Vad är ekonomisk förvaltning? En expertguide

När de flesta tänker på ekonomisk förvaltning tänker de ofta på att hantera sina egna bankkonton, att betala hyra eller ränta, betala räkningar, köpa matvaror och kanske till och med planera en månadsbudget. Men ekonomisk förvaltning för företag är en mycket mer komplex situation. Det handlar snarare om att kontrollera och spåra alla pengaflöden in och ut ur verksamheten, samt att vidta åtgärder för att göra företaget så lönsamt och ekonomiskt stabilt som möjligt.

För att få en tydligare bild kan vi bryta ner några av de viktigaste målen och funktionerna i den ekonomiska förvaltningen i mindre delar.

Vad är ekonomisk förvaltning?

Ekonomisk förvaltning handlar om att styra pengaflödet in i och ut ur organisationen. Alla företag behöver sälja produkter eller tjänster, betala utgifter, balansera räkenskaperna och betala skatt. Ekonomisk förvaltning omfattar allt detta, och även mer komplexa processer, som att betala ut löner, köpa in varor och lämna rapporter till myndigheterna för att visa att företaget följer tillämpliga lagar och förordningar. Övervakning av alla dessa transaktioner är vad vi syftar på när vi pratar om ett företags ekonomiska förvaltning. I allmänhet blir den ekonomiska förvaltningen mer komplicerad ju större företaget är.

Anställda som är specialiserade på ekonomisk förvaltning ansvarar för alla pengar som passerar in i och ut ur företaget. Mindre företag har minst en revisor eller bokförare som arbetar med banken för att utföra alla dessa transaktioner och hålla koll på pengaflödet. Stora företag har ofta ett helt ekonomiteam under ledning av en ekonomichef (CFO), controller eller någon med liknande befattning.

Ekonomiteamets främsta jobb är att se till att företaget förblir solvent och aldrig får slut på pengar – men det är inte deras enda jobb. De ansvarar också för att hantera lån och skulder, balansera räkenskaperna, övervaka investeringar, få in riskkapital och hantera offentliga erbjudanden (dvs. sälja aktier i företaget på den öppna marknaden). I grund och botten skyddar ekonomiteamet företagets ekonomiska resurser, övervakar och kontrollerar alla transaktioner samt vidtar åtgärder för att hålla företaget så lönsamt som möjligt.

Viktiga lärdomar

• Ekonomisk förvaltning handlar om att övervaka, kontrollera, skydda och rapportera om ett företags ekonomiska resurser.
• Företag har revisorer eller ekonomiteam som ansvarar för att hantera företagets finanser, inklusive alla banktransaktioner, lån, skulder, investeringar och andra finansieringskällor.
• Ekonomiteamen ansvarar också för att se till att företaget följer alla regler, förblir solvent och är så lönsamt som möjligt.

Om ekonomisk förvaltning

I begreppet ekonomisk förvaltning ingår affärsprocesser som omfattar alla team och avdelningar i företaget. Ett ekonomiteam ansvarar bland annat för:

• Fakturering och kundfordran: Pengar som kunder betalar eller har lovat att betala till företaget. Ekonomiteamen ansvarar för att skicka ut fakturor och bearbeta inkommande betalningar. Inkasseringsteam ansvarar för uppföljning av förfallna konton (processen läggs ibland ut på tredje part).
• Leverantörsreskontra: Pengar som företaget är skyldigt sina handlare och leverantörer. Ekonomiteamen ansvarar för att betala dessa fakturor och registrera betalningarna.
• Banktransaktioner och avstämningar Ekonomiteamen arbetar nära bankerna för att se till att alla banktransaktioner behandlas korrekt. De måste också se till att kontoutdragen stämmer överens med företagets egna uppgifter som sparats i företagets huvudbok och reskontra. Ekonomiteamen måste följa upp och korrigera eventuella felmatchningar mellan kontoutdrag och huvudböcker – en process som kallas kontoavstämning.
• Bokslut: På ett visst datum kommer företaget att stämma av transaktionerna under en viss period med sina konton och rapportera in sina finanser. Bokslutet, som den här processen kallas, sker vanligtvis i slutet av en månad, ett kvartal eller ett år.
• Rapportering: Företag måste rapportera sitt ekonomiska resultat regelbundet, till vd:n, styrelsen, investerare, aktieägare eller myndighetsutövare. Ekonomiteamet ansvarar för att dessa rapporter är både tydliga och korrekta.
• Scenariomodellering, planering och budgetering: Modellering av scenarier börjar med vissa antaganden om en kommande tidsperiod, t.ex. ”Nästa kvartal har vi förväntade intäkter på 10 till 15 miljoner USD.” Ekonomiteamet kör flera ”tänk om”-scenarier för de bästa och sämsta fallen för att uppskatta hur mycket pengar företaget kommer att ha om dessa situationer uppstår. Utifrån de här modellerna kommer ekonomiteamet bedöma hur man bäst åtgärdar och utvecklar lämpliga planer, prognoser och budgetar. Ofta arbetar ekonomiteamet med andra avdelningar, som sälj-, HR-, projekthanterings- och upphandlingsteam, för att skapa modeller med data från försäljningsprognoser, personalkostnader och lagerkostnader. Detta kallas för samordnad planering.
• Löner och utgifter: Enskilda löneutbetalningar till anställda är vanligtvis personalavdelningens ansvar. De totala personalkostnaderna summeras dock till ekonomiteamet så att de kan inordna dem i sina budgetar och planer. Ekonomiavdelningen ansvarar också för att ersätta anställdas utlägg, till exempel arbetsrelaterade resor och måltider.
• Kontanthantering och prognoser: Med pengar som ständigt flödar in i och ut från ett företag är det viktigt att ekonomiteamet är förutseende. De måste se till att företaget har tillräckligt med pengar för att hålla sig solvent för nästa kvartal, nästa år – till och med de kommande tre till fem åren. I de flesta företag görs vanligtvis likviditetsprognoser en gång i månaden.
• Skattestrategier: Alla företag måste lämna in skatter och, precis som resten av oss, vill de utnyttja så många avdrag som möjligt för att inte betala för mycket. Vissa ekonomiteam har skattespecialister anställda för att hantera detta. De som inte har det lägger ofta ut den här uppgiften till ett redovisningsföretag.
• Risk och regelefterlevnad Alla företag måste hantera finansiella risker, från stigande räntor till en global pandemi. Det är ekonomiteamets uppgift att kontrollera sådana risker och minska företagets exponering så mycket som möjligt. De måste också se till att företaget följer de regler och förordningar som fastställts av regeringar, tillsynsmyndigheter och andra organ för att behålla överensstämmelsen och undvika höga böter.

Varför är ekonomisk förvaltning viktigt?

5 bästa praxisåtgärder för att automatisera bokslutet

Ett automatiserat, samordnat bokslut är mycket viktigt för att kunna leverera korrekt rapportering till beslutsfattarna i rätt tid. Så här kommer du igång – och får det rätt.

Hämta ditt startpaket

Ekonomisk förvaltning är viktig eftersom den håller ett företag solvent. Det mest grundläggande målet är att se till att företaget inte går i konkurs. Den ekonomiska förvaltningen tar itu med de allvarligaste problemen som ett företag kan ställas inför, t.ex. intäktsförluster (som inträffade under pandemin), naturkatastrofer, strejk, krig och liknande.

Utöver grundläggande överlevnad, kan en god ekonomisk förvaltning och programvara för ekonomisk förvaltning hjälpa ett företag att växa och utvecklas. Ekonomiteamen har många verktyg att använda i verksamheten för att öka tillväxten. Under goda marknadsförhållanden, med en växande ekonomi och låga räntor, kan ekonomiteam låna pengar från banker, anskaffa medel från riskkapitalister eller börsnotera företaget (dvs. sälja aktier på börsen). Företaget kan investera dessa medel i tillväxt genom att öppna upp nya anläggningar, expandera till andra områden, uppgradera utrustning och liknande. När marknadsförhållandena är mindre gynnsamma – till exempel under en lågkonjunktur – kan den ekonomiska förvaltningen omfatta minskade kostnader genom att säga upp medarbetare eller stänga olönsamma anläggningar.

Att förbättra lönsamheten är en viktig del av den ekonomiska förvaltningen. Ekonomiteam arbetar ofta med sälj- och marknadsföringsteam för att fastställa priserna för företagets produkter och tjänster. De måste hitta en balans för att fastställa rätt pris. Om priserna är för höga kan kunderna gå till billigare konkurrenter och om de är för låga kan företaget kanske inte generera tillräckligt med intäkter för att täcka kostnaderna. Samtidigt är att kontrollera kostnaderna ett av ekonomiteamets viktigaste ansvarsområden, oavsett om det gäller anställda, hyra, el, råmaterial eller leveranskostnader.

Rapportering är en viktig del av en effektiv ekonomisk förvaltning. Ekonomichefen och andra i ledningen vill veta hur företaget presterar så att de kan fatta de bästa besluten för företagets framtid. De vill veta att verksamheten presterar som planerat och att den ger en bra avkastning till företagets investerare. En god ekonomisk förvaltning är viktig, eftersom den hjälper företaget att uppfylla – eller till och med överträffa – verksamhetsmålen.

Mål för ekonomisk förvaltning

Ekonomiteamen har många målsättningar för den ekonomiska förvaltningen. Deras främsta mål är att:

1. Se till att företaget är solvent genom att undvika konkurs och se till att företaget har tillräckligt med pengar för att fortsätta sin verksamhet.

2. Maximera lönsamheten genom att fastställa rätt pris för befintliga produkter och tjänster, avbryta olönsamma produkter och tjänster samt utvärdera potentiell vinst för nya produkter och tjänster.

3. Minimera kostnader genom att övervaka utgifterna och leta efter sätt att minska omkostnaderna.

4. Garantera en bra avkastning på investeringen för riskkapitalister, aktieägare och andra investerare.

5. Anskaffa kapital genom att attrahera fler investeringar med positiv avkastning på tidigare investeringar.

6. Likviditetsprognoser säkerställer att organisationen har tillräckligt med pengar – inte bara för att fungera utan även för att investera och växa.

7. Minska riskerna och undvik böter genom att se till att företaget följer tillämpliga lagar. Detta omfattar allt mer planering och rapportering för miljö, socialt ansvar och verksamhetsstyrning (ESG).

Funktioner i ekonomisk förvaltning

I mindre företag kan en person eller ett litet team utföra alla ekonomiska förvaltningsfunktioner i företaget. Större företag har vanligtvis team som ansvarar för specifika funktioner. Funktioner som:

Typer av ekonomisk förvaltning

I allmänhet är den ekonomiska förvaltningen uppdelad i följande typer:

Hantering av rörelsekapital

Detta fokuserar främst på den dagliga verksamheten, som att se till att det finns tillräckligt med pengar för att betala anställda eller köpa råvaror. Rörelsekapital omfattar sådant som tillgängliga kontanter, lagersaldo och andra tillgångar som snabbt kan säljas för att få in pengar om kritiska problem uppstår.

Hantering av intäktscykler

Detta står för den intäkt ett företag tjänar över tid genom att sälja sina varor och tjänster. När fler och fler företag övergår till att sälja allt ”som en tjänst” måste intäkterna redovisas under den månad eller kvartal som de tjänas in i, snarare än alla på en gång vid försäljningstillfället. Denna utspridda intäktscykel redovisas som återkommande månatlig intäkt eller MRR.

Kapitalbudgetering

Detta område inom ekonomisk förvaltning handlar om att identifiera vad ett företag behöver rent ekonomiskt för att uppnå både korta och långsiktiga mål. Ekonomichefer använder sig av kapitalbudgetering för att utvärdera lönsamheten av investeringar och/eller projekt för att se om de tillför ett värde till företaget.

Kapitalstruktur

Kapitalstruktur är en kombination av den skuld och det eget kapital som används för att finansiera ett företags verksamhet, förvärv, investeringar och tillväxt. Ett företags kapitalstruktur förmedlas vanligtvis som en skuldsättningsgrad.

Hantera dina ekonomiska data med Oracle

Utan någon slags programvara för ekonomisk förvaltning skulle en organisation vara väldigt svårhanterlig. I takt med att företaget växer blir den ekonomiska förvaltningen mer komplicerad och du kommer att behöva ekonomisk programvara som kan göra mer än grundläggande redovisning. Avancerade ekonomisystem hjälper dig inte bara att hantera flödet av pengar – de hjälper dig att optimera lönsamheten, fastställa skatteåtaganden, minska riskerna, uppfylla krav, förbättra intäktsförvaltningen och mycket mer. Med rätt affärssystem (ERP) på plats står du redo oavsett vad.

Frågor och svar om ekonomisk förvaltning

Vad menas med ekonomisk förvaltning?
Ekonomisk förvaltning avser förvaltningen av ett företags ekonomi, inklusive alla pengar som kommer in i verksamheten, alla pengar som går ut och alla kontanter eller tillgångar i reserven.

Vilken roll har den ekonomiska förvaltningen?
Den mest grundläggande rollen för ekonomisk förvaltning är att hålla företaget solvent. Dessutom kan en god ekonomisk förvaltning hjälpa ett företag att växa och utvecklas.

Ge ett exempel på ekonomisk förvaltning.
Ett exempel på ekonomisk förvaltning är när ett ekonomistyrningsteam bestämmer hur mycket pengar ett företag ska låna för att investera i en ny fabrik, produktlinje eller tjänsterbjudande.