ERP para la gestión contable y financiera

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es un conjunto de aplicaciones que trabajan en conjunto para ayudar a una empresa a gestionar su negocio en su totalidad, no solo las funciones financieras. Pero la contabilidad y la gestión financiera son componentes centrales de todos los sistemas de ERP. Las empresas dependen de la gestión financiera en ERP para ejecutar eficientemente tareas rutinarias pero esenciales, como enviar facturas, cobrar pagos en efectivo y calcular impuestos, así como para analizar y aplicar datos financieros de manera creativa para ayudar a los líderes a tomar decisiones estratégicas de inversión y planificar el éxito organizacional.

¿Qué son la contabilidad y las finanzas en ERP?

Los módulos de contabilidad y finanzas en un sistema de ERP proporcionan a los equipos financieros las capacidades que necesitan para gestionar centralmente los aspectos financieros de una organización. Estas herramientas incluyen funcionalidad contable estándar, como informes, cuentas por pagar y gastos, cuentas por cobrar y gestión de efectivo, y reconocimiento de ingresos. Un ERP también puede proporcionar capacidades avanzadas, como presupuestación, pronósticos y procesamiento de pedidos.

Conclusiones clave

• El software de ERP va más allá de lo básico de la contabilidad para ayudar a las empresas a cubrir todos los aspectos de la gestión empresarial y financiera, conectando todas las áreas del negocio.
• El software de ERP es uno de los principales impulsores de la automatización en los procesos de finanzas y contabilidad, ayudando a los equipos financieros a trabajar de manera eficiente y tener más tiempo para dedicar al análisis del trabajo creativo, pronósticos y presupuestos.
• Al reunir datos de toda una empresa, el software de ERP ayuda a los equipos de contabilidad y finanzas a proporcionar un monitoreo y análisis más profundo y relevante del rendimiento financiero.

Explicación de ERP en finanzas y contabilidad

Las funcionalidades de finanzas y contabilidad dentro de un sistema de ERP incluyen lo que está disponible en el software de contabilidad estándar, ofreciendo capacidades para la gestión del libro mayor, el seguimiento del flujo de efectivo, la gestión de cuentas por cobrar y por pagar, y el manejo de gastos y facturas. Una de las principales ventajas de utilizar un sistema de ERP para contabilidad y finanzas es su capacidad para recopilar datos de diversas fuentes, consolidarlos y almacenarlos de manera centralizada para su uso en informes, análisis y otras operaciones financieras clave. Con esta vista consolidada, las capacidades de finanzas y contabilidad de un ERP pueden proporcionar la base de datos necesaria para la colaboración entre unidades de negocio en la planificación estratégica, el presupuesto y la toma de decisiones de inversión.

La importancia de un ERP en finanzas y contabilidad

Al pensar en la importancia de la ERP para contabilidad y finanzas, considera dos áreas amplias: automatización y análisis. Un ERP proporciona la automatización para tareas rutinarias pero importantes, como la conciliación de facturas, cálculos de reconocimiento de ingresos y reconciliaciones de cuentas. Cada vez más, elementos de esta automatización están respaldados por IA y aprendizaje automático. Tener esta automatización brinda a los profesionales de finanzas y contabilidad el tiempo necesario para realizar el análisis, la planificación y las proyecciones que guían la empresa y ayudan a dar forma a decisiones esenciales.

Entonces, un ERP proporciona los datos y capacidades necesarios para que los equipos de finanzas y contabilidad realicen ese análisis y planificación, y compartan los resultados de manera significativa y aplicable. Por ejemplo, un sistema de ERP puede ayudar a organizar quiénes son tus clientes, qué deben y con qué frecuencia realizan una compra. Puede integrarse con sistemas de ventas y de cadena de suministro para gestionar inteligentemente tus operaciones. Puede ayudar a los equipos de finanzas y a toda la empresa a hacer pronósticos y presupuestos basados en la información más actual. En general, los sistemas de ERP ayudan a los equipos de contabilidad y finanzas a gestionar la organización de manera mucho más efectiva que simplemente sumar números en una hoja de cálculo.

Beneficios de ERP en finanzas y contabilidad

Los equipos de finanzas y contabilidad juegan un papel fundamental en funciones clave, incluidas la asignación de capital y la gestión del flujo de efectivo; la supervisión financiera, los informes y las auditorías; y la presupuestación y proyección. Los beneficios que estos equipos obtienen de un sistema ERP efectivo, en última instancia, les ayudan a trabajar más rápido, proporcionar mejores datos a los tomadores de decisiones y permitirles tener mayor confianza en sus análisis e informes.

• Automatización: la automatización de procesos que permite el sistema ERP ayuda a las empresas a operar de manera más eficiente, eliminando elementos de trabajo humano para tareas rutinarias y reduciendo el riesgo de error humano. Por ejemplo, en el proceso de revisión de gastos, cuando un gasto supera un cierto umbral, puede ser automáticamente dirigido al ejecutivo que tiene la autoridad para aprobarlo, en lugar de quedar atrapado esperando que un líder de menor rango lo evalúe y lo pase. Tan pronto como la factura o el gasto se ingresan, el sistema ERP puede detectar quién tiene la autoridad para autorizarlo, ayudando a que las cosas funcionen de manera más eficiente.
• Datos en tiempo real: tener la información más actual disponible permite a las empresas tomar decisiones basadas en una imagen completa de la organización. Un sistema de ERP puede reunir continuamente datos de todos los departamentos y facilitar el acceso a esos datos a través de paneles y otras herramientas de visualización de datos para ayudar a la empresa a operar mejor en su conjunto, especialmente cuando las condiciones comerciales cambian rápidamente. Por ejemplo, un sistema de ERP puede utilizar datos unificados y en tiempo real para hacer pronósticos de efectivo continuos, analizando áreas como ventas, pagos de clientes, producción y costos de insumos para identificar problemas que podrían afectar el flujo de efectivo.
• Velocidad y precisión de los informes: gran parte de la responsabilidad de los equipos de finanzas y contabilidad está relacionada con la elaboración de informes. Tomemos el ejemplo de los activos fijos, un componente importante del balance que los contadores deben rastrear a medida que la empresa compra nuevos activos y retira otros. Con un sistema de ERP, un líder de departamento puede agregar información sobre un nuevo activo al sistema; finanzas y contabilidad ven ese cambio de inmediato y sus informes se actualizan automáticamente. Otro ejemplo es consolidar y cerrar los libros financieros al final de un mes o trimestre. Utilizando la automatización y las capacidades de un sistema de ERP, los equipos de finanzas y contabilidad pueden cerrar sus libros más rápido, proporcionando a los ejecutivos y líderes de unidades de negocio información clave más pronto y dando a los analistas de toda la empresa más tiempo para evaluar dónde hacer mejoras.
• Pronósticos y análisis: cuando un sistema de ERP consolida áreas como nómina, compras, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y ventas, permite que toda esa información se reúna para generar informes, con el fin de crear los pronósticos y análisis en los que las empresas confían para respuestas rápidas y planificación a largo plazo. Esa imagen de datos completa también apoya una planificación de escenarios más profunda y un análisis de variaciones, y ayuda a los líderes a alinear objetivos financieros con objetivos estratégicos. Si los equipos tienen que recopilar los datos manualmente de sistemas individuales, representa un gran esfuerzo dada la gran cantidad de información necesaria, y los datos se vuelven obsoletos rápidamente, lo que dificulta hacer predicciones precisas. Los sistemas de ERP que aprovechan datos en tiempo real y tienen acceso a información de diferentes partes de la organización pueden simplificar y mejorar los pronósticos, dando a las empresas una mejor oportunidad de alcanzar sus objetivos.

Módulos clave de ERP para contabilidad y finanzas

El software ERP es modular, lo que significa que las empresas pueden agregar capacidades en partes manejables que son específicas para las necesidades de diferentes áreas del negocio. Para finanzas y contabilidad, estos módulos de ERP están centrados en ayudar a los equipos a gestionar procesos financieros, cumplir con los requisitos de cumplimiento, hacer pronósticos y presupuestos, y entregar informes financieros precisos a ejecutivos y partes interesadas.

• Contabilidad: un sistema de ERP efectivo sirve como una plataforma contable a nivel empresarial que unifica los datos financieros de sistemas de transacciones dispares y sistemas de fuentes externas para crear entradas contables detalladas que satisfacen las necesidades de informes estatutarios, corporativos, regulatorios y de gestión. Los equipos de finanzas dependen de las herramientas contables dentro de los sistemas de ERP para gestionar el libro mayor, un componente central del sistema contable que registra y consolida todas las transacciones financieras y proporciona la base sobre la cual una empresa construye sus informes financieros, incluyendo el estado de resultados y el balance general. Los datos de los libros y sublibros pueden utilizarse para generar insights para la empresa, proporcionando a los tomadores de decisiones una visión más profunda de los resultados operacionales.
• Cuentas por pagar y gastos: los equipos de finanzas utilizan el módulo de cuentas por pagar (AP) en ERP para automatizar y gestionar los pagos salientes a proveedores y vendedores, utilizándolo en parte para eliminar tareas manuales, como la entrada y coincidencia de facturas. Un ERP permite a los equipos de finanzas proporcionar una gestión de efectivo más sofisticada para cuentas por pagar, que generalmente se mide utilizando los días de cuentas por pagar pendientes (DPO). En general, un DPO más alto es mejor, ya que retienes el efectivo por más tiempo, y los sistemas ERP pueden ayudar a los equipos a operar en el DPO óptimo sin perder pagos. Los equipos de finanzas también podrían usar ERP para apoyar estrategias como el descuento dinámico, a través del cual un modelo de IA integrado en ERP recomienda cuándo la empresa debe pagar a un proveedor antes para reclamar un descuento por pago anticipado, sin arriesgar un déficit de efectivo.
• Cuentas por cobrar: el componente de cuentas por cobrar (AR) de un sistema ERP se ocupa de las facturas adeudadas y los pagos entrantes de los clientes. El sistema ayuda a los equipos de finanzas a registrar pagos, enviar facturas y consolidar datos de facturas, y coincidir y rastrear los pagos de los clientes y los saldos pendientes. Los departamentos de finanzas prestan especial atención a las cuentas por cobrar como un barómetro de liquidez, asegurándose de que los pagos lleguen a tiempo, de que están otorgando a los clientes los términos y créditos de pago correctos y de que el negocio está manteniendo un flujo de efectivo saludable. Los sistemas ERP pueden ayudar a automatizar muchas de estas tareas de gestión de AR, como crear facturas para clientes, enviar recordatorios de pago y cobrar pagos, reduciendo la necesidad de entrada manual de datos y procesamiento de pagos, al tiempo que aumentan la visibilidad financiera en tiempo real, incluidos los saldos de efectivo y pronósticos. El sistema puede proporcionar informes y paneles sobre KPI de AR, como los días de ventas pendientes (DSO).
• Gestión de activos fijos: los activos fijos se refieren a todas las cosas físicas que una empresa posee para su uso a largo plazo para operar el negocio, como equipos de fabricación, edificios de oficinas, muebles, vehículos, computadores y otros equipos. Dentro de un sistema ERP, los módulos de gestión de activos fijos ayudan a descubrir oportunidades de ahorro de costos al calcular la depreciación de activos, la disposición y el mantenimiento, permitiendo a las empresas gestionar los ciclos de vida de los activos desde la adquisición hasta la jubilación. Los sistemas de ERP también pueden gestionar la contabilidad compleja de arrendamientos, incluyendo el cumplimiento de los estándares de contabilidad de arrendamientos ASC 842 e IFRS 16 durante la vida de los activos y arrendamientos de derecho de uso, asegurándose de que esos arrendamientos y pasivos estén correctamente capitalizados en el balance general.
• Gestión de efectivo: pronosticar y optimizar el flujo de efectivo y la liquidez es una de las funciones más críticas para los equipos de finanzas y contabilidad. Los sistemas de ERP optimizan el proceso de gestión de efectivo al reunir datos de áreas como el libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nómina para dar a las empresas visibilidad directa sobre las entradas y salidas de efectivo y ayudar a asegurar que siempre tengan suficiente efectivo para financiar las operaciones básicas del negocio. Las capacidades de gestión de efectivo en un sistema de ERP ayudan a los equipos de finanzas a monitorear y controlar el ciclo de efectivo, al permitirles rastrear conciliaciones bancarias, gestionar recibos y desembolsos de efectivo, y crear pronósticos de efectivo.
• Informes financieros: los informes financieros son lo que las empresas utilizan para comunicar la salud y el rendimiento de un negocio a los líderes internos y a los stakeholders externos, convirtiéndose en un componente central de la gestión financiera y en un resultado estándar de los sistemas de ERP. Los equipos de contabilidad y finanzas suelen crear informes financieros, como estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo de manera trimestral y, a menudo, mensual, así como informes personalizados para análisis financieros profundos y ad hoc. Los sistemas de ERP pueden mejorar drásticamente este proceso, automatizando la recopilación y el procesamiento de datos financieros para ayudar a reducir errores y asegurar la precisión y consistencia en los informes financieros. Un ERP también puede ayudar a los equipos de finanzas a monitorear informes de manera continua, detectando problemas en ventas o costos mucho antes del cierre trimestral. Los sistemas de ERP más avanzados, por ejemplo, pueden integrar IA en el proceso de informes para ayudar a detectar anomalías dentro de los datos operacionales y transaccionales.
• Presupuestación y pronósticos: el módulo de presupuestación y pronósticos en un sistema ERP ayuda a los equipos de finanzas a crear, gestionar y analizar presupuestos que son la base del ciclo de planificación y análisis financiero de una empresa. Los presupuestos construidos utilizando módulos de ERP incluyen planes financieros detallados, como objetivos de ingresos y gastos para un periodo futuro, que los equipos de finanzas pueden rastrear para observar variaciones con respecto al presupuesto. Los pronósticos también se construyen utilizando herramientas de ERP, combinando datos históricos de ventas y gastos con nuevos planes de productos e inversiones y la perspectiva económica. Con herramientas para la planificación de escenarios y el análisis de variaciones, la presupuestación y los pronósticos dentro de un sistema de ERP ayudan a las empresas a alinear los objetivos financieros con los objetivos estratégicos y a rastrear si están en camino de cumplirlos. El módulo de presupuestación y pronósticos también es donde los equipos de finanzas profundizan y comparan lo que se había presupuestado y pronosticado versus los resultados reales, y así determinan correcciones a gran escala según sea necesario.
• Gestión de cumplimiento y auditoría: las características de ERP centradas en la gestión de cumplimiento y auditoría ayudan a las empresas a mantener el cumplimiento con estándares contables, regulaciones y políticas internas. Los equipos de finanzas realizan auditorías de cumplimiento internas y externas para identificar debilidades en el proceso de cumplimiento normativo de la organización e incorporar estándares de cumplimiento en las operaciones y flujos de trabajo diarios, con el objetivo de reducir riesgos y evitar problemas legales o multas por violaciones de cumplimiento. Los sistemas de ERP pueden ayudar en este esfuerzo al verificar automáticamente las solicitudes de acceso al sistema para prevenir violaciones de controles de separación de funciones. Los sistemas de ERP también proporcionan informes y auditorías necesarias para las revisiones de cumplimiento.

Migración de las finanzas de un entorno reactivo a uno estratégico con Oracle ERP

El uso de software de ERP dentro de las funciones de contabilidad y finanzas puede beneficiar a toda la empresa, conectando el lado financiero con las operaciones para mejorar la toma de decisiones y la eficiencia. Los sistemas de ERP pueden ayudar a las empresas a operar mejor al establecer una fuente de datos común en todas las partes del negocio, compartiendo datos actuales del departamento con los equipos de finanzas y contabilidad para mejorar la precisión y eficiencia en torno a la presupuestación, pronósticos, informes, adquisiciones, gestión de proyectos, gobernanza, riesgo y cumplimiento.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) ofrece numerosas capacidades integradas para ayudar a las organizaciones a automatizar los procesos de finanzas y contabilidad y mejorar la eficiencia operativa, así como análisis para responder a cambios en el mercado y fomentar el crecimiento. Como una suite integral de aplicaciones integradas, Oracle Fusion Cloud ERP permite un flujo de datos sin problemas y una colaboración más fácil entre departamentos, mejorando la visibilidad y la toma de decisiones. Las capacidades de análisis e informes integrados de Oracle Fusion Cloud ERP proporcionan visibilidad en tiempo real sobre indicadores clave, lo que permite a las organizaciones monitorear el rendimiento financiero, identificar tendencias y tomar decisiones informadas rápidamente. Los paneles interactivos, informes personalizables y la analítica predictiva ayudan a impulsar la capacidad de respuesta, mientras que la funcionalidad de cumplimiento incorporada permite a las empresas mantenerse al tanto de los requisitos regulatorios, estándares de la industria y mejores prácticas.

Preguntas frecuentes sobre ERP en finanzas y contabilidad

¿Cómo puede afectar la ERP tu gestión financiera?
El software de ERP ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia, precisión y visibilidad en torno a las funciones de finanzas y contabilidad, apoyando sus esfuerzos para alcanzar los objetivos financieros y fomentar un crecimiento sostenible.

¿Qué actividades pueden realizar los componentes de ERP de contabilidad y finanzas?
Los componentes de contabilidad y finanzas en un sistema de ERP realizan actividades relacionadas con la gestión del libro mayor, cuentas por pagar y cobrar, gestión de efectivo, presupuestación y pronósticos, informes y contabilidad de costos, entre otras capacidades.

¿Los contadores utilizan sistemas ERP?
Los contadores de diversas industrias utilizan comúnmente sistemas ERP en su trabajo diario, ya que el software ofrece muchas funcionalidades esenciales para la auditoría y la gestión financiera.