ما المقصود بالمشتريات؟
لين سامبسون | من كبار الكُتاب | 2 أبريل 2025
تحتاج كل مؤسسة إلى شراء الأشياء، سواء كانت شركة ناشئة بها 10 أشخاص أو شركة متعددة الجنسيات. قد يشتري متجر شطائر الورق والأقلام في متجر توريدات مكتبية باستخدام الأموال التي خصصها للنفقات. قد تحتاج الشركة المصنعة للأجهزة الطبية إلى شراء مواد مُشعة من بلد آخر. يقع كل هذا تحت مظلة المشتريات ويعني الوصول إليها بشكل سليم الفَرق بين تجاوز الميزانية أو تحويل الربح.
ما المقصود بالمشتريات؟
تشير المشتريات إلى العملية التي تستخدمها المؤسسات للوصول إلى المواد التي تحتاج إلى تشغيلها وشرائها. فكِّر في مختبر داوئي، على سبيل المثال. قد تجد داخل هذا المختبر جميع المعدات اللازمة لإجراء التجارب العلمية: الأكواب، أنابيب الاختبار، المواد الكيميائية، أجهزة الطرد المركزي، وهلم جرا. يتم الحصول على جميع هذه المعدات باستخدام عملية المشتريات، ويديرها عادةً قسم المشتريات داخل الشركة.
شرح مجال المشتريات
تختلف عمليات الشراء وفقًا إلى الصناعة واللوائح وحجم الشركة والموازنة، لكنها تتضمن عمومًا خطوات مماثلة. تبدأ بطلب شراء شيء ما. بالعودة إلى مثالنا على الأدوية، قد يحتاج فريق البحث الطبي إلى آلات لتحليل عينات الدم أو الأنسجة. يقدم طلبًا إلى قسم المشتريات مع تبرير سبب احتياجه إلى هذه المعدات، إلى جانب المواصفات (على سبيل المثال، "ينيغي الحفاظ على درجة حرارة ثابتة لتحليل العينات بشكل سليم"). إذا تمت الموافقة على الطلب، فسيبحث فريق المشتريات عن المعدات المناسبة وبالسعر المناسب من المورد الأكثر موثوقية. يقوم بذلك غالبًا عن طريق إرسال طلب عروض أسعار (RFQ) إلى جميع مورِّدي المعدات الطبية التي يعمل معها، مما يساعد في ضمان حصول الشركة على الجهاز المناسب بأفضل الأسعار.
يتجيب المورِّدون إلى طلب الأسعار بعروض أسعار، ويحدد فريق المشتريات عرض الأسعار الذي يناسب احتياجاته وموازنته على أفضل وجه. يرسل إلى المورِّد أمر شراء، ويسلِّم المورِّد بعدها الجهاز، إلى جانب فاتورة يجب على قسم الإدارة المالية بالجامعة دفعها. تُعرف هذه العملية بأكملها باسم "من التوريد إلى الدفع".
هذا مجرد مثال بسيط على شراء قطعة واحدة من المعدات. يمكن أن تصبح عمليات المشتريات مُعقدة بشكل متزايد اعتمادًا على حجم المؤسسة والصناعة وحجم الطلبات وعدد المورِّدين. على سبيل المثال، قد تحتاج شركة تصنيع كبيرة إلى شراء المواد الخام المستخدمة لصنع منتجاتها—من الصلب والألمنيوم والخشب والمطاط وما إلى ذلك—من جميع أنحاء العالم. علاوة على ذلك، تحتاج إلى شراء معدات التصنيع المستخدمة داخل مصانعها (مثل الأسلحة الروبوتية، المخارط، أحزمة النقل، وغير ذلك)، ومعدات السلامة، والرافعات الشوكية، ومنصات المستودعات، وأجهزة الكمبيوتر، وربما حتى العقارات التي يتم بناء المصنع فيها. يشمل هذا آلاف المورِّدين وملايين المعاملات سنويًا. كما يستتبع ذلك آلاف العقود، التي تحدد الشروط القانونية التي يجب على المورِّدين والمصنعين الالتزام بها. تواجه المؤسسات الحكومية عمليات المشتريات المُعقدة لديها، والتي تنطوي بشكل عام على طلبات أسعار منشورة للجمهور لجعل العملية متاحة لجميع مقدمي العطاءات المحتملين وشفافة أمام دافعي الضرائب.
أدى كل هذا التعقيد إلى تطوير برامج المشتريات التي تستخدمها الشركات لأتمتة العملية قدر الإمكان. بمساعدة الذكاء الاصطناعي المُضمن، يمكن لبرامج المشتريات الآن أتمتة المزيد من الخطوات المعقدة التي كان يمكن القيام بها سابقًا بواسطة الأشخاص فحسب—على سبيل المثال، صياغة رسالة شارحة لطلب أسعار. مع تطور الذكاء الاصطناعي، يمكن أن يساعد في أتمتة المزيد من العملية من التوريد إلى الدفع.
