 구매를 시행하여 이러한 활동을 통제하도록 설계되었습니다.

인센티브와 억제책을 모두 사용하는 조달 시스템은 여러 계층에서 규정에 따른 구매를 관리합니다. 첫째, 소비자와 유사한 구매 경험을 제공합니다. 이를 이용하는 직원들은 필요한 것을 손쉽게 찾고 오직 승인된 공급업체에서만 구매할 수 있습니다. 제품 또는 서비스는 사용자 친화적인 구매 인터페이스에 표시됩니다. 이 시스템은 또한 지출 관리 정책과 규정, 통제를 설정할 수 있으며 업무 절차의 구성 요소 및 관리자 승인을 통제함으로써 구매 규정 준수와 비용 절감 개선을 보장합니다.

효율성 향상 및 구매 프로세스 자동화

번거로운 수동 프로세스는 구매 부서가 더욱 개선된 전략적 가치를 제공하는 것을 가로막습니다. 비효율적인 구매 프로세스로 인해 문서 손실, 통제되지 않은 비용 및 누락된 비용 절감이 발생할 수 있습니다.

구매 관리 솔루션은 통상 수작업으로 이루어지는 종이 문서 기반의 프로세스를 표준화, 간소화, 자동화하여 작업 완료에 요구되는 노동생산성을 개선합니다. 기업은 더 나은 계약을 더 신속하게 체결할 수 있으며 협상된 계약의 가치를 극대화할 수 있습니다. 공급자 적격 심사, 협상 가속화, 구매 활동 모니터링 등 전체 구매 관리 프로세스 전반의 효율성이 개선됩니다. 따라서 구매 요청 승인이 더 신속해지며 공급자의 청구서를 처리하고 지불하는 속도 또한 빨라집니다. 공급업체 관리, 더욱 유리한 가격 협상, 새로운 공급원 조사 등 보다 전략적인 활동에 가치 있는 리소스를 집중할 수 있습니다.

공급업체 관리 개선

공급자는 회사에서 필요로 하는 제품 또는 서비스를 제공하는 중요한 비즈니스 파트너입니다. 비즈니스 파트너로서 잠재 공급자의 적합성을 평가하는 것이 중요합니다. 구매 관리 소프트웨어는 재정안정도, 기업 행동 강령의 준수 및 비즈니스 파트너로서 자격 요건을 평가하는 프로세스를 간소화합니다.

검증된 공급자의 경우, 시스템에서 공급자 자격 만료를 미리 구매 전문가에게 알려주어 기존 공급 관계 관리를 돕습니다. 또한 공급자 자격, 역량, 위험 프로필에 부정적 영향을 줄 수 있는 신규 정보를 시스템이 취득한 경우 이를 사용자에게 통보합니다.

계약 수명 주기 표준화 및 간소화

소싱 프로세스는 구매 계약에 의해 완료됩니다. 이는 회사와 공급자 간의 비즈니스 관계, 책임, 가격 책정을 공식화하고 분쟁 처리를 위한 조건을 정의합니다. 현대화된 조달 관리 시스템은 계약 관리 프로세스를 제어하여 계약에 대한 가시성을 확보하고, 주기를 단축하며, 규제준수를 관리할 수 있도록 합니다.

계약서 작성 프로세스는 사전 정의된 언어, 템플릿 및 워크플로우를 통해 더 빠르게 수행됩니다. 협상 과정에서 계약 검토자는 표준 언어와 비교하여 제시된 차이점을 신속하게 파악해 위험을 명시하고, 필요할 경우 변하여, 최종 확정에 앞서 필요한 승인을 확보할 수 있습니다. 계약이 실행된 후 시스템은 전자적인 저장 및 검색을 제공합니다. 계약 만료와 같은 이벤트 알림을 관리자에게 전달하여 지연을 최소화하고 시의적절한 조치를 보장합니다.

Oracle Fusion Cloud Procurement

구매 클라우드는 구매 비즈니스 프로세스를 현대화하므로 소싱-결산 주기 동안 공급업체 관계와 활동을 사전에 관리할 수 있습니다. 이 완전하고 통합된 클라우드 기반 솔루션을 사용하면 구매 조직을 혁신하여 조직의 모든 영역에 빠르고 규정을 준수하는 조달 서비스를 제공할 수 있습니다.

내장된 분석, 소셜 협업 및 모바일 장치 등의 디지털 기능을 활용하는 Procurement Cloud를 사용하면 공급자 위험을 줄이고, 더 효과적으로 소싱과, 지출 제어 및 조직의 이윤 개선이 가능합니다.

단순성 직관적인 애플리케이션으로 빠른 사용자 채택 유도
효율적 단순화된 프로세스로 생산성 향상
비용 절감 절감 및 제어 비용 증가
연결됨 내부 팀 및 공급업체와 원활하게 협업
사용 편의성 소비자와 유사한 사용자 경험으로 채택 보장