Cómo calcular el ROI del ERP

Antes de que las empresas se embarquen en un proyecto para implementar aplicaciones de ERP (planificación de recursos empresariales), deben desarrollar un caso de negocio, que debe incluir objetivos específicos, los beneficios y costos de una nueva implementación, así como un cálculo del retorno de la inversión. Esa evaluación del ROI debe tener en cuenta los costos de la implementación, incluida la capacitación de los empleados, la interrupción que pueda causar en el lugar de trabajo y otros obstáculos operativos, en relación con los beneficios, especialmente los financieros, que las nuevas aplicaciones ofrecerán.

Es crucial que el caso de negocio vuelva a alcanzar los objetivos de la empresa. Esto se hace vinculando cambios empresariales específicos a beneficios potenciales para que todos los involucrados en la implementación, desde los ejecutivos hasta usuarios finales, puedan percibir o medir el éxito. Además, no basta con decir que la empresa puede ahorrar 800 000 dólares al consolidar los procesos de adquisición. Alguien debe ser responsable de garantizar que los procesos empresariales mejoren de la mano de los cambios del sistema.

Cómo calcular el ROI de un sistema ERP

Antes de implementar un nuevo sistema de ERP, las empresas deben descubrir y cuantificar el valor potencial en relación con los costos totales. Rara vez las empresas pueden hacer este tipo de descubrimiento por su cuenta. Necesitan recurrir a consultores y/o a los propios proveedores de ERP, que aportan experiencia en la industria y la tecnología; conocimiento de diferentes áreas operativas, como finanzas, planificación y fabricación; y experiencia con otras empresas similares que ya han seguido este camino.

Estos expertos se reúnen con los directivos de la empresa para determinar los objetivos y el alcance de la implementación, y luego dirigen "talleres de descubrimiento" con personas de toda la organización. Con estos datos en la mano, pasan a la etapa de análisis, comparando la eficiencia y la eficacia de las diferentes funciones y descubriendo oportunidades de ahorro de costos, crecimiento de ingresos y mitigación de riesgos. Por último, crean un caso empresarial que establece los objetivos globales de la empresa e identifican los obstáculos operativos que deben superarse para lograr la transformación digital. El caso de negocio incluye beneficios, criterios de éxito y planes de acción específicos: los analistas pueden usar esa hoja de ruta para calcular el ROI. Pero la formación de los empleados y la facilidad de uso de la aplicación son esenciales para maximizar el ROI de cualquier sistema ERP nuevo.

Para conocer los elementos más específicos de un cálculo del ROI del sistema ERP, sigue leyendo a continuación.

1. Evalúa tus procesos. Revisa tus procesos de negocio y flujos de trabajo para descubrir aquellos que estén ralentizando o duplicando el trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo financieros que impliquen introducir manualmente datos en sistemas o procesos de TI tediosos que requieran el uso de software obsoleto. Este también es un buen momento para evaluar las oportunidades de usar la IA para producir mejores previsiones empresariales o adoptar software financiero basado en la nube para liberar al personal de TI del trabajo de mantenimiento del sistema para que pueda centrarse más en actividades de valor agregado.
2. Descubre los beneficios asociados a un sistema de ERP mejorado. Es necesario estimar los beneficios esperados durante un periodo de tiempo específico: lo típico es entre cinco y diez. Algunos de estos beneficios tangibles incluyen un cierre financiero más rápido, previsiones mejoradas, reducción del inventario (que liberará efectivo) y menores gastos de personal gracias a la automatización de procesos.
3. Determina el costo de la inversión. Los costos que necesitarás saber para determinar el ROI incluyen las tarifas de consultoría, la suscripción continua de software o las tarifas de su licencia, los costos de integración, la implementación, la capacitación y las pruebas, y los costos de hardware. El costo de la inversión varía de una organización a otra, según el número de usuarios y si tu sistema ERP gestionará una o más áreas, como las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, o se extenderá a la planificación financiera, la gestión de inventario, la fabricación, las compras y otras áreas.

Fórmula del ROI del ERP

La fórmula de ROI del ERP es simple, pero obtener los números necesarios para lograr un cálculo preciso puede ser difícil. Existen dos escenarios principales en la implementación de ERP: la fase inicial de compra e instalación y el uso continuo del sistema, que implica una serie de factores, como la formalización y habituación de los empleados con las funcionalidades y los beneficios y el perfeccionamiento del resultado de las herramientas de análisis para que los líderes de la empresa obtengan la información precisa y en tiempo real que necesitan para tomar mejores decisiones.

La fórmula básica para calcular el ROI es la siguiente:

ROI = (valor total de la inversión — costo total de la inversión) / costo total de la inversión x 100

El primer paso es calcular el costo total de inversión o el costo total de propiedad (TCO), que se puede obtener con esta fórmula:

TCO = precio de compra + costos de implementación + costos operativos durante un periodo de años (a menudo de cinco a 10 años)

En términos simples, el ROI de ERP es la relación de las ganancias que resultan de una inversión en ERP (indicada en dólares) con el costo total de propiedad. Esta relación se expresa en términos porcentuales. El costo total de propiedad abarca los costos iniciales del sistema y los costos que se acumulan con el tiempo. Por ejemplo, en un sistema basado en la nube, los costos serían las tarifas de suscripción pagaderas a lo largo de la vida útil del sistema. Cuanto mayor sea la proporción de beneficios en relación con el TCO, mejor será el ROI.

Conclusiones clave

• Calcular el ROI de tu inversión en ERP es una tarea compleja, pero sin esos números, los ejecutivos de la empresa pueden nunca entender la urgencia de llevar a cabo la actualización y el personal no necesariamente aceptará los cambios en el flujo de trabajo y los proceso que deben producirse.
• Los sistemas de ERP basados en la nube presentan menos costos de implementación y mantenimiento que los sistemas locales, lo cual reporta a las empresas beneficios inmediatos al tiempo que disemina los costos del sistema a lo largo del tiempo.
• Muchas de las actualizaciones del sistema ERP van más allá de las capacidades financieras de una empresa, tocando ámbitos como las compras, la gestión de inventario, la gestión de proyectos e incluso la fabricación.

Beneficios del ERP para las empresas

Al igual que la remodelación de una casa, actualizar un sistema ERP puede asustar. Sin embargo, la inacción puede dar ventaja a los competidores que estén funcionando de manera más eficiente y tomando decisiones financieras o de otro tipo más informadas, a veces en tiempo real, basadas en datos recopilados de todas las esferas de la organización. Sigue leyendo para obtener más información sobre los beneficios que se pueden obtener de un sistema de ERP moderno.

• Obtén más flexibilidad.. Los sistemas ERP modernos y basados en la nube son modulares, de modo que las empresas pueden implementar los componentes que necesitan cuando los necesitan en lugar de desplegarlo todo a la vez. Por ejemplo, las empresas pueden implementar el hub de contabilidad de un sistema ERP en la nube, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la gestión de gastos y otros módulos financieros, al tiempo que dejan las capacidades de compras, gestión de proyectos y otras capacidades del sistema para más adelante.
• Simplifica y optimiza la contabilidad y reduce los errores. La automatización de tareas rutinarias y repetitivas, como la introducción de datos, ayuda a los equipos financieros a acelerar el proceso de cierre financiero, reducir costos y liberar a las personas para que dediquen más tiempo a actividades de mayor valor. La mayoría de los errores contables son humanos, y es aquí donde aparece el verdadero valor de los sistemas financieros automatizados. El software financiero con altos niveles de automatización e integración de sistemas minimizará la necesidad de intervención manual, minimizando así la ocurrencia de errores.
• Obtén acceso a datos financieros en tiempo real. Cuando los datos financieros se consolidan en una única base de datos, las empresas pueden obtener una visión completa y actual del rendimiento financiero, incluidos los costos, los ingresos y la rentabilidad. En función de los análisis predefinidos, los equipos financieros pueden supervisar importantes indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real, como la rotación de inventario, los márgenes de beneficio y el capital circulante. Los equipos dedicarán menos tiempo a conciliar cuentas y más tiempo a trabajar en proyectos que agreguen valor a la organización.
• Reduce los costos operativos y de inventario. Al conectar la gestión de inventario con otras operaciones empresariales, como la planificación financiera y la previsión de la demanda, las empresas pueden manejar mejor los niveles de stock. Los nuevos sistemas de ERP pueden incluso ordenar automáticamente nuevos artículos cuando sea necesario, o alertar a los mánagers de compras. La optimización de los niveles de existencias puede reducir los costos operativos al garantizar que las empresas eviten tener muy poco stock disponible, lo que reduce los costos de oportunidad de los ingresos perdidos o el exceso de stock, lo que puede resultar en mayores costos de residuos y almacenamiento. Al proporcionar una mejor visibilidad de las tarifas y el rendimiento de los proveedores, los sistemas de ERP modernos también ayudan a los mánagers a negociar mejores precios y tiempos de entrega.
• Consolidación de compras. Las empresas que saben cuánto gastan, por ejemplo, en suministros de oficina, pueden utilizar ese conocimiento para consolidar las compras con un abanico de proveedores y negociar descuentos. Si los empleados disponen de un único portal de compras fácil de usar que los envía a esos proveedores y automatiza las aprobaciones, las empresas pueden ahorrar dinero y crear una única fuente de información para realizar el seguimiento de estos gastos.
• Escala para satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento. Las empresas en crecimiento necesitan un sistema de ERP que se pueda escalar fácilmente para soportar el incremento de los volúmenes de transacciones, así como aumentos y disminuciones periódicas en la actividad.

Retornos tangibles frente a intangibles en la inversión en ERP

Los beneficios "duros" de un ERP son aquellos que se pueden cuantificar fácilmente, es decir, asociados a un valor medible, ya sean costos más bajos, mejora de los tiempos de respuesta a las consultas de los clientes, etc. Otros ejemplos podrían ser la reducción de los costos de mano de obra, el incremento de la productividad y la mejora de los tiempo de respuesta a clientes.

Los rendimientos "blandos" o intangibles son más difíciles de medir. Este tipo de beneficios incluyen mejoras en la moral de los profesionales y mayores tasas de retención de empleados (siempre que los sistemas de ERP modernos sean fáciles de usar y ayuden a eliminar los procesos manuales). También incluyen el aumento del valor de marca frente a los clientes, lo cual puede producirse como consecuencia de brindar a los clientes más opciones y un servicio más eficaz, por ejemplo, a través de un proceso de pedidos más ágil y la capacidad de los clientes para realizar un seguimiento óptimo de la ubicación de sus envíos. Aunque los beneficios intangibles pueden ser difíciles de calcular, vale la pena presentarlos a los responsables de la toma de decisiones como parte del argumento formal del nuevo sistema ERP.

Cómo mejorar el ROI de ERP

Las empresas se embarcan en actualizaciones de ERP por una variedad de razones, pero sobre todo para aprovechar las múltiples ventajas de la nube, incluido su modelo de pago por suscripción, las actualizaciones periódicas de las funciones, sus ventajas en materia de seguridad y escalabilidad, y el hecho de que los proveedores de nube se encarguen de gestionar todo el mantenimiento del sistema. Estos son los pasos que las empresas pueden tomar para evaluar el ROI de sus sistemas ERP y determinar si una actualización está en orden.

1. Seguimiento de los KPI relacionados con la implantación. Estos pueden incluir métricas de negocio, como la fiabilidad de las previsiones financieras, los márgenes en los proyectos gestionados con el sistema ERP, los niveles de rotación de inventario y la productividad, así como evaluaciones de las propias aplicaciones, como sus funciones de informes y analítica de datos, usabilidad de aplicaciones y rendimiento del sistema.
2. Asigna los procesos de negocio gestionados por ERP. Los mapas de procesos de negocio son representaciones visuales de los pasos realizados para realizar un proceso de principio a fin. Son esenciales para identificar las tareas y operaciones que son manuales y las oportunidades para la automatización y otros tipos de eficiencia mejorada.
3. Identifica las brechas de rendimiento y las oportunidades de mejora. Un análisis de deficiencias o necesidades compara el estado actual de la organización y el objetivo buscado. Con respecto a la evaluación del ROI de los sistemas de ERP, el software actual puede requerir que los empleados introduzcan información redundante en sistemas aislados, mientras que un nuevo sistema de ERP conectado eliminaría esa redundancia y, por lo tanto, esa brecha. Es posible que los sistemas más antiguos no cuenten con la sólida seguridad necesaria para defenderse de los ciberataques actuales. No cerrar esa brecha puede poner en riesgo a una empresa y a sus clientes.
4. Cuantifica los posibles beneficios tangibles e intangibles y el ahorro de costos. Al medir tu gasto actual en TI en ERP, incluido el mantenimiento, el soporte, la seguridad, las actualizaciones y la integración, puedes cuantificar los beneficios tangibles del ahorro de costos. Esos costos incluyen software y hardware, recuperación ante desastres y espacio físico del centro de datos. Los costos de personal pueden incluir a las personas de finanzas que siguen gestionando procesos manuales, así como a las personas de TI (y consultores) responsables de gestionar, mantener, integrar, proteger y actualizar las aplicaciones ERP heredadas y su hardware subyacente. Los beneficios intangibles, o blandos, no son tan fáciles de medir, pero son reales. Incluyen la capacidad de atraer a empleados de alta calidad que desean trabajar con el último software y mejorar las relaciones con los clientes al proporcionar información precisa y actualizada sobre el estado del pedido.

Comienza a implementar el ERP de Oracle

Cuando comiences el proceso de implementación de un ERP con una comprensión clara del ROI que puedes lograr, podrás obtener mejor apoyo en toda la organización, implementar los procesos de gestión de cambios que aumentarán el nivel de comodidad de las personas con el nuevo sistema y tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos. Las empresas que utilizan Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) obtienen el beneficio de una funcionalidad financiera, de fabricación, de compras y de otro tipo de última generación en aplicaciones que se ejecutan en la infraestructura escalable en la nube de alto rendimiento de Oracle. Oracle Cloud ERP es una suite integrada de aplicaciones, complementada por Oracle Fusion Data Intelligence, que reúne datos empresariales, análisis de datos listos para usar y modelos de IA y aprendizaje automático predefinidos para ofrecer insights más profundos y acelerar la toma de decisiones.

Preguntas frecuentes sobre el ROI del ERP

¿Cuál es la tasa de éxito de un ERP?
Según un informe de Panorama Consulting Group de 2023, el 83 % de las organizaciones que habían realizado un análisis de ROI previo a la implementación y llevaban más de un año en funcionamiento dijeron que sus proyectos de ERP proporcionaban el ROI que esperaban.

¿Cómo podemos obtener el mejor ROI para nuestra implementación de ERP?
Los sistemas totalmente integrados basados en la nube son clave para obtener el mejor ROI de tu implementación de ERP, dadas sus características, escalabilidad, seguridad, costos y otras ventajas.

¿Por qué es difícil calcular el ROI del ERP?
Calcular el ROI de una inversión en ERP es difícil porque los retornos potenciales son intangibles y tangibles y porque no todas las empresas tienen la capacidad de documentar desafíos y cuantificar beneficios.

¿Es el software de ERP una buena inversión?
El software de ERP se considera una de las inversiones de TI fundamentales dada la importancia de los procesos financieros, de fabricación, de gestión de proyectos, de compras y de otro tipo que ayuda a gestionar y mejorar.