3 casos prácticos de implementación de sistemas de ERP

Mark Jackley | Estratega de contenido | Enero de 2023

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) conecta las funciones más importantes de una empresa, desde las finanzas y la gestión de activos hasta la gestión de la cadena de suministro, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y los recursos humanos. Por ello, resulta vital implementar sistemas de ERP. Los beneficios pueden ser sustanciales: un sistema único para conectar y estandarizar los datos en tiempo real ofrece a los equipos de toda la empresa una visión compartida del rendimiento y una fuente de datos para mejorar la toma de decisiones y la planificación.

Sin embargo, las implementaciones de sistemas de ERP pueden plantear dificultades. Si tu equipo de proyecto no establece una visión que guíe la implementación, no infunde un espíritu de trabajo en equipo a todas las partes implicadas en el proyecto ni comunica los objetivos al personal, es posible que no logres resolver tus desafíos empresariales ni obtengas los resultados que buscas.

En los tres casos siguientes, destacamos a empresas que hicieron las cosas bien. Siguiendo su ejemplo, tu empresa también podrá disfrutar de las ventajas que ofrece la implementación exitosa de un sistema de ERP.

3 casos prácticos de implementación de sistemas de ERP

1. Una visión clara: Discover Financial Services migra a un sistema de ERP en la nube

En 2019, Discover Financial Services, la tercera mayor marca de tarjetas de crédito de Estados Unidos, ejecutaba siete sistemas locales de ERP altamente personalizados. Su entorno de TI era complejo y no estaba estandarizado, por lo que los informes tardaban en generarse y a veces eran inexactos. Asimismo, los equipos de contabilidad y planificación y análisis financieros necesitaban sistemas más escalables para soportar sus crecientes cargas de trabajo. Tras evaluar a varios proveedores, Discover decidió simplificar su entorno consolidando sus sistemas en Oracle Fusion Cloud ERP e integrar esta solución con Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM).

El equipo de proyecto tenía una visión clara: la implementación de su sistema de ERP era más que una simple actualización de TI. Se trataba una oportunidad para crear y mantener el valor empresarial de toda la organización, generando "más datos y mayor calidad", afirma Michelle Green, vicepresidenta de Tecnología Empresarial: Estrategia, Transformación y Gobernanza. "En última instancia, la funcionalidad y la automatización nos ayudan a tomar decisiones más adecuadas para toda la empresa".

Esta visión ayudó a Discover a concluir la implementación de su sistema de ERP a tiempo y dentro del presupuesto, a pesar de que durante la pandemia de COVID-19 el trabajo se realizó de forma remota. "Busco dos cosas en una implementación", indica Green. "La primera es que la gente diga que no se dio cuenta de la implementación. La segunda es que comenten espontáneamente que les encantan los sistemas. 15 días después de la puesta en marcha, escuchamos ambas cosas".

La plataforma de ERP modernizada ha dado resultado. Con un acceso más rápido a la información financiera, los colaboradores de todos los departamentos de Discover pueden gestionar sus gastos de forma más eficaz. Las líneas de negocio disfrutan de mayor precisión en sus proyecciones de planificación y análisis de costos. Gracias a la funcionalidad estandarizada que sustituye a las soluciones personalizadas, los empleados pasan menos tiempo intentando entender la tecnología y más logrando resultados. Además, gracias a las actualizaciones trimestrales de la funcionalidad en la nube, cuya entrega es automática, Discover puede seguir mejorando sus procesos y métodos de trabajo.

2. Trabajo en equipo y confianza: la ERP ayuda a Hormel Foods a unificar su negocio

Con un largo historial de adquisiciones estratégicas, Hormel Foods posee más de 50 marcas icónicas, como Dinty Moore, Planters Peanuts, SPAM y Skippy Peanut Butter, pero a la vez, ha heredado múltiples sistemas de TI inconexos.

"Contábamos con distintos sistemas para una variedad de empresas que no interactuaban bien juntos", explica Jim Sheehan, vicepresidente ejecutivo y director financiero de Hormel Foods. "No nos ofrecían una visión clara del rendimiento de la empresa, eran difíciles de mantener y, francamente, se habían convertido en una carga para nuestra competitividad".

En algunos casos, las aplicaciones de gestión del capital humano (HCM) y ERP no se habían actualizado en más de 15 años. Algunos sistemas dependían de una sola persona: "Quien iba quedando era la persona que comprendía el código en el que estaban escritos", dice Sheehan. Además, Hormel Foods había personalizado muchas de sus aplicaciones para satisfacer las necesidades de algunas de sus marcas, lo que complicaba aún más las cosas.

Con miras a simplificar sus procesos de gestión y mejorar la calidad de sus datos, Hormel trabajó con KPMG en la implementación de Oracle Cloud ERP. Esta solución forma parte de la suite Oracle Cloud Applications, en la que ahora se apoya Hormel también para gestionar su cadena de suministro, su rendimiento empresarial y sus recursos humanos.

"Tuvimos que trabajar en equipo", señala Eldon Quam, controlador financiero asistente. "Pusimos a los profesionales de Oracle, KPMG y Hormel a trabajar juntos. Si no estuvieras familiarizado con el grupo, no podrías haber percibido la diferencia entre una persona de Hormel Foods y otro empleado de una empresa distinta".

Con la puesta en marcha del sistema de ERP, Hormel empezó a beneficiarse de un sistema unificado para estandarizar sus procesos de negocio, sus datos y su toma de decisiones. "Disfrutamos de visibilidad de cada área de nuestro negocio desde el mismo punto de vista", destaca Sheehan.

Hormel Foods también cuenta con un modelo de previsión para identificar oportunidades de crecimiento en sus numerosas marcas. "Antes, analizábamos las cosas marca por marca", recuerda Jana Haynes, vicepresidenta y controladora financiera. "Todavía es importante hacerlo, pero ahora que contamos con una plataforma centralizada, somos capaces de detectar cosas que antes no eran evidentes".

Al estar reunidas las compras para todos los países (excepto China y Brasil) en la misma plataforma, también resulta más fácil analizar a los proveedores. La empresa descubrió, por ejemplo, que algunas de sus marcas pagaban más que otras por el mismo artículo. Ahora Hormel también puede identificar a los proveedores de artículos de los que dependen sus marcas y para los que no existe reemplazo. Este conocimiento brinda a la empresa capacidad para buscar fuentes alternativas y estar listos si un proveedor no puede satisfacer la demanda.

Toda la empresa opera con un solo sistema de ERP, y cada marca genera sus informes financieros de la misma forma. "Esto se aplica a su flujo de caja, su cuenta de resultados y a los ítems de su balance general", subraya Sheehan. En otras palabras, todo este trabajo en equipo mejoró su aptitud para operar como un solo grupo.

3. Implicación del personal: Taylor Corporation consigue que sus colaboradores apoyen su transformación digital

Taylor Corporation, una empresa global diversificada que gestiona negocios de impresión, datos y marketing, ha emprendido un esfuerzo de cuatro a cinco años para implementar una solución de ERP y modernizar su gestión interna trasladando sus aplicaciones financieras, de cadena de suministro y de fabricación a Oracle Cloud. Una vez que concluyan todas las fases de la implementación de su sistema de ERP, Taylor estima que registrará un ahorro de entre 20 y 30 millones de dólares en costos totales.

Su CEO, Charlie Whitaker, ha hecho del éxito del programa su misión personal. En la conferencia de video de lanzamiento de la implementación, Whitaker se dirigió a los 10 000 empleados de la compañía, instándolos a considerar el programa como vital para el crecimiento y la prosperidad de Taylor. También lideró reuniones del comité directivo y sesiones de trabajo con los miembros del equipo de proyecto.

"Para Charlie, participar no es optativo, es indispensable: 'No discutas, involúcrate'. Creo que este es un mensaje fantástico", afirma Jenn Warpinski, vicepresidenta de Transformación Empresarial de Taylor.

Varios responsables de Taylor que inicialmente se mostraron reticentes han tomado la iniciativa de involucrar a sus compañeros. "Ahora se están involucrando y están hablando, se están encargando de la gestión del cambio", indica Warpinski.

En una iniciativa de transformación de este tipo, el respaldo del personal es necesario para alcanzar el éxito. De hecho, la envergadura del proyecto era significativa: Taylor debía consolidar los datos y procesos de gestión de 85 sistemas diferentes (entre los cuales algunos ya no contaban con soporte del proveedor). Taylor deseaba tomar decisiones oportunas y fundamentadas con respecto a sus finanzas y proveedores, automatizar procesos manuales costosos y laboriosos y ofrecer a sus clientes una experiencia sencilla fuera cual fuera la unidad de negocio de la organización.

Por ejemplo, uno de los cinco grupos empresariales de Taylor, con múltiples filiales, almacenaba información de los clientes en 16 sistemas diferentes. Esto dificultaba el cross sell de productos entre las distintas líneas de negocio del grupo. (Las unidades de Taylor venden de todo, desde invitaciones de boda impresas hasta servicios de marketing digital).

Antes de la primera fase de la implementación —un despliegue global de datos financieros en la nube completado en enero de 2022—, los equipos financieros de Taylor tardaban un par de semanas en conseguir una vista consolidada de las cuentas por cobrar pendientes en toda la empresa. Ahora, los ejecutivos tienen estos datos a su disposición para actuar en tiempo real.

Taylor también ha implementado aplicaciones de compras en la nube, lo que permite negociar mejores descuentos por volumen con proveedores indirectos autorizados, mientras que los usuarios finales pueden solicitar aprobaciones y pedir suministros con solo un par de clics.

¿Por qué fallan las implementaciones de sistemas de ERP?

Una de las principales causas es la falta de planificación de las contingencias. En un primer momento, los equipos de implementación deben identificar las causas probables de retrasos o sobrecostos y prepararse en consecuencia. Por ejemplo, ¿existen vulnerabilidades en el modelo de negocio de la compañía que deben corregirse antes de lanzar el proyecto?

Las expectativas poco realistas son otro motivo de fracaso. Si tu horario se reduce, pero tu lista de entregables no, la implementación de tu sistema de ERP podría estar condenada al fracaso desde el principio, o al menos volverse caótica y costosa.

Una reflexión cuidadosa puede ayudarte a evitar estos problemas potenciales. Con el proveedor de soluciones de ERP adecuado, apoyo ejecutivo y disposición para aprender de los éxitos y errores de otras empresas, podrás disfrutar de una implementación exitosa de tu sistema de ERP.

Claves para el éxito de los proyectos de implementación de sistemas de ERP

Además de establecer una visión, trabajar como un solo equipo y granjearse el apoyo y la paciencia de los empleados a todos los niveles, el éxito de la implementación de los sistemas de ERP depende de otros factores. En primer lugar, tendrás que determinar claramente el alcance, los objetivos y el presupuesto del proyecto. Otro requisito es contar con un equipo de proyecto con la experiencia adecuada, así como elaborar planes para la migración de los datos al nuevo sistema y definir un marco temporal realista para la puesta en marcha. Quizás lo más importante para el éxito sea un plan detallado de gestión del cambio como el que creó Taylor, en el que se incluyan iniciativas de divulgación y formación de los usuarios.

Otro factor determinante para el éxito de las soluciones de ERP es que el sistema que implementes debe ser fácil de utilizar para las personas. En última instancia, simplificar el entorno de TI y la experiencia de los usuarios es un objetivo fundamental de cualquier sistema de ERP. Si la implementación se lleva a cabo por etapas, puedes realizar encuestas periódicas para comprobar si los empleados piensan que el sistema es fácil de usar.

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La implementación de un sistema de ERP comienza por la elección de la solución adecuada

Por mucho que establezcas un plan de implementación impecable, no arrojará grandes resultados si eliges el sistema de ERP equivocado. Busca una solución que no solo integre datos y procesos de negocio dispares, sino que también se pueda integrar con sistemas y aplicaciones existentes que tu negocio seguirá utilizando. Además, necesitarás funcionalidades diseñadas expresamente para funciones específicas, como la gestión de caja o las compras, lo que te permitirá conseguir información más rápidamente y datos más precisos para mejorar tu toma de decisiones. También es recomendable elegir un sistema que monetice y mida el valor empresarial a medida que crees nuevos productos y establezcas estrategias de precios.

¿Qué es ERP? (1:18)

Por supuesto, tu equipo de gestión de proyectos debe evaluar a fondo a los proveedores de ERP. Es importante escuchar atentamente lo que realmente pueden ofrecer, mirando más allá de las funciones y funcionalidades básicas. Por ejemplo, ¿cómo es su oferta de soporte? ¿Qué tipo de formación ofrecen? ¿Cuáles son las perspectivas de futuro? ¿Invierte el proveedor realmente en las tecnologías emergentes que necesitarás para competir? También querrá saber qué opinan analistas del sector como Gartner sobre las soluciones de ERP en la nube, entre ellas Oracle Fusion Cloud ERP.

Por último, analiza qué más puede aportar a tu empresa un sistema de ERP. Por ejemplo, la solución de Oracle incluye herramientas integradas de gestión de riesgos que utilizan inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para fortalecer los controles financieros. También puede integrarse con tu sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), para que tus equipos de atención al público y gestión interna compartan datos fácilmente.

Preguntas frecuentes sobre los casos prácticos de implementación de sistemas de ERP

¿Cuáles son los principales desafíos de las implementaciones de sistemas de ERP?

Tres de los desafíos más comunes son:

  • Definir una visión de lo que debe hacer el sistema de ERP y cómo gestionar la implementación, quién debe liderarla y establecer prioridades
  • Fomentar la confianza y el trabajo en equipo entre los encargados del proyecto, tu proveedor de ERP y tu socio consultor
  • Comunicar a los empleados cómo les beneficiará la implementación (por ejemplo, reduciendo el tiempo que dedican a tareas rutinarias para poder concentrarse en otras más interesantes).

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