De 12 belangrijkste HR-uitdagingen in de gezondheidszorg die in 2023 moeten worden opgelost

1. Personeelsbezetting

In 2021 verscheen een rapport van de Association of American Medical Colleges waaruit bleek dat de VS tegen 2034 mogelijk een tekort heeft van 124.000 artsen. In het rapport werd een tekort van bijna 50.000 huisartsen en 77.000 specialisten voorspeld.

Technologie kan HR-teams helpen bij het personeelsbeheer. Cloudgebaseerde HCM-systemen (Human Capital Management) geven zorgaanbieders een realtime overzicht van de huidige en toekomstige personeelsbehoeften, terwijl cloud-ERP-systemen hen helpen bij het plannen van budgetten om de personeelsbezetting op peil te houden of te verbeteren. Met technologie kan ook de HR-serviceverlening worden verbeterd, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat kandidaten via een mobiel apparaat kunnen solliciteren. Hierdoor wordt het proces versneld voor het screenen van sollicitanten, het plannen van sollicitatiegesprekken en het doen van aanbiedingen, zodat u de concurrentie in een drukke markt voor bent.

2. Burn-outs

Mayo Clinic definieert burn-out als een vorm van werkgerelateerde stress: "een toestand van fysieke of emotionele uitputting die ook een gevoel van verminderd functioneren en verlies van persoonlijke identiteit omvat". In een onderzoek van de American Medical Association verklaarde de helft van alle respondenten, waaronder 56% van de verpleegkundigen, dat ze ten minste één symptoom van burn-out hadden. Een derde gaf aan te kampen met een hoge mate van angst of depressie, terwijl 25% van de ondervraagde artsen liet weten dat ze van plan waren om hun praktijk binnen twee jaar te beëindigen.

Om het aantal burn-outs te verminderen, moeten HR-teams in de gezondheidszorg de gezondheid en het welzijn van werknemers opnemen in de kernwaarden van hun organisatie. En om deze waarden in daden te kunnen omzetten, moet HR ook data-analyses omarmen teneinde de planning en personeelsbezetting te kunnen verbeteren. Hiertoe moeten vragen worden beantwoord zoals: Hoeveel resources en bedden zijn de afgelopen drie maanden gebruikt? Hoe groot is de kans dat patiënten opnieuw naar het ziekenhuis moeten of langer in het ziekenhuis blijven dan is voorgeschreven? En hoe kunnen we een tekort aan middelen tijdens het griepseizoen voorkomen? Met behulp van analyses kunnen HR-teams ook in kaart brengen welke factoren ervoor zorgen dat werknemers blijven of vertrekken. Naast analyses zorgen ook digitale technologieën ervoor dat werknemers verbonden blijven en minder stress hebben doordat routinetaken, zoals controle van roosters, toegang tot persoonlijke dossiers en afname van tevredenheidsenquêtes, eenvoudiger en efficiënter kunnen worden afgehandeld, altijd, overal en op elk apparaat

3. Behoud van personeel

Personeelstekorten en burn-out van werknemers hebben een negatieve invloed op het behoud van personeel. In de Verenigde Staten bedroeg volgens NSI, een uitzendbureau voor de gezondheidszorg, in 2021 het gemiddelde personeelsverloop in ziekenhuizen 25,9%, een stijging van 6,4 procentpunt ten opzichte van het voorgaande jaar. In de afgelopen vijf jaar was het personeelsverloop in ziekenhuizen gemiddeld 100%.

Vrijwillige beëindiging van het dienstverband was goed voor 95,5% van alle ziekenhuisontslagen in 2021. In tegenstelling tot bedrijfstakken waar productielijnen kunnen worden stilgelegd of een percentage van de bestellingen kan worden geweigerd, moet de gezondheidszorg alle diensten opvullen om de patiëntenzorg op peil te houden. Als personeelstekorten leiden tot verplicht overwerk, vertrekken werknemers en gaan ze naar werkgevers met betere arbeidsvoorwaarden of kiezen ze voor tijdelijke werkloosheid of zelfs vervroegde pensionering. Jonge artsen zeggen hun baan twee maal zo snel op als oudere artsen en bijna een derde van de pas aangenomen verpleegkundigen vertrekt binnen een jaar, volgens het onderzoek van NSI.

Om het behoud van personeel te verbeteren, moeten HR-teams meer doen dan alleen het salaris en de werktijden verbeteren. Sommige zorgorganisaties proberen een meer uitnodigende cultuur te creëren, waaronder het versoepelen van hun kledingvoorschriften. Calvert Health System, een ziekenhuis in Maryland, heeft een programma geïntroduceerd waarbij met behulp van een software-algoritme problemen op de werkplek worden opgespoord en opgelost. Met dit programma kunnen werknemers anoniem problemen melden, zoals het overtreden van regels, medische fouten en personeelsconflicten. Dit levert een schat aan informatie op waarmee HR problemen kan oplossen voordat deze invloed hebben op het personeelsbehoud.

4. Planning en beheer

Wanneer zorgmedewerkers te veel worden ingepland of het gevoel hebben dat ze niets te zeggen hebben over hun rooster, is het resultaat vaak een burn-out, ondermaatse patiëntenzorg en een hoog personeelsverloop. Door teams in het hele bedrijf te helpen hun roosters beter te beheren, kan HR ook helpen talent te behouden.

In het verleden gebruikten bedrijven in de gezondheidszorg spreadsheets om hun personeelsroosters te beheren – een omslachtig handmatig proces. Tegenwoordig wordt het proces vergemakkelijkt door speciaal voor de gezondheidszorg ontwikkelde planningssoftware, waarmee tijd wordt bespaard en de werknemerservaring wordt verbeterd. Werknemers ontvangen automatische roostermeldingen, inclusief berichten over roosterwijzigingen, op hun mobiele apparaten. Met passende software kunnen werknemers eenvoudig verlof aanvragen of diensten ruilen met een collega. Managers kunnen in enkele minuten dag- of weekschema's maken. Planningsanalyses kan managers laten zien wanneer een werknemer overwerkt is – bijvoorbeeld door teamleden te identificeren die consequent pauzes overslaan of na hun normale werkuren doorwerken – en inzichten verschaffen die organisaties kunnen helpen de algemene arbeidsomstandigheden te verbeteren.

5. Verbetering van de patiënttevredenheid

Patiënttevredenheid is een HR-kwestie omdat het nauw samenhangt met de prestaties van werknemers. Als artsen chronisch te laat zijn voor afspraken, verpleegkundigen patiënten respectloos behandelen of receptiemedewerkers niet behulpzaam zijn bij het maken van afspraken of het beantwoorden van vragen, lijdt de patiëntentevredenheid daaronder. Uit een onderzoek van de National Institutes of Health blijkt dat 39% van de mensen een bezoek aan een arts vermijdt vanwege eerdere slechte ervaringen.

Via enquêtes, bijeenkomsten in kleine groepen of feedbackfuncties die in hun HCM-systemen zijn ingebouwd, moet HR de belangrijkste problemen in kaart brengen die de prestaties van werknemers beïnvloeden, of het nu gaat om een te hoge werkdruk, lage lonen, verouderde technologie of andere factoren. Door datgene wat de werknemerstevredenheid in de weg staat, op te lossen, kan HR de patiëntentevredenheid vergroten.

6. Naleving van regelgeving met betrekking tot gegevens

HR is verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid en procedures zodat de regelgeving inzake patiëntgegevens wordt nageleefd. Volgens de Healthcare Insurance Portability and Accountability Act moet de Amerikaanse gezondheidszorg voldoen aan strenge normen voor onder andere het verzamelen van patiëntgegevens, de opslag van dossiers en toegang tot dossiers. Het niet naleven hiervan kan leiden tot boetes tot 1,5 miljoen dollar per jaar.

HR kan hierbij helpen door een cultuur te creëren waarin de regels worden nageleefd. Door een nauwe samenwerking met het IT-team en het juridische team van de organisatie kunnen medische dossiers beter worden beschermd. Met de hulp van HR kan een zorgorganisatie bepalen wie toegang krijgt tot gevoelige informatie, wat er gebeurt als een werknemer een beleidsregel overtreedt en waar beleidsregels en procedures worden bewaard en zo nodig bijgewerkt. Door een slimme aanpak van de naleving van regelgeving, inclusief training voor alle werknemers, helpt HR de organisatie te beschermen tegen financiële sancties en rechtszaken en verlicht het de algehele administratieve lasten.

7. Trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden

Een uitgebreid trainings- en ontwikkelingsprogramma heeft vele voordelen, waaronder een hoger personeelsbehoud, betere naleving van de wetgeving en betere patiëntenzorg. Toch besteden werknemers in de gezondheidszorg volgens de Association for Talent Development per jaar gemiddeld 34% minder tijd aan het volgen van trainingen dan werknemers in andere bedrijfstakken. Dit is het gevolg van het werken in ploegendienst en de grote verscheidenheid aan functies, vaardigheden en certificeringen.

Gezien de omvang van het personeelstekort en burn-outs onder werknemers moeten organisaties in de gezondheidszorg investeren in allerlei soorten trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden. Alle werknemers hebben baat bij training over veiligheid en naleving van de regelgeving. Gespecialiseerde training voor verpleegkundigen en administratief personeel zorgt voor een verbeterde patiëntenzorg en werknemerservaring. Duidelijk omschreven ontwikkelingsplannen bieden werknemers perspectief op een succesvolle loopbaan. Het is vooral belangrijk dat werknemers in ziekenhuizen en andere werkomgevingen waar 24 uur per dag wordt gewerkt, toegang hebben tot praktische trainingstools, waar en wanneer ze die nodig hebben. Technologie kan hierbij een belangrijke rol spelen, variërend van het toegankelijk maken van trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden vanaf elk apparaat tot het aanbieden van een online volgsysteem dat automatische waarschuwingen verstuurt wanneer trainingsdeadlines naderen.

8. Veiligheid van patiënten en werknemers

In de meeste gevallen is een gebrekkige patiëntveiligheid te wijten aan onvoldoende training van werknemers of het niet-naleven van procedures. Door enkele andere belangrijke uitdagingen in de gezondheidszorg aan te pakken, zoals personeelstekort, burn-outs, een te hoge werkdruk en onvoldoende training, kan HR ook helpen de veiligheid en het welzijn van patiënten te verbeteren.

De veiligheid van werknemers wordt in gevaar gebracht door de inherente risico's van het werk. Volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics lopen zorgmedewerkers een hoog risico op verwondingen op het werk, zoals snijwonden door scherpe voorwerpen, blootstelling aan chemicaliën en geneesmiddelen, en rugletsel. Jaarlijks raken meer dan 600.000 werknemers gewond. De voortdurende dreiging van COVID-19 en andere infectieziekten verhoogt daarnaast het risico aanzienlijk. Bovendien is het risico van aanvallen op werknemers in de gezondheidszorg vier keer hoger dan voor werknemers in andere bedrijfstakken, zo meldt de Amerikaanse Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Naast fysieke veiligheid is ook emotioneel welzijn een uitdaging. Uit een onderzoek is gebleken dat een op de vier zorgmedewerkers een onveilige mate van emotioneel leed op de werkplek heeft ervaren of meegemaakt.

Er bestaat niet zoiets als een magische oplossing. HR is verantwoordelijk voor het trainen van nieuwe werknemers inzake de door OSHA en de eigen organisatie vastgestelde veiligheidsnormen en moet ervoor zorgen dat managers een veilige werkomgeving creëren. HR moet het veiligheidsbeleid en de veiligheidsprocedures regelmatig evalueren en bijwerken en samenwerken met het facilitair management om mogelijke gevaren op de werkplek te onderzoeken.

9. Marktconform salaris

HR-managers stuiten op veel obstakels in hun zoektocht naar topartsen, verpleegkundigen en administratief personeel. Medische professionals tekenen vaak een concurrentiebeding waarin een lange opzegtermijn is opgenomen die hen verhindert direct een nieuwe baan te aanvaarden. Zorginstellingen in afgelegen gebieden hebben te maken met het probleem dat personeel dat ze het hardst nodig hebben, namelijk gespecialiseerde artsen en verpleegkundigen, niet altijd geïnteresseerd zijn om daarheen te verhuizen.

Om deze en andere redenen is het van cruciaal belang om een aantrekkelijk salaris- en arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden, in vergelijking met dat van directe concurrenten. Werkgevers in de gezondheidszorg moeten niet alleen ten minste hetzelfde salaris bieden als de concurrenten, maar ook de gebruikelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ziektekostenverzekering (inclusief tandheelkundige zorg) en een pensioenregeling. Maar dat zijn slechts de meest essentiële zaken. Afhankelijk van de functies die ze willen invullen, moeten HR-teams in de gezondheidszorg nadenken over het uitbreiden van de arbeidsvoorwaarden met betaalde kinderopvang, programma's voor geestelijke gezondheidszorg, een abonnement op de sportschool, hulp bij het aflossen van studieleningen en vergoedingen voor woon-werkverkeer, zoals de kosten van openbaar vervoer.

10. Het werkgeversmerk verbeteren

Het is voor werkzoekenden gemakkelijker dan ooit om werkgevers te onderzoeken dankzij Glassdoor en andere online bronnen, wat voor zorgaanbieders zowel een uitdaging als een kans is. Om het beste talent over te halen bij hun organisatie te komen werken, moeten HR-teams in de gezondheidszorg samenwerken met marketeers om een overtuigend werkgeversmerk te ontwikkelen.

Experts waarschuwen dat goede branding eerlijke branding is. Hoe is het echt om bij uw organisatie te werken? Waarom vinden mensen het prettig en wat doet de organisatie om voortdurend verbeteringen aan te brengen? Een tip: laat werknemers uw verhaal vertellen – eigenlijk hun eigen verhaal – waarin ze niet alleen beschrijven wat ze doen, maar ook hoe het voelt om naar het werk te gaan. Als uw werkomgeving dynamisch is, vertel dat dan ook om kandidaten aan te trekken die van opwinding houden. Als u erin geslaagd bent werknemers langer dan gemiddeld te behouden, zorg er dan voor dat u vertelt waarom mensen blijven, of dat is vanwege de stabiliteit, het betrokken management, het uitdagende werk, de hechte band met collega's of om een andere reden.

11. Arbeids- en loonkosten

De stijgende arbeidskosten maken de financiële uitdagingen voor de zorginstellingen nog groter. Uit een rapport van Kaufman Hall (pdf) blijkt dat de arbeidskosten in de branche sinds het begin van COVID-19 met meer dan een derde zijn gestegen. Arbeidscontracten zijn een belangrijke oorzaak en zijn goed voor 11% van de totale arbeidskosten in de zorginstellingen. De gemiddelde uurlonen voor contractverpleegkundigen zijn tussen 2019 en 2022 drastisch gestegen, met maar liefst 106%.

Er zijn een aantal manieren waarop werkgevers in de gezondheidszorg de arbeids- en loonkosten kunnen verlagen en toch een marktconform salaris kunnen bieden. Analyseer overwerk en premies, zoals toeslag voor overuren en werken op feestdagen, om afdelingen in kaart te brengen die stelselmatig meer uitbetalen. Herzie uw managementstructuur en schrap functies waar mogelijk. Hiermee bespaart u niet alleen geld, maar laat u ook de eerstelijnsmedewerkers zien dat het management niet is vrijgesteld van kostenbesparende maatregelen. En misschien wel de belangrijkste manier om te besparen: verminder waar mogelijk uw afhankelijkheid van uitzendkrachten en andere tijdelijke arbeidskrachten, die doorgaans meer kosten.

12. Op de hoogte blijven van de nieuwste technologieën

Technologie zorgt in alle sectoren, dus ook in de gezondheidszorg, voor grote veranderingen. Artsen en praktijkondersteuners behandelen patiënten (vooral ouderen en zeer besmettelijke personen) nu op afstand, waarmee tijd wordt bespaard en de veiligheid wordt vergroot. Medische dossiers zijn al geruime tijd geleden gedigitaliseerd en medisch personeel kan, soms in realtime, data verzamelen via draagbare of ingebouwde apparaten van patiënten.

Terwijl de medische technologie zich steeds verder ontwikkelt, hebben veel zorgmedewerkers de ontwikkelingen echter niet bijgehouden omdat bepaalde systemen een steile leercurve hebben. HR-teams moeten zorgen voor verplichte training over nieuwe medische systemen en het werknemers die in ploegendienst werken gemakkelijk maken om de tijd te vinden om cursussen te volgen. Het aannemen van technisch onderlegde werknemers is verstandig, maar in een krappe arbeidsmarkt kunnen werkgevers niet altijd kieskeurig zijn.