Was versteht man unter Beschaffung?

Jedes Unternehmen muss Dinge einkaufen – ganz gleich, ob es sich um ein Start-up mit zehn Mitarbeitern oder einen multinationalen Konzern handelt. Ein Sandwich-Shop kauft möglicherweise Papier und Stifte im Schreibwarengeschäft und nutzt dafür eingeplante Betriebsausgaben. Ein Hersteller medizinischer Geräte muss unter Umständen radioaktive Materialien aus dem Ausland beziehen. All dies fällt unter den Begriff der Beschaffung, und gut gemanagte Prozesse können darüber entscheiden, ob ein Budget überschritten wird oder ein Gewinn entsteht.

Was versteht man unter Beschaffung?

Beschaffung bezeichnet den Prozess, mit dem Organisationen die Materialien finden und erwerben, die sie für ihren Betrieb benötigen. Denken Sie beispielsweise an ein pharmazeutisches Labor. Dort finden sich alle Geräte, die für wissenschaftliche Experimente erforderlich sind: Bechergläser, Reagenzgläser, Chemikalien, Zentrifugen und vieles mehr. All diese Ausstattung wird über einen Beschaffungsprozess bezogen, der in der Regel von einer unternehmensinternen Beschaffungsabteilung gesteuert wird.

Beschaffung einfach erklärt

Beschaffungsprozesse unterscheiden sich je nach Branche, regulatorischen Anforderungen, Unternehmensgröße und Budget, folgen jedoch in der Regel ähnlichen Schritten. Der Prozess beginnt mit einer Anfrage für einen Kauf. In unserem Pharma-Beispiel benötigt ein Forschungsteam möglicherweise Geräte zur Analyse von Blut- oder Gewebeproben. Es stellt beim Beschaffungswesen einen Antrag, begründet den Bedarf und liefert technische Spezifikationen (beispielsweise: „muss für eine ordnungsgemäße Analyse eine konstante Temperatur halten“). Wird der Antrag genehmigt, sucht das Beschaffungsteam nach dem passenden Gerät, zum besten Preis und bei einem verlässlichen Lieferanten. Häufig geschieht dies durch das Versenden einer Anfrage für Preisangebote (RFQ) an alle relevanten Lieferanten medizinischer Geräte, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtige Maschine zum bestmöglichen Preis erhält.

Lieferanten beantworten die RFQ mit ihren Angeboten, und das Beschaffungsteam wählt das Angebot aus, das den Anforderungen und dem Budget am besten entspricht. Anschließend sendet es dem Lieferanten eine Bestellanforderung, woraufhin der Lieferant das Gerät liefert und eine Rechnung stellt, die die Finanzabteilung der Universität begleichen muss. Dieser gesamte Ablauf wird als „Source-to-Pay“ bezeichnet.

Dies ist ein einfaches Beispiel für die Beschaffung eines einzelnen Geräts. Beschaffungsprozesse können jedoch deutlich komplexer werden – abhängig von Unternehmensgröße, Branche, Bestellvolumen und Anzahl der Lieferanten. Ein großes Fertigungsunternehmen muss beispielsweise Rohstoffe wie Stahl, Aluminium, Holz oder Gummi aus der ganzen Welt beschaffen. Zusätzlich benötigen sie Produktionsanlagen (z. B. Roboterarme, Drehbänke, Förderbänder), Sicherheitsausrüstung, Gabelstapler, Paletten für das Lager, Computer und möglicherweise sogar das Grundstück, auf dem die Fabrik steht. Dies umfasst Tausende von Lieferanten und Millionen von Transaktionen pro Jahr. Hinzu kommen Tausende von Verträgen, die die rechtlichen Bedingungen festlegen, an die sich sowohl die Lieferanten als auch die Hersteller halten müssen. Auch staatliche Organisationen haben komplexe Beschaffungsprozesse, die in der Regel öffentlich ausgeschriebene RFQs beinhalten, um Transparenz für Steuerzahlende zu gewährleisten und allen potenziellen Bietenden gleichen Zugang zu ermöglichen.

Diese Komplexität hat zur Entwicklung von Beschaffungssoftware geführt, mit der Unternehmen den Prozess so weit wie möglich automatisieren. Mit der Unterstützung von integrierter KI in Beschaffungssoftware können heute weit mehr komplexe Schritte automatisiert werden, die zuvor nur von Menschen durchgeführt werden konnten – wie z. B. das Verfassen eines Begleitschreibens für eine RFQ. Mit der Weiterentwicklung der KI könnte künftig ein noch größerer Teil des Source-to-Pay-Prozesses automatisiert werden.