¿Qué es una implantación de ERP?
La implementación de un sistema ERP supone una actividad clave para cualquier organización que haya decidido implantar un nuevo sistema empresarial, independientemente de que sea para sustituir a una solución local existente o agregar capacidades a un entorno en la nube existente, o que se trate de un despliegue absolutamente nuevo que sustituya hojas de cálculo dispares y software propio. Independientemente del tipo de sistema ERP que se seleccione, el éxito de la solución empresarial elegida (en términos de adopción del usuario, alineación de procesos, calidad de los datos y adecuación con las necesidades de la empresa) depende de que se implemente de forma correcta.
Este éxito, medido como la capacidad de entender y cumplir las expectativas de los usuarios, los requisitos del negocio y los presupuestos y los plazos de los proyectos, requiere una exhaustiva planificación y ejecución con profesionales experimentados y expertos que no solo entiendan los aspectos técnicos de la nueva solución ERP, sino que también puedan abordar los aspectos empresariales y culturales de la organización durante todo el proceso de implementación.
A continuación, se describen los cinco pasos clave y las tareas complementarias que debe llevar a cabo una organización a la hora de iniciar un proyecto de implantación de ERP.
Definición de la implementación de la ERP
La adopción de Cloud ERP tendrá éxito si cuenta con un proyecto de implementación bien definido
En un contexto en el que cada vez más organizaciones migran sus aplicaciones empresariales locales a soluciones modernas en la nube, estas suelen considerar al mismo tiempo las tareas que necesitan para un proyecto de implantación de ERP. Las empresas que se deciden a implementar sistemas ERP lo hacen por múltiples motivos, como para modificar la estructura de costos de sus carteras de aplicaciones, reducir el riesgo de obsolescencia tecnológica, impulsar el crecimiento, fomentar la innovación o incrementar la agilidad operativa, la resiliencia y la eficiencia. Por eso, resulta fundamental entender por qué los proyectos empresariales tienen éxito y qué puede provocar que fracasen.
Si bien son múltiples los métodos para migrar a aplicaciones en la nube, la fórmula del éxito para implementar la ERP está clara. Independientemente de si vas a llevar a cabo un solo proceso, como la elaboración de presupuestos, o pretendes migrar todas tus aplicaciones y procesos financieros a la nube, para implementar un sistema ERP es precisa una planificación exhaustiva que cuente con la participación de profesionales experimentados.
Cinco pasos para que el proyecto de implementación de la ERP en la nube sea todo un éxito
Paso 1: Planificar la implementación de la ERP en la nube
Define y establece categorías de proyecto que abarquen el alcance, el diseño, los equipos y los mensajes.
Al principio, la gestión de una migración a la nube puede parecerse a ejecutar cualquier otro proyecto empresarial y tecnológico, pero las diferencias se perciben inmediatamente cuando se asignan los planes y los recursos del proyecto. Por una parte, en comparación con la mayoría de las implantaciones locales, las ventajas de un proyecto en la nube ya resultan evidentes al principio del proceso.
Cuando recibe aprobación el argumento comercial para un proyecto en la nube, las ventajas en términos de costos y plazos devienen evidentes. Es en este aspecto donde las tareas de los proyectos de nube difieren de las iniciativas en entornos locales. Los proyectos de nube más pequeños (especialmente los esfuerzos híbridos) reciben aprobación aún más rápido y con menos justificación, porque cuestan menos y no requieren ningún desembolso de capital.
Todo proyecto de nube se dividen en cinco categorías: definición del proyecto, equipos, diseño, implementación y comunicaciones. Así, para lograr el éxito, es preciso recopilar la información de cada categoría antes del lanzamiento.
Definición del proyecto
Esta tarea sienta la base del proyecto de implementación de la nube. Aunque puede parecer demasiado meticuloso, la falta de claridad y detalle en esta etapa creará problemas en fases subsecuentes. Elaborar una planificación correcta al principio reduce el riesgo de errores y ayuda al equipo de implementación a prepararse para cualquier posible revés que se produzca durante el proceso.
Comienza por el objetivo del proyecto redactando una declaración de misión que incorpore tus metas globales. A continuación, crea una hoja de ruta del proyecto que defina de forma inequívoca los objetivos, el alcance, el riesgo, un presupuesto detallado y los requisitos de personal (tanto internos como externos), todos vinculados a una cronología y un programa de tareas generales. Estas tareas son similares en todas las implementaciones locales y en la nube. Sin embargo, este paso se lleva con más rapidez en proyectos de nube, ya que las tareas son menos numerosas. Por ejemplo, ya no debes realizar tareas asociadas con hardware, instalación de software, pruebas de código personalizado y otros componentes locales.
Equipo del proyecto
Con los proyectos de nube, resulta más sencillo crear el equipo. No es necesario contar con arquitectos de hardware, programadores de aplicaciones personalizadas, personal encargado de la elaboración de informes ni instaladores de software. Con los proyectos de nube, las competencias y los conocimientos que necesitarás se deberán enfocar en configurar y aplicar las mejores prácticas, así como las funciones y las responsabilidades de los usuarios. De este modo, lo que sí necesitarás son consultores de procesos de negocio y analistas de datos. En esta etapa, es fundamental definir con claridad todos los cargos implicados en el proyecto y sus responsabilidades.
Algunos requisitos en cuanto a los miembros del equipo que debes tener en cuenta: incluye siempre un director de proyecto especializado y selecciona los socios comerciales que necesites. Si en la actualidad eres cliente local de Oracle, considera el programa Soar de Oracle Consulting para acelerar tu proceso hacia la nube. También debes contar con una consejo rector o un comité ejecutivo. Encuentra un patrocinador ejecutivo que luche por el éxito del proyecto eliminando los obstáculos y involucrando a otros altos directivos cuando sea necesario.
Diseño del proyecto
Debes concebir el diseño como tu plan para el éxito. En el documento de diseño se deben plasmar los resultados principales, como las aplicaciones que se deberán desplegar, todas las aplicaciones de terceros y cualquier sistema relacionado que requiera integración. El diseño también debe incluir definiciones de datos detalladas, requisitos de usuario y todos los procesos de negocio que se verán afectados. Algunos de estos componentes, como el diseño del plan de cuentas, requerirán un importante trabajo de planificación. Contar con el diseño al inicio del proceso resulta vital. Si realizas el trabajo de diseño antes de iniciar el proceso, podrás avanzar en las tareas de configuración sin interrupciones. Y gracias a las modernas aplicaciones en la nube, estas tareas se simplifican.
Implementación del proyecto
Determina qué unidades de negocio y áreas geográficas se abordarán y en qué orden. Además, debes identificar los requisitos clave para poner el nuevo sistema en marcha y en producción. Establecer estos hitos iniciales de "hacer/no-hacer" sirve como una forma lógica de comprobar la idoneidad del calendario del proyecto. Se pueden asignar determinadas capacidades para futuros desarrollos después del lanzamiento inicial. Llegados a este punto también debes incluir métricas clave que se utilizarán para supervisar y evaluar el resultado final después de su puesta en marcha. Al igual que en fases previas, existen similitudes entre las implantaciones en la nube y locales. Sin embargo, dado que la nube ofrece mayor simplicidad, obtienes las ventajas adicionales de un programa más corto y mejoras el control del alcance.
Comunicaciones del proyecto
La comunicación interna es vital para el éxito de tu proyecto. Considera la posibilidad de asignar un nombre y un logotipo al proyecto para generar reconocimiento y concienciación en toda tu organización. Genere conciencia y optimismo en toda tu empresa con actualizaciones periódicas sobre el progreso de la implementación y cómo la organización se beneficiará del proyecto. El cambio puede ser complicado. Comunicar las actualizaciones y la información del proyecto a lo largo del proceso puede ayudar a los equipos internos a adaptarse y a incorporarse rápidamente.
Con la nube, cuentas con la ventaja de un historial probado de implementaciones eficaces, así como tecnología que ya ha sido adoptada por otros usuarios. La mayoría de nosotros ya estamos utilizando nuestros teléfonos inteligentes y otras aplicaciones y plataformas habilitadas para la nube, por lo que cambiar de los sistemas locales del siglo pasado a aplicaciones modernas en la nube resulta natural, intuitivo y emocionante.
Descubre cómo Oracle Soar puede ayudarte a automatizar tu migración a la nube
Once consejos para una migración fluida a una ERP en la nube: el caso práctico de Caesars
Caesars Entertainment lo apuesta todo a la nube. Recientemente, el gigante de juegos y hostelería trasladó sus operaciones financieras de un sistema local de treinta años de antigüedad a Oracle Fusion Cloud ERP y Oracle Fusion Cloud EPM. Michael Mann, vicepresidente de transformación financiera de Caesars, ofrece estos once consejos para una migración eficaz:
- No subestimes el proceso de conversión de datos
- Presta total atención a las pruebas
- Involucra a tus socios y proveedores en esas pruebas
- Somete a la aplicación a pruebas en condiciones extremas
- Mejora el apoyo de los directivos
- Aborda la gestión del cambio de forma directa
- Asigna empleados a tiempo completo a cargos específicos del proyecto
- Evita las integraciones siempre que sea posible
- Documenta todo para superar las auditorías
- Incluye empleados de tu proveedor de nube en tu equipo de implementación
- Involucra al equipo de red
Paso 2: Implementar soluciones de ERP en la nube
Configura e integra. Evalúa los datos y los informes. Evaluar extensiones.
Una vez concluido el trabajo preparatorio, es el momento de implementar el diseño del proyecto. Esta es la mayor parte de la carga de trabajo en términos de presupuesto, tiempo y tareas. La implementación del proyecto de nube requiere mucho menos tareas que una solución local tradicional. Entre las tareas innecesarias se incluyen actividades de hardware, codificación personalizada, carga de software y aplicación de parches, y la mayoría (pero no todas) de las pruebas y la formación. La implantación de un proyecto de nube normalmente cubre cuatro (y, a veces, cinco) actividades principales a las que hace referencia el acrónimo CIDER.
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Configuración
Las aplicaciones en la nube se centran en la configuración y no en la personalización. Esto significa que resulta fundamental configurar al principio del proyecto estructuras de datos y jerarquías, organizaciones y roles y responsabilidades de los usuarios. En la mayoría de las migraciones a la nube, las actividades empresariales básicas se pueden configurar rápidamente y, a continuación, combinarlas con los procesos de negocio estándar entregados y sus flujos de trabajo.
Integración
Prepárate para realizar algunos trabajos de integración. Pocas soluciones incluyen todas las funciones empresariales, especialmente en las grandes empresas. La integración de soluciones de terceros o sistemas heredados en aplicaciones en la nube preserva las inversiones anteriores y las capacidades únicas. Para ello, debes aliarte con tus colegas de TI en el equipo del proyecto, ya que pueden tener marcos de integración existentes. Muchas organizaciones aprovechan Oracle Integration Cloud para racionalizar y simplificar cualquier integración que resulte necesaria.
Datos
Cuando migras de un sistema local, debes mover tus datos a la nube. Una vez definida la cantidad de datos y su definición, esta tarea de implantación requiere competencias de extracción, transformación y carga (ETL, por sus siglas en inglés) que cubran las tareas de calidad y normalización de datos. Cuando el contexto de los datos es complejo, en lugar de dedicar tiempo y presupuesto a prepararlo todo con antelación, considera la idea de utilizar Oracle Enterprise Data Management Cloud para garantizar la coherencia en los datos empresariales, incluso en sistemas dispares.
Extensiones
Una de las ventajas fundamentales de las aplicaciones en la nube es que están diseñadas para configurarse en lugar de personalizarse. Sin embargo, cuando sea necesario, se pueden ampliar las aplicaciones o desarrollar capacidades complementarias con Oracle Platform as a Service. La preintegración con las aplicaciones Oracle SaaS elimina la complejidad de los tipos más comunes de integración, y las extensiones se conservan cuando se actualiza la aplicación.
Informes
Oracle Cloud Applications incluye muchas capacidades de presentación de información e informes predefinidos. En el momento de la implantación, ordena los requisitos de informes en dos categorías:
1) Identifica qué informes se pueden sustituir por información en pantalla en tiempo real y los análisis integrados que incluye la nueva aplicación en la nube.
2) Determina los informes que se deben generar y distribuir. Como punto de partida, considera el inventario de casi 600 informes financieros en la nube (XLS) de Oracle.
Paso 3: Verificar las tareas de implementación de ERP en la nube
Comprueba las configuraciones y los elementos de implementación relacionados con las definiciones del proyecto.
Una vez finalizadas las tareas de implantación, es importante comprobar la precisión y la integridad del trabajo en función de los requisitos del proyecto. Al igual que las pruebas del sistema local, es fundamental confirmar los siguientes elementos:
- Calidad de los datos: los datos son el combustible de todos los sistemas empresariales. Verifica los siguientes cuatro elementos relacionados con los datos migrados: limpieza (incluida la ortografía); conformidad con el diccionario de datos; concurrencia con la extracción del período predeterminado; y, lo más importante, garantía de la corrección de los datos.
- Archivo de datos: los sistemas heredados suelen tener muchos datos antiguos. Por lo tanto, es importante que conserves los datos de tu sistema antiguo. Con un nuevo sistema en la nube, tan solo tienes migrar los datos necesarios; archivarás el pasado. Archiva los datos que no se hayan migrado y garantiza la integridad de los datos con acceso de solo lectura.
- Flujos de trabajo: son las actividades que conectan e impulsan los procesos de negocio. Los procesos de negocio se conectan con flujos de trabajo, lo cual impulsa las actividades empresariales de principio a fin. Verifica las rutas principales y secundarias, incluidas las variaciones de la lógica de las decisiones de cada uno de los flujos de trabajo.
- Seguridad: comprueba exhaustivamente las cuatro operaciones básicas del almacenamiento persistente o CRUD por sus siglas en inglés: copiar (descargar), leer (ver), actualizar (modificar y cambiar) y suprimir (borrar) el acceso a los inicios de sesión del sistema, datos confidenciales, configuraciones de usuario, gestión de cuentas y notificación de modificaciones. Determina y verifica los protocolos de seguridad con Oracle.
- Funciones: comprueba que todos los puestos, posiciones y cargos pertinentes se hayan identificado e implantado correctamente.
- Responsabilidades: define las actividades y tareas de trabajo. Las responsabilidades y las funciones no son lo mismo. La asignación correcta de responsabilidades a cada función es clave para la seguridad y los flujos de trabajo.
Rompe con el hábito del código personalizado
Tener grandes cantidades de código personalizado caro e insostenible está frenando a tu organización. Las aplicaciones de Oracle Cloud acaban con las complejidades de TI y maximizan las ventajas que reportan los datos. A diferencia de los sistemas antiguos, Oracle Cloud ofrece innovación continua con actualizaciones periódicas de última tecnología, incluida la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y los asistentes digitales.
A diferencia de los sistemas locales, las implementaciones de nube resultan más sencillos de verificar. La infraestructura física, la seguridad, la divisa de código, las aplicaciones y la funcionalidad no necesitan los complejos métodos de pruebas que se utilizan con los sistemas locales. Todo está listo.
Con los proyectos de nube, la verificación se centra en los elementos CIDER: configuraciones, integraciones, datos, extensiones y reportes. Si tienes buena documentación del diseño y llevas a cabo una migración de datos eficaz, esta tarea se limita esencialmente a una lista de comprobación.
Una vez que el equipo del proyecto estime que la solución implementada cubre todos los aspectos del proyecto definido, es el momento de la aceptación del usuario. Al definir el proyecto, se identificaron las partes interesadas clave de las unidades de negocio y los directivos. También ayudaron a preparar las definiciones del proyecto. Ahora es el momento de obtener su ratificación confirmando que el proyecto implementado satisface sus requisitos.
También es importante que los responsables de los procesos de negocio participen en esta etapa. Pueden ser unos magníficos defensores de las mejores prácticas y evitar que la organización se aleje de los estándares modernos. Los responsables de los procesos de negocio también son la vanguardia para evitar las tareas de configuración y pueden abogar por promover y comunicar las mejores prácticas en toda la organización. Si no tienes responsables de los procesos de negocio a estas alturas, este el momento perfecto para crear esta función clave.
A veces se producen desajustes. Esta es la oportunidad perfecta para que revises los requisitos y corrijas el problema. Una vez corregido, asegúrate de volver a involucrar a las partes interesadas adecuadas.
Paso 4: Preparar la producción de la ERP en la nube
Una vez con las aprobaciones empresariales pertinentes, comienza la cuenta atrás para que se ponga en marcha el sistema en la nube de producción. Realice estas tres tareas en paralelo:
Preparación del sistema: completa la lista de elementos finales que se deben abordar o corregir (conocida como "punch list") y define los valores iniciales en el sistema. Por ejemplo, determina el primer número de pedido de compra que se emitirá en la nube.
Preparación del usuario: proporciona a los usuarios sus nombres de usuario, contraseñas e información relacionada. Explícales cómo pueden obtener asistencia cuando la solución se active.
Preparación organizativa: céntrate en completar la gestión de cambios y la formación básica, según sea necesario. Si el proyecto adopta fielmente la gestión del cambio en las tareas de preparación iniciales, los usuarios estarán listos para utilizar su nuevo sistema y bien informados sobre sus características.
En la fase de preparación, los proyectos de nube ofrecen, de nuevo, más ventajas que los locales. Exigen la realización de menos tareas, de modo que se acortan los plazos y se reducen los presupuestos. También resulta más sencillos avanzar cuando los miembros del equipo del proyecto se encuentran evaluando la decisión de entrar en producción. Cuando existe confianza generalizada en relación con la preparación colectiva para la producción, solo queda un último paso que dar antes de la activación.
En el paso 1, el proyecto estableció los criterios iniciales de "hacer/no hacer". Revisa estos criterios con el consejo rector y el patrocinador ejecutivo. Selecciona una fecha apropiada e insiste en obtener una decisión unánime para confirmar la puesta en marcha. Si hay alguna duda, investiga y corrige cualquier problema. Para que la puesta en marcha tenga éxito, es importante contar con las participación de todas las personas y dar amplia difusión a la decisión utilizando la información de apoyo siempre que sea necesario.
Historias de éxito de clientes con el proceso de implantación
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Paso 5: Ofrecer un despliegue eficaz de la ERP en la nube
Ponlo en marcha y algo más. Producción, promoción y celebración.
Si han seguido los pasos anteriores, la puesta en marcha del proyecto debería realizarse exenta de problemas. Pueden surgir algunos problemas aislados, pero su resolución debe correr a cargo del equipo de asistencia al usuario señalado en el capítulo de preparación. El equipo del proyecto, con la infraestructura de TI asociada y el personal de red, debe supervisar con diligencia el rendimiento del sistema. Al mismo tiempo, pregunta a los usuarios las tareas que llevan a cabo y su experiencia general.
La mayor diferencia entre la puesta en marcha de un entorno local y en la nube se hará obvia rápidamente. Presentan muchos menos problemas. Si la puesta en marcha es exitosa, el fin es realmente el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas en la nube. Transformar este enfoque de aplicaciones del siglo pasado supone una gran razón para celebrar el éxito del proyecto.
Empieza por celebrar una fiesta. Invita al consejo rector, a los socios comerciales, a las principales partes interesadas de la empresa y a otras personas que hayan contribuido a organizar el éxito del proyecto. Además de divertirse, una fiesta es una oportunidad única para comentar los altibajos del proyecto como punto de referencia para realizar futuros esfuerzos.
Y a la finalización de la fiesta, considera estas siete actividades adicionales:
Supervisar y medir: revisa las métricas identificadas durante el paso de preparación inicial. Mide e informa periódicamente sobre su desempeño considerando su valor y el uso potencial en otros esfuerzos.
Revisar el proyecto: pasa tiempo con el equipo principal del proyecto, incluidos los socios, para documentar las lecciones aprendidas e identificar qué funcionó bien y las áreas de mejora. Presta atención a los aspectos culturales de la empresa, la aceptación de los usuarios y los métodos de gestión del cambio. Considera la posibilidad de presentar un informe completo del proyecto al consejo rector y al patrocinador ejecutivo.
Mantener el compromiso con Oracle SaaS Support Services: Sé proactivo y mantente conectado con el equipo de Oracle SaaS Support Services. Son un gran recurso, clave para tu éxito y se incluyen de forma gratuita con sus servicios en la nube.
Ofrecer formación continua: la formación continua es fundamental para maximizar la productividad del sistema y el conocimiento de las aplicaciones. Establece programas de formación para nuevas contrataciones, así como un aprendizaje basado en inmersión profunda con el aprendizaje guiado de Oracle.
Ser parte de la conversación: únete a la comunidad de Oracle Cloud para sumar tu voz a la conversación global sobre aplicaciones de Oracle Cloud y aprender de otros usuarios en relación con productos, sectores y ubicaciones. Es la forma más sencilla y eficaz de participar y ser escuchado.
Ser una referencia: ¿recuerdas cuando estaba en marcha el proceso de selección de aplicaciones en la nube y hablar con tus compañeros que ya habían realizado la transición a la nube con Oracle resultaba un paso importante? Habla con otros usuarios que estén barajando la posibilidad de migrar a la nube. Ser una referencia también supone un gran método para tejer redes e incrementar la visibilidad.
Planificar el siguiente proyecto en la nube: después de un proyecto en la nube exitoso, habrá un gran interés por impulsar nuevas iniciativas, especialmente para retirar otros sistemas locales y ampliar aún más la presencia en la nube. Utiliza tu propia experiencia y planifica tu próximo proyecto en la nube.
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