Guide des logiciels de gestion des programmes d'investissement

Les logiciels de gestion des programmes d'investissement aident les entreprises de construction à hiérarchiser, planifier et exécuter leurs projets d'investissement plus efficacement, ce qui est toujours plus important compte tenu des pressions concurrentielles croissantes et des dépenses d'investissement considérables dans les secteurs public et privé.

Pour améliorer la prise de décision, le contrôle et la précision des projets, les entreprises de construction doivent normaliser et coordonner leurs processus de gestion des programmes d'investissement. Pour ce faire, elles doivent abandonner leurs processus manuels sujets aux erreurs, avec des feuilles de calcul cloisonnées et des applications déconnectées.

Cet article présente une approche qui aidera les entreprises à améliorer la performance des projets d'investissement et des programmes en connectant les processus, les systèmes et les équipes et en unifiant les données. Il décrit les avantages d'un logiciel de gestion de programmes d'investissement d'entreprise et explique comment choisir la plateforme adaptée à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des programmes d'investissement (CPMS) ?

Les logiciels de gestion des programmes d'investissement fournissent une solution cohérente pour connecter et gérer les processus au niveau des projets d'investissement et du portefeuille. Les meilleures suites basées sur le cloud s'intègrent également à l'ERP associé et à d'autres applications d'entreprise, donnant à tous les utilisateurs pertinents un accès instantané aux mêmes données.

La plupart des maîtres d'ouvrage ont des équipes qui analysent l'ensemble de leur programme d'investissement, en posant des questions telles que : Comment utilisons-nous au mieux ce budget ? Que devons-nous construire ? Que devons-nous maintenir ? De quoi avons-nous besoin pour la rénovation ?

Une équipe finance d'entreprise utilise généralement une application ERP. Toutefois, s'il n'existe pas de système automatisé permettant de gérer de manière cohérente les contrôles de projet, y compris les coûts, les prévisions, les contrats, les modifications et la planification, aux niveaux du projet et des projets croisés, l'application ERP pourrait ne pas refléter les dernières données du projet. L'intégration d'une solution de projet et de portefeuille à votre application ERP peut vous aider à maintenir l'ERP à jour.

Points clés à retenir

• Un logiciel de gestion des programmes d'investissement peut aider à standardiser et à automatiser les processus et à centraliser les informations afin que les entreprises puissent garder les projets sur la bonne voie et prendre des décisions rapides, cohérentes et éclairées.
• La mise en œuvre d'un CPMS peut aider à améliorer la visibilité et le contrôle des projets, ainsi que la collaboration entre les équipes.
• Ce logiciel prend en charge les comparaisons de projet à projet et les leçons apprises.
• Assurez-vous que la solution CPMS sélectionnée par votre entreprise dispose de la flexibilité nécessaire pour évoluer et évoluer sur le long terme.

Ce que vous devez savoir sur la gestion des programmes d'investissements

Un système logiciel de gestion des programmes et des projets d'investissement à l'échelle de l'entreprise peut normaliser les processus et les informations afin d'améliorer le contrôle et la prise de décision et d'aligner les projets prioritaires et les objectifs organisationnels. Il facilite également l'allocation du matériel, des équipements et du personnel. Par exemple, une fois qu'une demande de modification est approuvée dans un workflow automatisé, tout impact de coût associé apparaît immédiatement dans la feuille de coûts et le contrat associé, liés à l'application de paie, de sorte qu'il puisse dire « Oui, ce coût supplémentaire a été approuvé et ce paiement peut être approuvé ».

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de programmes d'investissement ?

Chaque projet de construction et d'ingénierie est différent, avec différents membres de l'équipe, de réglementations liées à des emplacements spécifiques et de diverses étendues, ce qui fait de la normalisation l'un des plus grands défis du secteur. Pour les maîtres d'ouvrage, ce défi se manifeste souvent sous la forme de sources et de formats de données différents, de processus incohérents et de systèmes déconnectés.

Les entreprises ont besoin de pouvoir contrôler tous les projets et programmes, de la hiérarchisation et de l'approbation à l'exécution, en passant par les opérations et la maintenance continues. Les logiciels de gestion de projets d'investissement et de programmes peuvent apporter ce contrôle, ce qui contribue à augmenter l'efficacité et la précision et à améliorer les résultats.

Avantages des logiciels de gestion des programmes d'investissement

Les programmes d'investissement d'aujourd'hui sont intrinsèquement complexes, impliquant de multiples parties prenantes, des processus détaillés et des investissements financiers importants. Un logiciel de gestion de programmes dans le cloud peut aider les équipes de construction à exécuter plusieurs projets complexes, à améliorer l'efficacité des projets et à améliorer les résultats globaux des projets. Voici les principaux avantages dont vous pourriez profiter.

• Amélioration de la visibilité et du contrôle des projets
  Pour une gestion efficace des programmes, il est essentiel de comprendre et de partager le statut, l'avancement et les obstacles potentiels de chaque projet. Un logiciel de gestion des programmes d'investissement donne à toutes les parties prenantes une visibilité sur les projets tout en aidant les équipes à communiquer et à contrôler les ressources.
• Collaboration améliorée entre les parties prenantes
  Le fait de tenir toutes les parties informées, avec un accès immédiat aux mêmes informations, peut aider à prévenir les erreurs de communication et à créer un sentiment de responsabilité partagée pour la réussite du projet. C'est également bénéfique pour les relations à long terme. Cette approche renforce la collaboration entre les maîtres d'ouvrage et leurs équipes d'exécution.
• Workflows rationalisés et processus automatisés
  Le temps constitue un facteur clé dans des environnements de projet de construction complexes et dynamiques. Les e-mails et les feuilles de calcul cloisonnées entravent la progression en limitant les communications et le partage d'informations. Une solution de gestion de programmes dans le cloud peut aider à rationaliser les workflows et les informations pour que toutes les parties prenantes puissent y accéder où qu'elles soient et quand elles le souhaitent.
• Meilleure gestion des risques et atténuation des risques
  Les projets de construction peuvent être retardés en raison de conditions météorologiques défavorables, de perturbations de la supply chain, de pénuries de main-d'œuvre et d'autres facteurs. Une gestion efficace des risques aide les équipes de projet à prévoir et à planifier ces défis et à réaffecter les ressources selon les besoins. Un logiciel de gestion des programmes d'investissement peut aider à analyser la documentation des projets passés pour identifier les risques et fournir une intelligence prédictive qui peut aider à améliorer la gestion des risques à tous les niveaux d'une organisation.
• Accès en temps réel aux données et analyses de projet
  Les meilleures applications de gestion des programmes d'investissement s'appuient sur des analyses et des rapports de données avancés qui fournissent des informations sur l'avancement et la performance du projet tout en aidant les équipes à identifier rapidement les domaines à améliorer. L'accès à l'information en temps réel signifie également que les équipes sur le terrain peuvent être mieux informées.
• Précision accrue dans la budgétisation et les prévisions
  La possibilité de suivre en permanence l'avancement des projets fournit les données nécessaires pour prendre des décisions budgétaires plus précises et éclairées, et prévoir les échéanciers des projets. Les données historiques archivées dans une solution de gestion de la construction peuvent également aider à améliorer la précision des prévisions.
• Gestion et contrôle efficaces des documents
  Le secteur de la construction est submergé par les documents : plans, approbations de projet, ordres de modification, etc. La gestion centralisée des documents numériques donne aux équipes de projet une visibilité sur l'ensemble de l'historique de leur travail (quels changements ont été effectués en cours de route, qui les a effectués et quand) avec tous les artefacts accessibles dans le même système pour montrer l'ensemble de l'arbre de décision et la progression du travail du début à la fin.
• Allocation optimisée des ressources et gestion du personnel
  Le succès d'un projet dépend souvent de l'allocation efficace du capital, des matériaux et d'autres ressources. Les solutions logicielles de gestion de la construction peuvent identifier les exigences du projet, envisager la disponibilité des ressources, gérer le déploiement du personnel, puis aider à allouer ces ressources.
• Tâches simplifiées de conformité réglementaire
  Les lois et réglementations en matière de construction à tous les niveaux de pouvoir changent constamment. Une solution de gestion de programmes dans le cloud peut aider les équipes à surveiller les derniers développements et à simplifier les tâches de conformité.
• Délais de projet réduits et dépassements de coûts
  Étant donné que les projets de construction s'étendent sur des mois ou des années, connaissent des changements climatiques spectaculaires ou subissent des pics du coût de la main-d'œuvre, de l'équipement et des matériaux, ils peuvent connaître des retards coûteux. Les dépassements de coûts sont également un indicateur d'une mauvaise gestion du projet, ainsi que des plans et des budgets définis de manière inexacte dès le début du projet. L'identification, la quantification et l'évaluation proactive des risques potentiels sur l'ensemble des projets à l'aide d'un logiciel de gestion de programmes peuvent aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées et à garder les projets à l'heure et à l'écart.
• Évolutivité pour s'adapter à la croissance et à la complexité accrue
  Les suites logicielles cloud complètes de gestion des programmes d'investissement permettent aux entreprises de déployer des fonctionnalités supplémentaires, notamment des processus métier, des rapports et des tableaux de bord, lorsqu'elles en ont besoin, avec des fonctionnalités facilement accessibles pour les nouveaux utilisateurs et les employés de longue date. Les suites dans le cloud sont également mises à jour régulièrement avec de nouvelles fonctionnalités et des intégrations meilleures et plus faciles. Les meilleures solutions s'adaptent aux projets de toutes tailles.

Principales caractéristiques des logiciels de gestion des programmes d'investissement

Certains projets et programmes d'investissement, comme la modernisation d'un aéroport ou la construction d'une nouvelle usine, peuvent nécessiter des investissements de plusieurs milliards de dollars, ce qui nécessite un logiciel sophistiqué de gestion des programmes d'investissement pour que les projets avancent dans les délais et dans les limites du budget tout en atténuant les risques. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés des meilleurs packages logiciels.

• Planification de projet et gestion de la chronologie. Chaque projet de construction a un calendrier, mais tous les calendriers ne rendent pas les données clés facilement accessibles à tous les membres de l'équipe qui en ont besoin. L'automatisation de la planification de la construction avec le bon logiciel peut rassembler les plannings de tâches et de parcours critiques pour aider les équipes au bureau et sur le terrain à rester alignées et à réduire le décalage des données, les erreurs, le retraitement et le fait d'avoir des équipes inactives. L'accès parallèle peut aider à accélérer le processus de planification et la planification de scénarios peut fournir une visibilité sur les impacts potentiels de différents chemins, ce qui permet d'optimiser les plannings et les ressources associées.
• Budgétisation et gestion financière. Les chefs de projet ont besoin des bonnes informations pour élaborer des prévisions budgétaires fiables et précises basées sur des informations de projet passées et actuelles. Il est essentiel de disposer d'un logiciel permettant d'accéder aux informations nécessaires, ainsi que de gérer et de générer des rapports sur le plan par rapport aux chiffres réels, tout en conservant une trace de ces informations pour éclairer la planification et l'exécution futures du projet. En décomposant les budgets en codes de coût et disciplines, le logiciel peut aider à suivre le budget, à gérer le flux de trésorerie, à prévoir les changements de budget et à gérer les changements de contrat en temps quasi réel.
• Gestion et contrôle des documents. Les fonctionnalités clés de ce type de logiciel incluent le contrôle des versions de document, la possibilité de nommer de manière cohérente les documents dans les projets avec des autorisations d'accès pour les utilisateurs autorisés et une piste d'audit complète. Assurez-vous de connaître le propriétaire des données de projet dans le système.
• Allocation des ressources et gestion du personnel. Plusieurs parties ont souvent besoin d'un accès immédiat et simultané à un logiciel de gestion des programmes d'investissement pour réaffecter la main-d'œuvre, les matériaux et l'équipement. Assurez-vous d'utiliser un système qui vous alerte rapidement en cas d'écart entre le plan et les valeurs réelles, afin que vous puissiez prendre des mesures correctives au moment nécessaire plutôt que d'attendre des rapports hebdomadaires ou mensuels.
• Outils de conformité et de gestion des risques. Les entreprises doivent être en mesure de gérer, de suivre, de générer des rapports et d'élaborer une piste d'audit des activités favorisant la conformité aux lois et réglementations pertinentes. Par exemple, un projet ferroviaire à grande vitesse doit probablement se conformer aux normes locales et nationales en matière de durabilité, de main-d'œuvre, d'ingénierie et prouver que des financements spécifiques ont été alloués aux activités désignées. Les systèmes de gestion des programmes d'investissement peuvent aider les entreprises à répondre à ces exigences et à en rendre des comptes. Le risque se situe au niveau du portefeuille, du programme et du projet, et des conditions météorologiques défavorables ou des problèmes de supply chain peuvent perturber chaque phase. Bien qu'un cadre de gestion des risques n'élimine pas tous les risques, il s'agit d'un composant essentiel du logiciel de gestion des programmes d'investissement. Accordez à tous les membres de l'équipe interorganisations concernés l'accès à un registre central des risques interprojets pour identifier, enregistrer et quantifier autant de risques que possible. Les risques identifiés pour un projet peuvent être inclus dans des projets similaires.
• Fonctionnalités de reporting et d'analyse. Les meilleurs outils de gestion des programmes d'investissement aident les responsables à générer des rapports et à analyser une grande variété de données financières, de planification, opérationnelles, d'indicateurs clés de performance et autres, en maintenant les parties prenantes à jour et en offrant des informations détaillées sur un projet ou un large portefeuille. Par exemple, les flux de trésorerie par rapport au plan, le respect des délais, l'impact sur la durabilité environnementale et les KPI sur l'efficacité des ressources allouées aux tâches et aux projets. Recherchez des logiciels avec des rapports et des tableaux de bord préconfigurés qui peuvent être modifiés ou ajoutés pour répondre à vos besoins.
• Intégration à d'autres logiciels et systèmes. Pour tirer le meilleur parti des suites CPMS, recherchez des intégrations natives, des API matures, des adaptateurs intégrés et les services de conseil et de middleware d'un fournisseur. Les systèmes doivent s'intégrer de manière transparente à l'ERP, à la supply chain et à d'autres applications de back-office selon les besoins. L'objectif est d'unifier les processus et les données pour prendre de meilleures décisions plus opportunes. Un fournisseur peut prétendre que ses API sont suffisantes, mais quels types d'API sont-ils et qu'est-ce qu'ils permettent ? Qui est responsable du fonctionnement de ces intégrations ? Quel middleware est pris en charge ? Y a-t-il un coût supplémentaire ? Quel est l'historique d'intégration du fournisseur ? Les intégrations à faire soi-même peuvent prendre du temps, coûter de l'argent et introduire des risques.

Comment choisir le bon logiciel de gestion de projets et de programmes d'investissement ?

Lorsque vous achetez des logiciels de gestion de projets d'investissement et de programmes, faites vos devoirs et n'oubliez pas de poser ces questions importantes (entre autres). Le fournisseur a-t-il une expertise éprouvée dans la construction et l'ingénierie ? Aurons-nous toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin, y compris celles améliorées par l'IA ? La solution est-elle suffisamment flexible pour répondre à nos besoins actuels et évoluer à mesure que nos besoins évoluent ? Le produit s'intégrera-t-il à notre ERP et à d'autres applications de base ? Le système est-il facile à apprendre et à utiliser ? La conformité réglementaire et la sécurité sont-elles des priorités absolues pour le fournisseur ? Notre investissement est-il protégé par des mises à jour régulières des applications ? Le fournisseur sera-t-il là pour nous au fur et à mesure de notre croissance ? Où et comment la solution est-elle hébergée ?

Lisez les témoignages de clients et les cas d'usage. Il y a probablement des similitudes entre les défis initiaux des autres et ce à quoi vous faites face aujourd'hui. Vous pouvez aussi contacter les clients actuels du logiciel pour obtenir leur avis.

Unifiez vos données de programme et de projet d'investissement avec Oracle Capital Project and Program Management

Oracle Primavera Unifier offre aux entreprises de construction et d'ingénierie les fonctionnalités dont elles ont besoin pour gérer leur programme de projet d'investissement, ainsi que les processus et données de portefeuille. Il s'agit d'un système intégré qui lie les coûts, les contrats, les changements, la planification, les risques, les workflows et la gestion des documents, et prend en charge l'analyse prédictive avec d'autres fonctionnalités d'IA. Oracle Primavera Unifier s'intègre également de manière native aux applications de planification et de planification d'investissement Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) et Oracle Primavera Cloud, qui font partie d'Oracle Smart Construction Platform.

FAQ sur les logiciels de gestion des programmes d'investissement

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de programme d'investissement ?
Un gestionnaire de programme d'investissement est généralement affecté par les maîtres d'ouvrage pour évaluer les besoins et demander un budget pour l'ensemble du programme, en posant des questions difficiles, telles que : Comment dépenser au mieux l'argent à notre disposition ? Comment pouvons-nous nous assurer que nous priorisons les projets qui correspondent le mieux à nos objectifs ? Comment pouvons-nous budgétiser plus précisément les projets approuvés ? Comment exécutons-nous le plus efficacement ces projets afin de tirer le meilleur parti de notre argent ? Comment exécuter des projets de manière cohérente et prévisible pour obtenir des résultats optimaux ?

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification d'investissement ?
Le logiciel de planification de l'investissement facilite le processus d'utilisation des données et des analyses pour hiérarchiser, sélectionner et budgétiser de manière cohérente les projets afin de soutenir les objectifs à court et à long terme d'une entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de projets d'investissement ?
Un système de gestion de projets d'investissement permet aux entreprises d'unifier la gestion des coûts, des contrats, des changements, des risques, du planning, du workflow et des documents dans un ou plusieurs projets. Il permet de s'assurer que tous les processus fonctionnent correctement et de manière cohérente, ce qui donne aux responsables la visibilité et le contrôle dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées et opportunes afin d'obtenir des résultats prévisibles.

Quels sont les exemples de projets et de programmes d'investissement ?
Des exemples de projets et de programmes d'investissement comprennent la rénovation d'un terminal aéroportuaire, l'ajout d'une aile à un hôpital, la modernisation de 100 concessions automobiles et la construction d'un hôtel.