¿Qué son los presupuestos de base cero (ZBB)?
La elaboración de presupuestos de base cero (ZBB) es una técnica de presupuestación en la que todos los gastos deben estar justificados para un nuevo periodo o año a partir de cero, frente al inicio del presupuesto anterior y su ajuste según sea necesario.
ZBB es una herramienta de planeación empresarial muy eficaz para ayudar a una compañía a identificar y eliminar costos innecesarios, mantener el control de sus gastos y centrarse en iniciativas de alta rentabilidad.
La presupuestación, incluida la ZBB, es la implementación táctica del plan estratégico de una compañía. Para cumplir los objetivos financieros y operativos del plan estratégico, una organización debe traducir su plan a largo plazo en un conjunto detallado de ingresos y gastos previstos que se pueden medir para realizar un seguimiento del rendimiento. Estos se pueden refinar y ajustar en el camino para que la compañía siga el camino con sus objetivos para lograr los resultados empresariales deseados.
Sobre todo, los presupuestos exigen la implicación y la rendición de cuentas para que las decisiones financieras se tomen de manera sensata. Ayudan a las empresas a proyectar beneficios, detectar posibles problemas e identificar nuevas oportunidades para que los líderes financieros puedan realizar los ajustes necesarios.
Generación de presupuestos de base cero frente a generación de presupuestos tradicionales
| Presupuestación tradicional | Generación de presupuestos de base cero (ZBB) |
|---|---|
| Basado en el presupuesto del año anterior | Iniciado desde cero (base cero) |
| Basado en niveles de gastos anteriores | Requiere una nueva justificación de gastos |
| Orientación a la contabilidad de costos | Orientado a decisiones |
| La justificación no suele ser necesaria | Justificación de costos y beneficios necesaria |
| La administración decide sobre los gastos | Las líneas de gestión empresarial proponen gastos |
| Menos claridad y capacidad de respuesta | Mayor claridad y capacidad de respuesta |
| Repetitivo | Que provoca el pensamiento |
El proceso de presupuestación habitual consiste en convertir una estrategia a largo plazo en planes operativos anuales que se reducen a las finanzas, las líneas de negocio y las operaciones. Esto comunica los objetivos financieros de toda la organización en cada línea de negocio. Los objetivos pueden estar alineados desde el punto de vista financiero y operativo. Algunos ejemplos son los presupuestos de ingresos y gastos, los costos de I+D, los gastos de marketing, los costos e ingresos del proyecto y los gastos de capital.
El proceso de presupuestación requiere analizar y comparar el rendimiento financiero real con el esperado para determinar cómo asignar gastos para que la organización alcance el juego de objetivos de presupuesto.
Con los presupuestos tradicionales, el proceso de proyectar los ingresos y gastos de su negocio para el próximo año se basa normalmente en su presupuesto anterior, que se utiliza para ayudar a predecir, analizar y realizar un seguimiento de los ingresos, gastos, beneficios y flujos de efectivo. La presupuestación tradicional exige aumentos incrementales con respecto a presupuestos anteriores, como un aumento del 2 % en el gasto, en lugar de una justificación de gastos antiguos y nuevos, como se pide con la presupuestación de base cero. La presupuestación tradicional solo analiza nuevos gastos, mientras que la ZBB comienza a partir de cero y exige una justificación de los gastos antiguos y recurrentes, además de los nuevos gastos.
La presupuestación de base cero fue desarrollada en la década de 1970 por Pete Pyhrr, un exdirector contable de Texas Instruments. El objetivo original de la ZBB era ayudar a las organizaciones a reducir costos y promover la responsabilidad fiscal.
Con la generación de presupuestos de base cero, el presupuesto se inicia desde cero cada año. Mediante este enfoque, todas las líneas de negocio de una organización se analizan en función de sus necesidades y costos, ignorando al mismo tiempo el gasto histórico. La diferencia clave está justificada: los presupuestos de base cero deben revisar todos los gastos al comienzo del ciclo presupuestario, y las líneas de negocio deben justificar la necesidad y el impacto de cada línea de ítem antes de que se pueda aprobar la financiación.
Cada línea de ítem de presupuesto se revisa sin la influencia de los valores reales del último periodo como base. Cada elemento se evalúa cuidadosamente para determinar si algún programa, servicio o actividad se aumentará, mantendrá, reducirá o eliminará. Los mánager deben contabilizar todos los elementos del presupuesto e identificar áreas rentables, relevantes y de ahorro de costos.
La ZBB se puede aplicar a cualquier tipo de costo: gastos de capital, gastos de funcionamiento, gastos de investigación y desarrollo (I+D) o incluso gastos de bienes vendidos (COGS).
Ventajas de la generación de presupuestos de base cero
La ZBB tiene muchas ventajas en comparación con los presupuestos tradicionales. Tiene una mala reputación por ser un ejercicio completo de reducción de costos, pero la ZBB le ayuda a alinear el gasto con más oportunidades de generación de ingresos. La ZBB ofrece una serie de ventajas, como menores costos, flexibilidad presupuestaria y ejecución estratégica. Cuando se examina cuidadosamente cada gasto, se priorizan las actividades de mayor generación de ingresos. A menudo, los gastos se reducen porque la ZBB ayuda a evitar la mala asignación de recursos que se producen cuando un presupuesto crece incrementalmente a lo largo del tiempo.
Desafíos de la generación de presupuestos de base cero
Si bien la ZBB puede ser una estrategia de presupuestación eficaz, también puede ser bastante difícil de implementar. Dado que los presupuestos se crean desde cero, es mucho más laborioso que la presupuestación tradicional. La consecuencia no deseada de la ZBB es que puede promover ahorros de costos a corto plazo en beneficios a largo plazo. En un esfuerzo por minimizar los costos, algunos gastos clave, como la investigación y el desarrollo o proyectos estratégicos a largo plazo, pueden pasarse por alto.
Mejores prácticas para la generación de presupuestos de base cero
Adoptar un enfoque estratégico
La ZBB no solo reduce los costos. Es un paso necesario para liberar los recursos y fondos necesarios para las iniciativas de crecimiento. Al trabajar con la línea de líderes de negocios, puedes identificar gastos excesivos y reasignar esos recursos para un uso más estratégico.
Selecciona la plataforma de planeación adecuada
Para aprovechar las ventajas de la elaboración de presupuestos de base cero, es esencial contar con un moderno software de planeación y elaboración de presupuestos. Las soluciones de planeación basadas en la nube que utilizan la IA y el aprendizaje automático pueden ayudar a los encargados a tomar decisiones basadas en datos para recomendar el mejor camino a seguir. Una solución de planeación y elaboración de presupuestos no solo debe ser un lienzo en blanco para el modelado: también debe contener inteligencia de planeación y capacidades específicas para la planeación predictiva, elaboración de presupuestos basada en impulsores y un modelado sólido de escenarios hipotéticos, sandbox, presupuestación descendente y ascendente, y aprobaciones y flujos de trabajo como mejores prácticas que están disponibles fácilmente.
Adopción de una planeación conectada
Antes, podría ser suficiente con la planeación aislada de la línea de negocio, pero en la actualidad se hace hincapié en la planeación conectada y continua en toda la empresa. La disrupción se ha convertido en una constante, y ahora los planes se elaboran sabiendo que estarán sujetos a cambios, mejoras y ajustes continuos. Para tener éxito, los directores financieros colaboran con ventas, marketing, RR. HH. y operaciones para tomar decisiones más rápidas con información conectada, precisa y oportuna. En este nuevo mundo, la planificación empresarial conectada no es solo una de las mejores prácticas, sino una necesidad.
Beneficios empresariales de la presupuestación de base cero
La presupuestación de base cero puede impulsar un ahorro y una eficiencia significativos, pero es mucho más que simplemente crear un presupuesto a partir de cero. La ZBB se ocupa de crear y promover una cultura de gestión de costos y responsabilidad. Con la rentabilidad y la gestión de costos, la creación de informes descriptivos y el modelado de escenarios, la presupuestación de base cero permite a la compañía considerar las prioridades más altas en lugar de lo que se ha hecho históricamente. Con el ahorro de costos detectado, los líderes empresariales pueden centrarse en realizar los cambios necesarios para adaptarse a las necesidades del cliente, los competidores emergentes y los cambios económicos.
Por encima de todo, la ZBB permite a las empresas identificar el ahorro de costos, reasignar esos ahorros a un uso más estratégico y fomentar un crecimiento sostenible.