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您準備好面對 GDPR 白皮書了嗎?
GDPR 和財務長

財務長該如何應對新的法令遵循規範?


GDPR 若有哪個方面可能會引起財務長的關注,必然就是組織違反新的資料保護法規時可能面臨的巨額罰款。

當相關金額高達 2000 萬歐元或年營收的 4% 時 (取其中較高額者),財務長作為公司財務的守門員 (通常是風險管理董事會的所有人) 無法坐視不管。

然而,財務長不應該只是心生畏懼,消極地希望支付這種鉅額罰款的一天永遠不會到來。財務長應該要採取一些措施確保其組織作足準備,從參與跨組織的規劃和審計開始,來瞭解組織內部所處理的個人資料的類型、其所在的位置、由誰擁有並且有必要存取這些資料,以及相關處理作業將如何受到 GDPR 的影響。

對財務長而言,這個流程應該包含審查組織所擁有、建立的資料,並進行與財務相關的管理。這也涵蓋員工資料,如工資單或薪資資料,以及可能向 CFO 報告的供應商、承包商和外包商所擁有的資料。財務長也應審查與這些供應商簽訂的合約,以確保符合 GDPR。

財務長的另一個重要作用是確保組織進行法令遵循的作業時得到充分的資助和資源。為達成此一目標,財務長必須瞭解法令遵循的成本,以及應該於何處進行投資來確保達成目標。這可能影響到 IT 等團隊增加額外預算,這個問題在遵循 GDPR 的最後階段會變得益加困難,因為只有當資料受到保護並達到結構化,組織才能回應資料主體關於提供、修改或刪除資料的請求。

然而,為了避免法令遵循成本的上揚,財務長還必須瞭解哪些措施是至關重要的,並謹慎應對向其提出額外預算的請求。「這是為了遵循 GDPR」,此說法或能用以推辭其它看似非必要的採購請求。這就是為什麼財務長必需掌握 GDPR 最新的相關資訊,同時充分瞭解其內涵。

在 GDPR 5 月 25 日的截止日之後,還會有一些不確定因素出現。但無論發生什麼事,財務長都必須要做好充分的準備。對於任何改善其資料處理和使用方式的組織而言,資料導向的經濟可能出現新的契機。因此,財務長應該衡量 GDPR 能帶來的潛在優勢,以及它如何有助於獲取有價值的洞見、改善營運、更瞭解客戶,進而讓組織面臨風險和機會時作出更好的應對。

然而,財務長在作最終極的權衡時,也要為最不利的一面最好準備。可能會有組織陷入麻煩的問題,並遭受罰款—或可能的法律訴訟案件。雖然財務長會盡其所能讓組織避免發生此種情形,但有些財務長仍可能選擇為最差的狀況作準備,為其撥出保險的資金,以應對令人咋舌的罰款。


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