ERP للمحاسبة والإدارة المالية

يمثل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مجموعة من التطبيقات التي تعمل معًا لمساعدة الشركة على إدارة أعمالها بأكملها، وليس الوظائف المالية فحسب. لكن تمثل المحاسبة والإدارة المالية مكونات أساسية لجميع أنظمة ERP. تعتمد الشركات على الإدارة المالية في ERP لتشغيل المهام الروتينية لكنها أساسية بكفاءة مثل إرسال الفواتير وتحصيل المدفوعات النقدية وحساب الضرائب، وكذلك لتحليل بيانات الإدارة المالية وتطبيقها بطُرق مُبتكرة لمساعدة المديرين على اتخاذ قرارات استثمارية استراتيجية والتخطيط للنجاح التنظيمي.

ما المقصود بالمحاسبة والإدارة المالية في ERP؟

توفر وحدات المحاسبة والإدارة المالية في نظام ERP لفِرق الإدارة المالية الإمكانات التي تحتاجها لإدارة الجوانب المالية للمؤسسة مركزيًا. تتضمن هذه الأدوات وظيفة المحاسبة القياسية، مثل إعداد التقارير وحسابات المدفوعات والمصروفات وحسابات المقبوضات وإدارة النقدية والإقرار بالإيرادات. يمكن أن يوفر نظام ERP أيضًا إمكانات مُتقدمة، مثل إعداد الميزانية والتنبؤ ومعالجة الطلبات.

النقاط الرئيسة

• تتجاوز برامج ERP أساسيات المحاسبة لمساعدة الشركات في تغطية جميع جوانب إدارة الأعمال والإدارة المالية، وربط جميع مجالات الأعمال معًا.
• تعد برامج ERP أحد المحركات الرئيسة للأتمتة في عمليات الإدارة المالية والمحاسبة، مما يساعد فِرق الإدارة المالية على العمل بكفاءة وامتلاكها المزيد من الوقت للإنفاق على تحليل العمل الإبداعي والتنبؤ وإعداد الميزانية.
• من خلال جمع البيانات من جميع أنحاء الأعمال، تساعد برامج ERP فِرق المحاسبة والإدارة المالية على توفير مراقبة وتحليل أعمق وأكثر صلة للأداء المالي.

شرح ERP في الإدارة المالية والمحاسبة

تتضمن وظائف الإدارة المالية والمحاسبة داخل نظام ERP ما هو متاح في برامج المحاسبة القياسية، مما يوفر إمكانات لإدارة دفتر الأستاذ العام، وتتبع التدفق النقدي، وإدارة حسابات المقبوضات والمدفوعات، ومعالجة النفقات والفواتير. تتمثل إحدى المزايا الرئيسة لاستخدام نظام ERP للمحاسبة والإدارة المالية في قدرته على جمع البيانات من مصادر مختلفة ودمجها وتخزينها مركزيًا لاستخدامها في إعداد التقارير والتحليلات والعمليات المالية الرئيسة الأخرى. من خلال هذا العرض الموحد، تسمح إمكانات ERP في الإدارة المالية والمحاسبة توفير أساس البيانات للتعاون عبر وحدات الأعمال للتخطيط الاستراتيجي وإعداد الميزانية واتخاذ قرارات الاستثمار.

أهمية ERP في الإدارة المالية والمحاسبة

عند التفكير في أهمية ERP للمحاسبة في مجال الإدارة المالية، ضع في اعتبارك مجالين واسعين—الأتمتة والتحليل. يوفر ERP الأتمتة حول المهام الروتينية لكنها مهمة مثل مطابقة الفواتير وحسابات الإقرار بالإيرادات وتسويات الحسابات. يتم دعم عناصر هذه الأتمتة بشكل متزايد باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. يمنح امتلاك هذه الأتمتة المتخصصين في الإدارة المالية والمحاسبة الوقت الذي يحتاجون إليه لإجراء التحليل والتخطيط والتنبؤ الذي يوجه الأعمال ويساعد في تشكيل القرارات الهامة.

ثم يقدم ERP البيانات والإمكانات اللازمة لفِرق الإدارة المالية والمحاسبة لتشغيل هذا التحليل والتخطيط ومشاركة النتائج بطرق هادفة وقابلة للتنفيذ. على سبيل المثال، يمكن أن يساعد نظام ERP في تنظيم هوية عملائك وما يدينون به وعدد مرات الشراء. يمكن أن يتكامل مع أنظمة المبيعات وسلسلة التوريد لإدارة عملياتك بذكاء. يمكن أن يساعد الفِرق في الإدارة المالية وحول الشركة على التنبؤ وإعداد الميزانية استنادًا إلى أحدث المعلومات. بشكل عام، تساعد أنظمة ERP فِرق المحاسبة والإدارة المالية على إدارة مؤسستهم بشكل أكثر فعالية من مجرد إضافة الأرقام معًا في جدول بيانات.

مزايا ERP في الإدارة المالية والمحاسبة

تلعب فِرق الإدارة المالية والمحاسبة دورًا رائدًا في الوظائف الرئيسة، بما في ذلك تخصيص رأس المال وإدارة التدفق النقدي؛ والمراقبة المالية وإعداد التقارير ومراجعة الحسابات؛ وإعداد الموازنات والتنبؤ. تساعد المزايا التي تحصل عليها هذه الفِرق من نظام ERP الفعَّال في نهاية المطاف على العمل أسرع، وتوفير بيانات أفضل لصناع القرار، وتمكينهم من الحصول على ثقة أكبر في تحليلاتهم وإعداد تقاريرهم.

• الأتمتة: تساعد أتمتة العمليات التي تم تمكينها من أنظمة ERP الشركات على العمل بكفاءة أكبر، وإزالة عناصر العمالة البشرية للمهام الروتينية وتقليل مخاطر الخطأ البشري. على سبيل المثال، في عملية مراجعة المصروفات، عندما تتجاوز المصروفات حدًا مُعينًا، يمكن توجيهها تلقائيًا إلى المدير التنفيذي الذي لديه صلاحية الموافقة عليها، بدلاً من التعثر في انتظار مدير بمستوى أدنى لتقييمها وتمريرها. بمجرد قيد الفاتورة أو المصروفات، يمكن لنظام ERP اكتشاف من لديه سلطة التصريح بها، مما يساعد الأشياء على العمل بكفاءة أكبر.
• البيانات في الوقت الفعلي: يتيح توفُّر أحدث المعلومات المتاحة للشركات اتخاذ القرارات بناءً على صورة كاملة للمؤسسة. يمكن لنظام ERP سحب البيانات باستمرار من جميع الأقسام وتسهيل الوصول إلى تلك البيانات عبر لوحات المعلومات وأدوات مؤثرات عرض البيانات الأخرى لمساعدة الشركة على العمل بشكل أفضل على نحو كلي، خاصةً عندما تتغير ظروف العمل بسرعة. على سبيل المثال، يمكن لنظام ERP الاستفادة من البيانات الموحّدة في الوقت الفعلي لإجراء التنبؤ النقدي المستمر، والبحث عبر مجالات مثل المبيعات ومدفوعات العملاء والإنتاج وتكاليف الإدخال لتحديد المشكلات التي قد تعيق التدفق النقدي.
• سرعة إعداد التقارير ودقتها: يرتبط كم هائل من مسؤولية فِرق الإدارة المالية والمحاسبة بإعداد التقارير. دعونا نستخدم مثال الأصول الثابتة، وهو عنصر هام في الميزانية العمومية يجب على المحاسبين تتبعه مع شراء الشركة لأصول جديدة واستبعاد أخرى. باستخدام نظام ERP، يمكن للمدير على مستوى القسم إضافة معلومات حول أصل جديد إلى النظام؛ تنظر الإدارة المالية والمحاسبة في هذا التغيير على الفور وتحدِّث تقاريره تلقائيًا. مثال آخر هو دمج الدفاتر المالية وإغلاقها في نهاية الشهر أو ربع السنة. باستخدام الأتمتة والإمكانات في نظام ERP، يمكن لفِرق الإدارة المالية والمحاسبة إغلاق دفاترها أسرع، مما يمنح المديرين التنفيذيين وقادة وحدات الأعمال المعلومات الرئيسة عاجلاً ويوفِّر للمحللين في جميع أنحاء الشركة المزيد من الوقت لتقييم موضع إجراء التحسينات.
• التنبؤ والتحليل: عندما يدمج نظام ERP مجالات مثل كشوف الرواتب والمشتريات وحسابات المدفوعات والمقبوضات، فإنه يسمح لجميع هذه المعلومات بارتباطها معًا لإنشاء التقارير وإنشاء التوقعات والتحليلات التي تعتمد عليها الشركات للاستجابات السريعة والتخطيط طويل الأجل. تدعم صورة البيانات الكاملة هذه أيضًا تخطيط السيناريوهات وتحليل التباين بشكل أكثر عمقًا وتساعد القادة على مواءمة الأهداف المالية مع الأهداف الاستراتيجية. إذا اضطرت الفِرق إلى سحب البيانات معًا يدويًا من الأنظمة الفردية، فهذا جهد كبير نظرًا إلى الكمية الهائلة من المعلومات المطلوبة، وتقادم البيانات بسرعة، مما يجعل من الصعب إجراء تنبؤات دقيقة. يمكن لأنظمة ERP التي تستفيد من البيانات في الوقت الفعلي وتتمتع بإمكانية الوصول إلى المعلومات من أجزاء مختلفة من المؤسسة تبسيط التنبؤ وتحسينه، مما يمنح الشركات فُرصة أفضل لتحقيق أهدافها.

وحدات ERP للمحاسبة والإدارة المالية

إن برامج ERP نموذجية، مما يعني أنه يمكن للشركات إضافة إمكانات في مجموعات صغيرة الحجم خاصة باحتياجات مجالات العمل المختلفة. بالنسبة إلى الإدارة المالية والمحاسبة، تتمحور وحدات ERP هذه حول مساعدة الفِرق في إدارة العمليات المالية، وتلبية متطلبات الامتثال، وإجراء التنبؤ وإعداد الميزانية، وتقديم تقارير مالية دقيقة إلى المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة.

• المحاسبة: يعمل نظام ERP الفعَّال بصفته منصة محاسبية على مستوى المؤسسة يربط البيانات المالية من أنظمة المعاملات المختلفة وأنظمة المصادر الخارجية لإنشاء قيود محاسبية مُفصلة تلبي احتياجات إعداد التقارير القانونية والشركات والتنظيمية والإدارية. تعتمد فِرق الإدارة المالية على الأدوات المحاسبية داخل أنظمة ERP لتشغيل دفتر الأستاذ العام، وهو مكون أساس في نظام المحاسبة يسجِّل جميع المعاملات المالية ويدمجها ويوفر الأساس الذي تنشئ الشركة من خلاله تقاريرها المالية، بما في ذلك بيان الدخل والميزانية العمومية. يمكن استخدام البيانات من داخل دفاتر الأستاذ ودفاتر الأستاذ الفرعية لإنشاء رؤى تحليلية للأعمال، مما يوفر لصناع القرار رؤية أعمق للنتائج التشغيلية.
• الحسابات الدائنة والنفقات: تستخدم فِرق الإدارة المالية وحدة حسابات المدفوعات (AP) في ERP لأتمتة المدفوعات الصادرة إلى المورِّدين والبائعين وإدارتها، باستخدامها جزئيًا للتخلص من المهام اليدوية، مثل إدخال الفواتير ومطابقتها. يتيح ERP لفِرق الإدارة المالية تقديم إدارة نقدية أكثر تطورًا للحسابات الدائنة، والتي يتم قياسها عادةً باستخدام أيام استحقاق المدفوعات (DPO). بشكل عام، تعد DPO الأعلى أفضل، نظرًا إلى أنك تحتفظ بالنقدية لفترة أطول، ويمكن أن تساعد أنظمة ERP الفِرق على العمل بـ DPO الأمثل دون مدفوعات مفقودة. يمكن لفِرق الإدارة المالية أيضًا استخدام ERP لدعم استراتيجيات مثل الخصم الديناميكي، الذي يوصي من خلاله نموذج الذكاء الاصطناعي المُضمن في ERP بمتى يتعين على الشركة الدفع إلى مورِّد في وقت سابق للمطالبة بخصم مقابل الدفع المبكر، دون المخاطرة بعجز نقدي.
• حسابات المقبوضات: يتعامل مكون حسابات المقبوضات (AR) في نظام ERP مع الفواتير المستحقة والمدفوعات الواردة من العملاء. يساعد النظام فِرق الإدارة المالية على تسجيل المدفوعات وإرسال الفواتير ودمج البيانات من الفواتير ومطابقة وتتبع مدفوعات العملاء والأرصدة المستحقة. تولي الإدارات المالية اهتمامًا وثيقًا بالمقبوضات بصفتها مقياس للسيولة، مع التأكد من أن المدفوعات تأتي في الوقت المحدد، وأنها تمنح العملاء شروط الدفع والائتمان الصحيحة، وأن الشركة تحافظ على تدفق نقدي سليم. يمكن أن تساعد أنظمة ERP في أتمتة العديد من مهام إدارة AR هذه مثل إنشاء فواتير العملاء وإرسال تذكيرات بالدفع وتحصيل المدفوعات، مما يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ومعالجة الدفع مع تعزيز الرؤية المالية في الوقت الفعلي، بما في ذلك الأرصدة النقدية والتوقعات. يمكن للنظام توفير تقارير ولوحات معلومات حول مؤشرات الأداء الرئيسة لـ AR مثل أيام استحقاق المبيعات (DSO).
• إدارة الأصول الثابتة: تشير الأصول الثابتة إلى جميع الأشياء المادية التي تمتلكها الشركة للاستخدام طويل الأجل لإدارة الأعمال، مثل معدات التصنيع والمباني المكتبية والأثاث والمركبات وأجهزة الكمبيوتر وغيرها من المعدات. داخل نظام ERP، تساعد وحدات إدارة الأصول الثابتة على اكتشاف فرص توفير التكاليف من خلال حساب إهلاك الأصول والتصرف والصيانة، مما يسمح للشركات بإدارة دورات حياة الأصول من الاستحواذ إلى التقاعد. يمكن لأنظمة ERP أيضًا إدارة محاسبة عقود الإيجار المعقدة، بما في ذلك تلبية المعايير المحاسبية لعقود الإيجار ASC 842 وIFRS 16 خلال فترة صلاحية الأصول وعقود الإيجار لحق الاستخدام، مع التأكد من رسملة عقود الإيجار والخصوم هذه بشكل صحيح في الميزانية العمومية.
• إدارة النقد: يعد التنبؤ بالتدفق النقدي والسيولة وتحسينهما إحدى الوظائف الأهم لفِرق الإدارة المالية والمحاسبة. تحسِّن أنظمة ERP من عملية إدارة النقدية من خلال جمع البيانات من مجالات مثل دفتر الأستاذ العام وحسابات المقبوضات والمدفوعات وكشوف الرواتب لمنح الشركات رؤية مباشرة للتدفقات النقدية الواردة والتدفقات الصادرة والمساعدة في ضمان حصولها دائمًا على ما يكفي من النقد لتمويل عمليات الأعمال الأساسية. تساعد إمكانات إدارة النقدية في نظام ERP فِرق الإدارة المالية على مراقبة الدورة النقدية والتحكم فيها من خلال تمكينها من تتبع التسويات المصرفية وإدارة الإيصالات النقدية والمدفوعات وإنشاء توقعات نقدية.
• التقارير المالية: تُعد التقارير المالية هي ما تستخدمه الشركات لتوصيل أداء الأعمال وسلامتها إلى القادة الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين، مما يجعلها مكونًا أساسًا للإدارة المالية ومخرجات قياسية من أنظمة ERP. تنشئ فِرق المحاسبة والإدارة المالية عادةً تقارير مالية، مثل بيانات الدخل والميزانيات العمومية وبيانات التدفق النقدي على أساس ربع سنوي ويكون غالبًا شهريًا، بالإضافة إلى تقارير مُخصصة للتحليل المالي المتعمق والمخصص. يمكن لأنظمة ERP تحسين هذه العملية بشكل كبير، وأتمتة جمع البيانات المالية ومعالجتها للمساعدة في تقليل الأخطاء وضمان الدقة والاتساق في إعداد التقارير المالية. يمكن أن يساعد ERP أيضًا فِرق الإدارة المالية على مراقبة التقارير بشكل مستمر، مع اكتشاف المشكلات في المبيعات أو التكاليف قبل الإغلاق ربع السنوي بوقت طويل. على سبيل المثال، يمكن لأنظمة ERP الأكثر تقدمًا تضمين الذكاء الاصطناعي في عملية إعداد التقارير للمساعدة في اكتشاف أوجه الخلل في البيانات التشغيلية وبيانات المعاملات.
• الموازنة والتنبؤ: تساعد وحدة الميزنة والتنبؤ في نظام ERP فِرق الإدارة المالية على إنشاء الميزانيات التي تعد أساسًا لدورة التخطيط والتحليل المالي للأعمال وإدارتها وتحليلها. تتضمن الميزانيات التي تم إنشاؤها باستخدام وحدات ERP خططًا مالية مُفصلة، مثل أهداف الإيرادات والإنفاق لفترة مستقبلية، والتي يمكن لفِرق الإدارة المالية تتبعها بعد ذلك لمراقبة التباينات من الميزانية. كما يتم إنشاء التوقعات باستخدام أدوات ERP، التي تجمع بين بيانات المبيعات والنفقات السابقة وخطط المنتجات والاستثمار الجديدة والتوقعات الاقتصادية. باستخدام أدوات تخطيط السيناريوهات وتحليل التباينات، يساعد إعداد الميزانية والتنبؤ داخل نظام ERP الشركات على مواءمة الأهداف المالية مع الأهداف الاستراتيجية وتتبع إذا كانت مُستهدفة لتحقيق تلك الأهداف. تمثل وحدة إعداد الميزانية والتنبؤ أيضًا الموضع الذي تقوم فيه فِرق الإدارة المالية بالتعمق ومقارنة ما تم إدراجه في الميزانية والتنبؤ به مقابل القيم الفعلية وتحديد التصحيحات المربكة حسب الحاجة.
• إدارة الامتثال والتدقيق: تساعد ميزات ERP التي تركز على الامتثال وإدارة التدقيق الشركات في الحفاظ على الامتثال لمعايير المحاسبة واللوائح والسياسات الداخلية. تُجري فِرق الإدارة المالية عمليات تدقيق امتثال داخلية وخارجية لتحديد نقاط الضعف في عملية الامتثال التنظيمي للمؤسسة وتضمين معايير الامتثال في العمليات اليومية وسير العمل، بهدف تقليل المخاطر وتجنب المشكلات القانونية أو الغرامات من انتهاكات الامتثال. يمكن أن تساعد أنظمة ERP في هذا الجهد من خلال التحقق تلقائيًا من طلبات الوصول إلى النظام لمنع انتهاك عناصر التحكم في الفصل بين المهام. تقدم أنظمة ERP أيضًا التقارير ومسارات التدقيق اللازمة لمراجعات الامتثال.

نقل الإدارة المالية من التفاعلية إلى الاستراتيجية باستخدام Oracle ERP

يمكن أن يفيد استخدام برامج ERP في وظائف المحاسبة والإدارة المالية الأعمال بأكملها، مما يربط الجانب المالي بالعمليات لتحسين عملية صنع القرار والكفاءة. يمكن أن تساعد أنظمة ERP الشركات على العمل بشكل أفضل من خلال إنشاء مصدر بيانات مُشترك عبر جميع أجزاء الأعمال، ومشاركة بيانات القسم الحالية مع فِرق الإدارة المالية والمحاسبة لتحسين الدقة والكفاءة حول إعداد الميزانية والتنبؤ وإعداد التقارير والمشتريات وإدارة المشروعات والحوكمة والمخاطر والامتثال.

يوفر تخطيط موارد المؤسسة (ERP) في Oracle Fusion Cloud العديد من الإمكانات المتكاملة لمساعدة المؤسسات على أتمتة عمليات الإدارة المالية والمحاسبة وتعزيز الكفاءة التشغيلية بالإضافة إلى التحليلات للاستجابة لتحولات السوق ودفع النمو. باعتبارها مجموعة شاملة من التطبيقات المتكاملة، تتيح Oracle Fusion Cloud ERP تدفقًا سلسًا للبيانات وتعاونًا أسهل عبر الأقسام، مما يحسن الرؤية واتخاذ القرارات. توفر التحليلات المُضمنة وإمكانات إعداد التقارير لـ Oracle Fusion Cloud ERP رؤية في الوقت الفعلي للمؤشرات الرئيسة، مما يسمح للمؤسسات بمراقبة الأداء المالي وتحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة. تساعد لوحات المعلومات التفاعلية والتقارير القابلة للتخصيص والتحليلات التنبؤية على زيادة الاستجابة، بينما تتيح وظائف الامتثال المضمنة للشركات البقاء على اطلاع بالمتطلبات التنظيمية ومعايير الصناعة وأفضل الممارسات.

الأسئلة الشائعة حول ERP للإدارة المالية والمحاسبة

كيف يمكن لـ ERP التأثير على إدارتك المالية؟
تساعد برامج ERP الشركات على تحسين الكفاءة والدقة والرؤية حول وظائف الإدارة المالية والمحاسبة، ودعم جهودها لتحقيق أهدافها المالية وتعزيز النمو المستدام.

ما الأنشطة التي يمكن أن تؤديها مكونات ERP للمحاسبة والإدارة المالية؟
تؤدي المكونات المحاسبية والمالية في نظام ERP الأنشطة المتعلقة بإدارة دفتر الأستاذ العام وحسابات المدفوعات والمقبوضات وإدارة النقدية وإعداد الميزانية والتنبؤ وإعداد التقارير ومحاسبة التكاليف، وذلك من بين إمكانات أخرى.

هل يستخدم المحاسبون أنظمة ERP؟
يستخدم المحاسبون أنظمة ERP في مختلف الصناعات بشكل شائع في عملهم اليومي، إذ توفر البرامج العديد من الوظائف الأساسية للمراجعة والإدارة المالية.