급여 소프트웨어란 무엇인가?

급여 소프트웨어의 작동 방식은 무엇인가요?

급여 소프트웨어는 다른 핵심 비즈니스 시스템과의 통합을 통해 직원이 정확한 보상을 정시에, 적절한 방식으로 받을 수 있게 보장합니다(예: 계좌 입금, 수표, 급여 카드 등). 직원은 보통 해당 소프트웨어에 접속해 개인 정보, 급여 관련 설정 및 기타 세부 정보를 수정할 수 있습니다.

직원들은 안정적이고, 손쉬운 구성이 가능하고, 관리가 유연한 급여 시스템을 원합니다. 또한 전 세계 다양한 위치의 모든 유형의 근로자(정규직 및 시간제 근로자, 임시직 및 계약직 등)에 대한 급여 지급 자동화도 가능해야 합니다. 급여 시스템은 작업을 간소화해 직원이 복잡한 규칙, 급여 흐름, 체크리스트를 손쉽게 관리하고, 세법 및 기타 재무 규제와 관련된 규제를 준수할 수 있게 해 주어야 합니다.

기업 조직이 급여 소프트웨어를 사용하는 이유는 무엇인가요?

전 세계 수백만 기업들은 직원 보상을 간소화 및 관리하고

• 시의성과 정확성을 보장하기 위해 급여 소프트웨어를 사용합니다. 특히 인수 합병, 신규 채용 및 규제 변경 시 직원들에 대한 급여 지불 과정은 복잡하고, 시간이 많이 소요되는 작업이 될 수 있습니다. 급여 소프트웨어를 사용하면 기업 조직은 직원들이 매번 적합한 급여를 정시에 받도록 보장함으로써 회사에 대한 직원의 신뢰와 확신을 구축할 수 있습니다.
• 투명성. 대부분의 기업 조직들에게 인건비는 가장 큰 단일 지출 항목입니다. 급여 소프트웨어는 재무 및 회계와 같은 타 LOB와 통합되어 기업 조직의 예산 집행, 시의적절한 보고서 생성, 미래 계획에 필요한 투명성을 제공합니다.
• 적응 및 확장을 위한 유연성. 급여 소프트웨어는 변화하는 환경에 손쉽게 적응할 수 있습니다. 예를 들어 기존과 다른 세금 및 규제가 적용되는 새로운 지역에 신규 사무소를 개소해야 하는 경우, 이 소프트웨어가 새로운 규칙을 자동으로 통합해 줍니다. 덕분에 각 직원을 위한 데이터를 일일이 입력할 필요가 없죠.
• 높은 수준의 작업을 위한 여유. 오래된 수동 방식의 대체제와 비교했을 때 급여 소프트웨어는 기업 조직이 한 달에 수시간을 절약할 수 있게 해줍니다. 이렇게 절약된 시간은 다른 중요한 비즈니스 이니셔티브에 할애할 수 있죠.

급여 소프트웨어가 비즈니스에 어떤 도움을 주나요?

효율적이고, 구성 가능한, 규제를 준수하는 급여 소프트웨어 솔루션 구현이 주는 이점은 직원들에게 급여를 제공하는 기술적인 작업 그 이상입니다. 이 소프트웨어는 기업 조직의

• 사기 진작에도 도움을 줍니다. 잘못된 금액의 급여가 지급되거나, 초과근무 또는 기타 근무에 대한 급여가 지급되지 않거나, 지급이 지연되거나, 직원이 선호하는 방식으로 지급되지 않는 등의 위험을 피할 수 있게 해 줍니다.
• 보안 강화. 급여 시스템은 각 직원이 자신의 직무에 걸맞은 정보에만 액세스할 수 있게 보장해 줍니다. 특히 재택 근무를 하는 직원 및 계약직원이 많은 기업의 경우, 중복 지급을 방지하고, 정확한 급여를 지급하고, 각 직원에게 적합한 복리후생 및 세금을 자동으로 계산해줄 수 있는 소프트웨어가 필요합니다.
• 비즈니스 인사이트 강화. 급여 시스템이 타 핵심 비즈니스 시스템과 통합되는 경우, 기업 조직은 보다 정확한 예산 수립 및 예측에 도움이 되는 깊이 있는 인사이트를 얻을 수 있게 됩니다. 예를 들어 기업은 각 부서별 실시간 인건비와, 이 인건비를 바탕으로 다양한 기간 동안 얻은 수익을 단 몇 분 만에 파악할 수 있습니다.
• 보고 개선. 자동화된 급여 소프트웨어는 차트 및 그래프로 손쉽게 변환할 수 있는 실시간 인사이트를 제공합니다. 경영진들은 이를 활용해 중요한 비즈니스 의사결정을 내릴 수 있습니다.

급여 소프트웨어가 직원들에게 어떤 도움을 주나요?

급여 소프트웨어는 기업에 이로울 뿐만 아니라 직원들에게도 이롭습니다. 직원들이 정확한 액수의 급여를 정확한 시점에 선호하는 방식으로 지급받을 수 있고, 그 과정에서 소요되는 시간이나 번거로움은 최소화됩니다.

직원들은 또한 사용자 친화적인 인터페이스를 활용해 급여 이력을 확인하고, 개인 정보 및 급여 설정을 손쉽게 수정할 수 있습니다. 질문에 대한 답도 신속히 얻을 수 있기 때문에 업무 중단도 최소화할 수 있죠.

클라우드 기반 급여 소프트웨어의 이점은 무엇인가요?

급여 소프트웨어는 온프레미스에서도, 클라우드에서도 사용할 수 있습니다. 클라우드 기반 급여 시스템이 제공하는 가장 큰 장점 중 하나는 데스크탑, 모바일 기기 등을 사용해 어디서든 정보에 액세스할 수 있다는 것입니다.

최고의 급여 시스템은 플랫폼 전반에서 단순하고 일관적인 경험을 제공합니다. 예를 들어 직원들은 휴대전화에서나 데스크탑에서나 동일한 모습의 대시보드를 사용할 수 있습니다. 직관적인 상호 작용 덕분에 헬프 데스크에 도움을 청할 필요도 줄어들죠.

자동화는 클라우드 기반 급여 시스템이 제공하는 또 다른 광범위한 이점으로, 이 기능에는 종종 인공 지능이 탑재되어 니즈를 예측하고 오류를 줄여줍니다. 신규 직원의 온보딩과 같은 일반적인 프로세스를 자동화할 수 있기 때문에 특정 직무의 모든 신규 직원들이 적절한 온보딩을 거칠 수 있고, 누락 항목 없이 동일한 체크리스트와 프로세스를 따를 수 있습니다.

급여 관련 니즈와 요구 사항은 계속해서 변화합니다. 따라서 현지법, 지역법, 연방법, 세법 및 규제 준수를 위해 지속적으로 업데이트되는 클라우드 기반 솔루션을 활용하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 새로운 법안이 통과되면 직원들이 직접 변경 사항을 입력할 필요 없이 시스템이 자동으로 변경 사항을 통합합니다. 덕분에 지속적인 규제 준수가 보장됩니다.

클라우드 기반 급여 시스템은 일반적으로 사전 구성된 옵션이 제공됩니다. 하지만 비즈니스의 니즈가 변화함에 따라 워크플로 및 체크리스트를 손쉽게 구성 및 커스텀화할 수 있습니다. 온프레미스 솔루션은 새로운 직무, 급여 구조 및 기타 복잡성이 추가되면 순식간에 체계를 잃고 오류로 점철될 수도 있습니다. 하지만 클라우드 기반 시스템은 손쉽게 확장할 수 있고, 아무리 많은 기한, 승인, 작업 소유자, 종속성이 특정 급여 처리 프로세스에 추가된다 해도 단순성을 유지할 수 있습니다.

급여 소프트웨어가 납세, 규제 및 규정 준수에 어떤 도움을 주나요?

급여 소프트웨어는 납세, 규제 및 규정 준수와 관련된 골치거리 대부분을 없애줍니다. 또한 지역별로 정확하고 시의적절한 지불 및 세액 공제를 보장하고, 직원의 이주 및 지사 개소 또는 지사 폐쇄에 맞춰 적합한 규칙 및 규제를 자동으로 적용합니다. 인수 합병이 진행되는 동안 직원 정보를 손쉽게 전송할 수 있으며, 일회성 지불과 같은 복잡성 역시 자동으로 생성됩니다.

급여 시스템의 통합 및 자동화는 세금 준비 및 감사 간소화의 핵심입니다. 기업 조직은 종종 세금 준비 절차를 아웃소싱합니다. 따라서 최신 인하우스 및 아웃소스 정보를 모두 한곳에서 단일 뷰로 제공하는 통합 급여 소프트웨어를 보유하는 것이 중요합니다. 이를 통해 발생 가능한 모든 불일치 사항을 직원, 감사 담당자 및 급여 관리자 모두 쉽게 검토 및 모니터링할 수 있습니다. 자동화 기능 역시 감사에 사용되는 데이터의 정확성을 개선해 줍니다. 덕분에 세법 및 기타 규제 준수가 손쉬워집니다.

클라우드 기반 급여 시스템은 규제 준수의 또 한 가지 핵심 요소인 높은 수준의 보안을 제공합니다. 수동 프로세스는 오류를 수반할 수 있습니다. 예를 들어 기업을 떠난 직원이 여전히 급여 지불 대상 목록에 남아있을 수 있죠. 이때 급여 시스템의 자동화 기능은 이와 같은 오류를 예방 및 식별해 줍니다. 규칙 기반 및 역할 기반 검증은 민감 정보에 대한 접근을 제한하는 방식으로 보안을 한층 강화해 줍니다.

급여 소프트웨어 선택 시 기업 조직이 눈여겨 보아야 하는 기능은 무엇인가요?

급여 관리는 기업 조직 및 직원 모두에게 복잡한 일일 수 있습니다. 따라서 급여 소프트웨어는 사용이 손쉬워야 하고, 단순하고 일관적이며 보안성이 뛰어난 인터페이스를 갖춰야 하고, 일반 직원 및 급여 담당자가 다양한 기기를 사용해 액세스할 수 있어야 합니다.

급여 관리자가 코딩이나 IT 전문가의 도움 없이도 시스템을 구성할 수 있어야 합니다. 모범 사례와 추천 공식이 내장되어 있어야 하며, 비기술직 직원도 안내에 따라 간단한 몇 가지 단계를 거치기만 하면 기업 고유의 니즈를 바탕으로 시스템을 구성할 수 있어야 합니다.

내장형 비즈니스 인텔리전스 및 보고서 작성 기능을 갖춘 급여 소프트웨어를 선택하는 것이 중요합니다. 인력 및 직장 관리, 예산 수립 및 기타 전략적 프로세스를 간소화 해 주기 때문입니다. 인수 합병 및 원격 근로 직원, 계약 직원 및 일회성 프로젝트와 관련된 복잡성이 증가하고 있습니다. 따라서 급여 시스템이 비즈니스 인텔리전스에 대한 깊이 있는 가시성과 지원을 제공하는 것이 중요합니다.

그중에서도 가장 중요한 것은 기업 내외에서 발생할 수 있는 우발적인 또는 의도적인 공격으로부터 민감한 데이터를 보호할 수 있는 급여 시스템을 선택해야 한다는 것입니다. 급여 관리자 및 직원들은 필요한 데이터에 액세스할 수 있어야 하지만, 필요 이상 또는 이하의 액세스 권한은 주어져서는 안 됩니다. 규칙 기반 및 역할 기반 검증은 기업 및 직원 보호에 필수적입니다.

급여 소프트웨어 솔루션 선택 시 던져야 하는 질문은 무엇인가요?

급여 시스템에 투자할 준비가 되었다면 다음과 같은 질문을 던짐으로써 제공업체들을 평가해야 합니다

• 이 시스템은 당사가 직원을 둔 모든 지역을 지원하는가? 필요한 모든 곳에 직접 지원을 제공하거나 해당 지역을 지원할 파트너를 보유한 제공업체를 고려 대상으로 삼아야 합니다. 지금도, 미래에도, 일부 지역에서 급여 처리를 수동적으로 해야 하는 상황은 피해야 하니까요.
• 소프트웨어가 당사의 핵심 비즈니스 시스템과 통합될 수 있는가? 선택한 소프트웨어는 귀사의 시간 및 노무, 보상, 재무 관리, 결근 관리 및 기타 비즈니스 시스템과 기본적으로 통합될 수 있어야 합니다.
• 소프트웨어를 쉽게 구성할 수 있는가? 급여 소프트웨어 제공업체를 자주 바꾸고 싶은 기업이 아니라면, 선택한 소프트웨어는 비즈니스 니즈 변화 및 시간 경과에 따라 유연하게 확장 및 정응할 수 있어야 합니다. 코딩 또는 IT 팀의 개입 없이도 손쉽게 구성할 수 있는 소프트웨어를 선택하는 것 역시 중요합니다.
• 당사와 유사한 기업 조직에게 소프트웨어를 제공한 경험이 있는가? 동종 업계 및 유사 규모의 기업과 관련한 폭넓은 경험을 가진 제공업체를 선택해야 합니다.
• 이 소프트웨어는 정말 사용이 손쉬운가? 직원들이 직관적으로 사용할 수 있는 사전 구축된 프로세스를 갖추고 있어야 합니다. 이를 바탕으로 직원들은 자신의 은행 정보를 변경하고, 부양 가족을 추가하고, 이 밖에도 다양한 수정을 몇 초 안에 수행할 수 있습니다. 신규 직원을 위한 지침 등 내장 기능들을 평가하여 직원들이 HR 팀에 도움을 요청할 필요가 없게 해야 합니다.

급여 소프트웨어의 미래는 어떤 모습일까요?

몇 년 후에는 급여 시스템을 다양화된 직무 및 급여 구조에 더 잘 적용할 수 있게 될 것입니다. 9시-5시까지 근무하는 정규직 직원들 외에도 다양한 형태의 근무자 및 계약 직원들이 추가될 것이며 그중 대다수가 원격 근무를 할 것입니다.

유연한 급여 시스템을 갖추면 프로젝트별, 계약 기간별 및 다양한 급여 지급 기간별(주간, 반월간, 월간 등)로 보상 지급 방식도 다양화될 수 있습니다. 자동화를 개선하고 워크플로를 간소화하는 데 AI 및 비즈니스 인텔리전스가 사용될 것입니다.

그러는 동안에도 여전히 보안은 모든 규모의 기업에 도전 과제를 안겨줄 것입니다. 더 많은 직원이 원격 근무를 하게 되면서, 규칙 기반 검증 및 역할 기반 데이터 액세스는 특히 중요성이 더 커질 것입니다.