Právní oddělení společnosti Oracle

Ochrana osobních údajů ve společnosti Oracle
Zásady ochrany osobních údajů společnosti Oracle při náboru zaměstnanců

1. ÚVOD

V těchto Zásadách ochrany osobních údajů společnosti Oracle při náboru zaměstnanců („Zásady ochrany osobních údajů“) jsou popsány postupy ochrany a zabezpečení osobních údajů, které společnost Oracle Corporation a její dceřiné společnosti a přidružené subjekty (dále také „společnost Oracle“, nebo „my“) používají při shromažďování, užití a manipulaci („zpracování“) s Vašimi osobními údaji při svých náborových činnostech online a offline. Vysvětlují také možnosti, které můžete volit ve vztahu k těmto činnostem zpracování.

Osobní údaje znamenají veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Příkladem je Vaše jméno, adresa, e-mailová adresa, vzdělání a předchozí zaměstnání, životopis a kvalifikační předpoklad pro zaměstnání. Osobní údaje se rovněž označují výrazem Informace o Vás.

Poslední změna těchto Zásad ochrany osobních údajů proběhla 15. února 2019. Zásady ochrany osobních údajů se však mohou časem dále měnit, aby vyhověly požadavkům zákona nebo v reakci na vývoj podniku. Aktuální verzi těchto Zásad ochrany osobních údajů najdete na této webové stránce. Pokud by došlo k významné změně, na niž Vás budeme chtít upozornit, budeme Vás informovat i dalším vhodným způsobem (například upozorněním v automaticky otevíraném okně na naší webové stránce).

2. ROZSAH PŮSOBNOSTI

Tyto Zásady ochrany osobních údajů se vztahují na zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání (Vy nebo Váš) prováděné společností Oracle v souvislosti s těmito místy nebo skutečnostmi:

• náborový portál společnosti Oracle, také uváděný jako portál Cloud pro získávání talentů společnosti Oracle,
• náborové činnosti společnosti Oracle celkově, prováděné jak offline, tak online prostřednictvím webových stránek třetích stran (dále také „Stránky“).

Další informace o našich činnostech zpracování údajů v souvislosti s Vaším obecným použitím webových stránek společnosti Oracle a o tom, jak užíváme soubory cookie a podobné technologie, což již přesahuje působnost těchto Zásad ochrany osobních údajů, najdete v Obecných zásadách ochrany osobních údajů.

3. KDO ODPOVÍDÁ ZA ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Za zpracování Vašich osobních údajů, které je popsané v těchto Zásadách ochrany osobních údajů odpovídá společnost Oracle Corporation, její dceřiné společnosti a přidružené subjekty. Ze si můžete prohlédnout seznam právních subjektů společnosti Oracle. Adresa sídla a kontaktní údaje právních subjektů společnosti Oracle se Vám zobrazí po výběru příslušného regionu a země.

4. KTERÉ TYPY OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZPRACOVÁVÁME A ZE KTERÝCH ZDROJŮ POCHÁZEJÍ?

Zpracováváme ty osobní údaje, které jste poskytli přímo, např. při registraci na portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, při podání žádosti o zaměstnání na stránkách nebo na náborové akci, nebo při pohovoru, který jsme s Vámi vedli po telefonu nebo osobně. Vaše osobní údaje ale můžeme získávat i z jiných zdrojů, například od osob, které jste uvedli jako zdroje referencí, od těch, kdo Vás doporučili jako kandidáta, a rovněž při prověrce Vaší minulosti nebo při kontrole předchozích zaměstnání, a také od třetích stran – náborových subjektů, včetně jejich stránek.

Společnost Oracle může pro účely svých náborových činností, dále popsaných v oddílu 5 těchto Zásad ochrany osobních údajů, zpracovávat tyto kategorie osobních údajů:

• jméno a kontaktní údaje
• vzdělání
• předchozí zaměstnání
• kvalifikační předpoklady pro zaměstnání a pracovní způsobilost, a rovněž Vaši národnost, zemi pobytu, víza a přistěhovalecký status
• pozici, o kterou jste projevili zájem nebo o niž chcete požádat
• podrobný nebo strukturovaný životopis a veškeré přiložené podklady, např. kopie vysvědčení a diplomů
• reference ze zaměstnání
• údaje o odměňování, například informace o mzdě, v závislosti na vašem regionu
• informace z prověrky Vaší minulosti, jako je ověření Vašeho vzdělání a předchozího zaměstnání, a další relevantní informace podle zásad společnosti Oracle a příslušných zákonů
• některé citlivé osobní údaje, jak se uvádí dále v oddílu 12

5. PROČ A JAK POUŽÍVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Osobní údaje používáme k těmto účelům:

• komunikace s Vámi a reakce na Vaše požadavky nebo žádosti
• nábor, hodnocení a přijímání zaměstnanců
• zajištění Vašeho použití řešení cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle
• analýza, rozvíjení a zlepšování stránek Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, našich náborových činností a produktů a služeb
• zajišťování bezpečnosti řešení Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle a našich stránek, systémů a sítí
• naplňování požadavků příslušných zákonů a předpisů a vedení našeho podnikání

Uvedené účely popisují podrobněji následující oddíly.

• Komunikace s Vámi a reakce na Vaše požadavky nebo žádosti

Když nás kontaktujete (například prostřednictvím Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, kontaktního formuláře na stránkách, našeho náborového pracovníka nebo při účasti na akci či na sociálních sítích), budeme Informace o Vás zpracovávat, abychom s Vámi mohli komunikovat o Vaší žádosti nebo o Vašem zájmu o pracovní pozice. Například Vám můžeme podávat aktuální informace o stavu Vaší žádosti, o nových volných pozicích nebo Vás zvát na jednotlivé kroky při výběru kandidátů, jako je telefonický nebo osobní pohovor.

• Nábor, hodnocení a přijímání zaměstnanců

Informace o Vás zpracováváme proto, abychom našli vhodné uchazeče na příslušné pozice ve společnosti Oracle a abychom mohli posoudit, zda jste tou pravou osobou na danou pozici. Proto je možné, že Informace o Vás uložíme do naší náborové databáze pro provádění náboru a výběr kandidátů pro společnost Oracle. Pokud budete vybráni na pozici ve společnosti Oracle, budou informace o Vás použity také při Vašem přijetí do zaměstnání. Vezměte prosím na vědomí, že předtím, než Vám společnost Oracle bude moci udělat nabídku a než budete přijati do zaměstnání, musí proběhnout prověrka Vaší minulosti. Další informace o této prověrce a o souvisejícím zpracování Vašich osobních údajů najdete na stránce Prověrka minulosti kandidáta pro společnost Oracle.

• Zajištění Vašeho použití Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle

Pokud se rozhodnete u nás zaregistrovat pro vytvoření účtu na stránkách Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, potřebujeme Vaše osobní údaje zpracovat, abychom Vám mohli osobní účet vytvořit a provádět jeho správu. Po vytvoření účtu Vám zašleme Vaše osobní přihlašovací informace. Díky těmto osobním údajům pak můžeme provádět správu Vašeho účtu (například ověřit Váš přístup nebo změnit na Vaši žádost heslo).

• Analýza, rozvíjení a zlepšování stránek Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, našich náborových činností a produktů a služeb

Aby mohla společnost Oracle analyzovat, rozvíjet a zlepšovat portál Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, své náborové činnosti a produkty a služby, může zpracovávat Vaše osobní údaje, např. pokud při použití portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle narazíte na problém nebo když portál nefunguje tak, jak má. Informace o Vás můžeme zpracovávat i za účelem vývoje a testování nových produktů nebo verzí systémů, oprav a aktualizací.

• Zabezpečení Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle

Informace o Vás můžeme použít i k zajišťování bezpečnosti portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle a našich stránek, systémů a sítí. Například můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat při vyšetřování podezřelých činností na našich stránkách, v systémech a sítích.

• Naplňování požadavků příslušných zákonů a předpisů a vedení našeho podnikání

V některých případech můžeme Informace o Vás zpracovávat pro plnění povinností plynoucích z příslušných zákonů a předpisů, jako jsou povinná hlášení nebo požadavky právních řízení. Informace o Vás můžeme rovněž zpracovávat při vedení a organizaci našeho podnikání a řízení vnitřních záležitostí, například při provádění auditů a šetření, pro účely fúzí a akvizic, při správě financí a účetnictví, při archivaci a pro účely pojištění a řešení sporů.

6. JAKÝ JE NÁŠ PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V PŘÍPADĚ OBYVATEL EVROPSKÉ UNIE?

U Vašich osobních údajů shromážděných v rámci EU/EHP jsou naším základem pro zpracování tyto účely:

• Abychom s Vámi mohli řádně komunikovat a reagovat na Vaše požadavky, potřebujeme zpracovávat Vaše osobní údaje, a proto máme na jejich zpracování oprávněný zájem.
• Základem pro Vaše použití portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle a pro zpracování Informací o Vás k účelům náboru je Váš souhlas. Upozorňujeme, že svůj účet můžete kdykoli uzavřít a svůj souhlas odvolat, nicméně je možné, že se tím změní naše možnosti při posuzování vaší žádosti o pozici ve společnosti Oracle.
• Každé zpracování Vašich citlivých osobních údajů v souvislosti s Vaší žádostí o zaměstnání vyžaduje Váš výslovný souhlas. Upozorňujeme, že svůj účet můžete kdykoli uzavřít a svůj souhlas odvolat, nicméně je možné, že se tím změní naše možnosti při posuzování Vaší žádosti o pozici ve společnosti Oracle.
• Základem pro zpracování Vašich osobních údajů při našem náboru offline a online mimo portál Oracle Recruiting Cloud je náš oprávněný zájem najít toho nejlepšího pracovníka pro konkrétní pracovní pozici.
• Pokud jste na předmětnou pracovní pozici nebyli vybráni, ale máme do budoucna zájem nabízet Vám další pracovní příležitosti v oblasti Vašeho zájmu, můžeme zpracovávat příslušné kontaktní a související informace, které jste poskytli ve své první žádosti, na základě našeho oprávněného zájmu najít na danou pozici toho nejlepšího kandidáta.
• Základem pro naše zpracování Vašich osobních údajů k účelům analýzy, rozvoje a zlepšování portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle, našich stránek a produktů a služeb společnosti Oracle je náš oprávněný zájem na zvyšování účelnosti a kvality služeb uživatelům a provozu portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle a našich stránek, produktů a služeb.
• Základem pro naše zpracování Vašich osobních údajů pro účely zabezpečení, je náš oprávněný zájem na ochraně systémů a sítí společnosti Oracle.
• Základem pro naše zpracování Vašich osobní údajů v záležitostech práva a regulačního dozoru, je právní povinnost nebo oprávněný zájem společnosti Oracle plnit požadavky příslušných zákonů a předpisů.
• Základem pro naše zpracování Vašich osobních údajů pro obchodní účely, je náš oprávněný zájem na efektivním a řádném vedení našeho podnikání.

7. PO JAKOU DOBU UCHOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE?

Společnost Oracle dodržuje tyto lhůty pro uchování Vašich osobních údajů:

• Jestliže jste si na portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle vytvořili účet, budou Vaše údaje k němu uchovány, dokud bude tento účet aktivní. Váš účet se bude považovat za neaktivní a Vaše informace k němu budou vymazány po sedmi (7) letech nečinnosti.
• Společnost Oracle uchová Vaše osobní údaje související s vaší žádostí o pracovní pozici (např. Váš životopis/strukturovaný životopis nebo údaje o předmětné pozici) po dobu až sedmi (7) let od data Vaší žádosti (pokud příslušný zákon nestanoví jinou lhůtu).

Společnost Oracle může vymazat Vaše osobní údaje kdykoli, v rozsahu, ve kterém to povoluje nebo předepisuje zákon. Proto je vhodné, abyste si uložili vlastní kopii každé informace, kterou nám odesíláte.

8. KDY A JAK MŮŽEME SDÍLET VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Sdílení v rámci společnosti Oracle

Protože je společnost Oracle globální organizace, mohou se provozní systémové informace sdílet v rámci její struktury po celém světě. Zde si můžete prohlédnout seznam právních subjektů společnosti Oracle, se kterými se provozní systémové informace mohou sdílet. Adresa sídla a kontaktní údaje právních subjektů společnosti Oracle se Vám zobrazí po výběru příslušného regionu a země.

Zaměstnanci společnosti Oracle mají oprávnění k přístupu k osobním údajům pouze v rozsahu nezbytném k příslušnému účelu a k výkonu svého zaměstnání.

Sdílení se třetími stranami

V případě potřeby sdílíme osobní údaje se třetími stranami popsanými v následujícím textu.

• Třetí strany – poskytovatelé služeb (například jde o správu webových stránek, informační technologie a zajišťování související infrastruktury, poskytovatele služeb pro prověrky minulosti a předchozího zaměstnání, auditu a dalších podobných služeb): účelem je umožnit těmto poskytovatelům služeb, aby zajišťovali podnikové funkce jménem společnosti Oracle.
• Příslušné třetí strany v případě reorganizace, fúze, prodeje, vytvoření společného podniku, postoupení, převodu nebo jiné operace s celým naším podnikem, jeho některou částí, našimi aktivy nebo akciemi (včetně operací v souvislosti s úpadkem nebo podobným řízením).
• jak nám ukládá zákon, například abychom vyhověli předvolání nebo jinému právnímu řízení, kdy se v dobré víře domníváme, že sdělit údaje je nutné k ochraně našich práv, naší bezpečnosti či bezpečnosti jiných osob, k vyšetření podvodu, na žádost orgánu veřejné moci, včetně veřejných a vládních úřadů ze zemí mimo zemi Vašeho bydliště, pro ochranu národní bezpečnosti nebo k vymáhání práva.

 

Pokud dostane přístup k Vašim osobním údajům třetí strana, vyžadujeme, aby podnikla příslušné smluvní, technické a organizační kroky k tomu, aby byly Vaše osobní údaje zpracovány pouze v nezbytném rozsahu a v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a příslušnými zákony.

9. JAK SE S OSOBNÍMI ÚDAJI NAKLÁDÁ V GLOBÁLNÍM MĚŘÍTKU?

Společnost Oracle je globální společnost, která působí ve více než 80 zemích, přičemž osobní údaje se zde předávají, zpřístupňují a ukládají po celém světě. Při předání Vašich osobních údajů příjemci ve společnosti Oracle nebo třetí straně v zemi, jež nezajišťuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, přijme společnost Oracle opatření k zajištění odpovídající ochrany Vašich osobních údajů, např. zajistí, aby toto předání bylo v souladu se standardními smluvními doložkami EU.

10. JAK JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENÉ?

Společnost Oracle zavedla náležitá technická, fyzická a organizační opatření na ochranu Vašich osobních údajů proti jejich náhodnému nebo protiprávnímu zničení či náhodné ztrátě, poškození, pozměnění a neoprávněnému zpřístupnění, jakož i proti ostatním protiprávním způsobům zpracování (včetně např. bezúčelného shromažďování) nebo rozšířenému zpracování.

11. JAKÉ MÁTE MOŽNOSTI VOLBY?

Pokud jde o Vaše osobní údaje shromážděné v EU/EHP, nebo vyžaduje-li to v jiných případech zákon, můžete uplatnit následující možnosti voleb ohledně toho, jak je zpracováváme.

• Odvolání souhlasu – můžete odvolat svůj předchozí souhlas se zpracováním svých osobních údajů, a to prostřednictvím žádosti zaslané na adresu Irecruitsupport_us@oracle.com.
• Vymazání osobních údajů – máte právo odebrat či vymazat všechny nebo část svých osobních údajů na portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle. Dotazy k tomuto procesu nám můžete zaslat na adresu Irecruitsupport_us@oracle.com nebo prostřednictvím našeho formuláře dotazů.
• Změna nebo oprava osobních údajů – máte právo upravit některé své osobní údaje na portálu cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle. Dotazy k tomuto procesu nám můžete zaslat na adresu Irecruitsupport_us@oracle.com.
• Námitka proti použití nebo omezení použití osobních údajů – můžete nám zaslat žádost, abychom přestali používat část vašich osobních údajů, nebo všechny Vaše osobní údaje, a to na adresu Irecruitsupport_us@oracle.com.
• Právo na přístup k Vašim údajům nebo na jejich získání – můžete získat kopii některých svých osobních údajů ve strojově čitelném formátu na portálu Cloudu pro získávání talentů společnosti Oracle. Můžete požádat o přístup ke všem svým osobním údajům, na něž se vztahují tyto Zásady ochrany osobních údajů, na adrese Irecruitsupport_us@oracle.com.

12. SHROMAŽĎUJE SPOLEČNOST ORACLE CITLIVÉ OSOBNÍ ÚDAJE?

Společnost Oracle citlivé osobní údaje o rasovém nebo etnickém původu, náboženském vyznání nebo filozofickém přesvědčení, zdraví, sexuální orientaci ani politické příslušnosti nepožaduje, nepotřebuje a žádá vás, abyste jí je za účelem své žádostí o zaměstnání a náborem neposílali. Nicméně v rozsahu, ve kterém jste v poskytnutých informacích citlivé údaje uvedli, tj. například podrobnosti o Vašem rasovém nebo etnickém původu, politických názorech či přesvědčení, náboženském vyznání, členství v odborech či politické straně, fyzickém nebo duševním zdraví či stavu, sexuální orientaci, spáchání nebo podezření ze spáchání protiprávního činu nebo souvisejícím řízení, pracovním hodnocení nebo záznamech o vzdělání, dáváte společnosti Oracle výslovné oprávnění k jejich zpracování podle těchto Zásad ochrany osobních údajů.

Rovněž, jste-li zdravotně postižení a chcete, aby společnost Oracle uvážila možnosti, jak se této okolnosti přizpůsobit, můžete tento údaj při náboru uvést. V některých zemích můžeme pro kontrolu rovných příležitostí v souladu se zákonem výslovně žádat např. o údaje o rase nebo etnickém původu. Od uchazečů však tyto údaje v souvislosti s jejich žádostí o zaměstnání a naší náborovou činností nepožadujeme. Pokud se rozhodnete tyto údaje poskytnout v rámci našeho programu rovných příležitostí, nebude při přijetí do zaměstnání ani při výběru umožněno jejich prohlížení ani jiné použití.

13. JAKÉ JSOU VAŠE POVINNOSTI?

Odpovídáte za osobní údaje, které poskytnete či zpřístupníte společnosti Oracle, a musíte zajistit, aby byly relevantní, pravdivé, přesné a aby nebyly zavádějící. Musíte zajistit, aby poskytnuté údaje neobsahovaly materiál, jehož charakter je obscénní, pomlouvačný nebo porušuje práva některé třetí osoby; nesmějí obsahovat škodlivý kód a nesmějí být základem k žádnému právnímu řízení. Dále: pokud poskytnete osobní údaje týkající se jiné osoby, např. fyzické osoby uvedené jako Vaše reference, máte povinnost zajistit veškerá upozornění a souhlasy, které společnost Oracle potřebuje ke shromažďování a použití informací podle popisu uvedeného v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

14. POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ — VAŠE DOTAZY A PŘIPOMÍNKY

Společnost Oracle má svého pověřence pro ochranu osobních údajů. Pokud se domníváte, že společnost Oracle použila Vaše osobní údaje v rozporu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů, nebo pokud máte dotazy či připomínky k naší praxi v oblasti ochrany osobních údajů, obraťte se prosím na pověřence pro ochranu osobních údajů prostřednictvím formuláře dotazů.

Písemné dotazy pro globálního pověřence pro ochranu osobních údajů lze zasílat na adresu:

Oracle Corporation
Globální pověřenec pro ochranu osobních údajů
Willis Tower
233 South Wacker Drive
45th Floor
Chicago, IL 60606 U.S.A.

Písemné dotazy týkající se osobních údajů shromážděných UVNITŘ EU nebo EHP, určené pro pověřence pro ochranu osobních údajů EU, lze posílat na adresu:

Robert Niedermeier
Hauptstraße 4
D-85579 Neubiberg / Mnichov
Německo
E-mail: mail@legislator.de

15. ŘEŠENÍ SPORŮ ČI PODÁNÍ STÍŽNOSTI

Máte-li nějakou stížnost ohledně toho, jak dodržujeme tyto Zásady ochrany osobních údajů, obraťte se prosím nejprve na nás. Záležitost prošetříme a pokusíme se každou stížnost nebo spor ohledně našich postupů ochrany osobních údajů vyřešit. Máte-li nevyřešený problém týkající se osobních údajů nebo využívání dat, kontaktujte našeho poskytovatele služeb řešení sporů z řad třetích stran, který sídlí v USA (můžete tak učinit bezplatně) na webové stránce https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Pokud jste obyvatelem členského státu Evropské unie, máte také právo podat stížnost u příslušného úřadu pro ochranu údajů.

16. ORACLE CORPORATE HEADQUARTERS

Hlavní sídlo společnosti Oracle:

2300 Oracle Way
Austin, TX 78741
USA

Tel: +1.737.867.1000