Bulut ERP'nin En Önemli 15 Faydası ve Geçiş Nedeni
Michael Hickins | İçerik Stratejisi Uzmanı | 21 Mart 2024
Finans müdürünün rolü daha stratejik ve etkili hale geldikçe, bulut ERP uygulamaları CFO'lara çeşitli finansal ve operasyonel sistemlerden gelen verileri merkezileştirmek ve analiz etmek için kritik bir araç sunar. Örneğin, uygulamalar önceden tanımlanmış olaylara (stok önceden belirlenmiş bir düzeye ulaştığında envanter ikmali gibi) otomatik yanıtları tetikleyebilir ve şirket liderlerinin karar vermesine yardımcı olmak için zamanında veriler içeren raporlar oluşturabilir.
Değişimin hızlandığı ve dünyanın bir yerindeki olayların diğerini etkilemesinin ne kadar kısa sürdüğü düşünüldüğünde, finans ve diğer liderler, şirketlerini etkileyen kritik konuları belirlemek ve bu konularda harekete geçmek için bulut ERP uygulamalarına güveniyor.
Bulut ERP Nedir?
Bulut ERP, işletme liderlerinin birbirine bağlı operasyonel ve finansal sistemlerden gelen verileri merkezileştirerek organizasyonlarını yönetmelerine yardımcı olan bir hizmet olarak yazılımdır. Bulut ERP sistemleri genellikle finans ve muhasebe, bütçeleme ve planlama, tedarik, envanter, üretim, tedarik zinciri ve daha fazlasıyla ilgili özellikleri içerir. Ayrıca insan kaynakları, satış ve pazarlama ile müşteri hizmetleri ve desteğe yönelik bulut uygulamalarıyla entegre olarak verileri tek bir gösterge tablosu üzerinden erişilebilir hale getirebilirler. Bu veriler, otomatik tetikleyiciler ve farklı rollerdeki kişilerin verilere verdikleri tepkilerin bir birleşimi yoluyla eyleme dönüştürülebilir.
Bulut ERP uygulamaları internet üzerinden sunulduğu için kullanıcılar, nerede olurlarsa olsunlar, istedikleri her cihazdan erişebilir. Ayrıca uygulama sağlayıcısı, düzenli özellik güncellemelerini ve güvenlik yamalarını, hizmette kesinti olmadan internet üzerinden de sağlamakla yükümlüdür.
Ana Fikirler
- Bulut ERP uygulamaları, şirketlerin günlük işlerini yönetmek için kullandıkları finansal ve operasyonel sistemlerdir.
- Bulut ERP, şirket içi ERP'ye kıyasla daha esnek bir çözüm sunar. İşletmeler, mevsimsel dalgalanmalara göre kullanımı rahatça artırıp azaltabilir ve performans düşüşü endişesi yaşamaz. Abonelik hizmeti olarak sunulduğundan, normalde sermaye harcamalarına bağlanacak nakit serbest kalır.
- Bulut ERP'de güvenlik yaması, bakım ve yükseltmelerin sorumluluğu müşteriden çok bulut sağlayıcısına aittir.
- Çoğu bulut ERP uygulaması, özellikle birleşik bir paketin parçası olduklarında, diğer arka ofis sistemleriyle entegre olmak için şirket içi uygulamalardan daha kolay entegre olur. Bu entegrasyon, şirketlerin mevcut iş koşullarını ve operasyonlarını yansıtan verileri raporlamasını, analiz etmesini ve bunlara göre hareket etmesini kolaylaştırır.
Bulut ERP ile Geleneksel ERP Karşılaştırması
Bulut ERP'nin uygulanması, erişimi, bakımı, güvenliği ve yeni özelliklerle güncellenmesi genellikle daha kolaydır. Bulut tabanlı çözümler, şirket içi benzerlerine kıyasla daha çevik ve kullanıcı dostu bir yaklaşım sunar. Örneğin, bulut ERP yıllar yerine birkaç ay içinde uygulanabilir ve bakım, işlevsellik güncellemeleri, güvenlik yamaları ve altyapının tümü bulut sağlayıcısı tarafından ele alınır. Şirket içi ERP'de ise bunların tümü şirketin sorumluluğundadır. Bulut ERP sistemlerine bir tarayıcı veya mobil cihaz aracılığıyla iş yerinin dışından erişilebilir ancak şirket içi sistemlerde bu işlevsellik genellikle mümkün olmaz.
Genel olarak, bulut ERP sistemleri geleneksel şirket içi çözümlere göre daha esnek, ölçeklenebilir ve erişilebilir çözümler sunar. BT kaynaklarına olan dahili talebi azaltır, altyapıda maliyet tasarrufu sağlar ve modern, mobil odaklı çalışma ortamlarını destekleyen güncel veriler ve özellikler sunar.
| Şirket İçi ERP | Bulut ERP | |
|---|---|---|
| Uygulama hızı | Bir yıl veya daha uzun sürebilir | Aylar içinde tamamlanır |
| Ofis dışından erişim | Zor ila imkansız arasında | İnternet bağlantısı, tarayıcı ve şifre ile erişilebilir |
| Bakım | Şirket içi sorumluluk | Bulut sağlayıcısının sorumluluğu |
| Güvenlik yaması | Şirket içi sorumluluk | Bulut sağlayıcısının sorumluluğu |
| Özellik/fonksiyonellik güncellemeleri | BT tarafından önceliklendirilmeli | Otomatik ve düzenli |
| Altyapı şartları | Dahili olarak desteklenmeli | Bulut sağlayıcısı tarafından yürütülür |
| Mobil cihazlara uyum | Olası değil | Uygun |
| Verilerin alakalı olması/güncelliği | Toplu işlemenin zamanlamasına bağlıdır | Veriler genellikle gerçek zamanlı olarak güncellenir |
Bulut ERP'nin 15 Avantajı
"Kurumsal kaynak planlama" terimi 1990'larda ortaya çıktı ancak yazılım kategorisi 1960'ların malzeme ihtiyaç planlama sistemlerine kadar uzanır. Bulut tabanlı ERP uygulamaları, önceki nesil şirket içi ERP sistemlerini çeşitli şekillerde geliştirir. Şirketlerin uygulamaları daha kolay kullanılır, daha sık güncellenir, ofis dışından da erişilebilir ve tüketici uygulamalarına daha çok benzeyen kullanıcı arayüzlerine sahiptir.
1. Daha hızlı uygulama
Bulut ERP uygulamaları genellikle birkaç haftadan birkaç aya kadar sürer ancak geleneksel şirket içi uygulamalar çoğunlukla en az bir yıl sürer ve en büyük projeler için danışmanlık ücretleri milyonlarca dolara ulaşabilir. Bulut ERP sistemleri, şirket içi sistemlere kıyasla daha modüler ve uygulaması daha kolay olduğu için, işletmeler bu uygulamaları daha hızlı bir şekilde kullanmaya başlayabilir.
2. Daha güçlü güvenlik
Büyük bulut sağlayıcılarının güvenlik ekipleri, müşterilerinin çoğunun toplam BT çalışanından daha kalabalıktır ve bu ekipler sadece kendi sistemlerini ve müşterilerinin verilerini korumaya odaklanır. ERP sistemlerini şirket içinde kullanan şirketler, bu güncellemeleri zamanında test edip uygulayabilecek BT kaynakları olmadığı için yeni bulunan güvenlik açıklarına karşı önemli güvenlik yamalarını genellikle geç uygularlar. Bulut sağlayıcıları genellikle müşterilerin rol tabanlı erişim kontrollerini uygulamasını kolaylaştırır.
3. Daha fazla esneklik
Bulut ERP sayesinde şirketler yeni BT yeteneklerini kullanıma sunmak için aşamalı bir yaklaşımı daha kolay benimser. Örneğin, bir organizasyon bulut finansalları ile başlar ve risk yönetimi, satın alma, analitik, tedarik zinciri ve diğer işlevleri ekleyebilir.
4. Gerçek zamanlı veriler
Bulut ERP uygulamaları, farklı veri kaynaklarıyla bütünleşecek şekilde tasarlanır ve eski şirket içi sistemlerdeki gibi günlük toplu güncellemeler yerine, veriler kullanılabilir hâle geldiği anda kullanıcıların gösterge tablolarına aktarılır. Örneğin, bir satın alma ekibi artan müşteri talebi nedeniyle şirketin üretimi artırma ihtiyacı hakkında daha zamanında güncellemeler alırsa gerekli malzemeleri daha erken sipariş edebilir.
5. Daha kolay ölçeklenebilirlik
Bir bulut ERP sisteminin kullanımı çeyrek veya yıl boyunca değişirse (örneğin çeyrek kapanışında) bu iniş ve çıkışları yönetmek bulut sağlayıcısının sorumluluğunda olur. Müşterinin BT organizasyonu, ani artışla başa çıkmak için ek sunucu kapasitesi veya depolama alanı tahsis etme konusunda endişelenmek zorunda değildir. Müşteriler ayrıca kullanıcı sayısı zaman içinde değişirse abonelik ekleyebilir veya azaltabilirler. Buna karşılık, şirket içi ERP dağıtımları, yeni ofisler açarken veya şirketleri satın alırken bile yazılım ve donanım kapasitesini genişletmek veya azaltmak için özel BT kaynakları gerektirir.
6. Daha iyi destek
Müşterilerin bir bulut uygulama sağlayıcısından diğerine geçebilmeleri nispeten kolay olduğundan, sağlayıcılar güçlü, 7/24 destek ve %99,999 çalışma süresi sağlamaya çalışıyor. Ayrıca sağlayıcılar uygulamalarını herkesten daha iyi tanıdıkları için farklı uygulama ve altyapı türlerini yönetmekten sorumlu olan müşterilerinin şirket içi BT personeline göre destek sağlama konusunda daha iyi bir konumdalar.
7. Daha düşük işletme maliyetleri
Bulut bilişim, işletmelerin sadece ERP uygulamalarını gerçekten kullanan çalışan sayısı için ödeme yapmasını sağlar ve bu sayıyı ihtiyaca göre artırıp azaltabilirler. Buna ek olarak, bulut hizmetleri, uygulamaların ve temel donanımın kurulum ve bakım yükünü sağlayıcılara devreder. Daha önce de belirtildiği gibi, bulut ERP hizmetleri danışmanlara ve entegratörlere olan ihtiyacın yanı sıra şirket içi veri merkezlerine ve BT personeline olan gereksinimi de azaltır. Bu hizmetler sistem bakımı, güvenliği ve güncellemelerinin yönetimini de kolaylaştırır.
8. Daha iyi görünürlük
Şirket içi sistemler verileri genellikle silolarda saklar ve birçok kullanıcı ve analist bu verilere erişemez. Buna karşın, bulut ERP uygulamaları müşterilerin pazarlama, insan kaynakları yönetimi, tedarik zinciri yönetimi ve stok yönetimi gibi farklı sistemlerden gelen verileri toplamasını, raporlamasını ve analiz etmesini kolaylaştırır. Örneğin satış planlama, pazarlama kampanyası yönetimi ve envanter uygulamalarından entegre verilere sahip olmak, finans ekiplerinin gelir tahminlerinin doğruluğunu artırmasına ve nakdi daha etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olabilir. Bulut ERP sistemleri, kullanıcılara ofis dışındayken diledikleri mobil cihazdan erişim olanağı sağlayarak görünürlüğü de artırır.
9. Daha kolay iş birliği
Bununla ilişkili olarak bulut ERP sistemleri paydaşların diledikleri yerden sisteme erişmesine ve ortak bir veri kaynağından raporlama ve analiz yapmasına imkan verir. Bu durum sadece farklı departmanlardaki kişilerin aynı verileri aynı formatlarda görmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda paylaşılabilen ve operasyonel gösterge tablolarına anında yansıtılabilen güncellemelerin girilmesine de olanak tanır. Örneğin, bir depo yönetim sistemi veya modülünden gelen veriler, bir sipariş yönetim sisteminden gelen verilerle aynı gösterge tablosuna yansıtılabilir. Böylece, envanterde yeni siparişleri karşılamak için yeterli stok olup olmadığı daha kolay görülür. Ayrıca bulut uygulamaları, eski şirket içi uygulamaların komut odaklı sistemlerine kıyasla Y kuşağı ve diğer daha genç iş gücü katılımcıları için daha uygun olan kullanıcı dostu işaretle ve tıkla arayüzleriyle geliştirilir.
10. Daha hızlı güncellemeler
Eski şirket içi uygulamalar genellikle her üç yılda bir büyük bir yükseltme alırken, bulut ERP uygulamaları sistemleri kapatmaya gerek kalmadan sık sık, genellikle her çeyrekte bir, en yeni özelliklerle güncellenir. Örneğin, bulut ERP sistemleri GAAP, Sarbanes-Oxley ve diğer finansal standartlarla uyumlu olacak şekilde düzenli olarak güncellenir ve bu sayede uyumluluğa yardımcı olur.
11. Mobilde erişilebilirlik
ERP ve diğer bulut uygulamaları sadece herhangi bir mobil cihazdaki web tarayıcısında kullanılabilir olmakla kalmıyor, aynı zamanda temel görevleri yerine getirmeyi ve rapor oluşturmayı kolaylaştıran özel mobil uygulamalara da sahip oluyor. Örneğin, yöneticiler çalışan harcamalarını bir bulut ERP sisteminin mobil cihazdaki gider uygulamasından hızlı bir şekilde onaylayabilir. Mobil cihaz işlevselliği, çalışanları sık seyahat eden, sahada çalışan veya atölyeden güncel bilgilere ihtiyaç duyan şirketler için kritik önem taşır.
12. Daha düşük karbon ayak izi
Bulut sağlayıcılarının ERP hizmetleri için kullandığı veri merkezleri soğutma, bilgi işlem ve depolama için aynı işi ayrı veri merkezlerinde yapan binlerce şirketin toplamından daha az enerji tüketir. Bulut sağlayıcıları, bu uygulamaların karbon ayak izini azaltan en yeni yük dengeleyici ve diğer güç tasarrufu tekniklerini kullanarak enerji maliyetlerini düşürmek amacıyla finansal bir teşvik alır. Ayrıca, bu uygulamalar tüm kullanıcılar arasında paylaşıldığı için bu uygulamaları çalıştırmak için kullanılan toplam gücü de azaltabilir.
13. Sektörden bağımsız çalışma
Birçok bulut ERP sistemi, inşaat ve perakende gibi belirli sektörler için geliştirilir. Ancak işletme süreçleri söz konusu olduğunda, çoğu sektörün benzerlikleri farklılıklarından daha fazladır. En kullanışlı bulut ERP uygulamaları, konaklama sektöründeki oda yönetimi modülleri gibi belirli sektör ihtiyaçlarını karşılamak için modüller veya uzantılar sunar ve tüm sektörlerdeki en iyi uygulamalardan yararlanır. Bu, kullanıcılara her iki yöntemin en iyi özelliklerini sunar: sektörler arası en iyi uygulamaları yansıtan işlevsellik ve özelleştirmelerle dolu olmayan, güvenilir bir kod tabanı. Bazı bulut ERP paketleri, sektöre özgü raporlama gereksinimlerine ve uygulamalarına yönelik modüller içerir.
14. Daha yüksek verimlilik
ERP uygulamalarını buluta taşımak, şirketlerin BT kaynaklarını şirketin diğer, daha değerli alanlarına yönlendirmesini sağlar. Ayrıca, tüm dahili ve harici raporlamalar için tek bir veri kaynağı sağlayarak verimliliği artırır ve tüm paydaşların çalıştıkları her yerden verilere ve raporlara erişmesini sağlar. Artan otomasyon ve yaygın olarak paylaşılan veriler, manuel süreçler için harcanan zamanı en aza indirir, süreçleri birbirine bağlar ve ölçer.
15. Daha kolay entegrasyon
Modern bulut ERP uygulamaları, uygun güvenlik düzeylerini ve erişim kısıtlamalarını koruyarak farklı kaynaklardan gelen verileri entegre eder. Örneğin bir ERP uygulamasının bir İK uygulamasıyla entegre edilmesi, finans departmanının çalışanların beklenen satışlara oranını görmesini sağlayabilir.
Bulut ERP İçin Gerekçe Oluşturma
Bu makalenin önceki bölümlerinde ele alındığı gibi, bulut ERP, şirketlere çeşitli şekillerde yardımcı olur. Sermaye harcamalarını ve karbon ayak izlerini azaltırken, bu kritik uygulamaların uygulanmasını, erişimini, bakımını, güvenliğini, ölçeklendirilmesini ve güncellenmesini kolaylaştırır. Bulut ERP için iş gerekçesi hazırlayan ekipler ve kişiler, şirket karar mercilerine bu avantajları ve neden zaman ve kaynak yatırımının değerli olacağını detaylı bir şekilde açıklamak durumunda kalır. Buna bulut ERP sistemini şirketin işletme stratejisine bağlamak, maliyetleri ve uygulama zaman çizelgelerini ortaya koymak ve yapay zeka gibi yeni yeteneklerin değerini ölçmek (gelir tahminini ve diğer işletme işlevlerini nasıl iyileştirebileceğini göstermek) de dahil olmalıdır.
Oracle Fusion Cloud ERP ile Buluta Geçiş Yapma
Oracle Fusion Cloud ERP'yi kullanan işletmeler, Oracle'ın yüksek performanslı bulut altyapısı üzerinde çalışan uygulamalarda en yeni finans, üretim, tedarik işlevleri ve diğer işlevlerden yararlanır. Oracle Cloud ERP; finans, tedarik zinciri, risk yönetimi, performans yönetimi ve diğer iş verilerini tek bir ortak modelde birleştiren entegre bir uygulama paketidir. Oracle ve üçüncü taraf sağlayıcıların diğer uygulamalarıyla entegrasyonu kolaylaştırmak için geliştirilmiştir.
Bulut ERP'nin Avantajları ile İlgili SSS
Bulut ERP'nin uygulanması ne kadar sürer?
Gerekli entegrasyonlara, eski ERP sisteminin kapsamına ve taşınacak veri miktarına bağlı olarak şirketlerin bir bulut ERP sistemini uygulaması birkaç haftadan birkaç aya kadar sürebilir.
Bulut ERP neden daha güvenli?
Bulut sağlayıcıları, müşteri uygulamalarının ve verilerinin güvenliğini sağlamaya özel, en yeni teknolojileri ve uygulamaları kullanan büyük, uzman ekiplere sahiptir. Buna karşılık, uygulamaları kendi veri merkezlerinden çalıştıran şirketler genellikle bu imkanlara sahip değildir.
Bulut ERP nasıl zaman kazandırır?
Bulut ERP sistemleri, bir hizmet olarak sunulduğu için daha kısa değer elde etme süresi sağlar ve müşterilerin ERP sistemlerini kendi veri merkezlerinde (danışmanların yardımıyla) dağıtmalarına kıyasla daha hızlı avantaj elde etmeye başlamalarını sağlar.