Was bedeutet Beschaffungsmanagement?

Das Beschaffungsmanagement wird auch als Source-to-Settle-Prozess bezeichnet. Es umfasst die Bewertung, Auswahl und Erstellung förmlicher vertraglicher Vereinbarungen sowie die Verwaltung der laufenden Lieferantenbeziehungen des Unternehmens.

Die Beschaffung ist eine komplexe Disziplin, die viele miteinander verbundene Tätigkeiten umfasst. Der Beschaffungsmanagementprozess umfasst den transaktionalen Einkauf von Waren und Dienstleistungen und integriert sich in Verbindlichkeiten, um den Source-to-Settle-Zyklus abzuschließen, indem er Belege zur Unterstützung der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen zur Zahlung bereitstellt.

Kernfunktionalität einer cloudbasierten Beschaffungslösung

In einem zunehmend komplexen und dynamischen Markt benötigen Unternehmen flexible Tools, mit denen sie Beschaffungsprozesse verbessern können. Strategische Beschaffungsorganisationen führen zunehmend integrierte Suiten ein, die Lieferantenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement und das proaktive Risikomanagement mit Transaktionsfunktionen von der Beschaffung bis zur Zahlung kombinieren.

Mit einer umfassenden Beschaffungslösung können Unternehmen wichtige Informationen zur Entscheidungsfindung nutzen und laufende Aktivitäten während des gesamten Source-to-Settle-Zyklus proaktiv verwalten. Eine integrierte, cloudbasierte Beschaffungsmanagementlösung besteht aus den folgenden Komponenten:

Lieferantenmanagement

Die strategische Beschaffung beginnt mit der Identifizierung und Qualifizierung von Lieferanten, bevor Verhandlungen aufgenommen werden. Dazu gehört das Sammeln, Bewerten und Überwachen von Lieferantendaten, um sicherzustellen, dass Lieferanten die Geschäftsrichtlinien einhalten. Mit Beschaffungsmanagementsoftware können Sie wichtige Informationen zur Lieferantenqualifizierung durch interne und externe Fragebögen und Selfservice-Profile erfassen. Wählen Sie die besten Lieferanten aus, indem Sie nach Lieferantenqualifikationen, Risikofaktoren und Richtliniencompliance bewerten.

Mit einer cloudbasierten Lösung können Beschaffungsteams die Lieferantenbeziehungen proaktiv verwalten. Verwenden Sie eingebettete Kommunikationsfeatures, um effektiver zusammenzuarbeiten und eine geschäftliche Ausrichtung bei der Planung und Erstellung von Verhandlungsdokumenten zu erreichen. Erhalten Sie Warnmeldungen, wenn neue Informationen verfügbar werden, die das Lieferantenmanagement, die Funktionen oder Risikofaktoren beeinflussen können. Lieferanten und Beschaffungsteams erhalten Echtzeiteinblicke in Transaktionen sowie in aktuelle und bevorstehende Sourcing-Aktivitäten.

Sourcing

Die Definition von Anforderungen sowie die manuelle Zusammenstellung und der Vergleich von Lieferantenangeboten können zeitaufwändig sein und lassen viel Raum für Fehler. Sie können sogar wichtige Einkäufe verzögern.

Intelligentere Dokumenterstellung, Verhandlung und Lieferantenauswahl nutzen Verhandlungs-Best Practices, um Geschäftsergebnisse zu erzielen. Die eingebetteten Features für die Zusammenarbeit machen es einfach, Anstrengungen zu bündeln und effektivere Verhandlungsdokumente zu erstellen. Mithilfe von Tools zur Vergabeanalyse können Sie Angebote von Anbietern anhand vorher festgelegter Faktoren – wie Preis, Qualität oder Wert – schnell bewerten, sodass Sie die bestmögliche Vergabe erzielen, die auf Ihren individuellen Geschäftsanforderungen basiert.

Vertragsmanagement

Ein effektives Management der Beschaffungsverträge ist von entscheidender Bedeutung. Die manuelle Verarbeitung des Prozesses kann sehr lange dauern. Mit einem modernen Beschaffungsmanagementsystem kann die Vertragserstellung jedoch mit geführtem Authoring optimiert werden, das vorab genehmigte Klauselbibliotheken, standardisierte Vorlagen und eingebettete Social Collaboration nutzt.

Mit der Standardisierung und Automatisierung des Vertragsmanagementprozesses können Sie schneller hochwertige Verträge erstellen. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über Ihre Verträge und können gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten. Durch Analysen werden Abweichungen der vorgeschlagenen Vertragssprache von definierten Standards erkannt. Überprüfbare Workflows setzen Dokumentgenehmigungen durch. Durch ein sicheres, durchsuchbares Vertragsrepository mit vollständigem Tracking- und Prüfprotokoll können Benutzer schnell finden, was sie benötigen. Durch automatisierte Erneuerungsmanagementfunktionen werden Beschaffungsteams frühzeitig über ablaufende Verträge informiert, sodass sie proaktiv notwendige Maßnahmen ergreifen und potenzielle Risiken vermeiden können.

Anforderungserstellung

Die ausgehandelten Einsparungen gehen schnell verloren, wenn der Kauf während des Zyklus von der Beschaffung bis zur Zahlung nicht ordnungsgemäß verwaltet wird. Moderne Beschaffungsmanagementsoftware stellt sicher, dass verhandelte Einsparungen über Geschäftsrichtlinien, Kontrollen und Genehmigungen durchgesetzt werden.

Außervertragliche Ausgaben können reduziert werden, indem den Mitarbeitern ein Selfservice- und verbraucherfreundliches Kauferlebnis zur Verfügung gestellt wird. Mit einer benutzerfreundlichen Erfahrung können Mitarbeiter Produkte oder Dienste einfach und schnell finden und einkaufen. Das erfordert nur wenig oder teilweise sogar überhaupt keine Schulung. Robuste Suchfunktionen, intelligente Formulare, Einkaufslisten und personalisierte Einkaufserlebnisse stellen sicher, dass ausgehandelte Preise und Bedingungen automatisch durch Lieferantenkataloge und konfigurierbare Genehmigungsabläufe erzwungen werden, die die Ausgaben steuern und die Kosten senken.

Einkauf

Durch die Automatisierung von routinemäßigen Transaktionen von der Beschaffung bis zur Zahlung wie z. B. das Anlegen von Bestellungen, haben Sie Kapazitäten frei, um nach neuen Einsparmöglichkeiten zu suchen. Mit einem cloudbasierten Beschaffungsmanagementsystem können Sie den Prozess optimieren und gleichzeitig ausgehandelte Preise durchsetzen und die Einhaltung von Richtlinien sicherstellen. Erstellen Sie Bestellungen aus genehmigten Anforderungen ohne manuelle Eingriffe. Stellen Sie Ihren Beschaffungsteams Daten in Bezug auf Ausnahmen, Status und erforderliche Maßnahmen zur Verfügung. Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten mithilfe von eingebetteten sozialen Tools.

Kreditoren

Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist oft manuell, fehlerhaft und zeitraubend. Eine vollständige Source-to-Settle-Lösung optimiert und automatisiert diese wichtige Funktion. Mit dem integrierten Beschaffungsmanagementsystem können Sie Rabatte für vorzeitige Zahlungen nutzen und Arbeitskosten senken. Dies umfasst ein robustes Zahlungsmanagementsystem, das elektronische Übermittlung von Rechnungen von Lieferanten und schnellere Verarbeitung ermöglicht, unterstützt durch optisches Scannen, maschinelles Lernen und automatisierten Bestellabgleich. Die Rechnungsprüfung auf Positionsebene ist vollständig automatisiert und kann so schneller verarbeitet werden. Ausnahmen werden durch Warnmeldungen und Social Collaboration mit gemeinsamer Nutzung von Dokumenten verwaltet, um die Lösungszeiten zu verkürzen.

Lieferantenmanagement verbessern Kosten verwalten Compliance durchsetzen

Unternehmen investieren in Beschaffungsmanagementlösungen, um den Source-to-Settle-Prozess zu optimieren und zu automatisieren. Beschaffungsmanagementsoftware spielt eine wichtige Rolle bei der Kostenverwaltung, da so Einsparungen durch ausgehandelte Kaufverträge mit Lieferanten erhöht werden können. Spesen werden verwaltet, indem Einkäufe über Anwendungen an genehmigte Lieferanten weitergeleitet werden, die auch Einkaufsrichtlinien durchsetzen. Source-to-Settle-Lösungen verbessern außerdem die Effizienz der Beschaffung, indem sie interne Prozesse optimieren und Risiken durch effektiveres Lieferantenmanagement und Verträge mindern.

Durch die Automatisierung und Optimierung von Beschaffungsprozessen bieten Beschaffungsmanagementsysteme folgende Vorteile:

Kostenersparnisse

Kostenersparnisse beginnen bei der Beschaffung; dem Prozess der Ermittlung und Bewertung potenzieller Lieferanten und der Verhandlung mit ihnen zum Kauf von Waren und Dienstleistungen. Diese Tätigkeiten gewährleisten, dass das Unternehmen wettbewerbsfähige Preise und den höchstmöglichen Mehrwert erhält. Für die meisten Unternehmen werden Verhandlungen über ein Ausschreibungsverfahren geführt, bei dem mehrere Anbieter um das Geschäft des Unternehmens konkurrieren. Kosteneinsparungen sind zwar nicht der einzige Faktor, aber sie stehen ganz oben auf der Liste der Kriterien, an denen Beschaffungsorganisationen gemessen werden. Wenn ein Lieferant ausgewählt und ein Vertrag unterzeichnet wird, wird er zum genehmigten Lieferanten für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Dienst. Durch die Durchsetzung richtlinienkonformer Ausgaben können Unternehmen ihre Kosteneinsparungen maximieren und die Rentabilität verbessern.

Mehr Kontrolle über die Ausgaben

Viele Unternehmen haben nach wie vor Probleme mit Einkäufen, die außerhalb der etablierten Prozesse stattfinden, da Lieferanten, die nicht unter Vertrag stehen, wettbewerbsfähige Preise anbieten. Dieser Prozess wird auch „maverick“ oder „off-contract“-Ausgaben genannt. Beschaffungsmanagementlösungen sind darauf ausgelegt, diese Aktivität zu steuern, indem sie richtlinienkonforme Einkäufe von zugelassenen Lieferanten durchsetzen.

Richtlinienkonforme Einkäufe werden über mehrere Schichten mit Beschaffungssystemen verwaltet, die sowohl Anreize als auch Abschreckungen verwenden. Erstens bieten sie eine verbraucherorientierte Kauferfahrung. Dadurch können Mitarbeiter leicht finden, wonach sie suchen, und ihre Einkäufe ausschließlich über autorisierte Lieferanten tätigen. Produkte oder Services werden auf einer benutzerfreundlichen Einkaufsoberfläche angezeigt. Diese Systeme verwenden auch konfigurierbare Richtlinien, Regeln und Steuerelemente zur Ausgabenverwaltung, die Workflows und Managergenehmigungen umfassen, um sicherzustellen, dass Käufe richtlinienkonform sind und Kosteneinsparungen optimiert werden.

Höheres Maß an Effizienz und Automatisierung von Beschaffungsprozessen

Kostspielige, manuelle Prozesse verhindern, dass Beschaffungsteams einen größeren strategischen Mehrwert bieten. Ineffiziente Beschaffungsprozesse können zu verlorenen Dokumenten, unkontrollierten Aufwendungen und verpassten Rabattchancen führen.

Beschaffungsmanagementlösungen standardisieren, optimieren und automatisieren in der Regel manuelle, papierbasierte Prozesse und reduzieren den Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um sie abzuschließen. Unternehmen können so schneller bessere Verträge erstellen und den Wert von ausgehandelten Vereinbarungen maximieren. Das führt außerdem zu einer erhöhten Effizienz während des gesamten Beschaffungsmanagementprozesses: Qualifizierung von Lieferanten, Beschleunigung von Verhandlungen, Auftragsvergabe und Überwachung von Einkaufsaktivitäten. Infolgedessen werden Bestellanforderungen schneller genehmigt und Lieferantenrechnungen schneller bearbeitet und bezahlt. Wertvolle Ressourcen können so in strategischere Aktivitäten wie die Verwaltung von Lieferanten, Kostenverhandlungen und die Suche nach neuen Lieferanten investiert werden.

Verbesserung des Lieferantenmanagements

Lieferanten sind wichtige Geschäftspartner. Sie stellen die Produkte oder Services bereit, die Ihr Unternehmen benötigt. Die Eignung eines potenziellen Lieferanten als Geschäftspartner ist entscheidend. Beschaffungsmanagementsoftware optimiert den Prozess zur Bewertung wichtiger Faktoren wie der finanziellen Rentabilität, der Compliance mit dem Verhaltenskodex des Unternehmens und anderer Faktoren, die diese als Geschäftspartner qualifizieren.

Nach der Auswahl hilft das System bei der Verwaltung der laufenden Lieferantenbeziehungen, z. B. indem es Beschaffungsfachleute darauf hinweist, wenn die Qualifikationen eines Lieferanten auslaufen. Das System benachrichtigt Benutzer auch, wenn neue Informationen verfügbar werden, die sich negativ auf die Qualifikationen und Fähigkeiten eines Lieferanten auswirken und sein Risikoprofil ändern können.

Standardisierung und Optimierung des Vertragslebenszyklus

Beschaffungsverträge vervollständigen den Beschaffungsprozess. Sie formalisieren die Geschäftsbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten (ihre Zuständigkeiten und Preise) und definieren die Bedingungen für den Umgang mit Streitigkeiten. Ein modernes Beschaffungsmanagementsystem hilft Ihnen, die Kontrolle über den Vertragsmanagementprozess zu erlangen, um Einblicke in Verträge zu erhalten, die Zykluszeiten zu verkürzen und die Compliance zu verwalten.

Die Vertragserstellung erfolgt schneller und mit geringerem Risiko dank vordefinierter Sprache, Vorlagen und Arbeitsabläufe. Während der Verhandlungen können Vertragsexperten vorgeschlagene Abweichungen von der Standardsprache schnell identifizieren, um Risiken zu verdeutlichen, erforderliche Änderungen vorzunehmen und vor dem Abschluss die erforderlichen Genehmigungen zu erhalten. Nach Ausführung der Verträge stellt das System die elektronische Speicherung und den Abruf bereit. Manager werden mit Warnmeldungen über Ereignisse, wie z. B. auslaufende Verträge, informiert, um rechtzeitige Maßnahmen zu gewährleisten und Verzögerungen auf ein Minimum zu reduzieren.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud modernisiert die Beschaffungsprozesse, sodass Sie Lieferanten und Aktivitäten proaktiv während des gesamten Source-to-Settle-Zyklus abwickeln können. Mit dieser umfassenden, integrierten und cloudbasierten Lösung können Sie Ihre Beschaffungsorganisation umstellen, um schnelle und konforme Beschaffungsdienste für alle Bereiche Ihres Unternehmens bereitzustellen.

Durch die Nutzung digitaler Funktionen wie Embedded Analytics, Social Collaboration und mobile Geräte können Sie mit Procurement Cloud das Lieferantenrisiko reduzieren, effektiver einkaufen, Ausgaben kontrollieren und die Gewinnspannen Ihres Unternehmens verbessern.