Los principales 10 módulos de ERP y sus funciones

Mark Jackley | Estratega de contenido | Febrero de 2023

Un sistema de planificación de los recursos empresariales (ERP) es el núcleo de cualquier empresa moderna. Los datos circulan por toda la organización, puesto que el personal utiliza el sistema para ejecutar las transacciones comerciales comunes. El sistema de ERP ofrece insights que ayudan a medir el rendimiento empresarial y guían la toma de decisiones.

La funcionalidad de ERP está organizada por ámbitos específicos, a menudo denominados módulos. Estos módulos están diseñados para servir a departamentos específicos de la empresa (finanzas, compras, cadena de suministro y recursos humanos, por poner algunos ejemplos). Los distintos equipos acceden al mismo sistema a través de una plataforma de ERP central, lo que crea una visión común de las operaciones de negocio y una fuente única a partir de los datos recopilados en un repositorio central.

¿Qué son los módulos de ERP?

Los módulos de ERP son simplemente los componentes, o funcionalidades/procesos de gestión del sistema de ERP. Estos módulos incluyen funciones que contribuyen principalmente a la gestión interna de la empresa (esta engloba aspectos como las finanzas y la contabilidad, las adquisiciones, la planificación de la demanda y ciertas áreas no financieras, como los recursos humanos). Algunas empresas añaden funcionalidades de front-end, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM), a sus sistemas de ERP, lo que les permite una integración de extremo a extremo. Con una plataforma central y una base de datos para todos los departamentos, los usuarios dedican menos tiempo a la compilación de datos y más a tareas estratégicas.

Explicación de los módulos de ERP

Si bien los sistemas de ERP son modulares, es importante entender que las empresas adoptan distintos enfoques a la hora de adquirir y agregar módulos. Algunas organizaciones eligen el enfoque "big bang" para su implementación de ERP, lo que significa que ponen en marcha todas las funcionalidades que necesitan de una sola vez. Otras prefieren un enfoque por etapas, en el que en un primer momento se implementan las funcionalidades de gestión financiera y, a continuación, por ejemplo, las de compras o recursos humanos, según una hoja de ruta a largo plazo para cada fase. A veces, las fases se desarrollan por unidad de negocio o región global, agregando funcionalidades según sea necesario, partiendo de la misma base. Otro ejemplo son las fusiones y adquisiciones: cuando un negocio adquiere una compañía, a menudo la utilizará como caso de negocio para una implementación de ERP por fases.

Dado que un sistema ERP se ejecuta en estructuras de datos bien definidas dentro de una única base de datos, los módulos que se conectan a él funcionan de manera similar. Independientemente del departamento del que procedan, los datos son consistentes, en función de definiciones comunes y experiencias de usuario compartidas. El caos de los procesos de gestión dispares da paso al orden y la orquestación de proyectos.

Los principales 10 módulos de ERP y sus funciones

La base de la mayoría de las soluciones de ERP son las finanzas, a las que luego se agregan funcionalidades adicionales en relación con las prioridades de tu negocio, tu sector y de los cambios de contexto. A continuación, te mostramos una lista de los 10 módulos de ERP principales y te contamos cómo pueden ayudar a tu organización y por qué las empresas deciden utilizarlos.

Entre los 10 principales módulos de ERP se encuentran recursos humanos, gestión de riesgos, adquisiciones, análisis de ERP y gestión de la cadena de suministro.

1. Gestión financiera

El módulo de gestión financiera es la base de todo sistema de ERP. Mediante el seguimiento de las cuentas a pagar y a cobrar, además de la gestión del libro mayor, este módulo te permite entender cuál es tu situación financiera actual y tus perspectivas en este ámbito. También genera y almacena balances generales, recibos de pago y otros documentos financieros clave.

La automatización desempeña un papel crucial. El módulo financiero automatiza las tareas relacionadas con la facturación, los pagos a proveedores, la gestión de gastos, la gestión de activos y la contabilidad de empresas conjuntas, entre otras cosas. Por ejemplo, la gestión de caja automatizada facilita el análisis de las transacciones de efectivo y la mejora de las previsiones del flujo de caja. Tu equipo de contabilidad podrá cerrar los libros más rápido, a veces ahorrando una semana o más, al tiempo que cumple directrices estrictas para el reconocimiento de ingresos. La automatización de los balances generales proporciona datos casi en tiempo real para obtener una instantánea más precisa de la posición financiera de tu empresa.

2. Compras

El módulo de compras mejora tu capacidad para adquirir los productos o materiales que necesitas para fabricar o vender productos. Automatiza, realiza un seguimiento y analiza las ofertas, al tiempo que te ayuda a preparar y enviar las órdenes de compra. Mediante el uso de una lista de proveedores aprobados, el módulo puede automatizar las compras de artículos específicos, lo que acelera el proceso, garantiza que los gastos sean conformes a las normas, mejora las relaciones con los proveedores y, en última instancia, permite una mejora de la rentabilidad.

Ante todo, el módulo idóneo simplifica el proceso de compras de extremo a extremo mediante la optimización de las adquisiciones y los gastos, así como de la gestión de las compras de materias primas y servicios. Al utilizar datos en tiempo real en las negociaciones con los proveedores y las adjudicaciones de contratos, también puede identificar formas de consolidar tu poder de compra para que consigas el mejor precio y reducir las interrupciones del suministro.

3. Gestión de riesgos

Un módulo de conformidad y gestión de riesgos utiliza la inteligencia artificial (IA) y el machine learning para mejorar los controles, lo que permite a los equipos financieros evitar fugas de efectivo, realizar auditorías y protegerse contra riesgos emergentes, todo ello al tiempo que ahorra horas de trabajo manual.

De la mano de las funcionalidades de gestión de riesgos, puedes garantizar la conformidad mediante la automatización de procesos tales como la generación de informes de separación de funciones (SoD, por sus siglas en inglés) y la concesión de accesos a los usuarios y su control. La automatización también acelera las transacciones de auditoría, para que puedas identificar rápidamente fraudes, errores e infracciones de políticas. También puedes optimizar los flujos de trabajo para el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley Act (SOX), la gestión de riesgos y la planificación de continuidad del negocio.

4. Gestión de la cadena de suministro

Los módulos de gestión de la cadena de suministro (SCM) realizan un seguimiento del recorrido de los productos y bienes por la cadena de suministro, desde los proveedores y subproveedores hasta los fabricantes, pasando por los distribuidores, minoristas o consumidores. Te permite planificar de forma eficiente la demanda, el suministro, la satisfacción de órdenes y la producción en toda tu empresa para reducir las interrupciones y minimizar los costos, garantizando que el inventario adecuado esté disponible en el momento y lugar adecuados.

Por ejemplo, los sistemas de gestión de la cadena de suministro ayudan a determinar los niveles de inventario y el reaprovisionamiento óptimos para cada ubicación de artículo en función de las previsiones de demanda, de modo que evites excedentes o agotamientos de stock. Además, la automatización ahorra tiempo y dinero en todos los procesos de la cadena de suministro (como podría ser, por ejemplo, la gestión de órdenes), lo que simplifica la captura de órdenes, la liquidación y la atención postventa al cliente.

Un módulo de cadena de suministro también puede ayudarte a predecir la demanda, con funcionalidades como la segmentación y el machine learning que te ayudan a gestionar la variabilidad. Estas funcionalidades crean una cadena de suministro más resiliente, capaz de hacer frente a los cambios del mercado y las alteraciones globales.

5. Gestión del rendimiento empresarial

Los módulos de gestión del rendimiento empresarial (EPM) mejoran los procesos que contribuyen a tu plan de negocio, presupuesto, previsión e informes de rendimiento. Permiten la planificación conectada (frente a la planificación aislada tradicional) al ofrecer una visión unificada de la planificación financiera, operativa y de línea de negocio. Estos módulos también aprovechan la automatización para acelerar la generación de informes de resultados financieros.

Mediante la utilización del modelamiento de escenarios, la planificación a largo plazo y otras funcionalidades, los módulos de EPM te proporcionan una comprensión más profunda de tus costos y tu rentabilidad, y te ayudan a alcanzar tus objetivos de ingresos y a optimizar tu conciliación de cuentas y tu generación de informes fiscales. De la mano de EPM, tus equipos estarán equipados para modelar y planificar en áreas clave como las finanzas, los RR. HH., la cadena de suministro y las ventas.

6. Proceso de fabricación

Con un módulo de fabricación, a tu empresa le resultará más fácil planificar y gestionar los procesos de producción. Esto incluye asegurarse de que tu instalación dispone de las materias primas necesarias para satisfacer la demanda, de que la planta puede funcionar de manera eficiente y de mantener unos costos reducidos, todo al tiempo que la calidad de los productos finales esté garantizada.

Los módulos actuales te permiten ejecutar fabricación en modo mixto, para que puedas emplear una combinación de procesos de fabricación, como fabricación discreta y por procesos, en lugar de solo un tipo. Esto te ayudará a diversificar tu cartera y atraer nuevos clientes. Por ejemplo, cuentas con la posibilidad de recurrir a la fabricación por procesos para producir una línea de bebidas y optar por la fabricación discreta, centrada en las piezas y el ensamblaje, para fabricar las botellas y latas. También puedes supervisar los costos y variaciones por planta, realizar un seguimiento de los resultados con respecto a las previsiones y comparar el suministro con la demanda prevista, después de calcular el tiempo medio de producción de un artículo.

7. Gestión de las relaciones con clientes

Los módulos de gestión de relaciones con los clientes (CRM) te ayudan a ocuparte de los clientes mejorando los procesos de ventas y marketing, especialmente los que fomentan las oportunidades potenciales de venta. Estos módulos almacenan toda la información sobre tus clientes y clientes potenciales, incluidas todas las interacciones con estos y su historial de compras, y te ofrecen datos de segmentación y recomendaciones específicas de cross sell.

Entre las funcionalidades que se deben buscar en los módulos de CRM se incluyen la gestión de contactos, el seguimiento de las comunicaciones y las oportunidades u oportunidades potenciales, el historial de órdenes, la emisión de tickets, la creación de ofertas y funciones de productividad de los agentes de ventas. Más aún, tu módulo debe ayudarte a seguir la pista de tus clientes desde la etapa de marketing inicial y a lo largo del proceso de oferta o venta, culminando en la venta y el servicio continuo al cliente .

Nota: no todas las organizaciones o proveedores de ERP consideran que la CRM es un módulo de ERP. Algunos incluyen solo módulos más estrechamente relacionados con la gestión financiera y otras actividades internas, mientras que otros adoptan una visión más amplia e incluyen tareas de atención al público, como la gestión de las relaciones con los clientes.

8. Recursos humanos

Un módulo de gestión del capital humano (HCM), a veces denominado módulo de gestión de recursos humanos (HRM), contiene registros detallados de todo el personal, incluidas las revisiones de desempeño, las descripciones de puestos, los beneficios elegidos y la información de asistencia/ausencia. Al igual que otros módulos de ERP, sustituye las hojas de cálculo anuales por automatización, recopilando continuamente datos de toda la empresa, lo que reduce los datos duplicados e incrementa la precisión, una ventaja importante si tenemos en cuenta la gran cantidad de datos de RR. HH. que acumulan la mayoría de las empresas.

Un módulo de recursos humanos automatiza tareas como los horarios del personal, la contratación y la gestión de compensaciones. Gracias a la sencilla interacción entre flujos de trabajo internos, el módulo de recursos humanos puede conectarse a los datos de CRM para determinar las bonificaciones de los representantes de ventas de forma mucho más fácil que de manera manual.

9. Gestión de proyectos

Este módulo mejora la gestión de proyectos con herramientas de visualización compartidas que ayudan a realizar un seguimiento de los programas, presupuestos y recursos. Por ejemplo, te ofrece la posibilidad de consultar varios planes de proyecto en una sola vista, lo que te permite asignar (y reasignar) recursos fácilmente. Puedes crear el equipo de proyecto adecuado mediante filtros de búsqueda por rol, competencias y ubicación. También te permite gestionar mejor los presupuestos mediante la estandarización de los métodos de captura de los costos en toda la empresa. Las herramientas avanzadas de gestión de proyectos también te ayudan a maximizar tu flujo de caja mediante la automatización de la facturación a los clientes y de los proyectos.

Lógicamente, el uso de un módulo de gestión de proyectos es común en sectores altamente basados en proyectos, como la construcción y la fabricación. Los módulos de gestión de proyectos desplegados correctamente favorecen la finalización a tiempo de los proyectos y permiten supervisar y controlar los costos y mejorar la precisión de las estimaciones y los costos basados en servicios, así como optimizar la gestión del personal y el equipo.

10. Análisis de ERP

Un módulo de análisis de ERP ayuda a los profesionales de finanzas, compras y gestión de proyectos a comprender los factores que impulsan la rentabilidad, mejoran el uso del capital circulante y controlan los gastos empresariales.

Los análisis de ERP proporcionan insights sobre la rentabilidad a partir del libro mayor y aceleran el proceso de cobro, lo que optimiza el flujo de caja. También mejoran las cuentas por pagar, ayudando a los equipos financieros a realizar un seguimiento de los pagos a los proveedores puntuales y atrasados, para determinar su urgencia. Este módulo controla el gasto de la compañía, identificando los ahorros potenciales de costos y los riesgos financieros. Por ejemplo, permite a los departamentos de finanzas supervisar los gastos del personal con mayor precisión que mediante los procesos manuales tradicionales, con el fin de detectar rápidamente los fraudes y garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos.

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Elige los módulos adecuados

Solo existe un enfoque óptimo para guiar tu compra de módulos de ERP: selecciona los que mejor se adapten a los requisitos de tu organización. En lo referente a ERP, no hay una respuesta única.

¿Qué módulos de ERP son estándar? Sin sorpresa, las respuestas varían de un proveedor a otro. Las actividades financieras principales siempre formarán parte del paquete, mientras que funciones como las ventas o los recursos humanos pueden venderse por separado. Los precios de los módulos de ERP varían, pero por lo general los proveedores de sistemas de ERP locales ofrecen una licencia por usuario. Los proveedores de software como servicio (SaaS) suelen cobrar por mes o año.

A veces, los proveedores de ERP adaptan sus ofertas a los distintos sectores. Por ejemplo, un paquete para la fabricación probablemente contendrá un módulo de cadena de suministro, mientras que uno para el sector retail seguramente incluya funcionalidades de ecommerce. Si tu empresa vende más productos que servicios, necesitarás módulos de gestión de la cadena de suministro y gestión de órdenes, entre otras funcionalidades. Si tu empresa pertenece a un sector de servicios, tal vez debas agregar un módulo de servicios profesionales para ofrecer un mejor soporte al cliente. Los 10 módulos descritos en esta página son solo un punto de partida. Es posible que no los necesites todos, al menos no de inmediato, pero un sistema de ERP de primera clase te permite empezar por la funcionalidad que requieres ahora y agregar módulos para mantener tu ventaja competitiva. También necesitarás un sistema que se adapte a tu sector, así como a los desafíos y oportunidades de tu organización.

Preguntas frecuentes sobre los módulos de ERP

¿Hay módulos de ERP obligatorios?
No exactamente, pero un módulo de gestión financiera es fundamental en cualquier sistema de ERP. Si bien los módulos tienen que ajustarse a los requisitos y el sector de tu compañía, también deben poder gestionar desde un principio aspectos esenciales como la gestión financiera y de caja, el balance general y las compras. Estos serían los módulos obligatorios en un sistema de ERP. Del mismo modo que no comprarías un coche sin transmisión, no puedes adquirir un sistema de ERP que no proporcione datos financieros para impulsar el crecimiento de tu empresa.

¿Cuáles son los módulos básicos de un sistema de ERP?
La gestión financiera es el módulo básico, junto con módulos estrechamente relacionados, como los de compras, cadena de suministro y gestión del rendimiento empresarial. Puedes ampliar los módulos básicos con software más especializado de ventas (CRM), recursos humanos o análisis.

¿Cuál es la clave para seleccionar módulos de ERP?
Además de seleccionar módulos que cumplan los requisitos de tu organización, debes preguntarte si tiene sentido implementarlos todos a la vez o por fases, según tus prioridades. Otra clave es empezar por un sistema ERP que sea flexible y escalable, lo que permite a tu negocio cambiar y transformarse con el tiempo.

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