什麼是庫存管理?

庫存管理是透過公司持續訂購、儲存、生產、銷售及重新入庫商品流程的過程。庫存管理通常在兩個層次執行:彙總庫存管理、庫存地點和項目層級的庫存管理。在確定其庫存策略時,公司會取捨庫存中的現金數量或持有更多庫存,以最大化客戶服務或生產效率。

庫存策略包含透過政策在料號層次進行庫存管理,例如安全存量 (稍後將會說明),以及透過政策來控制庫存控制,例如 ABC 分類以排列補貨率的優先順序,這些項目層級屬性會考慮沖銷值、批號大小及訂單前置時間。

庫存可廣泛分類為三個分類:原料 / 元件、在製品及成品。製造公司購買原材料或元件,在準備好生產前加以儲存,然後將它們轉換成成品。非製造公司,如批發經銷商與零售商、庫存成品銷售給最終消費者。

所有公司都必須在庫存層級與需求之間取得平衡,因為庫存會消耗公司的現金並導致持貨成本。無論企業的型態為何,公司都必須嚴密掌控庫存以節省現金,同時確保庫存足夠以滿足生產排程或預測的客戶需求與實際訂單。

庫存管理的優點

庫存管理相當複雜,但會根據您的產業、公司內的職能,以及管理的項目類型而有所不同。決定如何規劃及管理庫存,是整個權衡、風險和獎勵的協同合作成果。

不會有兩家公司完全相同。企業會根據其業務模型,使用許多不同的方法來管理庫存。庫存會使公司成本增加,但公司有必要持有更多的安全庫存,以保持卓越的服務水準,避免缺貨,並使營運效率最大化。擁有昂貴的機器和人員操作的製造商有時會攜帶過量的庫存,以避免因庫存不足而關閉這些業務,這將造成公司更多的成本。

幾乎所有公司都維護安全存貨庫存,以防止供給和需求發生未預期的變更。如此一來,庫存的功能即為防止非預期的情況發生保護,並且作為對生產環境關閉的緩衝區。安全存量代表服務或裝櫃率之間的餘額 (公司可以立即從庫存出貨的客戶訂單百分比),以及訂購與持有更多庫存的額外成本。由於缺乏足夠庫存的後果為缺貨,這對企業來說可能是因為客戶有不同的替代方案,例如預期快速履行的電子商務型業務。缺貨代表損失收益,可能會對客戶忠誠度造成不利影響。

製造商通常在 ERP 系統內建立庫存控制,例如最小和最大庫存層次及再訂購點。代理商以分散式方式建立再訂購點,讓每個配銷中心根據當地因子或需求導向方法決定其庫存層次。本地因素可以包含 SKU 層次的需求、前置時間或季節性模式。需求導向方法可以包含零售客戶的銷售點資料。許多採購組織會在其採購策略中將訂價折扣納入考量,並可能會比取得優惠價格點所需的供給更多。

庫存管理:財務關聯

庫存管理涉及在收入、成本及風險之間進行折衷。在資產負債表上分類為流動資產,庫存會沖銷公司現金。必須仔細地注意現金轉換週期的長度 - 購買原材料 (製造商) 或商品 (批發商或零售商) 與最終銷售成品與收到客戶款項之間的時間。

在這段期間,現金會維持聯繫狀態,公司必須確保庫存能及時銷售 (稱為庫存週轉率),以便將現金退還給企業。緩慢的庫存會產生持有成本、風險及不利影響公司的現金流量。因此,公司需要紀律的過程來確保庫存投資的水平與預期的客戶需求相符。

庫存管理也需要嚴謹的成本計算,以支援內部管理報告和法定財務報告。在生產中使用的庫存成本必須符合吸收成本計算方式,才能在生產線上使用資源配置直接與間接人工與製造費用。以及成品 (亦稱為商品庫存) 需要分配與準備銷售相關的所有成本。

這些成本可包含運輸、人工及其他處理開支。彙總就是公司所有庫存的總和,用於決定資產負債表上的庫存明細項目與損益表上的銷貨成本。

庫存管理系統有哪些類型?

企業會根據其作業、複雜性或需求,採用各種庫存管理系統。三種主要庫存管理系統的範例包括手動、定期及永久。永久系統是最先進、最準確的庫存管理系統,而手動方法是監督庫存作業的最低複雜方式。

手動庫存系統:此管理庫存的方式取決於項目的實際盤點,以及在紙本文件或試算表上記錄明細。此程序被未移至庫存管理軟體解決方案的小型企業廣泛使用。

定期庫存系統:這是庫存管理系統,庫存計數會在會計期間結束時執行,而非每次銷售與採購後執行。它是一個相對簡單的系統,適合少數商品的小型企業。

永久性庫存系統:系統是最複雜的運用自動化軟體解決方案,提供即時洞察力。一旦任何存貨進入設施,被移動、出售、使用或丟棄,庫存系統就會在掃描物品條碼或 RFID 標籤的手持裝置的掃描説明下立即更新剩餘數量。

射頻識別 (RFID) 系統與庫存管理系統

RFID 是支援庫存管理系統的技術追蹤系統。RFID 系統使用附加至每個項目的特殊標記,以追蹤其出處。RFID 藉由使用行動掃描器掃描剛抵達的出貨至系統,或出貨輸出出貨,簡化了庫存管理。RFID 標籤可以啟用、持續廣播訊號,或被動地需要實體讀取器追蹤項目。RFID 標籤最適合在任何時候提供即時資料與洞察力。

庫存管理與週期盤點

週期盤點是檢查與餘額的方法,以確認實際盤點符合公司的庫存記錄。在一整年中進行個別項目的定期盤點可確保庫存數量與值的準確性。

準確的追蹤庫存量系統對於管理供給與需求、維護高客戶服務層次及規劃生產而言至關重要。

您可以執行週期盤點,不用利用庫存管理系統取得完整的實際盤點。或者,企業可以同時使用兩種技術來驗證庫存數量與值。庫存管理支援序列化週期盤點。

庫存管理範例產業使用案例

雖然庫存管理在大多數產業十分常見,但其特殊需求有特殊的產業。顯著範例像是餐飲服務 (餐廳) 和零售業。

零售庫存管理

如今,零售商必須透過不同的通路提供極具彈性的客戶購買選項。來自大型電子商務廠商的激烈競爭以及要求客戶必須迫使零售商經營混合式業務模式、結合實體商店與線上採購體驗 (稱為全通路零售)。

全通路為買家提供了靈活的選擇,例如店內訂購、送貨到府、線上購買、店內退貨,或從經銷商發貨到店內取貨。目標是提供極佳的端對端客戶體驗,這代表成功與出差之間的差異。

為了透過全通路提供最佳的客戶體驗,零售商必須即時檢視目前庫存量,以確保客戶購物體驗訂單。缺貨不僅會無法履行特定訂單,而且不滿的客戶也很可能在競爭對手的商店或網站上尋找類似的商品。忠誠度稍縱即逝,轉換品牌很常見。流失的客戶可能再也不會回購進而影響未來的銷售。

因此,零售商需要非常謹慎地管理庫存,在擁有足夠的庫存以滿足最高比例的客戶訂單與不擁有太多庫存之間進行微調,因為太多庫存會使他們的現金流緊繃,並有可能在採購季節結束時出現無法出售的剩餘庫存。零售庫存管理軟體 (結合訂單管理系統) 可讓零售商快速因應採購行為變更,並調整其通路策略和庫存層次。

餐廳的庫存管理

管理餐廳庫存的獨特之處在於,它必須提供即時的原料監測,因為許多新鮮原料保存期限很短,而且要仔細追蹤到耗用完畢為止。系統也必須小心監視庫存層級、觸發重新庫存訂單、記錄新的庫存收據,並協助管理功能表成本。

幫助管理者密切監控貨架壽命以防止損壞,管理新鮮成份具有固有挑戰。最好,香料會產生浪費,而最糟糕的情況則可能造成食物中毒,並導致健康當局採取行動。

庫存管理軟體可協助管理餐廳特有的挑戰。藉由自動將銷售與庫存層次連結,餐廳可以全盤掌握訂單、耗用情況、對成品庫存的洞察力、避免損壞及管理其利潤。庫存管理軟體也縮短了管理作業所耗費的時間,方法是將警示傳送給經理,了解潛在的儲存壽命到期情況,並在項目超過其損壞日期或低於設定的補貨層次時自動進行重新排序。

庫存管理軟體

現代化的雲端庫存管理系統提供全方位的原物料管理功能,可有效管理公司及其全球供應網路的貨物流程。結合倉儲管理系統,他們提供準確且及時的庫存層次檢視、重新進貨計畫及訂單裝櫃率,以及所有有效的客戶滿意度。與供應鏈計畫系統結合,它們透過最佳化存貨水層級、提高訂單完成率、確保按期生產和提高營運資本利用率,使需求與供應相符,讓庫存管理不再是臆測。

庫存管理與供應鏈管理

庫存管理是供應鏈管理的一個重要組成部分,因為供應鏈存在的理由是貨物的流動,不是將原材料和次級部件交付給製造商,就是完成向消費者提供成品的訂單。這兩種方案都有助於公司降低成本、提升現金流量,以及提升利潤。

庫存能見度

現代化雲端庫存管理解決方案的主要優點是,他們能夠跨供應鏈的多個節點,即時檢視庫存,例如生產設施、供應商、在途庫存及配銷中心。這可讓決策者深入了解客戶滿意度所需的洞察力。這對於有延伸供應網路、可變需求及激烈競爭的公司來說特別重要。

即時庫存檢視及其地點,協助他們更妥善管理生產排程和客戶訂單處理。例如,若因運輸問題而保留交貨,經理可將庫存從一個配銷中心移位到另一個有更多庫存需求層次保固的倉庫,以涵蓋暫時差額。

供應鏈規劃軟體結合後,在訂單量上提供即時資料可協助規劃員判斷所需的特定項目數量、應位於何處,以及必須重新入庫多少時間,以符合實際和預測的需求和生產層級。

整合式供應鏈規劃

複雜的供應鏈可挑戰公司讓供給與需求保持一致,並以更精準的方式決定庫存層次。精密的需求規劃解決方案可協助運用精密的演算法來合併多個案例,包括料號與地點組合以及庫存政策,以產生最佳需求計畫。假設情況案例扮演重要角色,以確保計畫性庫存層次將能夠滿足客戶需求、避免無庫存,以及確保抗逆力。

管理供應商以最佳化庫存管理

選擇正確的供應商是採購組織的職責。供應商可以對庫存產生重大影響。例如,實現及時可用情況取決於具有可靠、合格的供應商能符合特定交貨時間表。如果他們遺漏排定出貨日期,則可能會延遲生產與客戶訂單,進而降低客戶滿意度。

透過供應規劃納入需求規劃的淨需求規劃必須能夠支援全球供應鏈的複雜性,以判斷生產的原材料和元件庫存需求。最後,規劃系統可協助確定設定安全存量層次的庫存政策 (作為供給與需求不確定性的緩衝區的超量庫存),基本上從庫存決策中移除猜測,以及對現金流量的潛在負面影響。

整合式業務規劃結合統計預測與實際需求訊號,提供符合您所需或目標客戶服務層級的最新預測和庫存層級。可協助您管理需求與供應商前置時間的不確定性。每當庫存位置低於最小閾值時,就會產生補貨訂單。這些訂單包含預估的前置時間,以確保足夠的庫存量。根據指定的庫存政策,補貨訂單可以是固定訂購數量或計算數量,計算方式為最大閾值與庫存位置之間的差異,而且可以調整最小訂購數量。

雲端庫存管理 - 您在旅程何處?

如果您已經做好深入了解現代化庫存管理,可以向您詢問下列問題:

  • 我們是否透過讓庫存與需求與供應規劃相符,來進行最佳化?
  • 我們是否採用正確的庫存政策,以最小化庫存成本並最大化客戶服務?
  • 庫存分散是否阻礙了我們的執行能力?
  • 我們如何管理安全存貨?
  • 我們有多少營運資金與庫存相關?
  • 我們如何改善庫存週轉率?
  • 如何支援客戶滿意度目標庫存可用性?

許多公司目前仍使用試算表或無彈性的舊有系統,進行庫存管理。雖然該方法似乎已足夠,但較舊的技術可能會導致不佳的業務成果。若要在現今複雜的供應鏈中競爭並回應不確定的中斷狀況,您需要即時共用資訊的現代化雲端解決方案,以實現更好地進行規劃、生產及整合的庫存檢視。

雲端整合式供應鏈管理 (SCM) 套件可協助公司發展規劃與庫存管理的協同作業,以及其他重要的供應鏈功能,例如採購、製造、物流和訂單管理。提高效率、客戶服務以及更高的利潤。

您到哪裡去整合式庫存管理?我們要如何協助您?