Calculer le retour sur investissement d'un ERP

Avant de se lancer dans le déploiement d’applications ERP (enterprise resource planning), les entreprises doivent élaborer un business case incluant des objectifs précis, les bénéfices et les coûts du nouveau déploiement, ainsi qu’un calcul du retour sur investissement. Cette évaluation du ROI doit tenir compte des coûts de mise en œuvre, notamment la formation des collaborateurs, les perturbations opérationnelles et autres obstacles, au regard des bénéfices, en particulier financiers, que les nouvelles applications apporteront.

Il est essentiel que le business case reste aligné sur l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Cela implique de relier des changements opérationnels concrets à des bénéfices potentiels, afin que toutes les parties prenantes — des dirigeants aux utilisateurs finaux — puissent constater ou mesurer la réussite. De même, il ne suffit pas d’affirmer que l’entreprise peut économiser 800 000 dollars en consolidant les processus d’approvisionnement. Il faut désigner des responsables garants de l’amélioration des processus en parallèle des évolutions du système.

Comment calculer le retour sur investissement d'un système ERP

Avant d’implémenter un nouvel ERP, les entreprises doivent identifier et quantifier la valeur potentielle au regard des coûts totaux. Il est rare que les entreprises puissent mener seules ce type d’analyse exploratoire. Elles doivent faire appel à des consultants et/ou aux éditeurs ERP, qui apportent expertise sectorielle et technologique, connaissance des domaines opérationnels (finance, planification, production) et retour d’expérience d’entreprises similaires ayant déjà emprunté cette voie.

Ces experts rencontrent les dirigeants pour définir les objectifs et le périmètre du déploiement, puis animent des « discovery workshops » avec des interlocuteurs à travers l’organisation. Munis de ces données, ils passent à l’analyse, évaluent l’efficacité des différentes fonctions et identifient des opportunités d’économies, de croissance des revenus et de réduction des risques. Enfin, ils élaborent un business case présentant les objectifs majeurs de l’entreprise et identifiant les obstacles opérationnels à lever pour réussir la transformation numérique. Le business case comprend les bénéfices, des critères de succès et des plans d’action précis — une feuille de route que les analystes pourront utiliser pour calculer le ROI. La formation des collaborateurs et la simplicité d’utilisation des applications sont essentielles pour maximiser le ROI d’un nouvel ERP.

Pour les éléments spécifiques du calcul du ROI d’un ERP, lisez la suite.

1. Évaluer vos processus. Passez en revue vos processus et workflows pour repérer ceux qui ralentissent ou dupliquent le travail, par exemple des workflows finance impliquant une saisie manuelle ou des tâches IT fastidieuses dues à des logiciels obsolètes. C’est aussi le moment d’examiner les opportunités d’utiliser l’IA pour améliorer les prévisions ou d’adopter des logiciels financiers cloud afin de libérer les équipes IT des tâches de maintenance et de les recentrer sur des activités à forte valeur.
2. Identifier les bénéfices d’un ERP modernisé. Estimez les bénéfices attendus sur une période donnée — cinq à dix ans en général. Parmi les bénéfices tangibles : une clôture financière plus rapide, de meilleures prévisions financières, une réduction des stocks (libérant de la trésorerie) et une baisse des coûts de main-d’œuvre via l’automatisation.
3. Déterminer le coût de l’investissement. Les coûts à intégrer pour déterminer le ROI incluent les honoraires de conseil, les abonnements ou licences, les coûts d’intégration, de déploiement, de formation et de tests, ainsi que les coûts matériels. Le coût de l’investissement varie selon l’organisation, en fonction du nombre d’utilisateurs et du périmètre couvert par l’ERP (comptes clients et comptes fournisseurs, ou extension vers la planification financière, la gestion des stocks, la production, l’approvisionnement, etc.).

Formule du ROI d’un ERP

La formule du ROI d’un ERP est simple, mais rassembler les données nécessaires à un calcul précis peut s’avérer difficile. La mise en place d’un ERP comporte deux temps forts : l’achat et l’installation initiale, puis l’exploitation courante, qui inclut la formation et l’adoption par les équipes, ainsi que l’amélioration continue des restitutions analytiques pour fournir aux dirigeants des informations fiables et en temps réel.

La formule de base pour calculer le ROI est la suivante :

ROI = (valeur totale de l’investissement - coût total de l’investissement) / coût total de l’investissement × 100

La première étape consiste à calculer le coût total de l’investissement ou coût total de propriété (CTP), selon la formule :

CTP = prix d’achat + coûts de mise en œuvre + coûts d’exploitation sur une période de plusieurs années (souvent de 5 à 10 ans)

Concrètement, le ROI d’un ERP est le ratio entre les gains générés par l’investissement ERP (exprimés en valeur monétaire) et le CTP. Ce ratio s’exprime en pourcentage. Le CTP couvre les coûts initiaux du système et les coûts récurrents dans le temps, qui, dans un modèle cloud, correspondent aux abonnements sur la durée de vie du système. Plus le ratio gains/CTP est élevé, meilleur est le ROI.

Points clés à retenir

• Calculer le ROI de votre investissement ERP est complexe, mais sans ces chiffres, les dirigeants risquent de ne pas percevoir l’urgence d’évoluer et les équipes d’adhérer moins aux changements de workflows et de processus nécessaires.
• Les ERP cloud sont moins coûteux à déployer et à maintenir que les systèmes sur site, offrant des bénéfices immédiats tout en étalant les coûts dans le temps.
• De nombreuses montées de version ERP dépassent le périmètre finance pour s’étendre à l’approvisionnement, la gestion des stocks, la gestion de projet et même la production.

Avantages d’un ERP pour les entreprises

Comme rénover une maison, moderniser un ERP peut sembler intimidant. Mais ne pas le faire, c’est céder du terrain à des concurrents plus efficaces, capables de décisions financières et opérationnelles plus éclairées, parfois en temps réel, à partir de données consolidées à l’échelle de l’organisation. Lisez la suite pour en savoir plus sur les bénéfices qu’apporte un ERP moderne.

• Gagner en flexibilité. Les ERP cloud modernes sont modulaires, ce qui permet de déployer les composants requis au moment opportun plutôt que lors d’un déploiement « big bang ». Par exemple, elles peuvent déployer l’hub comptable, les modules de comptes fournisseurs, comptes clients, gestion des notes de frais et autres modules financiers, et reporter à plus tard l’approvisionnement, la gestion de projet et d’autres capacités.
• Simplifier la comptabilité et réduire les erreurs. L’automatisation des tâches répétitives comme la saisie de données aide les équipes finance à accélérer la clôture, réduire les coûts et se concentrer sur des activités à plus forte valeur. La plupart des erreurs comptables sont humaines, d’où la valeur des systèmes financiers automatisés. Des logiciels financiers fortement automatisés et intégrés limitent les interventions manuelles et, par conséquent, la survenue d’erreurs.
• Accéder aux données financières en temps réel. Lorsque les données financières sont consolidées dans une base unique, les entreprises disposent d’une vision complète et à jour de la performance financière (coûts, revenus, rentabilité). Grâce à des analyses prédéfinies, les équipes finance suivent en temps réel des KPI clés tels que la rotation des stocks, les marges et le besoin en fonds de roulement. Les équipes passeront moins de temps sur les rapprochements et davantage sur des projets créateurs de valeur.
• Réduire les coûts opérationnels et de stock. En reliant la gestion des stocks à d’autres opérations (planification financière, prévision de la demande), les entreprises maîtrisent mieux leurs niveaux de stock. Les nouveaux ERP peuvent même déclencher automatiquement des réapprovisionnements ou alerter les acheteurs. L’optimisation des stocks réduit les coûts d’exploitation en évitant le sous-stock, source de manque à gagner, comme le surstock, générateur de gaspillage et de coûts de stockage. En offrant une meilleure visibilité sur les tarifs et la performance des fournisseurs, les ERP modernes aident à négocier de meilleurs prix et délais.
• Consolider les achats. Les entreprises qui connaissent leurs dépenses, par exemple en fournitures de bureau, peuvent regrouper leurs achats auprès de quelques fournisseurs et négocier des remises. Un portail d’achat unique et simple d’utilisation, orientant vers ces fournisseurs et automatisant les validations, permet d’économiser et de créer une source unique de données pour suivre ces dépenses.
• Évoluer au fil de la croissance. Les entreprises en croissance ont besoin d’un ERP capable de monter en charge pour absorber l’augmentation des volumes de transactions, ainsi que les pics et creux d’activité.

Retours tangibles vs intangibles d’un investissement ERP

Les bénéfices « concrets » d’un ERP sont facilement quantifiables, associés à une valeur mesurable, comme la baisse des coûts ou l’amélioration des délais de réponse au client. Par exemple : réduction des coûts de main-d’œuvre, hausse de la productivité, amélioration des délais de réponse client.

Les bénéfices intangibles sont plus difficiles à mesurer. Ils incluent l’amélioration du moral et de la fidélisation des collaborateurs (car les ERP modernes sont plus faciles à utiliser et suppriment des tâches manuelles répétitives). Ils recouvrent aussi une meilleure image de marque auprès des clients, grâce à plus d’options et de meilleur service (processus de commande simplifié, suivi des expéditions amélioré, etc.). Même difficiles à chiffrer, ces bénéfices intangibles méritent d’être présentés aux décideurs dans le business case d’un nouvel ERP.

Comment améliorer le ROI d’un ERP ?

Les entreprises modernisent leur ERP pour de multiples raisons, principalement pour bénéficier des avantages du cloud : modèle par abonnement, mises à jour régulières, sécurité et évolutivité, et prise en charge de la maintenance par l’éditeur. Voici les étapes pour évaluer le ROI de votre ERP et déterminer si une mise à niveau s’impose.

1. Suivre les KPI liés au déploiement. Ils peuvent inclure des indicateurs métier (fiabilité des prévisions financières, marges des projets gérés dans l’ERP, rotation des stocks, productivité) et des évaluations applicatives (reporting et analytique, ergonomie, performances du système).
2. Recenser les processus gérés par l’ERP. Les cartographies de processus représentent visuellement, de bout en bout, les étapes d’un processus. Elles sont essentielles pour repérer les tâches manuelles et les opportunités d’automatisation et d’amélioration de l’efficacité.
3. Identifier les écarts de performance et les pistes d’amélioration. Une analyse des écarts compare l’état actuel et l’état cible de l’organisation. Concernant le ROI des systèmes ERP, le logiciel actuel peut imposer des saisies redondantes dans des systèmes en silos, là où un ERP connecté éliminerait ces redondances et comblerait cet écart. Les systèmes anciens n’offrent pas toujours la sécurité nécessaire face aux cyberattaques actuelles. Ne pas combler cet écart expose l’entreprise et ses clients à des risques.
4. Quantifier les bénéfices tangibles et intangibles ainsi que les économies potentielles. En mesurant vos dépenses IT actuelles liées à l’ERP (maintenance, support, sécurité, mises à niveau, intégrations), vous pouvez quantifier les économies tangibles. Ces coûts incluent les logiciels et matériels, la reprise après sinistre et l’espace physique de data center. Les coûts de personnel comprennent les équipes finance encore en charge de processus manuels, ainsi que les équipes IT (et consultants) dédiées à la gestion, la maintenance, l’intégration, la sécurisation et la mise à niveau de l’ERP existant et de son infrastructure. Les bénéfices intangibles sont plus difficiles à mesurer, mais bien réels. Ils incluent la capacité à attirer des talents souhaitant travailler avec des logiciels modernes, et l’amélioration de la relation client grâce à des informations exactes et à jour sur le statut des commandes.

Lancez votre déploiement Oracle ERP

En lançant votre déploiement ERP avec une vision claire du ROI visé, vous favoriserez l’adhésion de l’organisation, mettrez en place la conduite du changement adaptée et prendrez de meilleures décisions d’allocation de ressources. Les entreprises qui adoptent Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) bénéficient de fonctionnalités de pointe en finance, production, approvisionnement et plus encore, au sein d’applications exécutées sur l’infrastructure cloud hautes performances et évolutive d’Oracle. Oracle Cloud ERP est une suite intégrée d’applications, complétée par Oracle Fusion Data Intelligence, qui réunit des données métier, des analyses prêtes à l’emploi et des modèles d’IA et de machine learning prédéfinis pour fournir des insights plus approfondis et accélérer la prise de décision.

FAQ sur le ROI d’un ERP

Quel est le taux de réussite des ERP ?
Selon un rapport 2023 de Panorama Consulting Group, 83 % des organisations ayant réalisé une analyse de ROI en amont et dont l’ERP était en production depuis plus d’un an déclarent avoir obtenu le ROI attendu.

Comment maximiser le ROI de notre déploiement ERP ?
Des systèmes cloud pleinement intégrés sont déterminants, grâce à leurs fonctionnalités, leur évolutivité, leur sécurité, leurs coûts et autres avantages.

Pourquoi est-il difficile de calculer le ROI d’un ERP ?
Parce que les retours potentiels sont à la fois intangibles et tangibles, et que toutes les entreprises ne disposent pas des moyens pour documenter les difficultés et quantifier les bénéfices.

Un logiciel ERP est-il un bon investissement ?
Oui, un ERP est l’un des investissements IT les plus importants, au vu des processus critiques (finance, production, gestion de projet, approvisionnement, etc.) qu’il contribue à gérer et à améliorer.