POR QUE AUTOMATIZAR DOCUMENTOS USANDO O ECM?


Mario Salles

A maioria das empresas busca com o uso da tecnologia da informação, aumentar receitas, reduzir custos, melhorar o atendimento aos seus clientes e fornecedores e principalmente obter um diferencial competitivo que gere uma fidelidade e satisfação nos seus clientes preferenciais.

A maioria das empresas busca também, com o uso da tecnologia da informação, estruturar e automatizar seus processos internos, de forma que possa realizar negócios virtuais, 24 horas por dia, 7 dias da semana, sem a necessidade de uma pessoa do outro lado da empresa, integrando com isto, seus clientes e fornecedores, em processos automatizados.

Sistemas tradicionais de tecnologia da informação melhoram a qualidade das informações e aumentam a produtividade, mas sozinhos, não conseguem gerar todos os benefícios acima descritos.

Como as pessoas trabalham com documentos, relatórios e rotinas manuais, de nada adianta ter um sistema de última geração se, ao necessitar de um documento, a pessoa é obrigada a interromper a tarefa, dirigir-se a um arquivo em papel, procurar um documento, tirar uma cópia, enviar por malote, e-mail, fax, etc.

É bastante evidente, que de forma geral as empresas utilizam o documento em papel de forma intensiva.

Todos os grandes eventos financeiros (contabilidade, pagamentos, contratos financeiros, folha de pagamento) são formalizados através de documentos em papel, com seu respectivo registro nos sistemas de apoio ao negócio.

As informações de controle, auditoria e gerenciamento das empresas, embora sejam obtidas de várias formas – relatórios de sistemas, visitas de auditoria, e-mails, planilhas Excel – estão também formalizadas em documentos impressos, arquivadas nos departamentos das empresas.

As informações de processos jurídicos, embora estejam todas nos autos originais, nos respectivos foros judiciários, possuem uma cópia arquivada no formato papel nos departamentos Jurídicos das empresas.

Em algumas situações, o usuário mantém a documentação em papel, arquivada no próprio departamento, para obter um tempo de resposta mais rápido, quando necessita do documento.

Com isto gera:

  • Ocupação de espaço nobre para guarda dos documentos em papel
  • Utilização de tempo de funcionários graduados do departamento para realizar tarefas de guarda e recuperação de documentos no arquivo
  • Conhecimento da localização dos documentos limitado às pessoas que manuseiam o arquivo/armário

Em outras situações, a documentação em papel é enviada para um Arquivo que pode estar localizado no mesmo prédio ou em outro local distante e, quando o usuário necessita do documento, solicita para o arquivo e recebe o documento/pasta em papel, cópia do documento solicitado. Nesta situação, as dificuldades são:

  • O tempo envolvido desde a solicitação até o recebimento do documento
  • O trabalho envolvido com a solicitação envio/recebimento e devolução do documento
  • O trabalho envolvido com o controle da documentação (quem solicitou, data da solicitação, data da devolução)
  • A quantidade de papel impressa para controle da solicitação, envio/recebimento e devolução da documentação
  • A quantidade de pessoas envolvidas (usuário, office-boy, expedição, arquivista)
  • O tempo envolvido quando o documento solicitado está sendo consultado por outra pessoa / departamento
  • A quantidade de cópias geradas (quando se solicita cópia do documento)
  • O espaço físico nos departamentos, para guardar a documentação enquanto estiver em consulta

Com tudo isto, é natural que as empresas estejam procurando soluções para substituir a consulta e o manuseio do documento em papel pelo documento digital.

É aí que entra a automação de documentos com o uso da tecnologia de ECM – Enterprise Content Management – Gerenciamento do Conteúdo Empresarial

A tecnologia de ECM permite:

  • Consulta on-line às pastas/documentos digitais na tela do micro
  • Eliminação do trabalho e dos controles associados à solicitação, envio/recebimento e devolução dos documentos em papel (malote, expedição, fax, cópias, distribuição, protocolo)
  • Liberação de espaço físico nos departamentos, pois os documentos poderão ser enviados para um Arquivo/CEDOC uma vez que sua consulta estará disponível on-line, a qualquer instante, através do próprio micro do usuário
  • Aumento do controle da documentação
  • Consultas simultâneas ao mesmo documento
  • Substituição do malote tradicional pelo malote digital
  • Consulta aos documentos na intranet/internet

As consultas aos documentos em papel poderão até continuar existindo nas empresas, em situações necessárias, em regime de exceção.

Desta forma, automatizar os documentos é um passo importante para as empresas obterem aumentos de controle e padronização, redução de custos, melhoria no atendimento aos clientes e fornecedores, diferencial competitivo e principalmente para realizar negócios virtuais, 24 horas por dia, 7 dias da semana.



Sobre o autor do texto:

Mario Salles é graduado em Adm. de Empresas pela FGV-SP e em Direito pela USP.

  • É formado em ECM e Workflow pelo Delphi Institute – EUA.
  • Possui Certificação CDIA desde 1998 e CDIA+ desde 2006.
  • Recebeu a Certificação M.I.T. da AIIM-NY em 1.999.
  • Possui 18 anos de experiência em Projetos de Automação de Documentos e Tarefas
  • É Diretor da On Demand Consultoria em Soluções GED/ECM (www.ondemandconsultoria.com.br)
  • É Consultor especialista em ECM pela DSCON Consultoria (www.dscon.com.br)

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