Qu’est-ce que la gestion du procurement ?

Pendant des décennies, les services de procurement avaient une mission simple : obtenir le prix le plus bas. Toutefois, se concentrer uniquement sur les coûts est désormais un handicap stratégique, car un retard d'expédition ou une défaillance soudaine d'un fournisseur peut mettre les opérations d'une entreprise à l'arrêt. Aujourd'hui, la gestion du procurement de pointe ne consiste pas à gagner quelques pourcents sur un bon de commande, même si c'est bien sûr l'un des objectifs. Il s'agit de créer de la valeur sur le long terme, d'atténuer les risques et de soutenir l'innovation grâce à des relations fournisseurs stratégiques qui renforcent l'ensemble de l'entreprise.

Les professionnels de la gestion du procurement supervisent le processus de bout en bout qui permet de générer cette valeur, de l'évaluation des fournisseurs à la gestion des contrats. Lorsqu'elle est bien menée, les organisations peuvent compter sur leurs responsables du procurement pour gagner du temps et de l'argent, et établir de solides relations avec les fournisseurs.

Qu'est-ce que le procurement ?

Le terme procurement désigne la fonction essentielle consistant à acheter, auprès de sources externes, les biens, services et travaux nécessaires au fonctionnement d'une organisation. Il s'agit d'un processus exigeant qui implique de sélectionner stratégiquement des fournisseurs offrant le meilleur rapport valeur tout en répondant aux exigences de l'entreprise. Le processus de procurement comprend généralement l'identification des besoins, la définition des exigences, la recherche de fournisseurs, la négociation des accords, ainsi que la gestion des contrats et des relations. Des achats efficaces peuvent améliorer la rentabilité d'une organisation en réduisant les coûts, en maximisant la qualité et en gérant de manière proactive les risques dans la supply chain.

Qu’est-ce que la gestion du procurement ?

La gestion du procurement correspond à la supervision, à l'optimisation et à la gestion, au niveau de l'organisation, du processus de procurement. Si l'achat en tant que tel est la fonction centrale, la gestion du procurement se concentre également sur les étapes en amont et en aval de la transaction. Cela inclut l'analyse des besoins et des priorités de l'organisation, l'identification des difficultés logistiques et opérationnelles, la qualification des fournisseurs, l'évaluation de la qualité des livrables, ainsi que la création et la maintenance de relations fournisseurs. Grâce à la gestion du procurement, les organisations conservent une visibilité sur les nombreux éléments en mouvement des achats, notamment l'évaluation continue des feuilles de route des fournisseurs et des exigences internes.

Points clés à retenir

• La gestion du procurement désigne la supervision du processus de procurement du début à la fin, ainsi que l'audit interne continu et le développement des relations externes.
• L'achat se distingue de la gestion du procurement, car il se concentre uniquement sur l'étape transactionnelle du processus.
• Une gestion du procurement solide peut permettre aux organisations de bénéficier d'achats fiables, réalisés dans les délais et maîtrisés en termes de coûts.
• Comme la gestion du procurement entretient les relations avec les fournisseurs, elle crée des possibilités de livraison flexible, de baisse des prix et de collaboration produit.
• L'automatisation et l'IA peuvent optimiser la gestion du procurement via, par exemple, le suivi des workflows contractuels, le sourcing stratégique, les alertes de stock et des informations issues de l'analyse des données fournisseurs et de la catégorisation des dépenses.

Ce qu'il faut savoir sur la gestion du procurement

La gestion du procurement va bien au-delà de simples transactions et implique de nombreux éléments, au sein de l'organisation comme à l'extérieur. Il est essentiel de comprendre la terminologie clé du procurement.

• Automatisation : Les outils de gestion du procurement actuels automatisent diverses fonctions, notamment la gestion des processus et la production d'analyses à partir des données collectées. Comme les achats évoluent en permanence, l'automatisation et l'IA peuvent simplifier, accélérer et améliorer l'efficacité de la gestion du procurement.
• Contrat : Un contrat est un engagement juridique entre un acheteur et un vendeur qui définit les conditions d'une transaction. Les responsables du procurement sont chargés de négocier les clauses contractuelles, telles que le prix, les calendriers de livraison, les frais, les remises, les remboursements, les pénalités et d'autres conditions.
• Besoin : Les besoins propres à une organisation ou à un service, à satisfaire via un achat externe. Il peut s'agir de matériel, de logiciel, de matières, de services ou de fournitures opérationnelles.
• Bon de commande : Une fois une demande d'achat approuvée, elle peut se transformer en bon de commande, qui autorise la transaction auprès du fournisseur. Il reprend les détails de la transaction et les conditions convenues par les deux parties. Des enregistrements cohérents des bons de commande facilitent l'audit et l'analyse financière, par exemple le coût des produits vendus, et ce processus peut être assisté par l'IA.
• Demande d'achat : Une demande d'achat est un document interne utilisé pour demander l'achat de biens ou de services. Un collaborateur crée généralement une demande pour obtenir l'approbation de ses responsables ou des chefs de service, qui valident l'existence d'un besoin légitime et d'un budget pour l'achat. Une fois approuvée, la demande d'achat est transmise au service achats ou au service en charge des commandes.
• Relation : Les bons responsables du procurement développent des relations solides et durables avec les fournisseurs. Ces relations offrent idéalement des occasions de négocier les conditions contractuelles, d'obtenir des tarifs préférentiels ou des remises, et de favoriser la collaboration pour soutenir de nouveaux produits et services.
• Fournisseur : Le fournisseur est le prestataire qui fournit les biens ou services nécessaires pour répondre aux exigences de l'organisation. Si les achats concernent souvent des biens matériels, les fournisseurs peuvent aussi proposer des services, tels que le nettoyage, la restauration ou des logiciels cloud.

Pourquoi la gestion du procurement est-elle importante ?

La gestion du procurement est importante, car le processus de procurement touche des domaines essentiels pour une organisation, des domaines qui influencent sa santé financière et sa capacité à innover et à rester compétitive. Relations fournisseurs, logistique de la supply chain, aspects juridiques des contrats, coûts, traçabilité, conformité et contraintes internes font partie des nombreux paramètres à prendre en compte. La gestion du procurement centralise la gestion et la supervision du processus de procurement, tout en recherchant des moyens de renforcer les relations, réduire les coûts, explorer de nouveaux produits et services, et améliorer la qualité.

En outre, une gestion du procurement efficace permet aux organisations de pivoter rapidement en cas d'urgence, par exemple une hausse soudaine de la demande, de nouveaux tarifs douaniers ou la fermeture d'un fournisseur historique.

Comment fonctionne la gestion du procurement ?

La gestion du procurement est plus efficace lorsqu'elle constitue une pratique dédiée, centrée à la fois sur les processus internes et sur les relations externes, avec des méthodes établies pour optimiser les workflows nécessaires à l'acquisition des biens et des matériaux dont l'organisation a besoin pour fonctionner, tout en maintenant la qualité et en respectant le budget.

Elle commence par déterminer quels biens ou services sont nécessaires pour atteindre les objectifs de l'organisation. Une fois cela fait, il convient de définir des spécifications ou des exigences claires pour les produits ou services requis. L'étape suivante consiste à évaluer les fournisseurs et à rechercher le sourcing le plus adapté en termes de coût, de qualité et de délais. Après la sélection du fournisseur, les responsables supervisent le processus d'achat et suivent la logistique de livraison et de paiement. Les responsables du procurement restent ensuite en contact permanent avec les fournisseurs afin de développer la relation, négocier des remises supplémentaires et aborder les problèmes ou les opportunités de collaboration.

Les responsables du procurement doivent également échanger avec les équipes informatiques sur la manière dont l'automatisation et l'IA peuvent améliorer les achats. Par exemple, des systèmes automatisés peuvent suivre l'ensemble des contrats en attente afin d'alerter sur les dates clés, les changements de prix et d'autres éléments.

6 étapes du processus de procurement

L'automatisation et l'IA offriront des opportunités de simplifier, de consolider et d'optimiser certaines de ces étapes, mais voici une vue d'ensemble du processus.

1. Identifier les besoins internes : Un plan de procurement par service doit inclure les budgets, les feuilles de route des fournisseurs et les besoins prévus à court et à long terme.
   
2. Évaluer les fournisseurs potentiels : Lors de l'évaluation des fournisseurs, les organisations prennent en compte des facteurs pratiques, tels que le coût et la capacité à fournir la qualité et les quantités nécessaires. Cependant, les facteurs relationnels sont également déterminants pour la réussite, notamment la localisation, le style de communication et la flexibilité, par exemple pour des besoins urgents ou des tarifs de gros.
   
3. Négocier les contrats : Une fois le fournisseur privilégié sélectionné, les organisations peuvent se concentrer sur les points de négociation. Les équipes équilibreront le coût, les délais et d'autres conditions spécifiques afin de répondre aux besoins opérationnels tout en construisant des relations de travail durables.
   
4. Gérer la logistique des achats : Après avoir sélectionné le fournisseur et signé le contrat, vous pouvez vous concentrer sur les demandes d'achat, les bons de commande, la facturation et les autres documents nécessaires pour suivre les paiements et l'exécution des transactions. De plus en plus, des agents d'IA apportent leur aide à ce stade.
   
5. Livraison finale et évaluation : À la réception des matériaux ou des services, les équipes vérifient que le fournisseur a rempli ses obligations. La qualité, le respect des délais et l'exactitude de la commande sont des priorités. En cas d'erreur, la manière dont elle est traitée constitue un point de vérification de l'intégrité du fournisseur et de ses capacités de support.
6. Étape post-livraison : Les responsables du procurement sont chargés d'entretenir les relations fournisseurs, d'évaluer l'état des contrats et des stocks, et d'analyser les données pour identifier des gains d'efficacité.

Avantages d'une gestion du procurement efficace

Les organisations peuvent tomber dans le piège de négliger l'efficacité de la gestion du procurement, au profit d'une approche davantage centrée sur la logistique des commandes. Une telle approche fait perdre les bénéfices à long terme d'une stratégie de gestion du procurement complète et solide, qui profite in fine aux organisations sur les plans financier et opérationnel. Voici quelques-uns des avantages les plus courants d'une gestion du procurement efficace :

• Réduction des coûts : Une gestion du procurement efficace permet de réduire les coûts en aidant les organisations à négocier des prix et des conditions contractuelles avantageux avec les fournisseurs, souvent grâce à des achats en volume et à des commandes consolidées qui tirent parti des remises sur volume. Le recours à des fournisseurs figurant sur des listes préférentielles aide les services à bénéficier de ces tarifs négociés et contribue à éviter les dépenses non contrôlées.
  
  Dans la durée, l'analyse des habitudes de dépense peut révéler des opportunités d'éliminer les redondances et de choisir des options plus rentables. Aligner les achats sur la demande réelle permet de réduire les stocks excédentaires et les coûts de stockage associés.
• Amélioration de l'efficacité : Une gestion du procurement peut améliorer l'efficacité en simplifiant et en automatisant les processus, en réduisant les tâches manuelles et les délais d'approbation, et en permettant une meilleure coordination avec les fournisseurs. Des procédures standardisées et des données centralisées aident les équipes en facilitant une prise de décision rapide, en réduisant les erreurs et en améliorant la conformité. Une meilleure visibilité sur les activités de procurement permet aussi aux organisations de réagir plus vite à l'évolution des besoins et de maintenir la continuité des opérations avec moins de retards.
• Besoin : Les besoins propres à une organisation ou à un service, à satisfaire via un achat externe. Il peut s'agir de matériel, de logiciel, de matières, de services ou de fournitures opérationnelles.
• Assurance qualité : Chaque fois qu'une organisation choisit un nouveau fournisseur, l'assurance qualité est en quelque sorte remise à zéro. C'est l'une des raisons pour lesquelles une gestion du procurement efficace est essentielle pour établir des normes et des spécifications claires, des processus de sélection des fournisseurs rigoureux et des clauses contractuelles solides. En favorisant des relations fournisseurs solides et en assurant un suivi qualité continu, les équipes achats peuvent traiter rapidement les problèmes et soutenir l'amélioration continue.
• Atténuation des risques : L'atténuation des risques va de pair avec l'assurance qualité. Une gestion du procurement efficace réduit les risques en mettant en place des processus clairs et cohérents pour la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et le suivi de la conformité. Cela diminue, sans toutefois l'éliminer, la probabilité de défaillances fournisseurs, de perturbations de livraison ou d'achats non conformes. En favorisant des relations fournisseurs solides, en utilisant l'analyse des dépenses et en maintenant des enregistrements complets et accessibles, les organisations peuvent identifier et traiter rapidement des risques potentiels, tels que l'insolvabilité d'un fournisseur, des problèmes de qualité ou des manquements réglementaires.
• Relation fournisseur renforcée : Une relation solide et durable avec un fournisseur apporte bon nombre des avantages ci-dessus, tels que l'efficacité logistique et l'assurance qualité. Elle ouvre également la voie à des collaborations et des partenariats uniques fondés sur l'expérience, notamment une participation anticipée à des programmes proposant des remises sur volume ou d'autres avantages, un accès prioritaire à des itérations de produits améliorées, ainsi qu'une contribution conjointe à de nouvelles possibilités de services.
• Meilleure conformité : Comme la gestion du procurement crée des relations avec des fournisseurs connus, elle facilite souvent le respect des exigences réglementaires et des règles internes de l'organisation. Avec des fournisseurs qualifiés et de confiance, des éléments tels que les protocoles fournisseurs, l'exposition aux matières dangereuses et l'impact environnemental deviennent des paramètres maîtrisés.
• Transparence accrue : Une gestion du procurement solide renforce la transparence grâce à des enregistrements d'achats centralisés, des processus standardisés et l'utilisation de l'automatisation pour suivre les transactions et les approbations, idéalement en temps réel. Cette documentation claire et cohérente contribue à rendre chaque étape du cycle de procurement visible pour les parties prenantes, ce qui permet un meilleur contrôle, davantage de responsabilités et une meilleure auditabilité.
  
  Ainsi, les organisations peuvent plus facilement détecter les irrégularités, empêcher les dépenses non autorisées et maintenir la conformité avec les politiques internes et les exigences externes. La transparence est également essentielle pour les organisations axées sur la durabilité et le sourcing éthique, pour lesquelles il est important de créer une documentation reproductible et des pistes d'audit.
• Meilleure prise de décision : Une gestion du procurement efficace soutient la prise de décision en fournissant des données complètes, fiables et à jour sur les fournisseurs, les contrats, les habitudes de dépense, la qualité, les tendances de prix, etc. Les équipes peuvent ainsi évaluer les options de manière objective, identifier les risques et choisir les solutions les plus rentables et les plus fiables. Ces données peuvent alimenter des outils d'analyse afin de produire des informations qui orientent les choix stratégiques, en particulier si les organisations sont capables de consolider les données dans un référentiel cloud accessible à l'ensemble des services.

Comment améliorer la gestion du procurement : 6 conseils

La gestion du procurement est un processus complexe, avec des contraintes et des opportunités propres à chaque organisation. Délais, budget, technologies, culture et capacités internes varient selon les situations, ce qui ouvre un large éventail de possibilités pour améliorer la gestion du procurement.

Parmi les bonnes pratiques courantes pour une gestion du procurement efficace, on peut citer :

1. Tirer parti de la technologie : La gestion du procurement comporte de nombreuses étapes qui peuvent bénéficier de l'automatisation et de l'IA. Par exemple, l'automatisation peut gérer les workflows d'achat tout en consolidant les enregistrements, et superviser les contrats pour vérifier, notamment, les signatures et les dates d'expiration. De même, l'IA peut analyser les données fournisseurs consolidées et identifier des opportunités de négocier des remises.
   
2. Mettre en place des processus standardisés : La création de standards de procurement représente un investissement en temps, en budget et en ressources. Cependant, les bénéfices de politiques et de workflows de procurement clairs peuvent se faire sentir pendant des années. Une telle approche génère aussi des gains immédiats grâce à l'efficacité et à la reproductibilité, et, plus largement, elle facilite l'analyse pour tout service qui a besoin d'examiner les données.
   
3. Éviter la complaisance des fournisseurs : Avec autant de responsabilités et de tâches, les relations fournisseurs peuvent finir par passer en pilote automatique. Pourtant, éviter cette complaisance peut conduire à de meilleurs prix, à plus de flexibilité et à des opportunités de collaboration ou d'expansion. Les responsables qui maintiennent un contact régulier avec les fournisseurs, tout en évaluant des indicateurs de qualité et de coût, disposent souvent de meilleurs leviers de négociation, comme les prix de la concurrence.
   
4. Former les équipes achats : Une gestion du procurement efficace nécessite l'adhésion des équipes. Les responsables doivent exceller dans de nombreuses compétences au-delà de la gestion des processus. Les compétences relationnelles, comme la négociation et la construction de relations, sont aussi essentielles que le suivi des prix et la gestion des contrats. Tous ces éléments nécessitent une formation adaptée pour optimiser réellement la performance des équipes.
   
5. Surveiller et optimiser la performance : En suivant des indicateurs de procurement, tels que le délai fournisseur, le taux de défaut fournisseur, la variation des prix, la disponibilité des fournisseurs et le temps de réponse pour les achats urgents, vous pouvez améliorer le processus d'achat, à la fois en interne et en externe. Ces données peuvent alimenter les négociations et indiquer quand il est peut-être temps de changer de fournisseur.
6. Consolider les données dans des référentiels : Le suivi de données variées, telles que l'historique des fournisseurs, les demandes d'achat, les bons de commande, l'analyse des dépenses, les factures et les données logistiques, est essentiel pour évaluer l'efficacité de la gestion du procurement. Cependant, l'analyse peut être freinée si ces données sont dispersées dans des applications différentes, voire incompatibles. En standardisant et en consolidant les données, souvent dans le cloud, les services peuvent y accéder facilement pour évaluer la performance, et même alimenter des plateformes d'analyse pilotées par l'IA afin d'obtenir des informations automatisées.

Automatisation et gestion du procurement

L'automatisation peut changer la donne en simplifiant et en optimisant la gestion du procurement. Lorsqu'elle est intégrée de manière réfléchie, l'automatisation peut accélérer les workflows, améliorer la précision en limitant les saisies humaines, et réduire les risques grâce au suivi continu des indicateurs et de la performance des fournisseurs. Voici quelques-uns des domaines clés de la gestion du procurement qui bénéficient de l'automatisation :

• Achat : Les organisations peuvent créer des standards pour les demandes d'achat et les bons de commande, en mettant en place un workflow basé sur des modèles, avec des déclencheurs automatiques pour les actions et les notifications. Des analyses pilotées par l'IA peuvent ingérer ces données pour produire des recommandations d'achat, afin d'aider à négocier les prix, les livrables et les délais. Des agents d'IA peuvent aider à conseiller les équipes sur les politiques de procurement au moment de la commande.
• Fournisseurs : La qualité des relations fournisseurs dépend presque toujours de la qualité des interactions humaines. Cependant, parvenir à ce niveau est beaucoup plus simple grâce à l'automatisation et à l'IA. Par exemple, l'IA générative peut aider à recommander des fournisseurs qualifiés et générer automatiquement des synthèses de négociation ainsi que des questionnaires de qualification des fournisseurs. En consignant les données fournisseurs, les organisations obtiennent des informations centralisées pour les actions et les analyses, qui alimentent ensuite la relation humaine.
• Contrats : Comme les contrats comportent de nombreux éléments, notamment les conditions, les signataires, les échéances et la conformité, l'automatisation peut aider les responsables du procurement à garder le contrôle sur les variables contractuelles et à limiter les vérifications manuelles de points précis dans chaque document.
• Dépenses : En catégorisant automatiquement les achats, les responsables du procurement disposent d'une grande quantité d'informations à analyser pour optimiser les dépenses. Les informations issues de cette analyse peuvent conduire à des négociations fondées sur les données, voire à la décision de changer de fournisseur ou d'en ajouter. L'IA peut aller plus loin en exploitant des analyses sur les habitudes de dépense et des recommandations sur un ensemble d'initiatives achats.

Choisir une solution de gestion du procurement ?

La décision d'une organisation de refondre son processus de procurement est un investissement à court et à long terme. De nombreux facteurs doivent être analysés, par exemple les technologies utilisées. Les entreprises s'interrogeront notamment sur la facilité d'intégration et sur la feuille de route de l'éditeur. Voici des éléments clés à aborder avant de choisir une solution de gestion du procurement :

• Fonctionnalités : Quels processus de gestion du procurement votre organisation privilégie-t-elle ? Chaque équipe aura un ensemble différent d'indispensables, de souhaitables et de fonctionnalités facultatives, et ces listes évolueront au fil du temps. Pour déterminer la solution la mieux adaptée, il convient d'évaluer chaque option selon un ensemble de critères : des fonctionnalités, telles que des portails fournisseurs, la gestion des workflows et l'analyse des dépenses ; des capacités technologiques, telles que l'IA, l'automatisation et une application mobile ; et des considérations pratiques, comme la simplicité d'utilisation, la facilité d'intégration des données et les API.
• Historique de l'éditeur : Prenez en compte des éléments tels que sa réputation dans le secteur et son ancienneté, la sécurité des données, la qualité du support technique et le modèle d'hébergement du logiciel. Les organisations peuvent également examiner des indicateurs, tels que la satisfaction et la rétention client. Ce faisceau d'informations peut orienter la décision de s'engager avec un éditeur, tout en fournissant d'éventuels points de négociation.
• Capacités relatives aux données : Dans un monde piloté par les données, la capacité d'une solution à collecter et à traiter l'information est essentielle. La plateforme peut-elle synchroniser les données entre les différentes connexions ? Permet-elle un accès simple pour faciliter la collaboration entre les services ? Est-ce un outil bidirectionnel qui consolide l'information avec une suite de solutions back-office, ou crée-t-il un nouveau cloisonnement ?
• Parties prenantes internes : Les logiciels de gestion du procurement ne profitent pas qu'à l'équipe achats. D'autres parties prenantes voudront au minimum comprendre les capacités des systèmes envisagés. Cela inclut les responsables qui reçoivent les éléments nécessaires à l'exécution, comme la production, ainsi que les services opérationnels associés, comme les comptes fournisseurs. Et bien sûr, les équipes informatiques devront être impliquées, puisqu'elles mettront en place les intégrations avec les autres systèmes. Chacune de ces parties prenantes peut apporter des informations précieuses pour la décision finale concernant le fournisseur.
• Parties prenantes externes : Des organisations externes ont des intérêts dans le processus de procurement. Les équipes d'évaluation peuvent consulter des fournisseurs, des entreprises logistiques et d'autres parties prenantes externes concernant des recommandations, des formats préférés, la compatibilité des portails fournisseurs et d'autres critères similaires.
• Feuille de route de la plateforme : Même si une plateforme convient aujourd'hui, la situation peut changer dans les cinq prochaines années. La meilleure façon de l'anticiper consiste, pour les organisations, à prendre en compte leurs propres feuilles de route, sur le plan opérationnel et informatique, puis à examiner les feuilles de route des fournisseurs de solutions potentiels. Des facteurs tels que les nouvelles fonctionnalités prévues, l'agilité démontrée dans le passé et l'expansion attendue sont importants pour que la refonte des achats n'ait à être réalisée qu'une seule fois.

Automatiser les achats avec Oracle

Oracle Fusion Cloud Procurement est une solution cloud intégrée pour gérer les relations fournisseurs, de la sélection au règlement. Grâce à l'IA et à l'automatisation pour optimiser les processus et produire des analyses, Oracle Fusion Cloud Procurement aide à maximiser les économies et les marges bénéficiaires en améliorant la gestion des relations fournisseurs et en simplifiant les processus d'achat.

FAQ sur la gestion du procurement

Quel est le rôle d'un responsable du procurement ?
Un responsable du procurement supervise le processus complet d'obtention des matériaux nécessaires aux opérations et à la production, du début à la fin. Cela inclut l'évaluation des fournisseurs potentiels, le développement de ces relations, la supervision du processus d'achat, la revue des clauses contractuelles et le suivi logistique. Le processus de procurement peut être aussi simple que la sélection d'articles dans un catalogue, ou aussi complexe que des réunions avec des fournisseurs pour de longues négociations sur le prix, les délais et d'autres facteurs critiques.

Quelle est la différence entre procurement et achats ?
L'achat fait partie du processus de procurement. Le procurement couvre l'ensemble du processus, qui inclut la détermination de ce qui doit être acheté, la définition des exigences, la qualification des fournisseurs, la négociation des contrats et la gestion des relations fournisseurs, tandis que l'achat gère la logistique concrète de la transaction. Le procurement intègre le contexte, comme le budget, les délais et la relation fournisseur. L'achat englobe des aspects tels que la commande, la documentation et le paiement.