Välja rätt vårdinformationssystem: Köpguide

De senaste vårdinformationssystemen på marknaden har utformats med fokus på användarvänlighet, säkerhet och skalbarhet. De kommer också att underlätta för vårdpersonal, forskare inom biovetenskaperna och patienter att dela information, vilket ska förbättra diagnoser, behandling och vård. Nästa generations vårdinformationssystem kommer också att använda den senaste tekniken, särskilt AI, för att stödja avancerad dataanalys, automatisera journalanteckningar och ge vårdpersonal åtkomst till patientjournaler genom röstkommandon.

Att byta leverantör av vårdinformationssystem är ett komplext och utmanande arbete. I den här artikeln beskrivs de viktigaste faktorerna att tänka på när ni utvärderar nya vårdinformationssystem.

Vad är ett vårdinformationssystem?

Vårdinformationssystem är programvaruplattformar för lagring och hantering av patienters medicinska data, såsom diagnoser, läkemedel, behandlingsplaner och provsvar. Vårdinformationssystem som bygger på öppna standarder kan anslutas till system som används av andra vårdgivare, myndigheter och biovetenskapliga forskare för att underlätta samordning och förbättra patientvården.

Vårdinformationssystem kontra elektroniska patientjournaler

Vårdinformationssystemens föregångare, de elektroniska patientjournalerna, utformades för elektronisk lagring och hantering av patientjournaler för en enda mottagning eller vårdgivare. De flesta vårdinformationssystem kan hämta data från valfri plats där en patient har fått vård, oavsett vårdgivare eller geografisk plats, samt från andra externa källor, förutsatt att den andra vårdgivaren använder ett kompatibelt system. De kan till exempel länka till biovetenskapsföretagens system för att matcha patienter med tänkbara kliniska prövningar.

Sju typer av vårdinformationssystem

De flesta vårdgivare som ser sig om efter ett nytt vårdinformationssystem överväger antingen leverantörsutvecklade system som hanteras lokalt eller som lagrar och hanterar data i molnet, men det finns andra typer. Läs vidare för att lära dig mer om de olika alternativen för vårdinformationssystem.

1. Lokalt system på vårdinrättning. I den här modellen hyser mottagningen, kliniken eller sjukhuset vårdinformationssystemet på egna servrar. Organisationen bär alla kostnader för att köpa och hantera datorer, nätverksutrustning och strömförsörjning, samt för IT-personal.
2. System med fjärrvärd. Denna typ av vårdinformationssystem hyses av tredje part på dennes servrar och kunden får vanligtvis åtkomst till systemet via ett virtuellt privat nätverk anslutet till internet.
3. Molnbaserat system (SaaS). Till skillnad från system med fjärrvärd som oftast tillhandahålls för en viss kund, utnyttjar molnbaserade vårdinformationssystem fördelarna med multitenans, dvs. att en större grupp av kunder kan dela på resurser och kostnader. Kundernas data hålls dock isär av molnvärden, som säkerställer att varje kunds data lagras separat. Denna typ av vårdinformationssystem är smidigare att uppdatera med de senaste funktionerna och säkerhetskorrigeringarna än lokala system. IT-kostnaderna är också lättare att förutsäga och arbetsbördan för kundens IT-organisation är mindre.
4. System för specifika vårdområden. Vissa vårdinformationssystem har utformats särskilt för vissa vårdområden, exempelvis onkologi, kardiologi, dermatologi, obstetrik eller geriatrik. I sådana specialiserade system är det lättare att få tillgång till detaljerade och specifika kliniska data, vilket kan underlätta för forskare som vill identifiera lämpliga försökspersoner för kliniska prövningar inom respektive område.
5. Vårdinformationssystem med integrerade administrativa funktioner. Vårdinformationssystem med integrerade administrativa funktioner låter användare enkelt navigera mellan olika administrativa funktioner, såsom patientbokning, registrering och uppföljning, bokföring, kundkonton och rapportering, inom ett och samma program.
6. System med öppen källkod. För vårdinformationssystem som använder öppen källkod kan utvecklare ladda ned källkod och anpassa den efter lokala behov i enlighet med licensen. Även om vårdinformationssystem med öppen källkod är billigare och mer flexibla än kommersiella system kan de vara svåra att implementera och ge teknisk support för.
7. Specialbyggda system. Specialbyggda eller anpassade vårdinformationssystem kräver att företag designar, bygger, testar och underhåller sina egna system. Precis som med system med öppen källkod är den största fördelen här att systemet kan anpassas för att tillgodose en organisations kliniska och operativa behov. Dock är nyttan ofta inte tillräckligt stor för att rättfärdiga den höga kostnad och komplexitet som bygge och underhåll av systemet medför, eller de utmaningar som rör interoperabilitet.

Så väljer ni rätt vårdinformationssystem

Beslutet att satsa på ett nytt vårdinformationssystem kan te sig överväldigande. Men faktum är att vårdgivare som inleder den här typen av projekt med en tydlig uppfattning om vilka personer som behöver involveras, vilka kriterier som ska användas för att utvärdera tänkbara system samt vilka steg som krävs för att förankra systemet hos användarna får ett mycket bättre utgångsläge för en lyckad implementering.

1. Analysera era behov. Behovsanalysen kan vara en tidskrävande process eftersom organisationer behöver se över aktuella arbetsflöden och flaskhalsar, identifiera kliniska, administrativa och tekniska krav och bestämma hur investeringen i ett vårdinformationssystem ska bidra till deras långsiktiga mål. Det är viktigt att inhämta feedback från så många användare inom organisationen som möjligt genom enkäter eller samtal. Alla kan inte delta direkt i valet av system (mer om det strax) men genom att involvera många på det här stadiet kan ni belysa behov som inte nödvändigtvis är självklara.
2. Gör upp en budget. Kostnaden för ett vårdinformationssystem varierar beroende på faktorer som leverantör, implementeringens komplexitet och antal användare. Efter att ha genomfört behovs- och kravanalys bör det dock vara möjligt att göra ganska säkra uppskattningar av kostnader för initial implementering och löpande användning.
3. Utse en urvalskommitté. Som vid behovsanalysen bör intressenter från alla delar av organisationen ingå i den mindre kommitté som väljer vårdinformationssystem. Urvalskommittén bör omfatta representanter för ledningen med ekonomiskt ansvar, kliniska chefer, läkare och sjuksköterskor som möter patienterna, annan vårdpersonal, IT-personal, jurister och regelefterlevnadsansvariga, och operativa chefer. Utse en projektledare som ska se till att urvalskommittén uppnår uppsatta mål inom utsatta tidsfrister.
4. Undersök leverantörer. När ni har dokumenterat organisationens behov, fastställt hur det nya vårdinformationssystemet ska bidra till långsiktiga mål och gjort upp realistiska budgetramar kan ni börja undersöka olika leverantörer. När en inbjudan att lämna anbud har skickats ut kan ni gå igenom anbuden och skapa en slutlista över leverantörer som matchar era urvalskriterier. Kriterierna bör täcka mer än bara vårdinformationssystemets funktioner och egenskaper. Ni bör välja en leverantör som kan hjälpa till med utbildning av personal och tillhandahålla resurser för självstudier som användare kan utnyttja när det passar dem, samt har dokumenterade mekanismer för datasäkerhet och integritetsskydd.
5. Begär demonstrationer. Genom demonstrationer kan ledamöterna i urvalskommittén se hur vårdinformationssystemet fungerar, ställa frågor och se specifika och konkreta användarscenarier. Syftet är att bedöma om systemet tillgodoser organisationens verksamhetsbehov vad gäller användbarhet, nödvändiga funktioner och arbetsflöden.
6. Kolla upp referenser. Be de anbudslämnare som ni väljer att gå vidare med om namn och kontaktuppgifter till kunder i samma storleksklass som er organisation, med samma typer av systemfunktioner och organisatoriska mål, och fråga dessa kunder om deras erfarenheter av leverantören och vårdinformationssystemet. Prata även med kunder som inte står med på leverantörens referenslista. Du kan hitta andra kunder på branschmässor, genom branschorganisationer, i onlineforum och i affärsnätverk.
7. Jämför anbud. Det bästa anbudet bör visa att leverantören har en tydlig uppfattning om era mål, implementeringens omfattning och organisationens budget. Anbudet ska innehålla en detaljerad och realistisk tidsplan samt specifik information om utbildning och löpande support.
8. Testa systemet. Pilotprojekt underlättar bedömningen av om ett nytt vårdinformationssystem kommer att fungera väl i situationer i verksamhetsvardagen. Provkörningar testar den valda implementeringsstrategin och hjälper implementerare hantera risker. För att dessa projekt ska lyckas krävs tydliga mål och god kommunikation mellan alla intressenter, inklusive slutanvändare, IT-team och representanter för ledningen.
9. Ta beslut. När urvalskommittén har gått igenom föregående steg bör den vara redo att välja den leverantör och det system som passar er organisation bäst.
10. Skapa en implementeringsplan. Ta fram en tidsplan för driftsättning och utbildning. För nästan alla vårdgivare är de väsentliga stegen att överföra data från det tidigare vårdinformationssystemet, att konfigurera åtkomstbehörigheter så att vårdpersonal kan se relevant information samt att utbilda personal i användningen av det nya vårdinformationssystemet.

Tio faktorer att tänka på vid val av vårdinformationssystem

När du har utsett din urvalskommitté kan du ge olika ledamöter ansvar för att utvärdera olika funktioner i vårdinformationssystemet beroende på deras expertis och möjliga användarroll i systemet. Här följer tio möjliga utgångspunkter.

1. Spjutspetsteknik. Integrering av de senaste AI-funktionerna och andra tekniska framsteg kan leda till större delaktighet för patienter och stödja effektiva evidensbaserade beslut, och även signalera att leverantören av vårdinformationssystemet satsar på löpande innovation.
2. Användbarhet. Tidiga generationer av vårdinformationssystem var svåra att använda och uppdatera, vilket bidrog till vårdpersonalens utbrändhet. Nya vårdinformationssystem däremot erbjuder lättnavigerade och konsumentanpassade gränssnitt med avancerad röstigenkänning som inte bara lättar på den administrativa bördan utan också bidrar till att minska antalet inmatnings- och transkriberingsfel.
3. Interoperabilitet. Det blir allt viktigare för vårdpersonal att kunna dela journalinformation med patienter, försäkringsbolag, forskare och folkhälsomyndigheter, vilket gör systemkompatibilitet till en viktig faktor.
4. Kostnad. Det är viktigt att inte bara se till licens- eller prenumerationspriset för journalsystemet utan också till kostnaderna för att utvärdera journalsystemet (t.ex. när medverkande personal behöver vara lediga från sina vanliga arbetsuppgifter) och för förändringshantering, produktivitetsförluster när den nya lösningen driftsätts, och kostnader för löpande utbildning och underhåll (i förekommande fall).
5. Utbildning och support. Kvaliteten på utbildning och support är avgörande. Fråga de leverantörer som ni överväger hur de levererar utbildning (i klassrum, digitalt, en kombination) och på vilket sätt detta varierar beroende på roller, hur lång utbildningen är och dess kostnad. Löpande support bör ges tidsnära och vara omfattande. Fråga leverantörer hur snabbt de svarar på och löser olika typer av supportärenden. De senaste funktionerna för vårdinformationssystem, såsom AI-stöd och dokumentationsassistenter som lyssnar i bakgrunden, kommer att kräva nya sorters utbildning och support. Med dokumentationsassistenten behöver vårdpersonal exempelvis förstå att de måste uttala informationen muntligt för att den ska läggas till i patientjournalen − den AI-drivna assistenten registrerar inte patientens blodtryck i patientjournalen om den inte hör det.
6. Skalbarhet. Skalbara vårdinformationssystem kan obehindrat stödja ett stigande antal användare, ökad systemtrafik och lagrade datavolymer utan att stöta på prestanda- och tillförlitlighetsproblem. Möjligheten att skala upp lagringsutrymme är särskilt viktig för att kunna hantera de snabbt växande datamängder som skapas med AI.
7. Säkerhet. Leta efter vårdinformationssystem som innehåller avancerad åtkomstkontroll, krypterar lagrade data och erbjuder möjligheter att logga vem som tittar på data, när de gör det och vilka ändringar de gör. Funktioner för löpande övervakning kan hjälpa till att flagga potentiella incidenter som rör integritetsskydd och regelefterlevnad.
8. Rapportering och analys. Vårdgivare behöver kraftfulla analysverktyg som kopplar samman patientjournaler, försäkringsbolags register och datalager för hälso- och sjukvårdsdata så att dataanalytiker kan samla in, slå samman, rensa och standardisera data till en enda informationsvy som är tillgänglig för både klinisk och operativ personal i verksamheten. Deskriptiv analys kan ge information om patienter, till exempel deras anamnes och operationshistorik, tidigare behandlingar och akutbesök. Diagnostisk analys kan förklara varför vissa medicinska händelser eller utfall inträffar − till exempel varför vissa typer av patienter oftare drabbas av komplikationer i samband med kirurgiska ingrepp. (I det här sammanhanget används ”diagnostisk” för att beskriva en typ av dataanalys; inte medicinska diagnoser.) Prediktiv analys kan analysera data om patienters riskfaktorer, trender inom folkhälsa och resurstillgänglighet för att hjälpa vårdgivare förutsäga efterfrågan på vårdmaterial och behov av personal och materiella tillgångar. Preskriptiva analyser kan sammanställa vårdalternativ som kliniker kan rekommendera för patienter baserat på deras specifika förhållanden, exempelvis åldersintervall, anamnes på kronisk sjukdom och sannolikt följsamhetsbeteende avseende kliniska instruktioner.
9. Mobil åtkomst. Vårdpersonal bör ha åtkomst till patientjournaler från telefoner eller läsplattor som finns tillgängliga på arbetsplatsen för att kunna se patientdata från vårdplatsen, uppdatera journaler i nära realtid och undvika att administrativa uppgifter samlas på hög.
10. Integrerad patientportal. I en patientportal eller invånarportal kan patienter se och begära förnyelse av sina recept, hitta provsvar, kommunicera med sitt vårdteam, boka tider, betala fakturor och utföra andra åtgärder. Försök att hitta portaler som är användarvänliga och lägger fokus på delaktighet.

Skapa en bättre vårdupplevelse med Oracle Health Vårdinformationssystem

Oracle Health Vårdinformationssystem hjälper vårdgivare hantera några av de största utmaningarna inom sjukvården, såsom att identifiera relevanta tester för att hålla patientgrupper friska, att rikta in sig på de patienter som behöver kallas till uppföljningsbesök och att slå samman rensade och sammanställda data från olika vårdinrättningar i en fullständig och korrekt patientjournal. Oracle Health Vårdinformationssystem körs i molnet på Oracle Cloud Infrastructure, vilket förbättrar datasäkerheten för de känsliga hälsouppgifter som lagras i systemet. Det erbjuder också AI-stöd för arbetsmoment i den kliniska vardagen för att öka vårdpersonals produktivitet och underlätta beslutsprocessen.

Vanliga frågor om att välja vårdinformationssystem

Vem använder vårdinformationssystem?

Enskilda sjukhus, stora vårdgivarorganisationer, enskilda läkarmottagningar och små kliniker använder alla vårdinformationssystem för att lagra och hantera patientdata. Personer i roller med ansvar för folkhälsa använder data från vårdinformationssystem för att observera och analysera populationshälsa.

Vad är skillnaden mellan affärssystem och vårdinformationssystem?

Affärssystem används av företag i alla branscher för att hantera ekonomi, inköp, projekt och andra processer. Vårdinformationssystem används av vårdgivare för att lagra, hantera och dela patientuppgifter i syfte att förbättra diagnoser och behandlingar.

Är vårdinformationssystem säkrare än pappersjournaler?

Även om pappersjournaler inte kan bli föremål för cyberangrepp så kan de tappas bort eller förstöras av misstag. Patientjournaler i molnbaserade vårdinformationssystem skyddas av flera lager av säkerhet och säkerhetskopieras till olika platser.