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Qué es un sistema de gestión del aprovisionamiento

¿Qué es un sistema de gestión del aprovisionamiento?

Un sistema de gestión del aprovisionamiento gestiona la evaluación, selección y creación de acuerdos formales con proveedores. También gestiona las relaciones continuas con los proveedores y la compra transaccional de bienes y servicios, trabajando con las cuentas por pagar para completar el ciclo desde el abastecimiento a la liquidación procesando facturas de proveedores para su pago.

Controle los costes. Asegure el cumplimiento. Mejore la gestión de proveedores

Las empresas invierten en soluciones de aprovisionamiento para racionalizar y automatizar el proceso desde el abastecimiento a la liquidación, mientras controlan los costes dirigiendo las compras a los proveedores aprobados. Un sistema de gestión de aprovisionamiento eficaz ofrecerá las siguientes ventajas:

  • Aumentar la influencia sobre el gasto—Las organizaciones de aprovisionamiento todavía tienen dificultades con las compras que se producen fuera de los procesos y políticas formales. Las soluciones de aprovisionamiento garantizan el cumplimiento de las compras al facilitar que los empleados encuentren lo que necesitan y dirijan las compras a los proveedores autorizados. Estos sistemas también implementan controles y políticas de gestión de gastos corporativos con flujos de trabajo de pedidos auditables para garantizar que las solicitudes se aprueben debidamente.
  • Mejorar la eficiencia y automatizar los procesos de aprovisionamiento del abastecimiento a la liquidación—Los procesos engorrosos impiden que las organizaciones de aprovisionamiento proporcionen más valor estratégico a la empresa. Las soluciones de gestión de aprovisionamiento estandarizan, agilizan y automatizan procesos tradicionalmente manuales. Como resultado, las aprobaciones de compra se gestionan fácilmente y se liberan recursos para utilizarlos en actividades más estratégicas.
  • Mejorar la gestión de proveedores—Es esencial calificar y evaluar las capacidades, la viabilidad y el cumplimiento de un proveedor potencial con el código de conducta de la empresa. Avisa oportunamente a los profesionales de aprovisionamiento cuando las calificaciones de un proveedor están venciendo o cuando hay nueva información disponible que podría afectar a las calificaciones, capacidades y cambiar su perfil de riesgo.
  • Estandarizar el ciclo de vida del contrato—Durante las negociaciones, los revisores de contratos pueden identificar rápidamente las desviaciones del lenguaje estándar para resaltar los riesgos, realizar los cambios necesarios y obtener las aprobaciones necesarias antes de la finalización. Las alertas notifican a los usuarios de los contratos que vencen para garantizar renovaciones oportunas y minimizar los retrasos.

Ventajas de una solución de aprovisionamiento moderna y basada en la nube

Los avances en tecnología están transformando las prácticas comerciales tradicionales al alterar los mercados de suministro, cambiando los patrones de compra de los clientes y añadiendo complejidad a la cadena de suministro. Las organizaciones de aprovisionamiento deben responder asumiendo un papel más estratégico en todas las actividades relacionadas con las compras. Necesitan soluciones que estén a la altura de la tarea.

Al trasladarse a la nube, los sistemas de gestión de aprovisionamiento digitalizan los procesos desde la adquisición hasta el pago con capacidades móviles, sociales y analíticas integradas, además de una experiencia de usuario más rica y similar a la del consumidor. Con la tecnología moderna, como la colaboración integrada, la analítica integrada y una experiencia de usuario más intuitiva, las empresas pueden crear un sistema de compra más efectivo para controlar los gastos de los empleados, reducir el riesgo de los proveedores y mejorar el ahorro en costes.

  • Soporte para el personal con movilidad—Hoy en día, los empleados y gerentes usan dispositivos móviles para hacer su trabajo. Las soluciones modernas de aprovisionamiento en la nube le permiten aprovechar estos dispositivos para optimizar los procesos, reducir la latencia y permitir aprobaciones más rápidas.
  • Colaboración eficiente—Obtenga una visibilidad completa en todo el proceso desde el abastecimiento a la liquidación e intercambie documentos y mensajes electrónicamente con sus proveedores. Los procesos de aprovisionamiento integrados facilitan la creación, revisión y aprobación de documentos en tiempo real. La colaboración social integrada permite a los equipos completar las tareas de forma más rápida y eficaz.
  • Analítica integrada—Aumente la productividad con cuadros de mando fáciles de usar que presentan la información de manera clara y resaltan el contenido procesable. Los contenedores interactivos basados en roles, llamados infolets, ayudan a los usuarios a visualizar rápidamente información de alto nivel, revisar detalles relevantes y actuar. Las aplicaciones transaccionales aprovechan la analítica integrada en contexto para que los usuarios puedan decidir rápidamente los próximos pasos en un proceso empresarial.
  • Experiencia de usuario intuitiva—Una experiencia de usuario similar a la de un consumidor impone el cumplimiento de la gestión de compras y facilita que los empleados encuentren lo que necesitan. La productividad mejora porque los usuarios pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido.

Funcionalidad principal de una solución de aprovisionamiento basada en la nube

Las organizaciones de aprovisionamiento estratégico exigen suites integradas que combinan la gestión de proveedores, el abastecimiento, la gestión de contratos y la gestión proactiva de riesgos con capacidades transaccionales de la adquisición al pago. Con una solución de aprovisionamiento completa, las empresas pueden aprovechar la información crítica al tomar decisiones y al mismo tiempo administrar de manera proactiva las actividades en curso a lo largo del ciclo de vida del abastecimiento a la liquidación. Una solución integrada de gestión de aprovisionamiento basada en la nube consiste en lo siguiente:

  • Gestión de proveedores—El aprovisionamiento estratégico comienza por calificar a los proveedores antes de iniciar las negociaciones. Agilice la recopilación y el seguimiento de los datos de los proveedores para garantizar que cumplen con las políticas corporativas. Recopile información importante sobre la calificación del proveedor a través de cuestionarios internos y externos y perfiles de autoservicio. Seleccione los mejores proveedores evaluando las calificaciones de los proveedores, los factores de riesgo y el cumplimiento de las políticas. Use redes sociales integradas para colaborar de manera más efectiva y lograr la alineación comercial al planificar y crear documentos de negociación. Reciba alertas cuando haya nueva información disponible que pueda afectar a la gestión de proveedores, las capacidades o los factores de riesgo. Los proveedores y los equipos de abastecimiento obtienen visibilidad completa de las transacciones, así como de las actividades de abastecimiento actuales y futuras.
  • Abastecimiento—La compilación y comparación manual de las propuestas de los proveedores puede llevar mucho tiempo y ser ineficaz. La negociación más inteligente y la selección de proveedores aprovechan las mejores prácticas de negociación para lograr resultados financieros. La colaboración en redes sociales integrada facilita el esfuerzo conjunto para crear documentos de negación más efectivos. Las herramientas de análisis de adjudicación le permiten evaluar rápidamente las ofertas de los proveedores en función de factores predeterminados, como el precio, la calidad y el valor, lo que le permite obtener la mejor adjudicación posible según sus necesidades empresariales específicas.
  • Gestión de contratosLa gestión efectiva de contratos es crítica. La creación de contratos se simplifica con la creación guiada que utiliza bibliotecas de cláusulas aprobadas previamente, plantillas estandarizadas y colaboración en redes sociales integrada. Un repositorio de contratos seguro y con capacidad de búsqueda con un seguimiento completo y un historial de auditoría permite a los usuarios localizar rápidamente lo que necesitan. Las capacidades automatizadas de gestión de renovación envían a los profesionales de aprovisionamiento una notificación temprana de los contratos que vencen. La analítica identifica las desviaciones del contrato con respecto a los estándares definidos. Los flujos de trabajo auditables hacen cumplir las aprobaciones de documentos.
  • Requisición de compra—El ahorro negociado se pierde rápidamente cuando la compra no se regula adecuadamente durante el ciclo de la adquisición al pago. Una solución moderna garantiza que este ahorro se logre a través de políticas comerciales, controles y aprobaciones. Reduzca el gasto sin contrato previo proporcionando a los empleados una experiencia de compra similar a la del consumidor. Las sólidas capacidades de búsqueda, los formularios inteligentes, las listas de compras y las experiencias de compra personalizadas aseguran que los precios y los términos negociados se apliquen automáticamente a través de catálogos de proveedores y flujos de trabajo de aprobación configurables que están diseñados para controlar los gastos y reducir los costes.
  • PagoEl procesamiento de facturas de proveedores a menudo es manual, propenso a errores y consume mucho tiempo. Una solución completa del abastecimiento a la liquidación simplifica y automatiza esta función crítica, lo que lo ayuda a aprovechar los descuentos por pago anticipado y mantener los costes bajo control. Esto incluye un sistema robusto de gestión de pagos que proporciona transmisión electrónica, "conversión de pedidos de compra" de proveedores y escaneo óptico de facturas. La validación de facturas de nivel de línea está completamente automatizada para un procesamiento más rápido. Las excepciones se gestionan a través de la colaboración en redes sociales; se comparten documentos para acelerar los tiempos de resolución.
  • Adquisiciones—La automatización de las transacciones rutinarias de la adquisición al pago, tales como la creación de pedidos, le libera para encontrar nuevas oportunidades de ahorro. Agilice el proceso al tiempo que aplica los precios negociados y garantiza el cumplimiento de las políticas. Cree pedidos de compra a partir de solicitudes aprobadas sin intervención manual. Proporcione a sus profesionales de compras información sobre las excepciones, el estado y las acciones necesarias. Comuníquese con sus proveedores utilizando herramientas de redes sociales integradas.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud moderniza los procesos comerciales de aprovisionamiento para que pueda gestionar de manera proactiva los proveedores y las actividades a lo largo del ciclo del abastecimiento a la liquidación. Esta solución completa, integrada y basada en la nube le permite transformar su organización de aprovisionamiento para proporcionar servicios de aprovisionamiento rápidos y compatibles con todas las áreas de su organización.

Aprovechando las capacidades digitales, como la analítica integrada, la colaboración en redes sociales y los dispositivos móviles, Oracle Procurement Cloud le permite reducir el riesgo de los proveedores, rentabilizar el abastecimiento, controlar los gastos y mejorar los márgenes de beneficios de su organización.

Sencillez Aplicaciones intuitivas que impulsan la adopción rápida del usuario
Eficacia Procesos simplificados que garantizan mayor productividad
Ahorro de costes Mayor ahorro y control de costes
Conexión Colabore sin problemas con los equipos internos y con sus proveedores
Rapidez Agilice el proceso del abastecimiento a la liquidación
Facilidad de uso La experiencia de usuario similar a la del consumidor garantiza la adopción