إدارة المخزون هي عملية تنسيق تدفق البضائع من خلال شركة في دورة مستمرة من الطلب وتخزين وإنتاج وبيع وإعادة تخزين البضائع. عادة ما يتم تنفيذ إدارة المخزون على مستويين: إدارة المخزون الإجمالي وموقع التخزين وإدارة المخزون على مستوى الصنف. عند تحديد استراتيجية المخزون، تقوم الشركات بإجراء مفاضلات بين تقليل مبلغ النقدية المرتبطة في المخزون أو الاحتفاظ بالمخزون أكثر لزيادة خدمة العملاء أو كفاءة الإنتاج.
تتضمن استراتيجية المخزون إدارة المخزون على مستوى الصنف من خلال سياسات مثل مخزون الأمان (الموضح لاحقًا) ومراقبة المخزون من خلال السياسات، مثل تصنيف ABC لتحديد أولوية معدلات الاستعواض، والتي تأخذ سمات مستوى الصنف، مثل قيمة الاستهلاك وأحجام اللوط وأوقات تسليم الطلب، في الاعتبار.
ويمكن تصنيف المخزون على نطاق واسع إلى ثلاث فئات: المواد الخام/المكونات، والعمل الجاري، والسلع النهائية. تقوم شركات التصنيع بشراء المواد الخام أو المكونات وتخزينها حتى تصبح جاهزة للإنتاج وتحويلها إلى سلع تامة الصنع. شركات غير صناعية، مثل موزعي الجملة وتجار التجزئة، والبضائع الجاهزة للبيع للمستهلكين النهائيين.
يجب على جميع الشركات تحقيق توازن بين مستويات المخزون والطلب لأن المخزون يستهلك نقدية الشركة ويتحمل تكاليف النقل. وبغض النظر عن نوع الأعمال، يجب على الشركات أن تحافظ على رقابة صارمة على المخزون للحفاظ على النقد مع ضمان توفر مخزون كافٍ للوفاء بجداول الإنتاج أو طلب العميل المتوقع والطلبات الفعلية.
تعد إدارة المخزون معقدة وتختلف باختلاف مجال عملك ووظيفتك داخل الشركة ونوع الصنف الذي تتم إدارته. إن تحديد كيفية تخطيط وإدارة المخزون هو جهد تعاوني مليء بالمفاضلات والمخاطر والمكافآت.
لا يوجد شركتان على حد سواء. وفقًا لنموذج الأعمال الخاص بها، تستخدم الشركات عددًا من الطرق المختلفة لإدارة المخزون. يكلف المخزون أموال الشركة ، ولكن قد يكون من الضروري الاحتفاظ بالمزيد من مخزون الأمان للحفاظ على مستويات خدمة فائقة لتجنب خروج المخزون وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة التشغيلية. في بعض الأحيان ، يقوم المصنعون ذوو الآلات باهظة الثمن وعمليات الأشخاص بحمل مخزون زائد لتجنب إغلاق هذه العمليات بسبب نقص المخزون - مما سيكلف الشركة المزيد من المال.
تحتفظ جميع الشركات تقريبًا بمخزون الأمان للحماية من التغييرات غير المتوقعة في العرض والطلب. وبهذه الطريقة، يعمل المخزون كحماية ضد غير المتوقع، وكذاكرة وسيطة ضد عمليات إغلاق الإنتاج. يمثل مخزون الأمان رصيدًا بين أسعار الخدمة أو الاستيفاء (النسبة المئوية لطلبات العملاء التي يمكن للشركة شحنها على الفور من المخزون) والتكلفة الإضافية للطلب والاحتفاظ بالمزيد من المخزون. نتيجة عدم وجود مخزون كافٍ هي عمليات نفاد المخزون ، والتي يمكن أن تضر بأعمال تجارية خاصة إذا كان لدى العملاء بدائل ، مثل الشركات القائمة على التجارة الإلكترونية حيث يتوقع إنجاز سريع. تمثل عمليات نفاد المخزون الإيرادات المفقودة ويمكن أن تؤثر سلبًا على ولاء العملاء.
عادة ما يقوم المصنعون بإنشاء ضوابط للمخزون، مثل الحد الأدنى والحد الأقصى لمستويات التخزين ونقاط إعادة الطلب، داخل أنظمة ERP الخاصة بهم. يحدد الموزعون نقاط إعادة الطلب بطريقة لامركزية، مما يسمح لكل مركز توزيع بتحديد مستويات المخزون الخاصة به استنادًا إلى عوامل محلية أو طرق تعتمد على الطلب. يمكن أن تتضمن العوامل المحلية الطلب على مستوى معرف وحدة التخزين أو فترات التسليم أو الأنماط الموسمية. يمكن أن تتضمن الطرق القائمة على الطلب بيانات نقطة البيع من عملاء البيع بالتجزئة. تأخذ العديد من مؤسسات الشراء خصومات التسعير في الاعتبار في استراتيجيتها للشراء وقد تشتري المزيد من العرض أكثر من المطلوب للحصول على نقاط أسعار مواتية.
تتضمن إدارة المخزون إجراء عمليات مفاضلة بين الإيرادات والتكلفة والمخاطر. يتم تصنيفه في الميزانية العمومية كأصل حالي، حيث يقوم المخزون باستهلاك نقدية الشركة. يجب الانتباه بعناية إلى طول دورة التحويل النقدي - الوقت بين شراء المواد الخام (للمصنع) أو البضائع (البائع بالجملة أو بائع التجزئة) إلى البيع النهائي للمنتجات النهائية واستلام المدفوعات من العملاء.
وخلال ذلك الوقت، لا يزال النقد مرتبطا، ويجب على الشركات ضمان بيع مخزونها في الوقت المناسب (تسمى تحويلات المخزون) لإعادة النقدية إلى الأعمال التجارية. يتكبد المخزون بطيء الحركة تكاليف الملكية والمخاطر ويؤثر سلباً على التدفق النقدي للشركة. وبناء على ذلك، تحتاج الشركات إلى عملية منضبطة لضمان أن يكون مستوى استثمار المخزون متماشيا مع المستوى المتوقع لطلب العملاء.
كما تتطلب إدارة المخزون تحديد تكاليف صارمة لدعم كل من التقارير الإدارية الداخلية والتقارير المالية القانونية. يجب أن تتوافق تكاليف المخزون المستخدمة في الإنتاج مع طرق تحديد تكلفة الاستيعاب لتخصيص كل من العمالة المباشرة وغير المباشرة والمصروفات الإضافية للمنتجات عندما تتشكل في خط الإنتاج. وتتطلب السلع النهائية، التي يشار إليها أيضًا بمخزون البضائع، تخصيص أي تكاليف مرتبطة بإعدادها للبيع.
يمكن أن تشمل هذه التكاليف نفقات النقل والعمالة وغيرها من نفقات المناولة. يتم استخدام إجمالي، إجمالي كل المخزون عبر الشركة لتحديد بند سطر المخزون في الميزانية العمومية وتكلفة البضائع المباعة في بيان الدخل.
تستخدم الشركات مجموعة متنوعة من أنظمة إدارة المخزون، حسب عملياتها أو تعقيداتها أو احتياجاتها. ومن أمثلة نظم إدارة المخزون الأساسية الثلاثة يدوي ودوري ودائم. الأنظمة الدائمة هي أنظمة إدارة المخزون الأكثر تقدما ودقة، في حين أن الطريقة اليدوية هي الطريقة الأقل تطورا للإشراف على عمليات المخزون.
نظام المخزون اليدوي: تعتمد طريقة إدارة المخزون هذه على الجرد الفعلي للأصناف وتسجيل التفاصيل على الورق أو في جدول إلكتروني. وتُستخدم هذه العملية على نطاق واسع بواسطة الشركات الصغيرة التي لم تنتقل إلى حلول برامج إدارة المخزون.
نظام المخزون الدوري: هذا نظام لإدارة المخزون يتم فيه إجراء جرد المخزون في نهاية الفترة المحاسبية بدلاً من إجراء كل عملية بيع وشراء. إنه نظام بسيط نسبيًا يناسب الشركات الأصغر حجمًا مع عدد أقل من السلع.
نظام المخزون الدائم: النظام هو أكثر حلول البرامج الآلية تطورًا والاستفادة منها لتقديم رؤى في الوقت الفعلي. بمجرد دخول أي مخزون إلى منشأة ، يتم نقله أو بيعه أو استخدامه أو تجاهله ، سيقوم نظام المخزون بتحديث الأرصدة التي يتم مساعدتها على الفور من خلال المسح الضوئي من الأجهزة التي يتم الاحتفاظ بها يدويًا والتي تفحص رموز باركود الصنف أو علامات RFID.
RFID هو نظام تتبع التكنولوجيا الذي يدعم أنظمة إدارة المخزون. تستخدم أنظمة RFID العلامات المتخصصة المرفقة بكل عنصر لتتبع مكانها. تعمل RFID على تبسيط إدارة المخزون من خلال مسح الشحنات التي تم الوصول إليها حديثًا في النظام أو الشحنات الصادرة باستخدام الماسحات الضوئية المتنقلة. يمكن أن تكون علامات RFID نشطة ، أو بث إشارة باستمرار ، أو سلبية ، مما يتطلب من القراء الماديون تتبع العناصر. علامات RFID هي الأفضل لتوفير البيانات والرؤى في الوقت الحقيقي حول مكان المخزون في جميع الأوقات.
العد الدوري هو طريقة للشيكات والأرصدة لتأكيد مطابقة جرد المخزون الفعلي لسجلات مخزون الشركة. يضمن العد الدوري للأصناف الفردية على مدار السنة دقة كميات المخزون وقيمه.
يعد وجود نظام دقيق لتتبع كميات المخزون المتوافر أمرًا ضروريًا لإدارة العرض والطلب والحفاظ على مستويات خدمة العملاء العالية والتخطيط للإنتاج.
بدلاً من الاستفادة من أنظمة إدارة المخزون، يمكنك إجراء العد الدوري لأخذ المخزون الفعلي الكامل. أو يمكن للشركات استخدام كلتا التقنيتين جنبًا إلى جنب للتحقق من كميات المخزون وقيمه. تدعم إدارة المخزون العد الدوري المسلسل.
في حين أن إدارة المخزون شائعة في معظم الصناعات، إلا أن هناك صناعات معينة ذات متطلبات فريدة تستدعي أنظمة متخصصة. ومن الأمثلة البارزة على ذلك خدمة الأغذية (المطاعم) وتجارة التجزئة.
اليوم ، يجب على تجار التجزئة تقديم خيارات شراء مرنة للغاية للعملاء للبضائع التي يتم تقديمها من خلال قنوات مختلفة. لقد أجبرت المنافسة الضخمة من بائعي التجارة الإلكترونية الكبار والعملاء المطالبين بائعي التجزئة على تشغيل نموذج عمل مختلط، يجمع بين متاجر الطوب والكهرباء وتجارب الشراء عبر الإنترنت، والتي يشار إليها باسم البيع بالتجزئة متعدد القنوات.
توفر قنوات التسويق المتعددة للمشترين خيارات مرنة، مثل الطلب في المتجر أو الشحن إلى المنزل أو الشراء عبر الإنترنت أو الإرجاع في المتجر أو الشحن من موزع إلى متجر للاستلام. ويتمثل الهدف في تقديم تجربة عملاء شاملة ممتازة يمكن أن تعني الفرق بين النجاح والخروج من العمل.
من أجل توفير أفضل تجربة للعملاء من خلال القنوات المتعددة، يحتاج بائعو التجزئة إلى الحصول على رؤية في الوقت الفعلي للمخزون المتوافر لديهم لضمان أن تؤدي تجربة تسوق العملاء إلى طلبات. الأسهم لا تمنع فقط من ملء طلبات محددة، ولكن العملاء المحبطين من المرجح أيضا أن تبحث عن أصناف مماثلة على متجر المنافس أو موقع الويب. الولاء هو التألق وتحويل العلامة التجارية شائع. قد لا يعود العملاء المفقودون أبدًا ما يؤثر على المبيعات المستقبلية المحتملة.
ونتيجة لذلك ، يحتاج تجار التجزئة إلى إدارة المخزون بعناية شديدة لفرض غرامات على الخط الدقيق بين وجود مخزون كاف لملء أعلى نسبة من طلبات العملاء وعدم وجود الكثير مما يضيق تدفقهم النقدي والمخاطر التي تركت فوق المخزون في نهاية موسم الشراء الذي لا يمكن بيعه. برامج إدارة المخزون بالتجزئة (المقترنة بأنظمة إدارة الطلبات) تتيح لبائعي التجزئة التفاعل بسرعة مع التغييرات في سلوك الشراء وتعديل إستراتيجيات القنوات ومستويات المخزون لديهم.
تعتبر إدارة مخزون المطاعم فريدة من نوعها لأنها يجب أن توفر مراقبة المكونات في الوقت الحقيقي لأن العديد منها طازجة ، ولديها حياة قصيرة على الرف وتتبعها بعناية للاستهلاك. يجب على النظام أيضًا مراقبة مستويات المخزون بعناية، وتشغيل طلبات إعادة التخزين، وتسجيل إيصالات المخزون الجديدة، والمساعدة في إدارة تكاليف القائمة.
وتواجه إدارة المكونات الجديدة تحديات متأصلة من خلال مساعدة المديرين على مراقبة حياتهم بشكل وثيق لمنع التلف. في أحسن الأحوال ، يؤدي التلف إلى إهدار المال ، في حين أن أسوأ الحالات ، يمكن أن يسبب التسمم الغذائي ويثير إجراءات من السلطات الصحية.
يمكن أن تساعد برامج إدارة المخزون المطاعم في إدارة التحديات الفريدة التي تواجهها. من خلال ربط المبيعات تلقائيًا بمستويات المخزون، يمكن للمطاعم أن يكون لديها رؤية كاملة للأوامر والاستهلاك والرؤى المتعلقة بمخزونات المكونات وتجنب التلف وإدارة هوامشها. تقلل برامج إدارة المخزون أيضًا الوقت المستغرق في المهام الإدارية من خلال إرسال تنبيهات إلى المديرين حول حالات انتهاء صلاحية الصلاحية المحتملة للأرفف، وأتمتة إعادة الترتيب عندما تتجاوز الأصناف تواريخ التلف أو تقل عن مستويات الاستعواض المحددة.
توفر أنظمة إدارة المخزون الحديثة والمستندة إلى السحابة إمكانات إدارة شاملة للمواد تعمل على إدارة تدفق السلع بشكل فعال عبر شركتك وشبكة التوريد العالمية الخاصة بها. بالاقتران مع أنظمة إدارة المستودعات، توفر هذه الأنظمة رؤية دقيقة وفي الوقت المناسب لمستويات المخزون، وخطط إعادة التخزين ومعدلات تلبية الطلبات، وتؤثر جميعها في رضا العملاء. بالإضافة إلى أنظمة تخطيط سلسلة التوريد، فإنها تأخذ التخمين خارج إدارة المخزون من خلال مطابقة الطلب مع العرض من خلال تحسين مستويات التخزين، وزيادة معدلات تعبئة الطلبات، وضمان عمليات الإنتاج في الموعد المحدد، وتحسين استخدام رأس المال العامل.
تعد إدارة المخزون مكونًا حيويًا في إدارة سلسلة التوريد حيث إن سبب سلسلة التوريد هو نقل البضائع، إما تسليم المواد الخام والمكونات الفرعية إلى الشركات المصنعة أو استيفاء طلبات البضائع الجاهزة للمستهلكين. تساعد كلتا الشركتين على خفض التكاليف وتحسين التدفق النقدي وزيادة هوامش الربح.
تتمثل الميزة الرئيسية لحلول إدارة المخزون السحابية الحديثة في قدرتها على توفير رؤية في الوقت الفعلي للمخزون عبر عُقد متعددة في سلسلة التوريد، مثل مرافق الإنتاج والموردين والسلع العابرة ومراكز التوزيع. وهذا يمنح صناع القرار الرؤى التي يحتاجون إليها للحفاظ على رضا العملاء. وهذا أمر بالغ الأهمية بالنسبة للشركات ذات شبكات العرض الممتدة والطلب المتغير والمنافسة الشديدة.
تساعد طريقة العرض في الوقت الفعلي لمستويات التخزين وموقعها على تحسين إدارة جداول الإنتاج ومعالجة طلبات العملاء. على سبيل المثال، إذا تم التسليم بسبب مشاكل النقل، يمكن للمديرين تغطية العجز المؤقت عن طريق تحويل المخزون من مركز توزيع إلى آخر حيث تتطلب مستويات الطلب الأعلى وجود المزيد من المخزون.
بالإضافة إلى برامج تخطيط سلسلة التوريد، فإن وجود بيانات في الوقت الفعلي عن أحجام الطلبات يساعد المخططين على تحديد مقدار صنف معين يحتاجون إليه، ومكان تحديد موقعه، ومعدل احتياجهم لإعادة التخزين من أجل تلبية مستويات الإنتاج والطلب الفعلية والمتوقعة.
تتحدى سلاسل التوريد المعقدة الشركات لمواءمة العرض مع الطلب وتحديد مستويات المخزون بدقة أكبر. يمكن أن تساعد حلول تخطيط الطلب المتطورة في استخدام الخوارزميات المتطورة التي تتضمن سيناريوهات متعددة تتضمن توليفات الأصناف والمواقع بالإضافة إلى سياسات المخزون لإنشاء خطة الطلب المثلى. تلعب سيناريوهات "ماذا لو" دورًا حيويًا في ضمان أن تكون مستويات المخزون المخططة كافية لتلبية طلب العملاء وتجنب نفاذ المخزون وضمان المرونة.
إن اختيار الموردين المناسبين هو مسؤولية تنظيم المشتريات. يمكن أن يكون للموردين تأثير كبير على المخزون. على سبيل المثال، يعتمد تحقيق التوافر في الوقت المناسب على وجود موردين مؤهلين وموثوقين يمكنهم استيفاء جداول زمنية محددة للتسليم. إذا لم تفوت تواريخ الشحن المجدولة، فقد يتأخر الإنتاج وطلبات العملاء، مما يؤدي إلى انخفاض رضا العملاء.
يجب أن تكون خطة صافي المتطلبات المضمنة من خلال تخطيط التوريد في خطة الطلب قادرة على دعم تعقيد سلاسل التوريد العالمية لتحديد المواد الخام ومتطلبات مخزون المكونات للإنتاج. وأخيرا، تساعد نظم التخطيط على تحديد سياسات المخزون لتحديد مستويات مخزون الأمان (المخزون الزائد المستخدم كمخزن مؤقت ضد عدم اليقين في العرض والطلب) بشكل أساسي مع التخلص من التخمين من قرارات المخزون وتأثيرها السلبي المحتمل على التدفق النقدي.
يجمع تخطيط الأعمال المتكامل بين التوقعات الإحصائية وإشارات الطلب الفعلية لتوفير توقعات حديثة ومستويات مخزون تلبي مستويات خدمة العملاء المطلوبة أو المستهدفة. فهو يساعدك على إدارة حالة عدم اليقين في مهل الطلب والمورد. يتم تكوين أوامر الاستعواض عندما يكون وضع المخزون أقل من الحد الأدنى. وتتضمن هذه الطلبات فترات تسليم تقديرية لضمان مستويات كافية من المخزون. وفقًا لسياسة المخزون المحددة، قد يكون أمر الاستعواض عبارة عن كمية طلب ثابتة أو كمية محسوبة، ويتم احتسابه كفرق بين الحد الأقصى ووضع المخزون، ويمكن تعديله للحد الأدنى لكميات الطلب.
إذا كنت على استعداد لمعرفة المزيد عن إدارة المخزون الحديثة ، فإن مكانًا جيدًا للبدء هو طرح الأسئلة التالية على نفسك:
لا تزال العديد من الشركات تستخدم جداول البيانات أو الأنظمة القديمة غير المرنة لبعض أو كل جوانب إدارة المخزون. ورغم أن هذا النهج قد يبدو كافياً، فإن التقنيات القديمة قد تؤدي إلى نتائج أعمال دون المستوى الأمثل. للتنافس في سلاسل التوريد المعقدة اليوم والاستجابة بشكل كافٍ لأوجه الخلل الحتمية، تحتاج إلى حلول سحابية حديثة تشترك في المعلومات في الوقت الفعلي لتحقيق مواءمة أفضل بين التخطيط والإنتاج وطريقة عرض متكاملة للمخزون.
تساعد مجموعات إدارة سلسلة التوريد المتكاملة المستندة إلى السحابة (SCM) الشركات على تطوير أوجه التآزر عبر التخطيط وإدارة المخزون، بالإضافة إلى وظائف سلسلة التوريد المهمة الأخرى، مثل المشتريات والتصنيع والخدمات اللوجستية وإدارة الطلبات. النتيجة: زيادة الكفاءة وخدمة العملاء وهوامش ربح أعلى.
أين أنت في رحلتك إلى الإدارة المتكاملة للمخزون؟ كيف يمكننا تقديم المساعدة؟