¿Qué es la gestión financiera? Guía avanzada

Lynne Sampson | Estratega de contenido de ERP | Enero de 2023

Cuando se habla de gestión financiera, la mayoría de las personas piensan en la administración de sus propias cuentas: pagar el alquiler o la hipoteca, pagar facturas de servicios públicos, comprar alimentos, tal vez incluso planificar su presupuesto mensual. Sin embargo, para las empresas, la gestión financiera es una tarea mucho más compleja. Implica controlar y rastrear todo el dinero que fluye dentro y fuera del negocio, así como tomar medidas para que la compañía sea lo más rentable y económicamente segura posible.

Para hacernos una idea más clara, desglosemos algunos de los objetivos y funciones clave de la gestión financiera.

¿Qué es la gestión financiera?

La gestión financiera trata de controlar los flujos de dinero entrantes y salientes de una organización. Cada empresa necesita vender productos o servicios, pagar gastos, equilibrar libros y declarar impuestos. La gestión financiera abarca todo esto, junto con procesos más complejos, como el pago de salarios a los empleados, la compra de suministros y la presentación de informes a agencias gubernamentales para demostrar que se están acatando las leyes y regulaciones aplicables. La supervisión de todas estas transacciones en una organización es a lo que nos referimos cuando hablamos de la gestión financiera de una empresa. En general, cuanto más grande sea esta, más complicada será su gestión financiera.

Los empleados especializados en gestión financiera son responsables de todo el dinero que entra y sale de la compañía. Las empresas más pequeñas tendrán como mínimo un contador que trabaje con el banco para ejecutar estas transacciones y realizar un seguimiento del flujo de dinero. A menudo, las grandes compañías cuentan con equipos financieros completos encabezados por un director financiero (CFO), un controlador, jefe de finanzas o una persona con un título similar.

El trabajo principal del equipo financiero es asegurarse de que la compañía siempre sea solvente y nunca se quede sin efectivo, pero esa no es su única labor. También es responsable de gestionar préstamos y deudas, equilibrar los libros, supervisar las inversiones, generar capital riesgo y gestionar ofertas públicas (es decir, vender acciones de la compañía en el mercado libre). Básicamente, el equipo financiero protege los recursos financieros de la empresa, supervisa y controla todas las transacciones y toma medidas para que la organización sea lo más rentable posible.

Conclusiones clave

  • La gestión financiera tiene como objetivo el control, la protección y la generación de informes sobre los recursos financieros de una compañía.
  • Las empresas disponen de contadores o equipos financieros responsables de gestionar sus finanzas, lo que incluye todas las transacciones bancarias, préstamos, deudas, inversiones y otras fuentes de financiación.
  • Los equipos financieros también son responsables de garantizar que la compañía aplique todas las regulaciones, mantenga su solvencia y sea lo más rentable posible.

Entender la gestión financiera

La gestión financiera engloba procesos de negocio que abarcan a todos los equipos y departamentos de la compañía. Las responsabilidades de un equipo financiero incluyen:

  • Facturación y cuentas por cobrar: el dinero que los clientes pagan o se han comprometido a pagar al negocio. Los equipos financieros son responsables de enviar las facturas y procesar los pagos a medida que se producen. Los equipos de cobros se encargan de realizar un seguimiento de las cuentas vencidas (este proceso a veces se subcontrata a terceros).
  • Cuentas por pagar: el dinero que la compañía debe a sus proveedores. Los equipos financieros son responsables de pagar las facturas y registrar los pagos realizados.
  • Transacciones bancarias y conciliaciones: los equipos financieros trabajan en estrecha colaboración con los bancos para garantizar que todas las transacciones bancarias se procesen correctamente. También deben asegurarse de que los estados de cuenta del banco coincidan con sus propios registros, que se conservan en el libro mayor y los libros auxiliares de la compañía. El equipo financiero debe dar seguimiento y corregir las discrepancias entre los extractos bancarios y los libros mayores, un proceso conocido como conciliación de cuentas.
  • Cierre de libros: en una fecha concreta, la compañía contabilizará las transacciones de un período determinado para poder conciliar sus cuentas e informar sobre su posición financiera. El cierre, nombre bajo el que se conoce este proceso, suele ocurrir a finales de mes, trimestre o año.
  • Generación de informes: las compañías deben informar regularmente sobre su rendimiento financiero, ya sea a su director general, su consejo de administración, sus inversores, sus accionistas o los reguladores gubernamentales. El equipo financiero garantiza que dichos informes sean claros y precisos.
  • Modelamiento de escenarios, planificación y presupuestación: el modelado de escenarios comienza con la realización de determinadas suposiciones sobre un período de tiempo venidero, como, por ejemplo: "El próximo trimestre, esperamos lograr unos ingresos de entre 10 y 15 millones de dólares". El equipo financiero ejecutará múltiples escenarios hipotéticos de las mejores y peores situaciones posibles con el fin de estimar de cuánto dinero dispondría la compañía si se cumplieran dichas condiciones. Basándose en estos modelos, el equipo financiero evaluará la mejor manera de responder y desarrollar planes, previsiones y presupuestos adecuados. A menudo, el equipo financiero trabajará con otros departamentos (como los equipos de ventas, RR. HH., gestión de proyectos o compras) para crear modelos que incluyan datos de previsiones de ventas, gastos de personal y costos de inventario. Esto se conoce como planificación conectada.
  • Nóminas y gastos: la nómina de cada empleado suele ser responsabilidad del departamento de RR. HH. Sin embargo, los costos generales de personal se transmiten al equipo financiero para que puedan tomarlos en cuenta en sus presupuestos y planes. El departamento de finanzas también es responsable de reembolsar los gastos de los empleados, como viajes relacionados con el trabajo y comidas.
  • Gestión y previsión de caja: en un negocio, el dinero nunca deja de entrar y salir. Por ello, es crucial que los equipos financieros miren hacia el futuro. Deben asegurarse de que la compañía dispone de suficiente efectivo para garantizar su solvencia de cara al próximo trimestre, el próximo año, incluso los próximos tres a cinco años. En la mayoría de las empresas, la previsión de efectivo suele realizarse una vez al mes.
  • Estrategias fiscales: todas las empresas deben declarar impuestos y, al igual que todos, quieren disfrutar de tantas deducciones como sea posible para evitar pagar en exceso. Con el fin de gestionar esto, algunos equipos financieros cuentan con especialistas fiscales en nómina. Aquellos que no suelen subcontratar esta tarea a una empresa de contabilidad.
  • Riesgos y conformidad: cada empresa se enfrenta a riesgos financieros, desde incrementos de los tipos de interés hasta pandemias globales. Controlar tales riesgos y reducir la exposición de la compañía tanto como sea posible es tarea del equipo de finanzas. Este también debe asegurarse de que la empresa siga las normas y reglamentos establecidos por gobiernos, reguladores y otras jurisdicciones, con el fin de garantizar su conformidad y evitar multas elevadas.
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¿Por qué es importante la gestión financiera?

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La gestión financiera es importante porque permite a las empresas garantizar su solvencia. Su objetivo más básico es garantizar que el negocio se mantenga a flote. La gestión financiera aborda los problemas más críticos a los que se enfrenta una empresa, como la pérdida de ingresos (como ocurrió durante la pandemia de COVID-19), desastres naturales, huelgas, guerras, etc.

Más allá de la supervivencia básica, una gestión financiera y un software de gestión financiera adecuados pueden ayudar a una empresa a crecer y prosperar. Los equipos financieros disponen de muchas herramientas que pueden aplicar en la empresa para impulsar su crecimiento. En buenas condiciones de mercado, con una economía en crecimiento y tipos de interés reducidos, los equipos financieros pueden pedir prestado dinero a los bancos, recaudar fondos de capitalistas de riesgo o sacar la empresa a bolsa (es decir, vender acciones en el mercado de valores). La compañía puede invertir estos fondos para su propio crecimiento abriendo nuevas oficinas, expandiéndose a otros territorios, actualizando sus equipos, etc. Cuando las condiciones de mercado son menos favorables, por ejemplo, durante una recesión, las tácticas de gestión financiera pueden incluir la reducción de costos mediante el despido de trabajadores o el cierre de oficinas no rentables.

Mejorar la rentabilidad es una parte importante de la gestión financiera. A menudo, los equipos financieros trabajan con los equipos de ventas y marketing para fijar los precios de los productos o servicios de la compañía. Deben alcanzar un equilibrio para establecer los precios adecuados: si los precios son demasiado altos, los clientes podrían acudir a competidores más baratos; si son demasiado bajos, la compañía podría no generar suficientes ingresos para cubrir sus gastos. De la misma manera, controlar los costos —ya sea de personal, alquiler, electricidad, materias primas o envío— es también una de las responsabilidades fundamentales del equipo financiero.

La generación de informes es una pieza clave de una gestión financiera eficaz. El director financiero y otros líderes empresariales deben conocer el rendimiento de la empresa para poder tomar las decisiones más adecuadas para la salud de su negocio. Necesitan saber que la organización está rindiendo según lo previsto y ofreciendo un retorno idóneo a sus inversores. Una buena gestión financiera es importante porque ayuda a la empresa a cumplir, o incluso superar, estos objetivos.

Objetivos de la gestión financiera en las empresas

Los equipos de finanzas deben alcanzar múltiples metas en cuanto a gestión financiera. Los principales objetivos incluyen:

1. Asegurar la solvencia de la empresa evitando la quiebra y garantizando que la organización tenga suficiente dinero para seguir operando.

2. Maximizar la rentabilidad estableciendo el precio adecuado para los productos y servicios existentes, suspendiendo la producción de los productos y servicios no rentables y evaluando los beneficios potenciales de los nuevos productos y servicios.

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3. Minimizar los costos supervisando el gasto y buscando formas de reducir los gastos generales.

4. Garantizar un buen retorno de inversión (ROI) para los capitalistas de riesgo, los accionistas y otros inversores.

5. Conseguir capital atrayendo más inversiones mediante un ROI positivo.

6. Realizar previsiones de efectivo para garantizar que la organización disponga de suficiente efectivo, no solo para operar, sino también para invertir en su crecimiento.

7. Reducir los riesgos y evitar las multas garantizando que la empresa cumpla las normativas adecuadas. Esto implica cada vez más la planificación y generación de informes ambientales, sociales y de gobernanza (ESG).

Funciones de gestión financiera

En las empresas más pequeñas, una persona o un equipo reducido de personas suelen hacerse cargo de todas las funciones relacionadas con la gestión financiera del negocio. Las compañías más grandes suelen disponer de equipos que se responsabilizan de cada función específica. Entre ellos, se incluyen:

1. Contabilidad

Incluye el seguimiento, el registro y la confrontación de todas las transacciones monetarias de la compañía. El equipo de contabilidad suele estar dirigido por un controlador o director de contabilidad y se apoya en un software de contabilidad. A menudo, se utilizan sistemas de ERP en la nube (en particular, sistemas financieros) para ejecutar, registrar e informar sobre las finanzas de la empresa. El departamento de contabilidad también es responsable de la conciliación de cuentas y el cierre de libros (véase más arriba).

2. Gestión de proyectos

Los proyectos son una fuente esencial de ingresos y gastos, especialmente para servicios profesionales, como ingenieros, abogados y consultores. Los equipos financieros son responsables de asignar presupuestos a los proyectos y de supervisar los ingresos que genera cada uno de ellos.

3. Compras

Esta área suele dividirse en dos categorías:

  • Las compras directas incluyen las piezas y materias primas utilizadas para fabricar los productos de una empresa. Los equipos de operaciones o cadena de suministro que gestionan y trabajan con proveedores a través de un sistema de compras suelen supervisar las compras directas. El seguimiento de las piezas, las materias primas y los productos terminados se realiza mediante un sistema de inventario. Conectar estos sistemas entre sí hace que las operaciones, el control y la supervisión de los proveedores y el inventario sean mucho más fáciles.
  • Las compras indirectas se refieren a los suministros que no entran en los productos y servicios de una empresa, pero se utilizan para las operaciones diarias. Pueden incluir artículos como muebles de oficina, portátiles y papelería. El departamento financiero autoriza y realiza un seguimiento de estas adquisiciones mediante un sistema de compras.

4. Planificación y análisis financieros

En las grandes empresas, a veces corren a cargo de un equipo independiente dentro del departamento financiero. Los especialistas en planificación y análisis financieros son responsables de modelar escenarios probables y de prever los posibles resultados, ya sean favorables o no. Utilizan estas previsiones para establecer planes y presupuestos financieros de cara al siguiente trimestre o año. Los profesionales de planificación y análisis financieros suelen colaborar estrechamente con otras áreas del negocio para desarrollar previsiones y presupuestos, incluidos planes de ventas, planes de personal y planes operativos. Esto se conoce como planificación conectada.

5. Impuestos

Cada empresa debe declarar impuestos, pero esto se complica especialmente para las grandes corporaciones que deben hacerlo en diferentes países. Dichas organizaciones suelen tener equipos especializados en impuestos que recurren a software de presentación de impuestos para generar declaraciones país por país y otros informes.

6. Tesorería

El departamento de tesorería es responsable de realizar el seguimiento y la gestión de activos del capital, las deudas, los préstamos y el efectivo. La tesorería aconseja al director financiero sobre la cantidad de dinero disponible para actividades como inversiones (por ejemplo, compras de grandes equipos) o fusiones y adquisiciones. También define la estructura de capital de la compañía (véase a continuación).

7. Riesgos y conformidad

Esta función gestiona los controles de riesgos financieros, desde auditorías hasta desastres naturales, y reduce la exposición de la compañía en la mayor medida posible. Este también debe asegurarse de que la empresa siga las normas y reglamentos establecidos por gobiernos, reguladores y otras jurisdicciones, con el fin de garantizar su conformidad y evitar multas elevadas.

Tipos de gestión financiera

En general, la gestión financiera se divide en las dos ramas siguientes:

Gestión del capital circulante

Se centra principalmente en las operaciones diarias, como asegurarse de que se cuenta con dinero suficiente para pagar a los empleados o comprar materias primas. El capital circulante abarca el efectivo disponible, el inventario físico u otros activos que se pueden vender rápidamente para disponer de dinero si surgen problemas críticos.

Gestión del ciclo de ingresos

Contabiliza los ingresos que gana una compañía a lo largo del tiempo vendiendo sus bienes y servicios. A medida que un número creciente de empresas avanza hacia el modelo de venta de todo "como servicio", los ingresos deben cada vez más contabilizarse en el periodo mensual o trimestral en el que se perciben, en lugar de una sola vez en el momento de la venta. Estos ingresos distribuidos se conocen como ingresos mensuales recurrentes.

Presupuestación de capital

Esta área de la gestión financiera consiste en identificar lo que una empresa necesita financieramente para alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo. Los responsables financieros utilizan la presupuestación de capital para evaluar la rentabilidad de las inversiones y proyectos, con el fin de determinar si agregan valor al negocio.

Estructura de capital

La estructura de capital es una combinación de la deuda y los recursos propios utilizados para financiar las operaciones, adquisiciones, inversiones y el crecimiento de una empresa. La estructura de capital de una empresa se expresa generalmente según una ratio deuda/capital.

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Sin ningún tipo de software de gestión financiera, una organización tendría dificultades para sobrevivir. A medida que tu empresa crece, la gestión financiera se vuelve más compleja y necesitas un software financiero que resuelva más que la contabilidad básica. Los sistemas avanzados de gestión financiera pueden ayudarte no solo a gestionar tu flujo de efectivo, sino también a optimizar tu rentabilidad, determinar tus obligaciones fiscales, reducir los riesgos, cumplir las normativas, mejorar tu gestión de ingresos y mucho más. Con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado, estarás listo para lo que llegue.

Preguntas frecuentes sobre gestión financiera

¿Qué se entiende por gestión financiera?
La gestión financiera se refiere a la gestión de las finanzas de una empresa, incluyendo todo el dinero que entra en el negocio, todo el dinero que sale de él y cualquier efectivo o activo en reserva.

¿Cuál es el papel de la gestión financiera?
El papel más básico de la gestión financiera es garantizar la solvencia de la empresa. Además, una buena gestión financiera puede ayudar a una organización a crecer y prosperar.

¿Cuál sería un ejemplo de gestión financiera?
Un ejemplo de gestión financiera es cuando un equipo de gestión financiera determina la cantidad de dinero que una compañía debe pedir prestado para invertir en una nueva fábrica, línea de productos u oferta de servicios.

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