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5 pasos para el cumplimiento del GDPR y por qué no es demasiado tarde para prepararse.


El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE está a la vuelta de la esquina, pero no es demasiado tarde para tomar el control de sus datos y preparar a su organización. Como gerente de RR. HH., probablemente se preguntará de qué manera esta nueva legislación europea afectará los datos del personal que su empresa podría tener, donde sea que se encuentren sus empleados. A continuación encontrará cinco pasos simples que pueden ayudarlo en el camino hacia un cumplimiento continuo.

Pero primero, un poco de historia.

¿Qué es GDPR?

GDPR entrará en vigor el 25 de mayo de 2018. Aplica a todas las organizaciones tanto dentro como fuera de la UE que manejan y procesan datos de residentes de la UE. Tiene la finalidad de fortalecer la protección de datos y darle a las personas mayor control sobre cómo las organizaciones que tienen acceso usan, almacenan y comparten su información personal, desde empleadores hasta empresas cuyos productos y servicios compran o usan. GDPR también requiere que las organizaciones tengan en su lugar controles de seguridad técnicos y organizacionales diseñados para prevenir la pérdida de datos, fugas de información u otros usos de datos no autorizados.

¿Por qué se introduce el GDPR?

La UE ha tenido leyes de protección de datos por más de 20 años. Sin embargo, en ese momento, el nivel de información personal en circulación ha crecido drásticamente y así lo han hecho distintos canales a través de los cuales se recopila, comparte y maneja la información personal. A medida que el volumen y valor potencial de datos se incrementa, también lo hace el riesgo de caer en las manos equivocadas o se utilice de formas en que el usuario no ha consentido. El GDPR tiene la finalidad de traer una nueva severidad a la forma en la que las organizaciones protegen los datos de los ciudadanos de la UE, lo que le da a los ciudadanos mayor control sobre cómo las empresas usan sus datos.

Entonces, ¿qué deben hacer las organizaciones?

Paso 1: ¡No entre en pánico!

Con la fecha límite del GDPR cerca, es probable que resulte tentador implementar la máxima cantidad de medidas de protección de datos lo más pronto posible. Aunque este sentido de urgencia esté justificado, como siempre, un enfoque medido y estratégico es mejor. Las empresas primero deben comprender el GDPR, de qué manera aplica a ellas y cuáles son exactamente sus obligaciones. Esto les dará una visión clara de la gestión de datos y medidas de protección que necesitan para abordar sus necesidades de cumplimiento.

Paso 2: Centralice los datos

A fin de controlar mejor los datos, las organizaciones primero necesitan hacer que la información relevante sea fácilmente accesible a todas las personas adecuadas a nivel interno. Años de crecimiento y diversificación pueden haberles dejado con sistemas y formas de trabajo desarticulados, dificultando que los equipos individuales comprendan cómo sus datos se adecúan a los datos fuera de la organización. Esto hace que sea casi imposible hacer seguimiento de la información del cliente de forma cohesiva, por lo cual es crucial centralizar los datos y asegurarse de que se actualicen constantemente.

Paso 3: Crear transparencia de datos en la organización

El siguiente paso para las organizaciones es facilitar el intercambio de información entre equipos. Hoy en día usan más datos del cliente desde más puntos de contacto que nunca para ayudar a personalizar productos o servicios, pero esto también implica que la información que recopilan se difunda poco en toda la organización. Para obtener una visión más precisa de los datos, las organizaciones deben integrar sus sistemas y procesos de tal modo que cada equipo tenga acceso a los datos que necesitan.

Paso 4: Elija consistencia y simplicidad en vez de amplitud

Con negocios que recopilan grandes volúmenes de datos a una velocidad tan rápida, la complejidad rápidamente se convierte en el enemigo de la gestión. En vez de optar por amplitud de tecnologías para administrar esta información, es posible que deseen considerar el uso de un sistema único que esté en toda la organización y simplifique la gestión de datos. Las aplicaciones basadas en la nube se adecúan bien a este fin dado que permiten que los negocios centralicen datos y procesos impulsados por datos, lo cual facilita hacer seguimiento sobre dónde y cómo la información se usa en todo momento.

Paso 5: Ponga el foco de atención en la protección de datos para los empleados

Las nuevas tecnologías solo pueden llegar lejos en cuanto a que una organización cumpla con el GDPR. Como siempre, el cambio afecta a los empleados, la cultura y los procesos. La protección de datos se debe plasmar en el ADN de la organización, desde la toma de decisiones realizada en el consejo hasta la forma en que los equipos de servicio interactúan con los clientes.

Gran parte del foco en torno al GDPR radica en el costo en el que incurrirán las organizaciones si los datos terminan en las manos equivocadas, pero vale la pena recordar que por encima de todo la ley requiere que estas muestren que tienen personas, procesos y tecnologías en su lugar para proteger la información. Si las organizaciones siguen estos simples pasos pueden ponerse en una mejor posición para controlar sus datos.

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