7 tips om het personeelsverloop te verminderen
Shawn Myers | Content Strategist | 25 maart 2024
Het aantrekken en behouden van goed presterende werknemers is voor elke organisatie een topprioriteit. Dit geldt met name voor bedrijfstakken met een tekort aan geschoolde werknemers, zoals de gezondheidszorg, productie, transport en bouw. De wervingskosten, opleidingskosten en andere directe kosten voor het vervangen van geschoolde werknemers zijn hoog. Maar als een bedrijf kansen niet kan benutten of opdrachten moet weigeren vanwege een tekort aan personeel, kost dat ook veel geld.
De meest succesvolle bedrijven gaan proactief te werk om talent te behouden door aantrekkelijke beloningen te bieden, een positieve werkomgeving te creëren, mogelijkheden voor opleiding en loopbaanontwikkeling te bieden en te luisteren naar hun werknemers. Chief Human Resources Officers en hun teams moeten inzicht krijgen in de onderliggende oorzaken van het personeelsverloop en belangrijke strategieën implementeren om dit personeelsverloop te verminderen.
Wat is personeelsverloop?
Het personeelsverloop wordt gemeten als het aantal werknemers dat een organisatie verlaat gedurende een bepaalde periode, meestal een jaar. Het verloop wordt gewoonlijk weergegeven in de vorm van een percentage dat wordt berekend door het aantal werknemers dat een bedrijf in die periode heeft verlaten, te delen door het gemiddelde aantal werknemers en het resultaat vervolgens te vermenigvuldigen met 100.
Het personeelsverloop omvat zowel vrijwillig vertrek (ontslagname, pensioen, verhuizing) als onvrijwillig vertrek (beëindiging dienstverband, ontslag).
Als u wilt bepalen of uw organisatie een hoog of laag personeelsverloop heeft, kunt u kijken naar het gemiddelde in uw branche. Volgens het NSI National Health Care Retention & RN Staffing Report uit 2023 (pdf) bedroeg het verloop onder ziekenhuispersoneel in 2022 bijvoorbeeld 22,7%. Het personeelsverloop bij de Amerikaanse overheid is minder dan 10%. Volgens een enquête van HR-adviesbureau Mercer bedroeg het gemiddelde personeelsverloop 17,3% in alle Amerikaanse bedrijven samen in 2022, een daling ten opzichte van de 24,7% uit de enquête van het jaar daarvoor.
Welke invloed heeft personeelsverloop op een bedrijf?
In het algemeen is een laag personeelsverloop positief voor een organisatie en een hoog personeelsverloop negatief. Bedrijven met een laag personeelsverloop hebben vaak een betere reputatie als werkgever dan bedrijven met een hoog personeelsverloop. Het is geen toeval dat bedrijven die hoog op de jaarlijkse ranglijst van de beste plaats om te werken prijken, over het algemeen weinig personeelsverloop hebben.
Voor het behalen van de bedrijfsdoelstellingen is het van cruciaal belang om voldoende mensen met de juiste vaardigheden in dienst te hebben. Het kan lastig zijn en nogal wat kosten met zich meebrengen om dat talent te vinden, en voor het aantrekken van topkandidaten kan het helpen om een goede reputatie te hebben.
Volgens het rapport State of the Global Workplace uit 2023 van Gallup is ongeveer 51% van de werknemers wereldwijd geïnteresseerd in of actief op zoek naar een nieuwe baan. Ondertussen kost alleen het vrijwillige personeelsverloop Amerikaanse bedrijven al ongeveer een biljoen dollar per jaar, aldus een onderzoek van Gallup uit 2019. De kosten voor het vervangen van een afzonderlijke werknemer variëren van een half jaarsalaris tot twee keer het jaarsalaris van die werknemer.
Een hoog personeelsverloop brengt niet alleen directe kosten met zich mee, maar kan het ook lastiger maken om de overgebleven werknemers te behouden, omdat deze vaak de werklast van hun voormalige collega's op zich moeten nemen. Wanneer goed presterende werknemers een bedrijf verlaten, nemen ze hun kennis en ervaring mee, waardoor de kwaliteit van de producten en diensten afneemt en de reputatie van het bedrijf wordt aangetast.
Oorzaken van personeelsverloop
Een zekere mate van personeelsverloop is onvermijdelijk en een organisatie heeft niet altijd invloed op de achterliggende factoren, bijvoorbeeld wanneer werknemers met pensioen gaan of verhuizen. Vaak wordt het verloop echter veroorzaakt door negatieve ervaringen van werknemers, en op dat vlak kan de werkgever verbeteringen doorvoeren.
Ontslaggesprekken met vertrekkende werknemers kunnen een effectief hulpmiddel zijn om de werkgever inzicht te geven in de reden waarom werknemers weggaan en wat eraan kan worden gedaan. Uit een enquête onder 2202 mensen uit 2022 via de vacaturesite FlexJobs voor afstandswerk bleek wat de vier meest voorkomende redenen zijn waarom mensen op zoek gaan naar een andere baan: een giftige bedrijfscultuur (62%), een laag salaris (59%), slecht management (56%) en een gebrek aan een gezonde balans tussen werk en privé (49%).
In het algemeen geven werknemers die hun ontslag indienen een of meer van de volgende redenen aan voor hun vertrek:
- een negatieve bedrijfscultuur
- onvoldoende salaris/andere vergoedingen
- te weinig ondersteuning of inefficiënt management
- onevenwichtige balans tussen werk en privé
- gebrek aan carrièremogelijkheden
- onvoldoende erkenning
- angst voor ontslag
- eentonig werk
- burn-out
- verhuizing
Het personeelsverloop verminderen
1. Het juiste talent aantrekken
Het wervingsproces is in elke organisatie anders, maar het belangrijkste doel moet zijn om dit proces doordacht en selectief te maken. Om te beginnen moet u ervoor zorgen dat toekomstige werknemers weten waar ze aan beginnen. Personeelswervers moeten eerlijk zijn over de bedrijfscultuur en de eisen die worden gesteld aan de functie, en niet gewoon de functie 'verkopen' aan de kandidaten. Als tijdens het wervingsproces duidelijk wordt gemaakt wat de verwachtingen zijn omtrent de functie, kunnen nieuwe werknemers vanaf de eerste dag met vertrouwen en productief aan het werk en wordt de kans kleiner dat ze het bedrijf snel weer verlaten. Managers en HR-leiders kunnen alleen duidelijke verwachtingen wat betreft de vaardigheden stellen als ze een duidelijk inzicht hebben in de vaardigheden die nodig zijn om de doelstellingen van het bedrijf te realiseren.
Wervingsmanagers moeten niet alleen rekening houden met de vaardigheden die nodig zijn om een functie op dat moment goed te kunnen vervullen, maar ook met vaardigheden die kunnen bijdragen aan een langdurige carrière binnen de organisatie. Dit kan worden gerealiseerd door bestaande werknemers die met de kandidaat moeten gaan samenwerken, deel te laten uitmaken van het wervingsproces. Door kandidaten gesprekken te laten voeren met eventuele toekomstige collega's, krijgen ze meer inzicht in de cultuur en normen van de organisatie. Hierdoor kunnen ze ook beter bepalen of ze wel of niet binnen de organisatie passen. Voor het identificeren en aantrekken van mensen die goed binnen de organisatie passen en dus waarschijnlijk langer zullen blijven, kan het nodig zijn gespecialiseerde headhunters in te schakelen en gebruik te maken van de nieuwste, op AI gebaseerde wervingstools.
2. Werknemers belonen en erkennen
Dit is een eenvoudige strategie om het personeelsverloop te verminderen, maar deze wordt vaak over het hoofd gezien. Door erkenning en waardering voor de prestaties van werknemers te tonen, zorgt u ervoor dat uw werknemers gelukkiger en productiever zijn, en wordt de kans groter dat ze langer bij de organisatie blijven. Het is niet voldoende om werknemers erkenning te geven tijdens de eindejaarsbeoordeling of bij het realiseren van een belangrijke mijlpaal, zoals de voltooiing van een project van een jaar. Deze erkenning moet via formele processen worden gegeven, bijvoorbeeld tijdens een officiële beoordeling, maar ook op andere momenten, in de vorm van waardering van collega's. Uiteindelijk gaat het erom een cultuur van erkenning te creëren.
In een enquête van Gallup-Workhuman uit 2022 onder 7636 Amerikaanse werknemers gaf slechts ongeveer een derde van de werknemers aan dat hun werkplek een formeel programma voor het erkennen van werknemers had. Toch concludeert Gallup in een analyse van de enquêtegegevens dat bedrijven met minimaal 10.000 betrokken werknemers tot 16,1 miljoen dollar per jaar kunnen besparen op de kosten van het personeelsverloop 'door erkenning tot een belangrijk onderdeel van hun cultuur te maken'. Respondenten van de enquête die aangaven dat ze positieve ervaringen hadden met erkenning op hun werk, beoordeelden hun dagelijks leven zelfs positiever dan werknemers die geen specifieke erkenning voor hun werk kregen.
3. Vastgestelde loopbaantrajecten creëren
Een gebrek aan carrièremogelijkheden is een belangrijke reden waarom werknemers weggaan bij een organisatie. Ambitieuze werknemers moeten een duidelijk omschreven loopbaantraject voor zich kunnen zien, een plan dat tot meer verantwoordelijkheden, een hogere beloning én een prestigieuzere titel leidt. Managers moeten regelmatig vergaderingen met hun mensen houden om hun loopbaandoelstellingen te bespreken, kansen te presenteren en een toekomstig traject uit te stippelen. Bedrijfsleiders moeten begrijpen dat een 'loopbaantraject' voor veel werknemers aanvoelt als onbekend terrein. Ze weten misschien niet welke opties er zijn om hun vaardigheden uit te breiden en nieuwe mogelijkheden binnen de organisatie te verkennen. Managers moeten hun werknemers niet alleen bewust maken van deze opties, maar ook laten zien welke persoonlijke stappen ze daarvoor moeten nemen: welke vaardigheden ze nog missen, welke ervaring nodig is en welke mensen, projecten en opleidingen hen daarbij kunnen helpen. Als een organisatie de werknemers geen inzicht biedt in deze verschillende loopbaantrajecten, volgen werknemers de route die wel altijd duidelijk is: de weg naar de uitgang.
4. Een goede balans tussen werk en privé
Een goede balans tussen werk en privé heeft voor iedereen een andere betekenis. Voor sommigen is dit een flexibel werkschema met ruimte om persoonlijke zaken te regelen wanneer dat nodig is. Voor anderen betekent dit dat ze niet altijd oproepbaar moeten zijn. En weer anderen vinden dat meer vakantiedagen tot een goede balans leidt. Maar voor bijna iedereen betekent dit het loslaten van de stress van het werk.
Uit een enquête uit 2021 van het Work Institute bleek dat 11% van het personeelsverloop voortkwam uit een onevenwichtige verhouding tussen werk en privé, waaronder de stress van zakenreizen, woon-werkverkeer en planning. Een slechte balans tussen werk en privé kan tot gevolg hebben dat werknemers uitvallen vanwege een burn-out. Ook de algehele reputatie van een bedrijf kan erdoor worden aangetast. Mogelijkheden voor thuiswerken, een flexibele planning, een milder beleid wat betreft vakantiedagen en beperkingen op de hoeveelheid overwerk zijn een paar eenvoudige strategieën waarmee werkgevers de balans meer in evenwicht kunnen brengen en daarmee het personeelsverloop kunnen verminderen. Zorg ervoor dat het beleid van uw organisatie wat betreft de balans tussen werk en privé goed wordt gedocumenteerd en wordt geïntegreerd in de bedrijfscultuur, met volledige betrokkenheid van het management.
5. Leermogelijkheden bieden
Werknemers die toegang hebben tot een gepersonaliseerd aanbod aan leer- en ontwikkelingsmogelijkheden, kunnen hun vaardigheden uitbreiden of verbeteren, wat weer ten goede komt aan de organisatie. Deze werknemers zijn bovendien tevredener, meer betrokken en minder geneigd om de organisatie te verlaten. Denk bijvoorbeeld aan het vergoeden van opleidingen die te maken hebben met het werk, en een budget om fysiek conferenties bij te wonen. Omdat mensen op verschillende manieren leren, is het verstandig om verschillende soorten opleidingen aan te bieden: traditionele lessen in een klaslokaal, virtuele opleidingen, cursussen on demand, enzovoort. Door werknemers op deze manier op te leiden, kunt u ze ook in nieuwe rollen plaatsen, wat in veel opzichten gunstig kan zijn voor uw bedrijf. Het kan bijvoorbeeld sneller en veel goedkoper zijn om bestaande werknemers op te leiden en om te scholen en zo bepaalde ontbrekende vaardigheden toe te voegen, dan om nieuwe werknemers aan te werven. Houd er echter rekening mee dat opleidingen gepersonaliseerd moeten worden om relevant te zijn voor afzonderlijke werknemers en waardevol voor het bedrijf als geheel. Elke persoon heeft een eigen set groei-ambities, vaardigheden en projecten waar hij of zij zich op richt en die samenkomen in de leermogelijkheden die de persoon nodig heeft. Om voor een bedrijf als geheel de meeste waarde te kunnen opleveren, moeten werknemers worden begeleid naar de ontwikkelingsmogelijkheden die voor hen het meest relevant zijn.
6. De marktprijs (of meer) betalen
Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden vormen nog altijd een van de belangrijkste redenen waarom mensen een aanbod accepteren en elke dag weer goede prestaties leveren. Het streven naar een betere beloning is voor veel werkende mensen ook de aanleiding om tijdens hun loopbaan van baan te veranderen. Ga na wat uw concurrenten hun werknemers betalen voor vergelijkbare functies en bied een vergelijkbaar salarispakket. Om toptalent te behouden is het ook belangrijk regelmatig een salarisverhoging en bonussen te geven. Maak ook goed duidelijk welke secundaire arbeidsvoorwaarden u uw werknemers biedt naast het basissalaris en de standaardbonus. Denk aan vergoedingen voor gezondheidszorg, lidmaatschappen, leermogelijkheden, welzijnsprogramma's en andere voordelen die werknemers eenvoudig over het hoofd kunnen zien bij het beoordelen van een werkgever.
7. Leren uit eerdere ervaringen met personeelsverloop
Het is belangrijk voor HR-professionals om gegevens over personeelsverloop en anekdotische feedback van ontslaggesprekken te verzamelen en te analyseren, en op basis daarvan eventuele veranderingen door te voeren. Door de gegevens die worden verzameld in de HCM-applicaties (Human Capital Management) van uw bedrijf te analyseren, kunnen gegevens over het personeelsverloop beter worden geïnterpreteerd, kunnen de onderliggende oorzaken van vrijwillig en onvrijwillig verloop worden geïdentificeerd en kan worden bepaald welke vaardigheden in het bedrijf ontbreken.
Trends analyseren om toekomstig personeelsverloop te verminderen met Oracle ME
Toonaangevende organisaties implementeren cloudapplicaties om te achterhalen wat de belangrijkste oorzaken zijn van personeelsverloop en nemen deze oorzaken weg door betekenisvolle interacties aan te gaan met hun werknemers. Oracle ME maakt deel uit van de applicatiesuite Oracle Fusion Cloud Human Capital Management en bevat functies waarmee regelmatig enquêtes kunnen worden uitgevoerd onder werknemers (en kan worden gereageerd op hun feedback), gerichte communicatie kan worden verstuurd, loopbaantrajecten kunnen worden opgesteld, erkenningsprogramma's kunnen worden gemaakt en werknemers met elkaar in contact kunnen worden gebracht. Oracle ME biedt ook ondersteuning voor een effectieve managercommunicatie door middel van functies zoals een organisator om voortgangsgesprekken te plannen en de besproken onderwerpen vast te leggen. Met dergelijke functies kunnen organisaties de tevredenheid en productiviteit van werknemers verhogen en tegelijkertijd een bemoedigende en aantrekkelijke bedrijfscultuur creëren waarin werknemers graag willen blijven werken.
Veelgestelde vragen over het verminderen van het personeelsverloop
Waarom is het belangrijk om personeel te behouden?
Het is belangrijk voor organisaties om een hoge mate van personeelsbehoud te hebben, omdat dit hun reputatie als een fijne plaats om te werken ten goede komt. Daardoor kunnen ze gemakkelijker toptalent aantrekken en tegelijkertijd besparen op de vaak aanzienlijke kosten voor het werven, onboarden en ontwikkelen van nieuwe werknemers.
Kan personeelsverloop goed zijn?
Een bepaalde mate van personeelsverloop is gezond voor een organisatie en kan een indicator zijn van succes. Organisaties maken een natuurlijke evolutie door wanneer hun productlijnen en strategieën veranderen. Sommige werknemers gaan mee in die evolutie, terwijl anderen zich daar niet in kunnen vinden. In het laatste geval kan het beter zijn om een werknemer te laten gaan in plaats van deze onder druk te zetten om zich aan te passen aan een veranderende cultuur of visie waarin deze zich niet thuis voelt.
Wat zijn de kosten van personeelsverloop?
De harde kosten van personeelsverloop variëren per bedrijfstak en positie, maar uit eerder onderzoek is gebleken dat deze kunnen variëren van een half jaarsalaris tot twee keer het jaarsalaris van de werknemer. Veel moeilijker om te bepalen zijn de kosten van een lager moreel onder werknemers, meer gevallen van burn-out, gemiste zakelijke kansen als gevolg van een personeelstekort, verloren institutionele kennis en aantasting van de reputatie van een werkgever.