La IA aplicada a las compras: ventajas y casos de uso

Pocos equipos reúnen más datos empresariales que los de las adquisiciones, que operan como nexo entre la gestión de la cadena de suministro y las finanzas. De esta forma, los equipos de compras se preparan para aplicar IA a esos datos, lo cual les permite analizarlos más rápido y con más exhaustividad que nunca. Para utilizar la IA de manera inteligente, los equipos de compras deben comprender los diversos tipos de IA, sus beneficios y desafíos, y las mejores prácticas para alcanzar el éxito.

¿Qué es la IA en el ámbito de las compras?

En las compras, la IA puede realizar algunas tareas que antes recaían en personas, como solicitar ofertas de proveedores y analizar costos, para realizarlas más rápido y con menos errores. Los responsables de compras están empezando a ver cómo la automatización de la IA puede ayudarlos a predecir y reaccionar a las condiciones del mercado, mitigar los riesgos de la cadena de suministro y gestionar las relaciones con los proveedores. En última instancia, la IA se puede aplicar para ayudar a fundamentar mejor la toma de decisiones de compras, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.

Conclusiones clave

• La mayoría de los equipos de compras aún se encuentran en las primeras fases de la adopción de la IA.
• Hay muchos usos potenciales de la IA en el ámbito de las compras, incluida la investigación y gestión de proveedores y la automatización de aspectos clave del proceso de compra.
• En los próximos años, los equipos de compras dependerán cada vez más de la IA para ayudar a mejorar la eficiencia, reducir los costos y predecir los rápidos cambios en la red de suministro.

La IA en el ámbito de las compras en detalle

Los equipos de compras necesitan una amplia gama de datos, tanto de fuentes internas como externas, para comprender el gasto, los patrones de demanda, las especificaciones de compra, las condiciones del mercado y mucho más. También necesitan formas más eficaces de analizar sus datos y establecer el mejor procedimiento posible. Según un estudio de Deloitte de 2024, el 92 % de los directores de compras han evaluado las capacidades de la GenAI. Un hecho que corrobora que casi el 11 % haya asignado más de 1 millón de dólares de sus presupuestos anuales en herramientas de IA centradas en el abastecimiento y las compras. Las prioridades incluyen la automatización de la gestión de proveedores, la identificación más precisa de los riesgos y una evaluación más exhaustiva de los partners tanto actuales como potenciales. Estas y otras mejoras pueden ayudar a los directores de compras a reducir los costos y mitigar los riesgos en las adquisiciones y en toda la cadena de suministro.

Beneficios de la IA en el ámbito de las compras

Al automatizar ciertas tareas de compras, la IA puede ayudar a aumentar la eficiencia y ayudar a reducir los costos y mitigar los riesgos. La IA también se puede implementar para ayudar a mejorar la previsión de la demanda, el análisis de gastos y la gestión de proveedores. Sigue leyendo para obtener más información sobre estos y otros beneficios.

• Mejora la eficiencia
  La IA se puede utilizar para automatizar las tareas de compras para ayudar a mejorar la productividad y reducir la carga administrativa, liberando al personal de compras para que se centre en actividades más estratégicas. La IA puede ayudar a reducir el tiempo que se tarda en completar las tareas básicas de compras hasta en un 80 %, según un estudio de KPMG de 2023. La misma investigación concluye que más del 50 % de las labores del área de compras se puede automatizar para fomentar el incremento de las eficiencias y reducir los costos. Según los informes, un desarrollador de propiedades comerciales utiliza la IA para recopilar datos de compras un 92 % más rápido que los métodos manuales.
• Reduce el potencial de errores humanos
  La IA se puede utilizar para automatizar tareas repetitivas, lo que a su vez puede reducir las posibilidades de que se produzcan errores humanos. Estas tareas incluyen la formalización de contratos con proveedores y la ejecución y aprobación de órdenes de compra. Cuando sea inevitable que se produzcan errores, las capacidades de detección de errores de IA pueden ayudar a identificarlos. Según los informes, una empresa de tratamiento de agua utiliza la IA para mejorar la precisión de cómo se clasifica su gasto en compras en más del 90 %.
• Impulsa la escalabilidad
  Los sistemas de compras de IA se pueden escalar para procesar datos en respuesta a los constante cambios en las necesidades empresariales y condiciones del mercado. Esa escalabilidad es clave a medida que los equipos de compras pasan de operaciones manuales aisladas a operaciones automatizadas conectadas que utilizan volúmenes de datos mucho más altos, lo que permite a estos equipos compartir información más rápido y tomar decisiones mejor informadas. Por ejemplo, los insights obtenidos de fuentes de previsión histórica de gastos y demanda (cada una posiblemente un conjunto de datos considerable) podrían guiar las decisiones que reducen los costos innecesarios.
• Reduce los costos
  Al ayudar a los equipos de compras a elegir y gestionar proveedores, el uso de IA puede propiciar mejores relaciones y ahorros de costos. Un ejemplo: una empresa global de impresiones comerciales utiliza una aplicación de compras compatible con IA para negociar descuentos por volumen de proveedores indirectos aprobados a cambio de pagos anticipados. El análisis de datos de IA y el reconocimiento de patrones pueden proporcionar a los equipos insights más detallados sobre el gasto en todas las categorías, recomendando medidas específicas para reducir los costos. Los mánagers de compras pueden utilizar la IA para obtener respuestas rápidas a cualquier número de consultas y recopilar información para tomar decisiones mejor fundamentadas, como el porcentaje de desembolsos en riesgo debido a eventos climáticos extremos en ciertas regiones y recomendaciones sobre proveedores en otras partes del mundo.
• Reduce la reactividad
  Al proporcionar insights más rápidos, la IA puede ayudar a los equipos de compras a evitar sorpresas desagradables. En el pasado, las compras eran en su mayoría reactivas debido en gran parte al escaso control de los gastos, cuya información se almacenaba en silos, y a unos procesos eminentemente manuales, que consumían mucho tiempo y eran propensos a errores. Al aumentar la visibilidad e impulsar flujos de trabajo más inteligentes y rápidos, gracias a la IA se puede dotar más tiempo a tareas estratégicas como el análisis de gastos y la previsión financiera.
• Mejora la toma de decisiones
  La toma de decisiones de compras puede guiarse por la IA y los análisis aplicados a los datos de numerosas fuentes (como libros mayores, órdenes de compra y transacciones de proveedores), y más rápido que nunca. Además, los sistemas de IA pueden adaptarse y aprender, produciendo un análisis cada vez más preciso y recomendaciones impactantes.

Tipos de IA en el ámbito de las compras

La IA adopta diferentes formas, incluidos los subconjuntos de aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural y visión artificial, así como la automatización robótica de procesos, una tecnología complementaria. Obtén más información sobre estos temas a continuación.

• Inteligencia artificial (IA)
  La tecnología general, la inteligencia artificial, se refiere a algoritmos que muestran comportamientos "inteligentes" o similares a los humanos, como la capacidad de reconocer patrones y formular recomendaciones. Los algoritmos son simplemente reglas para resolver problemas particulares. Las aplicaciones de IA en el ámbito de las compras realizan tareas específicas predefinidas y, por lo tanto, se consideran una forma de "IA estrecha".
  
  La inteligencia artificial generativa (GenAI) es el tipo de inteligencia artificial que se utiliza con más frecuencia en las compras. La GenAI puede generar contenidos como texto, imágenes y videos. Y para ello, procesa grandes cantidades de datos. Las funciones de GenAI integradas en las aplicaciones de compras de algunos proveedores incluyen una función de asistencia de IA para adaptar las comunicaciones a los proveedores o elaborar informes y contratos.
• Aprendizaje automático (ML)
  El aprendizaje automático es un subconjunto de la IA que se utiliza para detectar patrones y realizar predicciones. No toda la IA contiene aprendizaje automático, pero gran parte de ella utiliza técnicas propias de él. En el contexto de las compras, un modelo de aprendizaje automático puede analizar los datos de compras pasadas y las tendencias del mercado para predecir la demanda futura.
• Automatización robótica de procesos (RPA)
  La automatización robótica de procesos utiliza bots para automatizar tareas repetitivas, como rellenar formularios, generar informes y procesar transacciones. La RPA no es técnicamente una forma de IA, pero complementa la IA para reforzar la eficiencia de los procesos. Por ejemplo, un sistema de compras automatizado podría utilizar la RPA para crear facturas e incorporar proveedores más rápido, y sin los errores que con frecuencia complican los procesos manuales.
• Procesamiento de lenguaje natural (NLP)
  Creado sobre potentes algoritmos, el procesamiento de lenguaje natural, otra rama de la IA, permite a las computadoras comprender y manipular el lenguaje humano. El NLP puede comprender y analizar el lenguaje escrito o hablado, lo cual facilita que los equipos de compras extraigan insights útiles de datos textuales. En las compras, el NLP puede extraer información como términos y condiciones clave de las respuestas a la solicitud de oferta, lo que permite obtener insights más detallados para informar el proceso de selección.
• Visión artificial
  La visión artificial es un campo de la IA que permite a las computadoras interpretar y comprender imágenes, incluidos videos. Por ejemplo, puede examinar imágenes de productos, logotipos o facturas para detectar errores de compra o situaciones que requieran atención, como existencias de bajo suministro. Las empresas pueden ganar visibilidad literal del inventario para volver a pedir artículos clave o evitar compras innecesarias.

Casos de uso de la IA en el ámbito de las compras

Debido a que la IA impulsa procesos más rápidos y eficaces, se utiliza a lo largo de toda la gestión de compras. La automatización es un hilo conductor común, que ayuda a las organizaciones a completar tareas casi al instante y con menos errores humanos, al tiempo que proporciona insights de datos que pueden ayudar a reducir costos y mitigar riesgos.

• Análisis predictivo y optimización de costos
  Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de datos de compras, por ejemplo, ventas pasadas, tendencias del mercado y factores climáticos o económicos, para ayudar a predecir la demanda y reducir los costos. La generación de informes en tiempo real ayuda a los profesionales de compras a adelantarse a la demanda y a ajustar la selección, las cantidades y el gasto de los proveedores. Los análisis basados en IA también ayudan a establecer niveles de inventario y evitar desabastecimientos, logrando un equilibrio entre la reducción de costos y mantener la satisfacción tanto de las partes interesadas como de los clientes.
• Automatización de tareas
  La IA puede automatizar las tareas de compras para ayudar a aumentar la eficiencia y el ahorro. Estas tareas incluyen la investigación, el análisis y la gestión de proveedores; y la generación de solicitudes de propuestas. Al acelerar estas tareas, la IA puede acortar los tiempos del ciclo de compras, lo cual, en función del tamaño de la organización, puede ahorrar cientos o miles de horas al año y potencialmente millones de dólares. Aliviados de las tareas manuales, los empleados pueden dedicar más tiempo a actividades de mayor valor, como ajustar los criterios de rendimiento de los proveedores o reformular las estrategias de compra.
• Automatización de órdenes de compra
  Las órdenes de compra tradicionales son un esfuerzo manual, lento y, a menudo, plagado de errores. La IA puede automatizar tareas como la categorización, la priorización y el procesamiento de órdenes de compra para acelerar las cosas y reducir los errores. Puede extraer y validar datos de órdenes de compra y, si todo se desprotege, generar órdenes. Algunas herramientas de IA mantienen informados a los clientes a medida que se desarrolla el proceso de la orden de compra para establecer las expectativas de entrega. Por lo que se conoce, un proveedor de verificación de identidad utiliza la IA para supervisar las órdenes de compra pendientes y detectar discrepancias u otros problemas.
• Asistentes virtuales
  Los asistentes virtuales basados en GenAI pueden comprender e interpretar consultas generales relacionadas con compras, proporcionando información sobre diversos temas. Estos bots pueden ayudar a aumentar la productividad mediante la creación de informes de categoría y mercado, resúmenes para compartir entre equipos y otros contenidos, como la descripción de tendencias clave para la gestión.

Usos de la inteligencia artificial generativa (GenAI) en el ámbito de las compras

Con su capacidad para generar contenidos, la GenAI tiene numerosos usos en compras. Algunos son generales, como la organización de datos, mientras que otros son bastante específicos, como la identificación de mejoras de riesgo y sostenibilidad.

• Organización de datos y elaboración de resúmenes
  La GenAI puede organizar los datos de forma más rápida y lógica que los humanos por sí solos, y a menudo con menos errores. Esto sienta los cimientos para preparar resúmenes de datos más convincentes que destaquen las informaciones, insights y recomendaciones clave. Por ejemplo, un mánager de compras puede solicitar un resumen de precios y gastar en categorías cruciales y revisarlo en cuestión de minutos y no de horas.
• Procesamiento y etiquetado de datos
  La GenAI puede mejorar el procesamiento de datos depurando rápidamente datos sin procesar y, de esta forma, eliminando valores atípicos e incoherencias para mejorar el análisis. El adecuado etiquetado de datos resulta fundamental para ayudar a los sistemas de IA a aprender, hacer predicciones y generar contenido útil. Por ejemplo, los conjuntos de datos bien etiquetados pueden ayudar a los grandes modelos de lenguaje a profundizar en su comprensión de las comparaciones de precios de los proveedores.
• Identificación de riesgos
  Según un informe de investigación de Deloitte de 2023, el 70 % de los directores de compras ven aumentar los riesgos de adquisición. Para ello, la GenAI puede facilitar la identificación de riesgos a lo largo del proceso de adquisición. Se puede aplicar para ayudar a erradicar el riesgo entre los proveedores mediante el análisis de su rendimiento pasado. También puede responder preguntas sobre el riesgo de interrupciones del suministro y los efectos que pueden tener en las ventas.
• Mejoras en la sostenibilidad
  A medida que las empresas se esfuerzan por cumplir los objetivos de sostenibilidad, los equipos de compras deben recopilar y analizar grandes cantidades de datos, un proceso que siempre ha consumido mucho tiempo y está marcado por conjeturas. La GenAI se puede utilizar para identificar proveedores que puedan cumplir con los requisitos de sostenibilidad, ayudando a mitigar el riesgo de cumplimiento y haciendo que el abastecimiento sea más eficiente.

Desafíos de la IA en el ámbito de las compras

El despliegue de la IA en el ámbito de las compras viene con sus propios desafíos culturales, tecnológicos, de seguridad y otros, que se analizan con más detalle a continuación.

• Adopción organizativa
  Si una organización tiende a adoptar las nuevas tecnologías con lentitud, es posible que su equipo de compras tenga dificultades para implementar la IA. Desafortunadamente, algunos ejecutivos aún creen que la IA es una promesa futurista, no una inversión inteligente que dará sus frutos a corto plazo.
• Calidad y acceso a los datos
  Los datos de compras suelen estar dispersos en múltiples fuentes. Esta situación puede provocar que los datos sean incompletos, inconsistentes, inaccesibles y erróneos: difícil realizar análisis de IA rigurosos con estos fundamentos. No es para nada útil que los equipos de compras carezcan de acceso a información de otros departamentos, y que ello se deba a la incompatibilidad de las aplicaciones de ERP heredadas.
• Integración con sistemas heredados
  Las empresas a menudo se encuentran con problemas cuando intentan aplicar la IA a datos bloqueados en los sistemas de compras heredados. Estos sistemas suelen ser un obstáculo para recopilar conjuntos de datos enriquecidos y tomar medidas en función de insights clave. Es más probable que los equipos de compras se beneficien de los análisis de IA si sus sistemas de ERP integran datos de inventario y cadena de suministro con datos de compras.
• Privacidad y seguridad de los datos
  Los sistemas de compras basados en IA, especialmente los que están conectados a los sistemas de proveedores y de terceros, pueden crear vulnerabilidades de seguridad. La complejidad de estos sistemas conectados puede complicar el flujo de datos, haciendo difícil garantizar que los datos se procesen de conformidad con las legislaciones vigentes en materia de confidencialidad.

Mejores prácticas para utilizar la IA en el ámbito de las compras

Las mejores prácticas que incluimos a continuación pueden ayudar a las organizaciones a utilizar la IA para mejorar sus procesos de compras.

1. Establece objetivos claros
   Antes de aplicar la IA a los procesos de compras, identifica debilidades y prioridades específicas de mejora, así como obstáculos organizativos o técnicos. Tanto si estás automatizando las órdenes de compra como si tratas de lograr un análisis de gastos más preciso, será útil que establezcas objetivos claros y realistas.
2. Entiende tus fuentes de datos
   Para que los sistemas de IA tengan éxito, los equipos de compras deben confiar en los enormes volúmenes de datos que utilizan. Siga estrictos protocolos de gobernanza de datos. Limpia, normaliza y valida los datos de tus fuentes para saber qué tienes y cómo se puede utilizar.
3. Céntrate constantemente en las necesidades de los usuarios
   ¿Qué funcionalidad necesitan los miembros del equipo en el sistema de compras para mejorar su trabajo? Evita las funciones innecesarias que solo agregan complejidad. Elige un sistema con una interfaz de usuario sencilla e intuitiva.
4. Parte de un enfoque concreto
   En lugar de apuntar directamente a grandes ambiciones, comienza tus implementaciones de IA con pequeños proyectos que ofrezcan éxitos rápidos. Esto te permitirá comprobar las funciones de IA y acostumbrarte a ellas, evaluar su efectividad y aplicar ajustes antes de implementarlos a mayor escala.
5. Permitir que tus equipos
   Los profesionales de compras no necesitan ser científicos de datos para utilizar la mayoría de las herramientas de IA, pero necesitarán capacitación y tiempo de prueba y error para utilizarlas con éxito. Si tu presupuesto lo permite, considera contratar personal adicional con experiencia en la aplicación de la IA a ámbito de las compras.
6. Fomenta la confianza y aborda las preocupaciones
   La IA de compras es un deporte de equipo que requiere colaboración entre equipos de compras, cadena de suministro y finanzas. Al compartir objetivos, hojas de ruta, estándares, mejores prácticas e historias de éxito, puedes aliviar las preocupaciones, promover la colaboración y generar confianza.
7. Evalúa y repite
   Después de establecer métricas clave, supervisa y evalúa el rendimiento de tus herramientas de IA. Algunas empresas miden el rendimiento mediante el seguimiento del valor de las compras basadas en IA en todas las categorías de gastos. Independientemente de cómo tomes tus mediciones, asegúrate de recopilar los comentarios de los usuarios para identificar potenciales formas de mejora.

Fortalece tu equipo de compras con Oracle

Las funciones de IA y GenAI integradas en Oracle Fusion Cloud Procurement, que forma parte de la suite de aplicaciones de Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning, pueden ayudar a los profesionales de compras a predecir los plazos de entrega, clasificar diferentes tipos de gastos, aplicar descuentos dinámicos, identificar y agregar rápidamente proveedores calificados y mucho más.

Preguntas frecuentes sobre la IA en el ámbito de las compras

¿Cómo se puede utilizar la IA en el ámbito de las compras?
Los equipos de compras utilizan la IA para ayudar a predecir y reducir costos, automatizar tareas clave, generar contenidos, seleccionar proveedores y gestionar las relaciones con los proveedores.

¿Se puede sustituir el área de compras con IA?
La IA fortalece las competencias, la experiencia y el juicio de los profesionales de compras. No sustituye a esos profesionales calificados. De hecho, se espera que la IA cree nuevos empleos para los profesionales de compras calificados en la tecnología.

¿Qué empresas utilizan la IA para las compras?
Las herramientas de adquisición de IA son implementadas por empresas tanto grandes como pequeñas, incluidos algunos de los principales retailers del mundo, organizaciones de procesamiento de alimentos y empresas de bienes de consumo envasados.