Rutgers modernisiert seine Finanzprozesse mit Oracle EPM
Die Universität erhält mit Oracle Cloud EPM und ERP Einblick in verschiedene Buchhaltungs-, Finanz-, Strategie- und Betriebsmanagementprozesse.
USA | Hochschul- und postsekundäre Bildung
“During the pandemic, we used Oracle tools to analyze millions of dollars in refunds for housing and dining issued to students and their families, and to understand that impact on our bottom line.”
Geschäftliche Herausforderungen
Die Rutgers University wurde 1766 gegründet und ist die achtälteste Hochschule in den USA. Die in New Brunswick, New Jersey ansässige Bildungseinrichtung gehört außerdem zu den führenden Forschungsuniversitäten des Landes. Die Universität bietet über 150 Grundstudiengänge und mehr als 400 Absolventenprogramme und hat 70.000 Studierende sowie 25.000 Mitarbeiter.
2013 wurde in New Jersey der NJ Medical and Health Sciences Education Restructuring Act verabschiedet. Aufgrund dieses Gesetzes fusionierte Rutgers mit den meisten Fachbereichen der University of Medicine and Dentistry of New Jersey. Die Größe und der Umfang der neu zusammengeführten Hochschulen stellen aber erhebliche Herausforderungen. So hat zum Beispiel Rutgers Oracle E-Business Suite und PeopleSoft verwendet, aber die University of Medicine and Dentistry Banner. Das führte zu Doppelungen bei den Schlüsselsystemen, einschließlich bei der Entgeltabrechnung und den Studierendenportalen.
Da Rutgers die Strategie verfolgt, die Nutzung von Technologie zu optimieren und in die Zukunft zu investieren, begann man dort damit, einen Wechsel in die Cloud und weg von On-Premise-Anwendungen zu erörtern. Die Universität benötigte eine bessere Skalierbarkeit und eine anbieterverwaltete Disaster Recovery. Rutgers wollte zudem auf neue Funktionen upgraden können, ohne eine erneute Implementierung durchführen zu müssen. Außerdem sollten die Prozesse dahingehend transformiert werden, dass sie die modernen Best Practices widerspiegelten, die in der Software integriert sind.
„Mit Oracle Cloud EPM haben wir unseren Abschlussprozess von einem jährlichen auf einen monatlichen Abschluss umgestellt.“—Ernie DiSandro, Associate Vice President und University Controller, Rutgers University
Warum die Rutgers University sich für Oracle entschieden hat
Die Rutgers University muss einen konsolidierten Jahresabschluss mit Zuordnungen aus den beiden separaten Hauptbuchsystemen erstellen. Wegen ihrer Skalierbarkeit und der Bandbreite ihrer Funktionen entschied sich die Universität für Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) und Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP).
Ergebnisse
Oracle Cloud EPM hat nicht nur die Zuverlässigkeit der Finanzdaten von Rutgers verbessert, sondern auch den jährlichen Auditprozess der Universität beschleunigt. Rutgers ging von einem jährlichen Abschluss zu einem monatlichen über. Ermöglicht wurde dies durch die Tools des Financial Consolidation and Close-Moduls von Oracle EPM, einschließlich von Close Manager.
Unterdessen hat Oracle EPM Account Reconciliation es Rutgers ermöglicht, mehr als 1.000 Universitätsbilanzkonten zu zentralisieren und dabei letztendlich über 300 Bilanzkonten zu rationalisieren und zu eliminieren. Ein weiteres wichtiges Modul ist Narrative Reporting, das der Universität bei der Erstellung ihres Jahresabschlusses geholfen hat.
Außerdem kann Rutgers nun mithilfe des Oracle EPM Planning-Moduls die Belegschaftsplanung und die Mitarbeitervergütungen und -aufwendungen verwalten, welche 65 % der Betriebskostenbasis von Rutgers ausmachen.
Rutgers nutzte außerdem Oracle Cloud EPM und ERP während der COVID-19-Pandemie, um Herausforderungen wie die Umstellung auf Remote-Vorgänge und die Verwaltung von Rückerstattungen an Studierende sowie Budgetkürzungen zu bewältigen. Mit Oracle EPM konnte Rutgers sich zuverlässige Finanzdaten und genauere Prognosen und Szenarioplanungen sichern. Die Universität nutzte Tools von Oracle, um die Millionen von Dollar an Rückerstattungen an Studierende und deren Familien für Unterkünfte und Verpflegung zu analysieren – und um besser zu verstehen, welche Auswirkungen diese auf ihr Budget haben würden. Dabei war wichtig, dass Rutgers auf die Tools remote zugreifen konnte.
Letztendlich konnte Rutgers dank Oracle Cloud EPM und ERP Gelder effektiver verwalten und die Zusammenarbeit über verschiedene Campus und Fachbereiche hinweg verbessern.
Partner
Die Rutgers University entschied sich bei der EPR-Implementierung für Deloitte und bei EPM für Performance Architects. Rutgers und Deloitte sind eine Partnerschaft eingegangen, um eine Lösung zu erstellen, mit der die Universität sich weiterentwickeln und für Disruptionen wappnen kann. Erfahren Sie, wie Deloitte Ihrem Unternehmen helfen kann, einen wichtigen Beitrag zu leisten.