10 مخاطر وحلول في جداول بيانات شائعة للشركات

أن تحبهم أو تكرههم، ستتحمل جداول البيانات. لكن في حين أن جداول البيانات تظل لا غنى عنها، إلا أنها تُستغل غالبًا من مستخدمي الأعمال للقيام بوظائف التحليلات معقدة للغاية لإمكانية انسحاب جدول البيانات. تتحول العديد من الفِرق إلى جداول البيانات افتراضيًا كأداة انتقال لتنظيم العمل وإدارة المشروعات وبيانات التقارير. عندما يتعلق الأمر بإجراء التحليلات، تلجأ غالبًا مجموعات الأعمال إلى جداول البيانات كسلة التقاط الكل تجمع فيها البيانات من المصادر الضخمة التي تحتاج إليها. يؤدي استخدام جداول البيانات لمثل هذه المهمة إلى الكثير من العمل اليدوي وخطر الخطأ البشري—الذي يمكن أن يترجم إلى فُرص ضائعة يمكن للفِرق الاستفادة منها إذا كانت لديها الأداة المناسبة للوظيفة.

ما هي مخاطر جداول البيانات؟

تمثل جداول البيانات أداة مختصة للعديد من مساعي الأعمال؛ مع ذلك، تنشأ المخاطر من استخدام جداول البيانات بشكل غير صحيح للمهام التي لم يتم تصميمها للعمل. عند استخدامها في مهام تتجاوز قدراتها، يمكن لجداول البيانات أن تنشئ مخاطر، بما في ذلك أخطاء إدخال البيانات، وأخطاء الحساب، والثغرات الأمنية، ومشكلات قابلية التوسع، وأوجه القصور في الامتثال. عند استخدام جداول بيانات متعددة، يتم نشر البيانات غالبًا عبر العديد من الملفات، مما يجعل من الصعب إنشاء عرض عمل واحد ومتسق وموثوق به يمكن لصناع القرار الاعتماد عليه. نظرًا لأنه لا توجد عادةً عملية حوكمة مع جداول البيانات، يتم تقديم بيانات غير صحيحة إلى صانعي القرار بسبب الأخطاء غير المرئية. كما أن جداول البيانات محدودة في قدرتها على إجراء التحليلات وتقديم التوصيات. يمكن أن تؤدي جميع هذه المشكلات مجتمعة إلى الظاهرة المعروفة باسم "جحيم جداول البيانات"—بيئة تنتشر فيها جداول البيانات، وتتقادم المعلومات، وتزداد مخاطر الخطأ البشري، مما يجعل التحليل غير موثوق به.

النقاط الرئيسة

• تتزايد صعوبة إدارة جداول البيانات مع زيادة أحجام البيانات وضرورة معالجة المؤسسات للمخاوف المتعلقة بالحوكمة والأمان وتكامل البيانات والامتثال.
• تمثل جداول البيانات محدودة في قدرتها على إجراء تحليل تفصيلي للبيانات أو العثور على أنماط مخفية داخل البيانات، خاصة عندما يفشل المستخدمون في الاحتفاظ بالبيانات في الجدول.
• لا تتم إدارة جداول البيانات، والتي يمكن مشاركتها وتوزيعها بسهولة، مما يزيد من خطر حدوث أخطاء أو تعارض في البيانات والوصول غير المصرح به وانتهاكات البيانات. كما يسهل تكرارها، مما يؤدي إلى إصدارات متعددة ببيانات مختلفة واستنتاجات متضاربة.
• بالنسبة إلى التحليلات، تكون جداول البيانات محدودة في التعامل مع البيانات غير المنظمة، مثل الفيديو أو النص من شكاوى العملاء.

شرح مخاطر جدول البيانات

تُستخدم جداول البيانات في العديد من المجالات وتعمل على تحقيق الوظيفة المناسبة والمستهدفة. مع ذلك، ترتبط العديد من المخاطر بالاستخدام الواسع النطاق لجداول البيانات، بما في ذلك الميل إلى إدخال البيانات يدويًا وأخطاء البيانات غير الآمنة بسبب عدم وجود ضوابط وصول والمشاركة الواسعة النطاق. نظرًا لقيود الأداء الخاصة بها، يمكن أيضًا أن تصبح جداول البيانات غير قابلة للتوسع بمرور الوقت مع نمو الأعمال، مع نفاد الوقود بسرعة عند مواجهة تعقيدات الفِرق متعددة الوظائف؛ والعمليات متعددة الأوجه؛ والحاجة إلى تفاعل وتعاون وتنسيق رفيعي المستوى.

تمثل في الغالب جداول البيانات الخيارات الافتراضية التي تستخدمها فِرق الخيارات لجمع البيانات التي تحتاجها خلال تتبع التحليلات. المشكلة: من السهل إطلاق جداول البيانات، لكن يصعب الحفاظ عليها مع البيانات الحالية. في الغالب تتزايد، لذلك توجد قريبًا إصدارات متعددة من مجموعة البيانات الأولية، مما يدفع صناع القرار إلى فقدان الثقة في البيانات والاستنتاجات. على الرغم من أن جداول البيانات تتعامل مع البيانات الرقمية بشكل جيد، إلا أنها غير مناسبة تمامًا للبيانات غير المنظمة. عند الاعتماد على جداول البيانات، تعاني العديد من الشركات لفهم بياناتها ويمكن أن تفوت فرص الحصول على رؤى مفيدة من خلال تحليل البيانات المتعمق.

لماذا تعد جداول البيانات شائعة؟

تُعد جداول البيانات أداة شائعة للشركات لأنها مرنة وسهلة الإطلاق والاستخدام ورخيصة عمومًا (مجانية بشكل أساس للمستخدم النهائي للشركة) مقارنة ببعض البدائل. كما يمكن إنشاء جداول البيانات بسرعة وسهولة دون الحاجة إلى دعم تكنولوجيا المعلومات أو البرامج المُتخصصة، مما يجعلها أداة يمكن الوصول إليها للعديد من الوظائف. يحتاج المستخدمون غالبًا إلى سحب البيانات من مصادر وأنظمة متعددة، ويختارون جداول البيانات لجمعها لكل الأسباب التي أوضحتها للتو.

توفر جداول البيانات أيضًا طريقة لفرز البيانات وإجراء العمليات الحسابية التي تحتاج إليها فِرق العمل لاتخاذ قرارات مدروسة دون إطلاق مبادرة رئيسة لتكنولوجيا المعلومات. في وظائف التمويل والتمويل عبر الصناعات، تظل جداول البيانات ضرورية للمهام الأساس مثل النمذجة المالية وإعداد التقارير. يعد إعداد البيانات سببًا كبيرًا آخر لاستخدام الأشخاص لجداول البيانات للعمل التحليلي. يتم تخزين البيانات غالبًا بتنسيق غير مثالي للتحليلات، لذلك يصدرها الأشخاص إلى جدول بيانات لمعالجتها في نموذج يمكن لرجال الأعمال استخدامه. لا توفر معظم أدوات التحليلات إعدادًا مُدمجًا للبيانات وإثراءً.

10 مخاطر في جداول بيانات شائعة للشركات

تُستخدم جداول البيانات لأغراض الأعمال، بما في ذلك المحاسبة وإدارة البيانات والتحليل المالي. في حين أنها مفيدة لهذه الوظائف، إلا أنها تنشئ مخاطر عند دفعها إلى مستويات وقدرات أعلى. قد تزداد صعوبة إدارة جداول البيانات عبر المؤسسات المتوسطة أو الكبيرة. أصبحت المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات وعناصر التحكم في الأمان والوصول وسلامة البيانات والامتثال التنظيمي أكثر تعقيدًا للتعامل مع الأحجام الأكبر والمزيد من المستخدمين. فيما يلي بعض المخاطر الأكثر شيوعًا التي تواجهها الشركات عند استخدام جداول البيانات:

طريقة معالجة تخفيف المخاطر وإدارتها لجدول البيانات

من المهم للشركات التفكير بعناية في المخاطر المحتملة المرتبطة بجداول البيانات وإنشاء ضوابط وعمليات لإدارتها. يستلزم هذا بوجه عام معالجة الاستخدام الحالي لجداول البيانات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، وتنفيذ أفضل الممارسات وسياسات الشركات الجديدة للحد من المخاطر المحتملة باستمرار. قد يتضمن ذلك تنفيذ تطبيقات جديدة لتلبية الحاجة إلى جداول بيانات لا يمكن. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتخفيف من مخاطر جداول البيانات:

نتائج جداول البيانات الفعلية

تعد جداول البيانات أداة مفيدة في مجال الأعمال، لكن يمكن أن توجد عواقب وخيمة ومكلفة عند إساءة استخدامها. أخطاء جدول البيانات ليست مكلفة فحسب من جانب الوقت والمال، لكن أيضًا يمكن أن تؤدي إلى تلف السمعة وفقدان الوظائف. فيما يلي ثلاثة أمثلة من العالم الحقيقي:

• الأخطاء وعدم الدقة: جداول البيانات عرضة للأخطاء، خاصة عند استخدام الصيغ والوظائف المعقدة. حتى خطأ صغير في الصيغة يمكن أن يؤدي إلى عدم دقة كبيرة وربما أخطاء مالية مُكلفة. فقدت شركة نقل الكهرباء ذات مرة 24 مليون دولار من خلال تقديم عطاءات بشأن طرق الإرسال التي لم تكن بحاجة إليها بسبب وجود صفوف مُضللة في جدول البيانات؛ إذ كان "خطأ قطع ولصق حرفيًا في جدول بيانات Excel". حدث خطأ آخر مُكلف في عام 2005 عندما عانت شركة تصنيع رئيسة في الولايات المتحدة من خطأ قطع خدمة بقيمة 11 مليون دولار بسبب خطأ كتابي في جدول البيانات.
• مخاطر الأمان: يمكن أن تكون جداول البيانات عرضة لمخاطر الأمان، بما في ذلك انتهاكات البيانات والوصول غير المصرح به. في حالة تخزين معلومات الأعمال الحساسة في جدول بيانات، يمكن للأفراد غير المصرح لهم بمشاركتها أو الوصول إليها بسهولة. يمكن لهذا أن يؤدي إلى أضرار مالية وبسمعة الشركات. في عام 2021، نشرت وكالة حكومية أمريكية على موقع ويب داخلي Microsoft SharePoint لكبار القادة جدول بيانات يحتوي على معلومات الموظفين التي تشمل حالة التطعيم؛ قدم اتحاد الوكالة تظلمًا، مما أدى إلى إزالة الجدول.
• تحديات الامتثال: يمكن لجداول البيانات إنشاء تحديات امتثال للشركات، خاصة في الصناعات عالية التنظيم، مثل الرعاية الصحية والتمويل. تخضع هذه الصناعات إلى لوائح صارمة حول إدارة البيانات، وقد لا تتمكن جداول البيانات من توفير الضوابط والتتبع الضروريين. قد تواجه مؤسسة الرعاية الصحية التي تستخدم جدول بيانات لإدارة معلومات المريض صعوبات في الامتثال للوائح HIPAA في الولايات المتحدة.

بدائل جداول البيانات

تحل دائمًا جداول البيانات محلها. لكن إذا كنت تحاول الكشف عن معلومات قيمة في بياناتك باستخدام تقنيات مثل الجمع بين مصادر البيانات المتعددة أو القيام بالاكتشاف المتكرر باستخدام إمكانات التعلم الآلي للعثور على أنماط مخفية في البيانات، فإن جدول البيانات لن يؤدي المهمة. بالمثل، إذا كنت تستخدم جدولاً إلكترونيًا لتتبع حالة المشروع، فمن المحتمل أن توجد أداة إدارة مشروعات مُصممة لغرض معين وتعد خيارًا أفضل. تتطلب بالطبع جميع هذه الخيارات المال، في حين أن إطلاق جدول بيانات لن يؤدي إلى تكبد تكاليف إضافية—وهو جزء كبير من جاذبيتها. لكن إذا كان عنصر الميزانية ممكنًا، فإليك العديد من البدائل لاستخدام جداول البيانات:

• برامج إدارة المشروعات: تُستخدم عبر مختلف المجالات، وتتيح برامج إدارة المشروعات للشركات تخطيط المشروعات وإدارتها، وتعيين المهام، وتتبع التقدم بشكل ديناميكي وبصري أكثر من التتبع عبر جداول البيانات. يمكن للبرامج توفير تحديثات في الوقت الحقيقي لحالة المشروع وتخصيص الموارد.
• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): تستخدم الشركات متوسطة إلى كبيرة برامج ERP لدمج وظائف الأعمال المتعددة، مثل الإدارة المالية، والميزنة، والمبيعات، وإدارة المخزون، في منصة واحدة. توفر أنظمة ERP إمكانيات متقدمة لإعداد التقارير والتحليلات، ويمكن أن تجعل عمليات الأعمال أكثر شفافية وكفاءة من تتبع الماليات على جداول البيانات.
• أنظمة قاعدة البيانات: تسمح قواعد البيانات وأنظمة إدارة قواعد البيانات للشركات بتخزين كميات كبيرة من البيانات وإدارتها واسترجاعها. يمكن أن تتعامل قاعدة البيانات مع بُنى البيانات المعقدة وتوفر إمكانات متقدمة لاستعلام البيانات تتجاوز ما يمكن أن يوفره جدول البيانات. لكن اعتمادًا على البنية والنظام، يمكن أن يكون استرجاع جميع البيانات المطلوبة من قاعدة البيانات للتحليل عملية بطيئة تتطلب خبرة مُتخصصة لمسؤولي قاعدة البيانات.
• منصة التحليلات: تتضمن منصة التحليلات الأجهزة والبرامج والأدوات والمرافق التي تمكن الشركات من جمع كميات كبيرة من البيانات وتحليلها من مصادر مختلفة. توفر هذه الأدوات إمكانات تحليلات متقدمة، بما في ذلك مؤثرات عرض البيانات والتحليلات التنبؤية.
• برامج التحليلات المُخصصة: تتيح لك البرامج المستقلة المصممة خصيصًا لتحليلات البيانات استخراج البيانات وإعدادها بسرعة للتمثيلات المرئية والرؤى، ويمكن لمستخدمي الأعمال الحصول على عرض مُتسق وموثوق به للبيانات لدعم عملية اتخاذ القرار.

تخطي جداول البيانات وتقليل المخاطر باستخدام Oracle

على الرغم من أن جداول البيانات يمكن أن تكون أداة فعالة في العديد من حالات الاستخدام، إلا أنه من المهم للشركات التعرف على قيودها والمخاطر المحتملة عند استخدامها في التحليلات. لتخفيف هذه المخاطر، يجب على الشركات أن تعتمد ثقافة قائمة على التحليلات تستند إلى بيانات موثوقة وأن تفكر في تنفيذ أدوات بديلة مع المزيد من الوظائف والأمان والحوكمة.

يمكن أن توفر منصة التحليلات الآمنة وظائف أكبر من جدول البيانات وتقلل من الحاجة إلى تصدير البيانات من خلال مركزية المنطق الموزع عبر الملفات المادية، مما يؤدي إلى الوصول إلى موقع محكم للجميع. توفر Oracle Analytics جميع إمكانات معالجة البيانات التي يحتاج إليها الأشخاص لدمج مجموعات البيانات الداخلية ومجموعات البيانات التابعة لجهات خارجية والاستفادة منها في عملية أعمال قابلة للتتبع والمشاركة والتكرار. توفر Oracle Analytics أحدث تقنيات تحليل البيانات، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية، وهي تمثل حل تحليلات كامل يمكن أن يساعد شركتك على اتخاذ قرارات أفضل استنادًا إلى بيانات أكثر دقة وفي الوقت المناسب—والتي يفهمها قادة الأعمال ويثقون بها.

الأسئلة الشائعة حول مخاطر الجداول الإلكترونية

ما هي عيوب استخدام الجدول الإلكتروني؟

تتمثل العيوب الرئيسة لجداول البيانات في عدم أمان البيانات وقابلية التوسع المحدودة نقاط الضعف الأمنية أمام الأخطاء البشرية المكلفة.

ما أوجه القصور في استخدام جداول البيانات للتحليلات؟

يصعب التحكم في جداول البيانات كما تفتقر إلى وظائف إدارة البيانات، مما يجعلها غير مناسبة للتحليلات المعقدة باستخدام مصادر بيانات متعددة.

اذكر بعض الأمثلة حول مشكلات جداول البيانات الشائعة؟

تتضمن أخطاء جدول البيانات الشائعة أخطاء النسخ واللصق والبيانات القديمة بسبب التحديثات اليدوية.