أهم 10 وحدات ERP وميزاتها

1. الإدارة المالية

تعد وحدة الإدارة المالية أساس نظام ERP. من خلال تتبع حسابات المدفوعات وحسابات المقبوضات، بالإضافة إلى المساعدة في إدارة دفتر الأستاذ العام، تضع هذه الوحدة صورتك المالية الحالية وتوقعاتك موضع التركيز. كما تُنشئ وتخزن الميزانيات العمومية وإيصالات الدفع والمستندات المالية الرئيسة الأخرى.

تلعب الأتمتة دورًا مهمًا. تؤتمت الوحدة المالية المهام المرتبطة بالفوترة ومدفوعات المورِّدين وإدارة النفقات وإدارة الأصول ومحاسبة المشروعات المشتركة، من بين أمور أخرى. على سبيل المثال، تُسهل الإدارة الآلية للنقدية تحليل المعاملات النقدية وتحسين توقعات التدفق النقدي. يمكن لفريق المحاسبة لديك إغلاق الدفاتر بشكل أسرع، مع توفير أسبوع أو أكثر في بعض الأحيان، مع الامتثال للإرشادات الصارمة للإقرار بالإيرادات. توفر أتمتة الميزانية العمومية بيانات في الوقت الفعلي تقريبًا للحصول على اللقطة الأدق للوضع المالي لشركتك.

2. المشتريات

تُحسن وحدة المشتريات قدرتك على شراء المنتجات أو المواد التي تحتاج إليها لصنع البضائع أو بيعها. تؤتمت عروض الأسعار وتتبعها وتحللها مع المساعدة في إعداد أوامر الشراء وإرسالها. باستخدام قائمة المورِّدين المعتمدين، يمكن للوحدة أتمتة عمليات شراء أصناف محددة، مما يزيد من سرعة العملية ويفرض الإنفاق المتوافق ويُحسن علاقات المورِّدين، ويساعد في نهاية المطاف على زيادة الربحية.

علاوة على ذلك، تُبسط الوحدة المناسبة المشتريات الشاملة للتسوق والإنفاق، بالإضافة إلى الطريقة التي تدير بها عمليات شراء المواد والخدمات المباشرة. مع استخدام البيانات في الوقت الفعلي في مفاوضات المورّدين وإرساء العقود، يمكنها أيضًا تحديد طرق دمج قوة الشراء لديك حتى تتمكن من تأمين أقل تكلفة مع تقليل اضطرابات التوريد.

3. إدارة المخاطر

تستخدم وحدة إدارة المخاطر والتوافق الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي لتحسين الضوابط المالية، مما يُمكّن فرق الإدارة المالية من منع التسرب النقدي وتنفيذ عمليات التدقيق والحماية من المخاطر الناشئة—كل ذلك مع توفير ساعات العمل اليدوي.

باستخدام إمكانات إدارة المخاطر، يمكنك الحفاظ على التوافق من خلال أتمتة العمليات، مثل فصل الواجبات (SoD) وإعداد التقارير ومنح وصول المستخدم والتحكم فيه. تُسرع الأتمتة أيضًا معاملات التدقيق حتى تتمكن من تحديد الاحتيال والأخطاء وانتهاكات السياسة بسرعة. يمكنك أيضًا تبسيط مهام سير العمل للتدقيق والامتثال لقانون ساربينز أوكسلي (SOX) وإدارة المخاطر والتخطيط لاستمرارية الأعمال.

4. إدارة سلسلة التوريد

تتبع وحدات إدارة سلسلة التوريد (SCM) طريقة نقل التوريدات والبضائع عبر سلسلة التوريد: من المورِّدين والموردين الفرعيين إلى الشركات المُصنِّعة على طول الطريق إلى الموزعين وبائعي التجزئة أو المُستهلكين. تتيح لك تخطيط الطلب والعرض واستيفاء الطلبات والإنتاج بكفاءة عبر أعمالك لتقليل الاضطرابات وتقليل التكاليف إلى أدنى حد، مما يضمن توفُّر المخزون المناسب في الوقت المناسب وفي المكان المناسب.

مثال على ذلك: تساعد أنظمة إدارة سلسلة التوريد على تحديد مستويات المخزون المثلى والتجديد لكل موقع صنف استنادًا إلى توقعات الطلب حتى تتمكن من تجنب التخزينات الزائدة أو نفاد المخزون. توفر الأتمتة الوقت والمال من خلال عمليات سلسلة التوريد، مثل إدارة الطلبات، التي تبسط تسجيل الطلبات والتسوية ورعاية العملاء بعد البيع.

يمكن أن تساعدك وحدة سلسلة التوريد أيضًا على التنبؤ بالطلب باستخدام الإمكانات، مثل التجزئة والتعلم الآلي التي تساعدك على إدارة التنوع. تبني هذه القدرات سلسلة توريد أكثر مرونة يمكنها التغلب على تغيرات السوق والصدمات العالمية.

5. إدارة الأداء المؤسسي

تُحسن وحدات إدارة أداء المؤسسة (EPM) العمليات التي تساعد خطة الأعمال والميزانية والتنبؤ وإعداد التقارير حول الأداء. تمكن التخطيط المُتصل (مقارنة بالتخطيط المنعزل للمدرسة القديمة) من خلال تقديم رؤية موحدة للتخطيط المالي والتشغيلي وتخطيط مجال العمل. تستخدم هذه الوحدات أيضًا الأتمتة لتسريع الإبلاغ عن النتائج المالية.

من خلال استخدام نمذجة السيناريوهات، والتخطيط بعيد المدى، والإمكانات الأخرى، تمنحك وحدات EPM فهمًا أعمق للتكاليف والربحية، كما تساعدك على تحقيق أهداف الإيرادات، وتبسيط تسوية الحسابات، وإعداد التقارير الضريبية. باستخدام EPM، سيتم تجهيز فرقك للنمذجة والتخطيط عبر المجالات الرئيسة، مثل الإدارة المالية والموارد البشرية وسلسلة التوريد والمبيعات.

6. عملية التصنيع

باستخدام وحدة التصنيع، يسهل على عملك تخطيط عمليات الإنتاج وإدارتها. يشمل ذلك التأكد من أن منشآتك تحتوي على المواد الخام المتوافرة لتلبية الطلب، ويمكنها تشغيل صالة الإنتاج بكفاءة، والحفاظ على انخفاض التكاليف—كل ذلك مع ضمان جودة السلع النهائية.

تتيح لك وحدات اليوم تشغيل التصنيع مختلط الأنماط، إذ يمكنك استخدام مزيج من عمليات التصنيع، مثل التصنيع المنفصل والتصنيع المجمّع، بدلاً من نوع واحد فقط. يساعدك هذا على تنويع محفظتك وجذب عملاء جُدد. على سبيل المثال، يمكنك استخدام التصنيع التشغيلي لإنتاج خط من المشروبات واستخدام التصنيع المنفصل، الذي يركز على الأجزاء والتجميع، لصنع كميات كبيرة من الزجاجات والعلب. يمكنك أيضًا مراقبة التكاليف والتباينات حسب المُنشأة، وتتبع المخرجات مقابل التقديرات، ومقارنة العرض بالطلب المتوقع بعد حساب متوسط الوقت المُستغرق لإنتاج صنف.

7. إدارة علاقات العملاء

تساعدك وحدات إدارة علاقات العملاء (CRM) على إدارة العملاء من خلال تحسين عمليات المبيعات والتسويق، وخاصة تلك التي تدعم الفرص التسويقية للمبيعات. تخزن هذه الوحدات جميع المعلومات عن العملاء والعملاء المحتملين، بما في ذلك كل تفاعل مع العملاء وسجل الشراء، وتقدم بيانات التقسيم وتوصيات البيع العابر المستهدفة.

تتضمن الإمكانات التي يمكن البحث عنها في وحدات إدارة علاقات العملاء (CRM) إدارة جهات الاتصال، وتتبع الاتصالات، وتتبع الفرص أو الفرص التسويقية، وسجل الطلبات، وإصدار تذاكر بالمشكلات، وإنشاء عروض الأسعار، وإنتاجية وكيل المبيعات. الأهم من ذلك، يجب أن تساعد وحدتك في تتبع العملاء من مرحلة التسويق الأولية ومن خلال عملية عرض الأسعار أو المبيعات، والتي بلغت ذروتها في البيع وخدمة العملاء المستمرة.

ملاحظة: ليس كل المؤسسات أو مورِّدي ERP يعدون CRM وحدة ERP. بعضها لا يشمل سوى الوحدات التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بأنشطة الإدارة المالية وغيرها من أنشطة المكاتب الخلفية، في حين أن البعض الآخر يأخذ نظرة أوسع ويتضمن مهام المكاتب الأمامية، مثل إدارة علاقات العملاء.

8. الموارد البشرية

تحتوي وحدة إدارة رأس المال البشري (HCM)—والتي يشار إليها أحيانًا باسم إدارة الموارد البشرية (HRM)—على سجلات تفصيلية حول جميع الموظفين، بما في ذلك مراجعات الأداء، ووصف المهام، وتحديدات المزايا، والإجازة /الحضور. كما هو الحال في وحدات ERP الأخرى، تستبدل جداول البيانات السنوية بالأتمتة التي تجمع البيانات باستمرار على مستوى الشركة، مما يقلل من البيانات المكررة ويزيد من الدقة، وتمثل ميزة مهمة بالنظر إلى الكم الهائل من بيانات الموارد البشرية التي لدى معظم الشركات.

تؤتمت وحدة الموارد البشرية المهام، مثل جدولة الموظفين والتوظيف وإدارة التعويضات. من خلال التعاون السهل عبر عمليات سير العمل الداخلية، يمكن لوحدة الموارد البشرية الاتصال ببيانات إدارة علاقات العملاء لتحديد المكافآت لمندوبي المبيعات—أسهل بكثير وأدق إذا تم ذلك يدويًا.

9. إدارة المشروعات

تُحسن هذه الوحدة إدارة المشروعات باستخدام أدوات التمثيل المرئي المشتركة التي تساعد على تتبع الجداول والميزانيات والموارد. على سبيل المثال، يمكنك عرض خطط مشروع متعددة في طريقة عرض واحدة، مما يتيح لك تخصيص (وإعادة تخصيص) الموارد بسهولة. يمكنك تجميع فريق المشروع المناسب باستخدام عوامل تصفية البحث للأدوار والمهارات والموقع. يمكنك أيضًا إدارة الميزانيات بشكل أفضل من خلال توحيد طريقة تسجيل التكاليف في جميع أنحاء الشركة. تساعدك أدوات إدارة المشروعات المتقدمة أيضًا على تعزيز التدفق النقدي من خلال أتمتة فواتير العملاء وفوترة المشروعات.

يمكن التنبؤ بأن استخدام وحدة إدارة المشروعات أمر شائع في الصناعات كثيفة المشروعات، مثل البناء والتصنيع. يمكن لوحدات إدارة المشروعات، أن تزيد من إنجاز المشاريع في الوقت المحدد عند النشر بشكل صحيح، وأن ترصد التكاليف وتحكُمها، وأن تحسن دقة التقديرات والتكاليف القائمة على الخدمات، وأن تُحسن استغلال الموظفين والمعدات.

10. تحليلات ERP

تساعد وحدة تحليلات ERP المتخصصين في الشؤون المالية، والمشتريات، وإدارة المشروعات على فهم العوامل التي تزيد من الربحية، وتحسين استخدام رأس المال العامل، والتحكم في نفقات الأعمال.

تُثمر تحليلات ERP عن رؤى للأستاذ العام فيما يخص الربحية وتسريع عملية التحصيل وتحسين التدفق النقدي. كما تُحسن أيضًا المدفوعات من خلال مساعدة فرق الشؤون المالية على تتبع مبالغ الدفع للمورّدين في الوقت المحدد والمتجاوزة تاريخ الاستحقاق لتحديد مدى ضرورة الدفع. تتحكم هذه الوحدة في إنفاق الشركة من خلال تحديد وفورات التكلفة والمخاطر المالية. على سبيل المثال، تمكّن فرق الشؤون المالية من مراقبة نفقات الموظفين بدقة أكبر مما يمكنها باستخدام العمليات اليدوية التقليدية لتحديد الاحتيال بسرعة وضمان الالتزام بسياسات النفقات.