KI-Agenten für HR: 12 Anwendungsfälle

KI-Agenten sind Softwareprogramme, denen Aufgaben zugewiesen werden können, die ihre Umgebung beobachten, entsprechend ihrer Rolle Maßnahmen ergreifen und ihr Verhalten auf Grundlage ihrer Erfahrungen und des Feedbacks der Nutzer optimieren. Sie wurden entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, Aufgaben zu automatisieren und zu optimieren sowie die Entscheidungsfindung zu verbessern. KI-Agenten helfen nicht nur bei der Beratung, sondern können im Gegensatz zu prädiktiven KI-Tools auch auf Wunsch oder aus eigener Initiative auf der Grundlage des Lernens großer Sprachmodelle (LLM) Maßnahmen im Namen des Benutzers ergreifen.

Personalabteilungen setzen KI auf vielfältige Weise ein, unter anderem um schnell detaillierte Stellenanzeigen zu erstellen, Mitarbeitern schnelle Antworten auf Routinefragen zu Benefits und anderen Themen zu geben und Zusammenfassungen von Leistungsbeurteilungen zu erstellen. KI-Agenten können jedoch eine tiefere Ebene der Analyse und des Handelns unterstützen. Durch ihre nahtlose Zusammenarbeit können KI-Agenten Anfragen oder Anweisungen entgegennehmen, die Verantwortung für verschiedene Aufgaben an spezialisierte Agenten (z. B. Assistenten für Benefits, Vergünstigungen, Onboarding und Prämien) übertragen und den Benutzern in menschlicher Sprache die gewünschten Informationen bereitstellen oder ihnen mitteilen, dass eine Aufgabe ausgeführt wurde. Obwohl KI-Agenten so konzipiert werden können, dass sie autonom arbeiten, helfen Menschen ihnen dabei, effektiver zu werden, indem sie ihre Vorschläge bewerten, Feedback zur Qualität ihrer Ergebnisse geben und sogar empfohlene Maßnahmen außer Kraft setzen.

Was ist ein KI-Agent?

KI-Agenten sind KI-gestützte Softwaretools, die generative KI und natürliche Sprachschnittstellen verwenden, um Benutzer bei einer Vielzahl von Aufgaben zu unterstützen, z. B. bei der Aktualisierung von Informationen in ihren Mitarbeiterakten, der Aktualisierung von Handbüchern zu Benefits und der Erstellung einer Textzusammenfassung einer komplexen Tabelle oder eines komplexen Diagramms. Sie verwenden LLMs, also Modelle für maschinelles Lernen, die Aufgaben der natürlichen Sprachverarbeitung unterstützen können, sowie Retrieval-Augmented Generation (RAG), eine Methode zur Optimierung der Ausgabe eines LLM, ohne das Modell selbst zu verändern.

Was ist ein KI-Agent im Personalwesen?

KI-Agenten im Personalwesen können menschenähnliche Eigenschaften und Fähigkeiten wie logisches Denken, Gedächtnis und Entscheidungsfindung auf gängige Aufgaben im Personalwesen anwenden, darunter Recruiting, Einarbeitung, Verwaltung von Sozialleistungen und Talentmanagement. In HR-Workflows eingebettete KI-Agenten können auf Mitarbeiterdaten in HCM-Systemen, Unternehmensdokumente, Finanzdaten in ERP-Systemen und Daten aus anderen internen Quellen sowie auf Daten aus externen Quellen wie Branchenvergütungsdaten und Trends bei Unternehmensleistungen zugreifen.

Agenten lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Dialogagenten, die mit Menschen oder anderen Softwareprogrammen interagieren, und Funktionsagenten, die mit einer bestimmten Reihe von Aufgaben oder einer bestimmten Rolle verbunden sind. Beispielsweise könnte ein Performance Management Agent dafür zuständig sein, die Leistungsdaten der Mitarbeiter zusammenzufassen, Erfolge oder Verbesserungsmöglichkeiten hervorzuheben und personalisierte Karriereentwicklungspläne zu entwerfen. Ein Gesprächsagent könnte dann diese potenziellen Karrierepläne kommunizieren und das Feedback des Mitarbeiters aufnehmen und nutzen.

Zu den Aufgaben eines Personalvermittlers können die Dokumentation von Stellenanforderungen, die Überprüfung von durch GenAI erstellten Stellenanzeigen und die Planung von Vorstellungsgesprächen mit Bewerbern gehören. Ein Chatbot-Agent kann mit Bewerbern kommunizieren, ihr Feedback entgegennehmen und analysieren und Personalverantwortliche benachrichtigen, wenn für den nächsten Schritt menschliches Eingreifen erforderlich ist. Ein Benefits Administrator Agent kann Mitarbeitern, die Fragen zum Versicherungsschutz oder anderen Unternehmensleistungen haben, Antworten in menschlicher Sprache geben.

Wenn Mitarbeiter Fragen stellen, leitet der Gesprächsagent die Anfrage an den Aufsichtsagenten weiter, der den Plan erstellt und festlegt, welche Maßnahmen erforderlich sind, um auf die Anfrage zu reagieren. Der Überwachungsagent kann sich an einen GenAI-Agenten wenden, um die Antwort zu erstellen. Wenn spezifische Informationen zu den von dem Unternehmen angebotenen Sozialleistungen benötigt werden, fordert der Überwachungsagent einen RAG-Agenten auf, die entsprechenden Daten aus dem LLM und dem Dokumentenarchiv des Unternehmens abzurufen. Es kann auch einen Personal- und Benefits-Analysten anweisen, Informationen über die Versicherungsoptionen eines Mitarbeiters abzurufen. Zum Schluss überprüft der Aufsichtsagent die endgültige Antwort des LLM auf ihre Richtigkeit, bevor er sie an den Dialogagenten weiterleitet, der mit dem Mitarbeiter kommuniziert.

Das übergeordnete Ziel des KI-Agenten besteht darin, Personalverantwortlichen und Fachbereichsleitern dabei zu helfen, mehr Zeit für die Beratung und den Aufbau von Beziehungen zu Mitarbeitern aufzuwenden und weniger Zeit für administrative Aufgaben zu benötigen. Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern haben laut einer Umfrage der EY-Qualtrics Alliance eine um 50 % geringere Fluktuationsrate als Unternehmen ohne engagierte Mitarbeiter.

Wichtige Komponenten von KI-Agenten im Personalwesen

Jeder KI-Agent erhält Eingaben, die sein kognitives Zentrum speisen, welches wiederum eine bestimmte Art von Aktion auslöst. Dabei kann es sich um eine sofortige Maßnahme im Namen des Benutzers oder um Anweisungen an einen anderen Agenten zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe handeln. Hier sind die drei Hauptkomponenten des KI-Agentenprozesses, wie er im Personalwesen angewendet wird.

• Eingabe. KI-Agenten können auf strukturierte Daten wie Gehaltsspannen und Mitarbeiterdemografie sowie auf unstrukturierte Daten wie Mitarbeiterleistungsbewertungen und Social-Media-Beiträge zugreifen. Sie können diese Daten verwenden, um die Parameter einer Anfrage zu definieren. Beispielsweise könnte ein Agent für Personalbeschaffung grundlegende Anforderungen für eine bestimmte Stelle dokumentieren und anschließend eine von GenAI erstellte Stellenanzeige auf ihre Richtigkeit überprüfen.
• Gehirn. Das „Gehirn“ eines Agenten ist dafür verantwortlich, Entscheidungen zu treffen oder die nächsten Schritte in einem Prozess zu bestimmen, basierend auf den eingegebenen Abfragen und dem von seinem LLM generierten Informationsspeicher. Einige Agenten sind für die Festlegung der gesamten Reihe von Maßnahmen verantwortlich, die durchgeführt werden müssen, während andere nur für einen einzelnen Schritt zuständig sind.
• Maßnahmen. Sobald der Agent die Anfrage geprüft hat, ergreift er Maßnahmen oder weist einen anderen Agenten an, Maßnahmen zu ergreifen. Zu den Aufgaben kann gehören, einen Vergütungsagenten darüber zu informieren, dass eine Anfrage zu Gehaltsgruppeninformationen oder zur Gehaltshistorie eingegangen ist, eine Antwort auf eine Anfrage zu formulieren oder Unternehmensrichtlinien zu aktualisieren und an Mitarbeiter zu verteilen, die von einer Änderung betroffen sein könnten.

Wichtige Vorteile von KI-Agenten im Personalwesen

KI-Agenten führen Aufgaben selbstständig aus und kombinieren dabei GenAI-Fähigkeiten mit Entscheidungsalgorithmen, um Einzelpersonen und Organisationen dabei zu unterstützen, Ziele zu setzen, Aktionspläne zu entwickeln, Aufgaben zu erledigen und aus Feedback zu lernen. Agenten können sich mit Menschen in ihrer gesprochenen Sprache unterhalten und sind darauf ausgelegt, komplexe Probleme und mehrstufige Prozesse zu bewältigen, die Kenntnisse über den Kontext und Prioritäten erfordern. Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile aufgeführt.

• Mehr Effizienz und Produktivität. KI-Agenten können dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität von HR-Mitarbeitern und anderen Angestellten zu steigern, indem sie Verwaltungsaufgaben und die Bereitstellung personalisierter Karriereunterstützung automatisieren sowie Prozesse wie Onboarding, die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen, Leistungsbeurteilungen und Prämien- und Vergünstigungsprogramme optimieren.
• Bessere Entscheidungsfindung. KI-Agenten können Personalverantwortlichen und anderen Mitarbeitern Orientierungshilfe zu Themen wie Vergütungstrends in der Branche, Altersvorsorge und Benefits bieten. Da KI-Agenten mehrere Mitarbeiterinteraktionen verarbeiten, können sie die Entscheidungsfindung innerhalb der Personalabteilung unterstützen, indem sie Personalfachleuten aktuelle und genaue Informationen über Trends und Stimmungen in der Belegschaft liefern.
• Geringere Betriebskosten. KI-Agenten können Personalabteilungen helfen, die besten Kanäle für die Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen und die Kommunikation mit Bewerbern zu finden, und sie können Mitarbeitern dabei helfen, Probleme im Zusammenhang mit Sozialleistungen, Schulungen oder der Arbeitszeitplanung zu lösen. Dadurch können sie den Mitarbeitern der Personalabteilung viel Zeit sparen.
• Bessere Employee Experience. KI-Agenten können dazu beitragen, die allgemeine Employee Experience zu verbessern, indem sie Mitarbeitern schnell präzise Antworten auf Fragen zu Sozialleistungen, Gehalt und anderen HR-Themen liefern.
• Automatisierung von Aufgaben. KI-Agenten erweitern die Funktionen von prädiktiver KI-Software, indem sie komplexe Anfragen aufschlüsseln und lösen, sodass sich HR-Teams und Manager auf strategische Initiativen konzentrieren können, die menschliche Einsichten erfordern. Prädiktive KI-Tools können zwar bei der Lösung einfacher Aufgaben und klar definierter Probleme helfen, sind jedoch nicht dafür ausgelegt, eigenständig zu agieren. KI-Agenten können komplexe Aufgaben zugewiesen werden, Maßnahmen entsprechend ihrer spezifischen Rolle ergreifen und menschliches Feedback nutzen, um zukünftige Maßnahmen zu optimieren.

Die besten Anwendungsfälle für KI-Agenten im Personalwesen

Die häufigsten Anwendungsfälle für KI-Agenten im Personalwesen nutzen die Fähigkeit der KI, große Datenmengen zu analysieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und alltägliche HR-Aufgaben zu vereinfachen. Im Folgenden sind einige Bereiche aufgeführt, in denen Personalfachleute mit Vorteilen rechnen können.

Karriere- und Leistungsentwicklung

KI-Agenten können eine der mühsamsten Aufgaben im Personalwesen erleichtern: das Verfassen von Leistungsbeurteilungen. Manager können einen Agenten anweisen, Feedback von anderen Teammitgliedern einzuholen, einen Entwurf zur Überprüfung zu erstellen und sogar ein Einzelgespräch mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren. Der KI-Agent übernimmt die Routineaufgaben, sodass sich der Manager und der Mitarbeiter auf ein tiefergehendes Gespräch über die Erwartungen an den Job und die Entwicklungsmöglichkeiten konzentrieren können. KI-Agenten können außerdem Karriereziele auf der Grundlage des Beschäftigungsprofils und der Interessen einer Person empfehlen und dabei helfen, die Schritte zu identifizieren, die der Mitarbeiter unternehmen kann, um diese Ziele zu erreichen. Mitarbeiter können diese Empfehlungen anpassen, um den KI-Agenten beim Lernen zu unterstützen.

• Berater für Karriereplanung. KI-Agenten können Notizen aus Karrieregesprächen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern erfassen, die wichtigsten Punkte zusammenfassen, bei der Entwicklung von Zielen als Teil eines Karriereplans für den Mitarbeiter helfen und, wenn beide Parteien der Zusammenfassung zustimmen, diese in die Akte des Mitarbeiters aufnehmen.
• Assistent für Leistung und Ziele. Mithilfe der GenAI-Funktionen des Agenten kann ein Leistungs- und Zielassistent den Mitarbeitern dabei helfen, ihre Ziele vor Leistungsbeurteilungen zu dokumentieren.
• Berater für Lernen und Weiterbildung. Mitarbeiter können diesen KI-Agenten anweisen, Schulungsprogramme zu identifizieren und sie dafür anzumelden, die ihren Karriereplänen und aktuellen Fähigkeiten entsprechen. Der Berater kann zudem Feedback von Mitarbeitern zu bestimmten Schulungsmodulen einholen und dieses an die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung weiterleiten.

Vergütungs- und Benefits-Management

Vergütungs- und Benefits-Management sind zwei der wertvollsten Anwendungsfälle für KI-Agenten. KI-Agenten können Mitarbeitern schnelle Antworten auf Fragen zu ihrem Gehalt und ihren Benefits geben und gleichzeitig bei der Zeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement helfen.

• Assistent für Zeiterfassung. Dieser KI-Agent kann die zeitnahe und genaue Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern unterstützen. Zeiterfassungsassistenten können Mitarbeitern zudem Informationen zum Kontext der Lohnberechnung liefern, beispielsweise durch Erläuterung der Parameter für Überstunden und Zuschläge.
• Berater für Steuerabzugspflicht. Ein KI-Agent kann Mitarbeitern dabei helfen, ihre Steuerabzüge zu verstehen und auszuwählen, basierend auf Faktoren wie der Anzahl ihrer Angehörigen, ihrem verfügbaren Einkommen und ihren regelmäßigen Ausgaben.
• Analyst für Vergütungsrichtlinien. Personalabteilungen können diese Art von KI-Agenten nutzen, um interne Daten zur Mitarbeitervergütung und Branchentrends zu sammeln und so Empfehlungen zur Vergütung neuer und bestehender Mitarbeiter zu geben. Beispielsweise kann ein Personalmanager, der mit der Berichterstattung über Gehaltstrends in der Branche beauftragt ist, einen Agenten zu externen Quellen schicken, um Daten zu sammeln, und dann die GenAI-Funktionen nutzen, um diese Daten für einen Bericht an die Geschäftsleitung zu organisieren und zusammenzufassen.
• Urlaubs- und Abwesenheitsanalyst. Mitarbeiter können diesen KI-Agenten Fragen zu Urlaubszeiten, Krankheitstagen und persönlichen freien Tagen sowie zu Familien-, Kranken- und anderen Arten von Freistellungen stellen und bei Bedarf zusätzliche Informationen anfordern. Sie können sogar eine vorläufige Genehmigung zur Überprüfung durch Vorgesetzte und die Personalabteilung einholen.

Employee Lifecycle Management

Einzelpersonen und Organisationen können KI-Agenten einsetzen, um Mitarbeitern bei der Gestaltung ihrer beruflichen Laufbahn zu helfen. Dazu gehören sowohl alltägliche Aufgaben wie die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten und die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Suche nach Weiterbildungsangeboten als auch die Karriereberatung. KI-Agenten können Routineaufgaben automatisieren, damit Manager mehr Zeit für wichtigere Diskussionen haben.

• Assistent für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Dieser KI-Agent kann Mitarbeiter in ihren ersten Tagen und Wochen im Job unterstützen, indem er ihnen einen einfachen Zugang zu Informationen über Unternehmensrichtlinien ermöglicht und sie auf erforderliche Maßnahmen und Fristen hinweist.
• Analyst für Arbeitssuchende. Diese Art von KI-Agent kann Mitarbeitern dabei helfen, Karrieremöglichkeiten an anderen Stellen innerhalb des Unternehmens zu erkunden, indem er ihnen offene Stellen und die dafür erforderlichen Fähigkeiten aufzeigt. Außerdem kann er Tipps zum Lebenslauf geben und für Vorstellungsgespräche coachen.
• Analyst für Vergünstigungen und Prämien. Dieser KI-Analyst kann Mitarbeiter über verfügbare Vergünstigungen und Prämien informieren, beispielsweise solche, die an die Betriebszugehörigkeit, die Leistung, die Position und andere Faktoren geknüpft sind. Beispielsweise kann der Agent eine Mitarbeiterin darauf hinweisen, dass sie nun, da sie VP ist, Anspruch auf Business Class-Flüge hat oder dass sie zu ihrem 10-jährigen Dienstjubiläum einen Bonus von 5.000 Dollar mit ihrem nächsten Gehalt erhalten wird. Er kann Managern zudem als Berater für entsprechende Unternehmensrichtlinien dienen.
• Assistent für persönliche und berufliche Angelegenheiten. Dieser KI-Agent kann Mitarbeitern dabei helfen, ihre persönlichen Profile im Unternehmensverzeichnis zu aktualisieren und auf Informationen zu beruflichen Meilensteinen wie Beförderungs- und Versetzungsdaten zuzugreifen.
• Analyst für Mitarbeiterverträge. Diese Art von KI-Agent kann Mitarbeitern helfen, die Bedingungen ihrer Arbeitsverträge zu verstehen, indem er Fragen beantwortet und die Inhalte in leicht verständlicher Sprache zusammenfasst. Außerdem kann er vertragliche Anforderungen und Fristen verfolgen, sodass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte wissen, welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, z. B. die Auszahlung von Boni veranlassen oder Pläne zur Einhaltung von Zertifizierungsfristen erstellen.

Integration von HR-KI-Agenten

KI-Agenten für das Personalwesen sind auf den Zugriff auf umfassende Daten zu Vergütung, Leistung, Schulungen, Zielen und anderen Aspekten im Personalmanagementsystem eines Unternehmens angewiesen. Die Verbindung von HR-Agenten mit denen, die mit dem ERP-System des Unternehmens und anderen Systemen verbunden sind, ist ebenso wichtig – beispielsweise, um Managern einen Überblick über die Gehaltsabrechnung im gesamten Unternehmen zu verschaffen und sie so bei der Personalplanung und dem Talentmanagement zu unterstützen. Vernetzte Systeme können auch sicherer sein, da sensible Daten aus den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Vertrieb und anderen Bereichen auf Plattformebene geschützt sind und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Transformieren Sie die Personalabteilung Ihres Unternehmens mit KI-Agenten von Oracle

Oracle baut weiterhin KI-Agentenfunktionen – für die Personalbeschaffung, Einstellung, Karriereplanung, Leistungsbewertung und eine Vielzahl anderer HR-Funktionen – in seine Oracle Fusion Cloud HCM-Anwendungen ein. Die Architektur ist so konzipiert, dass Kunden von HCM und anderen Fusion Applications ihre bestehenden Agenten leichter erweitern und neue Agenten erstellen sowie diese dann unternehmensweit bereitstellen und verwalten können.

Häufig gestellte Fragen zu KI-Agenten im Personalwesen

Wie verbessern KI-Agenten das Recruiting im Personalwesen?

KI-Agenten können dazu beitragen, die Personalbeschaffung zu verbessern, indem sie Stellenanzeigen auf der Grundlage der Anforderungen der Position erstellen, die Bewerber identifizieren, die den Anforderungen des Arbeitgebers am besten entsprechen, und den Personalverantwortlichen Einblicke und Empfehlungen zur Optimierung des Prozesses liefern. Agenten können außerdem dazu beitragen, die Erfahrung von Bewerbern zu verbessern, indem sie ihre Fragen beantworten und sie durch den Bewerbungsprozess begleiten.

Welche Rolle spielen KI-Agenten bei der Schulung und Förderung von Mitarbeitern?

KI-Agenten können eine wichtige Rolle bei der Schulung und Förderung von Mitarbeitern spielen, indem sie personalisierte Empfehlungen an Mitarbeiter aussprechen und diese Empfehlungen anhand des Feedbacks von Mitarbeitern und Führungskräften verfeinern.

Wie können KI-Agenten Leistungsbeurteilungen verwalten?

KI-Agenten können bei Leistungsbeurteilungen helfen, indem sie Ziele auf der Grundlage der Fähigkeiten, Interessen und Karrierepläne jedes Mitarbeiters empfehlen und dabei helfen, Erfolgskriterien zu definieren. Manager können den Agenten zudem um Rat fragen, wie sie bessere Leistungs- und Zielgespräche mit Mitarbeitern führen können.